3.3.3.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản hiện tại
Khi chuyển sang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho, đề nghị công ty hủy bỏ các tài khoản sau:
61110: mua nguyên vật liệu. 61120: mua công cụ, dụng cụ. 63100: Giá thành sản xuất.
(do các tài khoản này chỉ sử dụng trong hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Ngoài ra, công ty cần phải mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản mục chi phí phát sinh trong chi phí bán hàng. Hiện tại khoản mục chi phí bán hàng
được công ty theo dõi chung tất cả các loại chi phí trên tài khoản 64100. Chi phí bán hàng hiện tại ở công ty gồm 2 khoản mục chủ yếu là: chi phí vận chuyển hàng xuất khẩu và lương nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu. Vì thế tác giảđề nghị công ty mở thêm hai tài khoản để theo dõi các loại chi phí này: tài khoản 64110 “Chi phí vận chuyển”, tài khoản 64120 “lương bộ phận xuất nhập khẩu”.
3.3.3.2. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Khi xây dựng hệ thống tài khoản cho kế toán quản trị tại công ty sẽ tận dụng hệ thống tài khoản kế toán tài chính hiện có và xây dựng cho phù hợp yêu cầu của kế toán quản trị. Hệ thống tài khoản phải phản ánh được chi phí phát sinh thuộc loại nào, biến phí hay định phí, phát sinh ởđâu và cho loại sản phẩm nào.
Qui tắc mã hóa hệ thống trong kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam được thiết kế theo thứ tự như sau:
- Mã tài khoản: sử dụng hệ thống tài khoản cấp ba đã được sử dụng tại công ty
- Đối với mã loại chi phí được ký hiệu: 1 - biến phí, 2 - định phí
- Mã trung tâm trách nhiệm: dựa vào mã trung tâm trách nhiệm ở phần xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm (được trình bày ở trang 73).
- Đối với mã sản phẩm: tận dụng mã loại sản phẩm đã được Nike In-house Incorporation cho từng loại hàng. Hiện tại công ty đang sản xuất 62 loại giày khác nhau, trong mỗi loại giày lại có nhiều chủng loại khác nhau.
(xin tham khảo phụ lục 13: minh họa các loại giày được sản xuất tại công ty Samyang Việt Nam đến 30/09/2005)
Theo qui tắc trên, việc thiết kế tài khoản kế toán quản trị khi xuất nguyên liệu chính cho xưởng outsole (xưởng đế) để sản xuất loại sản phẩm Air Wave, thì tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được minh họa như sau:
62100.1.13.310218-661
3.3.4. Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán 3.3.4.1. Hệ thống sổ sách 3.3.4.1. Hệ thống sổ sách
Về hệ thống sổ sách kế toán quản trị không bắt buộc lập theo mẫu qui định. Căn cứ vào mục đích quản lý của các nhà quản trị, kế toán quản trị sẽ lập ra một hệ
thống sổ sách để theo dõi và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Hệ thống sổ
sách phải bảo đảm các yêu cầu sau:
Theo dõi thông tin rõ ràng và có trình tự.
Dễ dàng truy xuất khi lập báo cáo.
Dễ dàng áp dụng vào máy vi tính.
Ngoài các sổ doanh thu, chi phí của kế toán tài chính, kế toán quản trị sẽ dựa vào cơ sở dữ liệu đã nhập chi tiết trên máy tính để lập ra các sổ sách chi tiết theo yêu cầu quản lý như: sổ chi phí theo từng loại sản phẩm, sổ chi phí theo từng bộ
phận sản xuất, sổ theo dõi doanh thu theo từng loại giày…Các loại sổ này công ty có thể tự thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Sau đây là một ví dụ về mẫu sổ kế toán quản trị theo dõi chi phí sản xuất ở
phân xưởng (xin tham khảo phụ lục số 14) 3.3.4.2. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Cũng giống như hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo kế toán quản trị cũng không tuân theo mẫu biểu qui định. Báo cáo kế toán quản trị lập ra để cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu của các nhà quản trị.
Yêu cầu khi lập các báo cáo trên:
Kịp thời.
Thông tin phải được truyền đạt rõ ràng.
Thống nhất và dễ hiểu và dễ liên hệ từ bộ phận thấp nhất đến bộ phận cao nhất.
Các báo cáo cần lập
Báo cáo thực hiện định mức chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung: giúp các nhà quản lý công ty kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.
Báo cáo về tình hình thực hiện giá thành sản phẩm: đánh giá tình hình thực hiện giá thành (giữa giá thành thực tế và giá thành định mức) sản phẩm của từng bộ phận sản xuất.
Báo cáo kiểm soát kết quả kinh doanh theo dạng số dưđảm phí.
Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý, trong đó doanh thu và chi phí
được phân tích thành doanh thu và chi phí có thể kiểm soát được và không kiểm soát được.
