II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
3. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty
- Do đặc điểm hoạt động của mạng lới kinh doanh của công ty, hiện tại công ty có các của hàng, gian hàng trng bầy, các quầy sách... là những đơn vị nhận khoán. trng bầy, giới thiệu và bán sản phẩm nằm ở hầu hết các phố chính trong thành phố. Vì vậy, để đảm bảo một hình thức tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với sự phân cấp quản lý, với yêu cầu quản lý kinh tế tài chính cũng nh phù hợp với trình độ quản lý của đội ngũ các đơn vị phụ thuộc.
- Mặt khác để đảm bảo việc quản lý chặt chẽ các đơn vị khắc phục đợc tình trạng thông tin đa đến các đơn vị chậm. Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán “Vừa tập trung, vừa phân tán”.
- Theo hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thì tại các của hàng, các quầy hàng, các kiôt... Sẽ tổ chức công tác kế toán riêng.
Cuối mỗi quí các đơn vị này sẽ lập báo cáo gửi về phòng kế toán của công ty, riêng XN băng từ ở 437 Bạch Mai là đơn vị trực thuộc trực tiếp công ty. Mỗi quí kế toán tổng hợp chuyển các bảng tổng hợp chứng từ, các sổ sách, các báo cáo về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
- Cuối mỗi quí, sau khi có đầy đủ các số liệu cần thiết, các báo cáo từ các đơn vị gửi về kế toán trởng công ty tiến hành lập báo tài chính tổng hợp toàn công ty.
4. Tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ hoạt động kinh doanh của Công ty mà công tác hoạch toán kế toán tài chính và phân tích hoạt động kinh tế của Công ty đều đợc thực hiện ở phòng kế toán tài vụ của Công ty. Công tác kế toán của Công ty đợc thực hiện theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán, từ khâu kiểm tra, hoàn thiện chứng từ đến việc ghi số và lập các báo cáo kế toán đều đợc thực hiện ở phòng kế toán Công ty. Tại các cửa hàng chỉ thực hiện phần hoạch toán nghiệp vụ kỹ thuật. Với cách thức tổ chức này, phòng kế toán sẽ giúp giám đốc rất nhiều trong việc tham gia xây dựng cho đơn vị một phơng án kinh doanh có hiệu quả nhất, phù hợp nhất với quy mô với cách thức tổ chức và thực hiện các kế hoạch tài chính Công ty, thực hiện kiểm tra, kiểm soát, và phân tích hoạt động kinh tế Công ty ...
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trởng
Kế toán mua hàng Kế toán tài sản
băng tiền Kế toán bán hàng
Hiện nay phòng kế toán gồm có 4 ngời ở tại nơi cửa hàng trực thuộc có 1 nhân viên kế toán nhng chỉ ở khâu hạch toán ban đầu.
* Trởng phòng kế toán: Phụ trách chung về công tác hạch toán tại Công ty. Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chung về công tác hạch toán tại Công ty, kiểm tra công tác hạch toán kế toán của các bộ phận, phân tích tình hình tài chính của toàn Công ty đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về mặt quản lý tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ của kế toán trởng, thực hiện nghiêm túc các văn bản tài chính do nhà nớc ban hành.
Kế toán tài sản bằng tiền: chịu trách nhiệm ghi chép và theo dõi kế toán TSCĐ, kế toán ngân hàng, kế toán quỹ tiền mặt và chi phí ngoài ra còn chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các số liệu từ kế toán mua hàng, kế toán bán hàng và kế toán 9 cừa hàng, để lập báo cáo tổng hợp theo định kỳ.
Kế toán mua hàng: tập hợp tất cả các chứng từ mua vào để lập lên bảng kê hàng tháng tập hợp lại toàn bộ các hợp đồng mua vào của Công ty chuyển số liệu này sang kế toán tổng hợp.
Kế toán bán ra: tập hợp tất cả các chứng từ bán ra lập lên bảng kế số liệu hàng thàng tổng hợp toàn bộ số liệu về các hoạt động bán ra của Công ty, chuyển số liệu này sang kế toán tổng hợp để kế toán làm báo cáo tổng hợp theo định kỳ.
Kế toán các cửa hàng: thực hiện kế toán báo sổ tập hợp chi phí mua hàng, bán hàng chuyển số liệu này lên phòng kế toán trung tâm đối chiếu. .
Để xây dựng bộ máy kế toán gon nhẹ và hiệu qủa. Phù hợp với điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức kế toán theo hình thức liên hợp.
- Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thức hiện và kiểm tra công việc kế toán trong phạm vị toàn công ty. Ngoài việc cung cấp các số liệu, tài liệu cần thiết cho ban lãnh đạo công ty, cho những ngời sử dụng thông tin kinh tế để ra các quyết định quản lý kinh tế. Kế toán còn giúp ban lãnh đạo tổ chức quản lý, tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế. Bộ máy kế toán của
công ty thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ dới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng, đảm bảo sự phân bổ công việc phù hợp với trình độ từng nhân viên kế toán, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của cán bộ kế toán.
