3. Thực trạng kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng tại siờu thị
3.1.2 Những tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những thành tích đạt đợc, tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định cần hoàn thiện
Thứ nhất: Sử dụng tài khoản 151. Hàng mua đang đi đờng
Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 151 hàng mua đang đi đờng dùng để phản ánh tình hình vật t, hàng hoá cha về nhập kho doanh nghiệp. Trong công ty xảy ra trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về (nhất là hàng nhập khẩu) nhng công ty không hạch toán mà đợi cho đến khi hàng về hạch toán thẳng vào TK 156 nh bình thờng. Tuy cách làm trên giảm nhẹ công tác kế toán nhng thực tế lại hạn chế tới việc quản lý chặt chẽ, kịp thời hàng hoá của công ty (đặc biệt là công ty có hàng hoá nhập khẩu).
Thứ hai: Siêu thị Hà Nội là công ty có quy mô kinh doanh lớn hàng ngày
phải nhập, xuất một lợng hàng khá lớn với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Do vậy hiện tợng hàng hoá nhập kho bị thiếu, thừa hay không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký là không tránh khỏi. Vì vậy kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho".
3.2 Phơng hớng và biên pháp hoàn thiện quá tình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food:
3.2.1 Nội dung và yêu cầu của việc hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trờng với sự định hớng của nhà nớc xuất hiện rất nhiều thành phần kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt. Các doanh nghiệp kinh doanh phải đối mặt thờng xuyên với sự biến động của môi trờng kinh doanh trong nớc và quốc tế. Chính vì vậy, muốn đạt đợc hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình. Để đạt đợc mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng hoàn thiện đặc biệt ở siêu thị Hapro Food.
- Hoàn thiện đúng phạm vi và thời điểm xác định là hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của công ty đây là yêu cầu rất quan trọng, có xác định đúng thì mới có thể đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hoàn thiện phơng pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp.
Mặc dù chế độ kế toán đợc ban hành thống nhất trong cả nớc, song công ty với đặc điểm riêng về cơ cấu, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh đã áp dụng chế độ kế toán mới ban hành theo số 1141 TC/QĐ/CKĐT ngày 1/11/1995. Không phải mọi doanh nghiệp đều áp dụng một cách dập khuôn máy móc mà họ vận dụng linh hoạt sao cho đảm bảo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế vẫn cao.
Trong nền kinh tế thị trờng mở cửa tự do cạnh tranh, kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, mà nó còn là công cụ đắc lực cho việc quản lý, đa ra những quyết định thích hợp. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng và ảnh hởng lớn đến các quá trình sau của lu chuyển hàng hoá. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ thể lệ hiện hành về kế toán của nhà nớc. Đặc biệt trong kế toán tài chính, các tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2, các nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo theo đúng hớng dẫn của chế độ kế toán. Điều đó có nghĩa là kế toán tài chính phải vận dụng hợp lý các nguyên tắc chuẩn mực kế toán thừa nhận.
- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, cững nh các doanh nghiệp khác mục tiêu chiến lợc của công ty là phải đạt tới mức lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Nh vậy, việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lợng thông tin kế toán.
- Phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Chức năng của hạch toán kế toán là thu thập , xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình quản lý. Trong nền kinh tế thị trờng, ngời sử dụng thông tin kế toán bao gồm nhiều đối tợng khác nhau nh chủ doanh nghiệp, nhà cung cấp, nhà đầu t, các nhà cung cấp tín dụng... Căn cứ vào đối tợng sử dụng thông tin kế toán, hệ thống kế toán đợc phân định thành kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp, sử dụng để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh .
Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tợng bên ngoài nh nhà đầu t, các bên có quan hệ mua bán hàng hoá, cơ quan thuế...
Mặc dù hiện nay ở Việt Nam kế toán quản trị là lĩnh vực còn mới mẻ, việc nhận thức và hiểu biết về kế toán quản trị trong nền kinh tế thị trờng còn hạn chế và cha thống nhất, hiện còn nhiều quan điểm khác nhau. Dù có nhiều quan điểm
khác nhau, kế toán quản trị có những điểm giống và khác nhau nhng kế toán quản trị và kế toán tài chính là hai bộ phận của hệ thống kế toán phải kết hợp chặt chẽ với nhau trong cùng bộ máy, trong cùng một quá trình xử lý thông tin trên một hệ thống tài khoản thống nhất. Để phục vụ yêu cầu quản lý và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán thì phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính.
- Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi và tính hiệu quả cao. Bất kỳ một phơng án tổ chức kinh doanh hoặc một phơng án tổ chức quản lý nào ngời ta đều phải tính toán đến tính hiệu quả và tính khả thi của nó không thể thực hiện bằng mọi giá. Vì vậy hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp. Để thực hiện đợc yêu cầu này hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải tỉ mỉ, thận trọng và có cơ sở khoa học.
3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food
Thông qua những suy nghĩ, nhận xét đánh giá về công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food ở trên, ta thấy những điểm nổi bật cũng nh những vấn đề còn tồn tại cần đợc hoàn thiện trong công tác kế toán hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở
công ty nhằm góp phần tăng cờng quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động mua hàng nói riêng.
3.2.2.1 Công ty nên sử dụng TK 151 hàng mua đang đi đờng để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng cha về.