Trong mỗi loại báo cáo phải đảm bảo trình bày được 3 nội dung cơ bản sau:
Phần dự toán
Phần thực tế
Phần chênh lệch giữa thực tế và dự toán
3.4. Vận dụng nội dung kế toán quản trị vào thực tiễn công tác kế toán tại công ty Samyang Việt Nam Samyang Việt Nam
3.4.1. Phân loại chi phí tại công ty.
Chi phí là một trong những thông tin quan trọng trong quá trình tổ chức điều hành hoạt sản xuất kinh doanh trong công ty của các nhà quản trị. Chi phí phát sinh rất đa dạng và phức tạp, vì thế muốn kiểm soát tốt chi phí, cần phải phân loại chi phí theo nhiều cách khác nhau để đáp ứng đáp yêu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị tại công ty.
Hiện tại ở công ty việc theo dõi chi phí do bộ phận vật tư thực hiện. Vào cuối tháng bộ phận vật tư chuyển toàn bộ các chứng từ lên phòng kế toán, phòng kế toán chỉ tập hợp chi phí, còn việc quản lý các chi phí này phát sinh như thế nào, biến
động ra sao? Nguyên nhân gây ra các biến động đó thì phòng kế toán chưa phân tích và chỉ ra cho các nhà quản trị. Ở đây phòng kế toán chỉ phân loại chi phí theo chức năng hoạt động tức là phân thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Trong chi phí sản xuất chung kế toán hạch toán bao bồm cả chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và
được thể hiện trên tài khoản chi tiết 62773 “cước vận chuyển”. Đối tượng chịu chi phí này là các loại nguyên vật liệu mua vào nhập kho trong kỳ, nên khoản chi phí này sẽ được tính vào giá mua các loại nguyên vật liệu. Vì thế đề nghị công ty nên chuyển khoản chi phí này từ tài khoản 62773 sang tài khoản 15200 “nguyên vật liệu tồn kho”. Hiện tại công ty hạch toán chi phí nhân viên quản lý phân xưởng vào chi phí nhân công trực tiếp, khoản mục này công ty nên đưa vào chi phí sản xuất chung ở tài khoản 62710 (chi phí nhân viên quản lý phân xưởng).
Chi phí ngoài sản xuất bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý công ty.
Việc phân loại chi phí như trên chỉ nhằm mục đích phục vụ cho kế toán tài chính. Nó chưa đáp ứng được vai trò cung cấp thông tin phục vụ việc ra quyết định cho các nhà quản trị nhất là các quyết định liên quan đến việc cạnh tranh các đơn
đặt hàng mới
Vì vậy khi xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam, điều trước tiên kế toán phải làm là phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, tức là phân loại chi phí thành biến phí, định phí.
Đối với chi phí hỗn hợp phát sinh tại công ty thì phải tách thành biến phí và
định phí.
(Chi phí hỗn hợp phát sinh tại công ty được trình bày tại phụ lục 15)
Tuy nhiên, qua tình hình thực tế tại công ty, đối với chi phí sản xuất chung, chi phí hỗn hợp chiếm trong tỷ trọng rất nhỏ trong tổng chi phí khoảng 1%. Đối với chi phí bán hàng quản lý, chi phí hỗn hợp cũng chiếm tỷ trọng rất nhỏ chiếm khoảng 2%. Vì thếđể giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán quản trị, tác giảđề
nghị có thể xem tất cả các chi phí hỗn hợp trên là định phí. Sau đây là bảng phân loại chi phí phát sinh tại công ty thành biến phí và định phí
(Tham khảo phụ lục 16: phân loại chi phí phát sinh tại công ty thành biến phí và định phí)
Ngoài ra tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu ra quyết định của nhà quản trị mà chi phí còn phải được phân loại thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được, chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội và chi phí chìm.
3.4.2. Hoàn thiện hệ thống tính giá thành sản phẩm.
Hiện tại công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳđể theo dõi hàng tồn kho. Phương pháp này có nhiều nhược điểm trong việc quản lý hàng tồn kho như
không theo dõi kịp thời hàng tồn kho, bộ phận kế toán không có số liệu về lượng xuất, tồn đểđối chiếu với bộ phận vật tư…. Thêm vào đó hệ thống kiểm soát nội bộ
chưa tốt, bộ phận vật tư vừa mua hàng, vừa theo dõi chi phí nguyên vật liệu xuất kho. Vì vậy khi tổ chức công tác kế toán có áp dụng kế toán quản trị, công ty nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho.
Mỗi đơn đặt hàng có nhiều chủng loại giày khác nhau, giữa các đơn đặt hàng có những loại sản phẩm giống nhau và cũng có những loại sản phẩm khác nhau. Khi sản xuất, công ty sản xuất các sản phẩm giống nhau của nhiều đơn đặt hàng cùng lúc trên một dây chuyền sản xuất. Sản phẩm khi sản xuất phải trải qua nhiều công
đoạn. Mặc khác, sản phẩm hoàn thành trong kỳ của một đơn đặt hàng sẽ được giao cho khách hàng theo khối lượng đã qui định trong hợp đồng. Tức là một đơn đặt hàng có thểđược sản xuất qua nhiều kỳ và được phép giao hàng từng phần. Vì vậy, việc công ty đã chọn hệ thống tính giá thành theo quá trình sản xuất là hợp lý.