Công tác kế toán đợc thức hiện từ khâu lập chứng từ ban đầu, hạch toán và ghi sổ chi tiết cho đến ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chứng từ đợc lập cho từng phần hành kế toán cụ thể. Cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đợc tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. Tại công ty, việc tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp đợc thức hiện song song với nhau.
- Hạch toán chi tiết thành phẩm đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song và phơng pháp xác định hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Số liệu chi tiết và tổng hợp đợc đối chiếu với nhau và là căn cứ để ghi sổ tổng hợp.
- Nhiệm vụ và chức nang của cán bộ kế toán công ty nh sau:
Đứng đầu bộ máy kế toán công ty là kế toán trởng - ngời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, là ngời trợ thủ đắc lực của ban giám đốc công ty đồng thời có các trách nhiệm và quyền hạn sau:
+ Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu vầu quản lý kinh tế tài chinhs của công ty.
+ Tổ chức hớng dẫn thức hiện và kiểm tra việc ghi chép, tính toán, phản ánh chính ác và các hoạt động kts tài chính của công ty. Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, phân tích hoạt động kinh tế tài chín. Ký các sổ kế toán, báo cáo kế toán, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ của số liệu, tài liệu kế toán.
+ Tổ chức thực hiện và kiểm tả việc thực hiện các chế độ kế toán, thể lệ kế toán và các chính sách kinh tế tài chính. Hớng dẫn các nhân viên kế toán, các cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện đúng chính sách chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính trong công ty.
+ Tổ chức việc kiểm tra kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, cung cấp các tài liệu cần thiết cho họ, giải thích và trả lời các câu hỏi, phục vụ công tác kiểm tra kế toán, ký vào biên bản kiểm tra.
+ Tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán, thủ kho, thủ quỹ khi có sự thuyên chuyển, thay đổi cán bộ.
+ Tổ chức kiểm kê tài sản.
+ Tổ chức bảo quản và lu giữ tài liệu kế toán.
+ Lập báo cáo tài chính kịp thời, chính xác. Ngoài ra, tại phòng kế toán của công ty, kế toán trởng còn trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán của công ty nh:
- Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản vay nợ, các số d trên tài khoản tiền gửi. Cụ thể tại Công ty, hiện kế toán tiền gửi ngân hàng phải theo dõi các khoản sau:
+ Tiền gửi Ngân hàng công thơng. + Tiền vay ngắn hạn USD Công thơng. + Vay ngắn hạn tiền mặt Công thơng. + Vay Đài Loan Công thơng.
+ Ký quỹ Công thơng.
+ Vay ngắn hạn USD Ngoại thơng. + Tiền gửi USD Ngoại thơng.
- Kế toán thuế theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc. Cụ thể là theo dõi số đã nộp, số cần phải nộp của thuế VAT, thuế nhà đất, thuế môn bài, thuế thu trên vốn, thuế lợi tức và các khoản thuế khác.
- Kế toán tiền lơng kiêm kế toán TSCĐ có nhiệm vụ chi trả lơng cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định, đồng thời theo dõi tình hình biến động của TSCĐ ở tại Công ty cũng nh các đơn vị trực thuộc.
- Ngoài việc chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán ở Công ty, kế toán trởng còn phải chỉ đạo công việc của kế toán tổng hợp (Phó kế toán trởng) ở xí nghiệp và trởng phòng kế toán ở các cửa hàng.
- Phó kế toán trởng là ngời giúp việc cho kế toán trởng, thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trởng phân công, thay thế kế toán trởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra các nhân viên kế toán trong xí nghiệp. Nhiệm vụ của Phó kế toán tr- ởng bao gồm:
+ Tổng hợp chi phí và tính giá thành. + Kế toán tổng hợp.
+ Lập báo cáo gửi lên phòng kế toán của Công ty.
Các nhân viên kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó kế toán trởng gồm có:
+ Kế toán vật t: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. + Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng chủ nợ
+ Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản phải thu, chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán tiền lơng: tiến hành chi trả lơng theo định kỳ hàng tháng trong toàn xí nghiệp đồng thời trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định.
- Kế toán chi phí theo dõi các khoản chi pí phát sinh hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh, theo dõi các khoản chi phí tồn đầu kỳ làm cơ sở để tập hợp chi phí cuối kỳ.
- Kế toán thành phẩm: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm.
- Kế toán tiêu thụ: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá và hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhập số liệu vào máy.
ở các cửa hàng, các quấy hàng cũng có các nhân viên kế toán: Kế toán bán hàng, thuế toán thuế, kế toán công nợ, kế toán tiền lơng, thủ quỹ.
Qua tổ chức công tác kế toán ở Công ty ta thấy việc sử dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán và bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình liên hợp là hợp lý, phần nào khắc phục đợc những hạn chế từ việc chỉ sử dụng mô hình tập trung hoặc phân tán, hoặc chỉ tổ chức bộ máy theo mô hình trực tuyến hay tham mu.