II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Him Lam
5. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu trong kho của công ty chủ yếu là xuất dùng cho các công trình. Căn cứ vào tiến độ thi công và nhu cầu cần xuất dùng nguyên vật liệu. Chỉ huy công trình sẽ lệnh cho xuất vật liệu. Căn cứ vào lệnh xuất vật liệu để thủ kho lập “ Phiếu xuất kho “ nhằm theo dõi chặt chẽ số lợng vật liệu xuất kho cho bộ phận thi công để kế toán làm căn cứ để hạch toán giá thành và kiểm tra việc sử dụng vật liệu.
“ Phiếu xuất kho “ do thủ lập thành 02 liên Sau khi lập xong phiếu, chỉ huy công trình và những ngời có liên quan kí nhận thì tiến hành xuất kho ngyên vật liệu .Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lợng thực xuất của từng loại, ngày tháng năm xuất kho và cùng ngời nhận vật t kí nhận vào phiếu xuất kho.
Liên 01: Lu ở nơi lập phiếu
Liên 02: Giao cho phòng kế toán để kế toán tính giá thành vật liệu xuất kho và vào sổ kế toán .
Khi nào công trình hoàn thành bàn giao thì toàn bộ phiếu xuất kho sẽ đợc để lại phòng kế toán .
Biểu 19: Phiếu xuất kho.
Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam
Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh
Phiếu xuất kho
Kho: Điện Biên N0: 0500148
Xuất cho ông ( bà ): Nguyễn Văn Hng Đơn vị : Phòng thi công
STT Tên vật t ĐVT
Số lợng ghi
bằng số Số lợng ghi bằng chữ
01 Thépφ16 Kg 1.750 Môt ngàn bảy trăm năm mơi
02 Thép φ18 Kg 1.960 Một ngàn chín trăm sáu mơi
03 Thép φ10 Kg 600 Sáu trăm
04 Thép φ8 Kg 500 Năm trăm
05 Thép φ6 Kg 1.000 Môt ngàn
06 Thép buộc Kg 400 Bốn trăm
Xuất ngày 05 tháng 02 năm2004 Chỉ huy công trình Ngời nhận Thủ kho
( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên)
Căn cứ vào khối lợng thực xuất ghi trên “ Phiếu xuất kho “ kế toán sẽ lập “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho “ để làm cơ sở tính giá thành thực tế của vật liệu.
“Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho “ đợc lập thành 02 liên . Liên 01: Lu tại nơi lập phiếu.
Liên 02: Kèm phiếu xuất kho để lu chứng từ .
Biểu 20:Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam
Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Kho: Điện Biên N0: 0005156
Xuất của ông ( bà ): Nguyễn Văn Hng. Đơn vị : Phòng thi công
Số phơng tiện vận chuyển
STT Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Thépφ16 Kg 1.750 5.500 9.625.000 02 Thép φ18 Kg 1.960 5.500 10.780.000 03 Thép φ10 Kg 600 6.154 3.692.400 04 Thép φ8 Kg 500 5.518 2.759.000 05 Thépφ6 Kg 1.000 5.113 5.113.000 06 Thép buộc Kg 400 6.000 2.400.000 07 Thép tấm Kg 286 5.480 1.567.280 Cộng tiền hàng 35.936.680
Tổng cộng tiền ( viết bằng chữ ): Ba mơi lăm triệu chín trăm ba mơi sáu ngàn sáu trăm tám mơi đồng chẵn ./
Giám đốc Kế toán trởng Thủ kho Ngời lập phiếu ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên )
Sau khi có đợc hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và hóa đơn kiêm phiếu nhập kho, nhân viên vật t sẽ lấy đó làm căn cứ để viết phiếu đề nghị thanh toán. Mục
đích để liệt kê các khoản tiền đã mua nguyên vật liệu làm cơ sở để kế toán thanh toán viết phiếu chi và ghi sổ kế toán.
Biểu 21: Giấy đề nghị thanh toán
Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam
Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh
Giấy đề nghị thanh toán
Ngày 05 tháng 02 năm 2004 Kính gửi: Ông giám đốc công ty TNHH Him Lam Tên tôi là: Nguyển Viết Thủy
Địa chỉ: Phòng vật t
Đề nghị thanh toán số tiền: 37.733.514 ( Viết bằng chữ ) Ba mơi bảy triệu bảy trăm ba mơi ba ngàn năm trăm mời bốn ngàn đồng chẵn /
Lí do: Mua nguyên vật liệu cho công trình Điện Biên.
Giám đốc Kế toán trởng Ngời đề nghị ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên )
Khi giấy đề nghị thanh toán có đầy đủ chữ kí .Chuyển kế toán vật t đã khớp hoá đơn GTGT ,hoá đơn kiêm phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan để trình kế toán trởng xem xét và trình giám đốc duyệt . Kế toán trởng sẽ giao cho kế toán thanh toán căn cứ để viết phiếu chi và vào sổ kế toán chi tiết .
Biểu 22: Phiếu chi
Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam
Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh
Phiếu chi
Ngày 05 tháng 02 năm 2004 Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Viết Thủy Địa chỉ : Phòng vật t
Lí do chi: Chi mua nguyên vật liệu cho công trình Điện Biên.
Số tiền: 37.733.514 ( Viết bằng chữ ) Ba mơi bảy triệu bảy trăm ba mơi ba ngàn năm trăm mời bốn ngàn đồng chẵn /
Kèm theo ... chứng từ gốc
Ngày 05 tháng 02 năm 2004 Giám đốc Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nhận