Việc tính giá thành ở công ty đóng một vai trò quan trọng trong việc cạnh tranh đơn đặt hàng với các công ty khác. Do đó nhiệm vụ của kế toán giá thành là ngoài việc phải tính đúng giá thành sản phẩm còn phải đảm bảo thông tin cung cấp
được linh hoạt, kịp thời phục vụ cho việc kiểm soát chi phí và ra quyết định kinh doanh, đề nghị công ty nên chọn mô hình tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính.
3.4.2.1. Tập hợp chi phí
Trước đây do công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để theo dõi hàng tồn kho nên lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất không được kế toán theo dõi và tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Chúng tôi đề
nghị công ty nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Khi chuyển sang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho, mọi nghiệp kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất đều được kế toán phản ánh kịp thời vì thế khi chi phí phát sinh sẽ được tập hợp ngay cho từng đối tượng chịu chi phí. Đối với chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp đối tượng tập hợp chi phí là từng loại sản phẩm; đối với chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung đối tượng tập hợp chi phí là từng phân xưởng.
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu vật tư, bảng báo cáo sử dụng vật tư để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng loại sản phẩm.
Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp: căn cứ vào các chứng từ phải trả
cho người lao động như bảng lương, bảng tính công tác phí, phụ cấp và các khoản phải nộp về bảo hiểm cho người lao động, kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp theo từng phân xưởng sản xuất.
Tập hợp chi phí sản xuất chung: căn cứ vào dữ liệu do bộ phận kế toán tài chính tập hợp, các bảng phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, bộ phận kế toán chi phí sẽ phân loại, tập hợp, theo dõi các khoản mục chi phí sản xuất chung theo từng phân xưởng. Đối với các khoản mục chi phí sản xuất chung không theo dõi riêng được cho từng phân xưởng như: chi phí lương nhân viên bảo trì, chi phí bảo hiểm tài sản… sẽđược phân bổ cho từng phân xưởng theo tiêu thức phù hợp.
3.4.2.2 Hoàn thiện việc phân bổ chi phí
Trong một tháng, thậm chí trong một ngày, một phân xưởng sản xuất nhiều loại giày khác nhau và các loại giày này có thể được tiến hành sản xuất cùng lúc. Lúc đó một công nhân trực tiếp có thể sản xuất nhiều loại giày khác nhau cùng một lúc. Ví dụ tại phân xưởng sản xuất đế lót, một công nhân có thể cắt đế lót cho nhiều loại sản phẩm khác nhau. Vì thế rất khó theo dõi chi phí nhân công trực tiếp riêng biệt cho từng loại giày.
Hiện tại công ty công ty không phân bổ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cho từng loại giày, mà chỉ tính tổng số từng loại chi phí này trong sản phẩm dở dang và trong sản phẩm hoàn thành. Điều này làm cho việc tính giá thành sản phẩm từng loại giày không chính xác. Vì thế công ty nên phân bổ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cho từng loại giày, để xác định đầy đủ
giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm.
Đối với chi phí nhân công trực tiếp tiêu thức phân bổ sẽ là “thời gian định mức” để sản xuất ra một đôi giày.
Đối với chi phí sản xuất chung: trong chi phí sản xuất chung các chi phí khấu hao, chi phí điện, chi phí nhiên liệu, chi phí sữa chữa, chi phí gia công bên ngoài chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 95%) trong chi phí sản xuất chung. Ngoại trừ khoản chi
phí gia công bên ngoài, các khoản mục còn lại liên quan chủ yếu đến sự hoạt động của máy móc thiết bị vì thế tiêu thức phân bổ thích hợp nhất để phân bổ các khoản mục chi phí trên cho các loại sản phẩm là “số giờ máy hoạt động” để sản xuất ra loại sản phẩm đó. Mặc khác, do mô hình tính giá thành theo đề xuất là mô hình tính giá thành theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính, nên chi phí sản xuất chung được tính phân bổ vào giá thành trong kỳ là chi phí sản xuất chung ước tính.
Chi phí sản xuất chung ước tính cho 1 giờ máy = Tổng chi phí sản xuất chung ước tính (năm) Tổng số giờ máy dự toán (năm) Chi phí sản xuất chung
ước tính phân bổ cho
từng loại sản phẩm = Số giờ máy thực tế cho từng loại sản phẩm x Chi phí sản xuất chung ước tính cho 1 giờ máy
Cuối kỳ kế toán xử lý khoản chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí ước tính và chênh lệch này sẽđược đưa vào giá vốn hàng bán.
Đối với khoản mục chi phí gia công từ bên ngoài, kế toán sẽ theo dõi chi tiết theo từng loại bán thành phẩm gia công và hạch toán trực tiếp chi phí gia công vào loại sản phẩm đó (62774: chi phí gia công).
3.4.2.3. Tính giá thành sản phẩm
Kỳ tính giá thành sản phẩm là hàng tháng thay vì là hàng quí như trước đây.
Đối tượng tính giá thành là sản phẩm hoàn thành. Tuy nhiên nếu các nhà quản lý yêu cầu thông tin giá thành về các bán thành phẩm thì kế toán cũng tính được vì chi