Công ty không thực hiện hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng cha về mặc dù thực tế có xảy ra trờng hợp này. Nh vậy kế toán sẽ không có đợc thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng mua đang đi đờng. Do đó công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng đang đi đờng. Trình tự hạch toán nh sau:
-Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng cha về thì kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đang đi đờng". Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng nhng nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì hạch toán vào TK 151, sang tháng hàng về thì hạch toán vào nợ TK 1561 nh sau"
+ Cuối tháng hàng cha về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331... + Sang tháng hàng về Nợ TK 156 Có TK 151
3.2.2.2 Về chứng từ ban đầu liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng
Khi hàng hoá mua về, đơn vị tiến hành nhập kho. Trên thực tế không phải lúc nào số thực nhập cũng khớp với số trên hoá đơn chứng từ. Đặc biệt trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng từ nợc ngoài, hàng hoá mua về phải vận chuyển trên đờng một thời gian dài nên chất lợng hàng hoá mua về sẽ không đợc nh ban đầu. Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thuốc chữa bệnh cho nhân dân, công ty luôn đặt chất lợng, phẩm chất lên hàng đầu. Để thực hiện mục đích đó công ty nên sử dụng mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập "
Mẫu:
Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho
Số:
Căn cứ:...số...ngày... tháng... năm...
Bản kiểm nhận gồm:... Phó phòng nghiệp vụ:... Kế toán mua hàng:... Thủ kho:... Ngời giao nhận:... S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t M M ã Đơ n vị tính Số lợng Chất lợng Ghi chú Theo chứng từ Thự c nhậ p
A B C D E F G H
Ngày... tháng... năm Phòng nghiệp vụ Ngời giao hàng Kế toán Thủ kho ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họtên)
Siêu thị Hapro Food là siêu thị lớn, hàng ngày thờng xuyên có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong tình hình nh hiện nay, với trình độ trình môn, kinh nghiệm làm việc của các nhân viên kế toán, máy tính thay cho một số công việc thủ công. Công ty áp dụng hình thức "Nhật ký chung" là hợp lý. Đồng thời với việc theo dõi số hàng thừa hoặc thiếu kế toán nên lập bảng kê theo dõi TK 1381 và TK 3381. Cơ sở ghi chép của hai bảng kê này là mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho". Bảng kê này đợc mở cho từng tháng.
Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng kế toán nên thờng xuyên vào cuối tháng căn cứ vào kết quả lu chuyển hàng hóa trong tháng cùng với phòng kế hoạch, lên kế hoạch cho tình hình mua hàng trong tháng tới, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng gây nên việc tồn kho quá lớn. Cần tăng cờng việc quản lý chặt chẽ những khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng.
Mẫu:
Từ ngày...đến ngày...tháng... năm S T T Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh S ố Ngày N ợ C ó 1 2 3 4 5 6 7 Cộng: Ngày... ... tháng... năm Ngời lập biểu Kế toán trởng
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản: TK 1381 " Tài sản thiếu chờ xử lý"
TK 3381 " Tài sản thừa chờ giải quyết"
Căn cứ vào mẫu biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho khi phát sinh thiếu hàng kế toán ghi:
+ Phát sinh hàng thiếu cha rõ nguyên nhân Nợ TK 1381
Có TK 111,112,156,331
Nợ TK 632: giá tị hàng hoá hao hụt mất mát không truy cứu đợc trách nhiệm
Nợ TK 1388,334,111: phần bắt cá nhân bồi thờng Có TK 1381
Kết luận
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thơng mại với lợng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp. Muốn kinh doanh đợc thì các doanh nghiệp thơng mại phải có hàng hoá mà trớc hết là thực hiện tốt qúa trình thu mua đầu vào. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán mua hàng một cách đúng đắn là điều cần thiết để quản lý tốt quá trình này và góp phần quyết định đến công tác kế toán. Tổ chức kế toán mua hàng gắn liền tình hình thanh toán với ngời bán sẽ đa lại hiệu quả cao hơn cho hoạt động thu mua hàng hoá.
Là một sinh viên chuyên ngành QTKD thơng mại, qua thời gian thực tập nghiệp vụ tại phòng kế toán của siêu thị Hapro Food trực thuộc tổng công ty siêu thị Hà Nội, em nhận thấy công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của
siêu thị có những điểm mạnh cũng nhng cũng có những điểm cha hoàn thiện. Vì vậy em đã chọn đề tài này để làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn vì là một sinh viên thuộc chuyên nghành QTKD thơng mại, trong chuyên đề này em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận của công tác mua hàng và thanh toán tiền hàng nói chung, thực trạng tại siêu thị Hapro Food nói riêng. Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở siêu thị.
Một lần nữa en xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hoàng Minh Đ- ờng, cùng toàn thể các cô, các bác trong phòng kế toán của siêu thị Hapro Food – 151 Lơng Đình Của- Đống Đa- Hà Nội đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đề tài này.
Tài liệu tham khảo
1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Nhà xuất bản giáo dục năm 1996 - Tác giả: PTS. Đặng Thị Loan.
2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Nhà xuất bản tài chính 1995 – Bộ tài chính.
3. Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán – Nhà xuất bản tài chính 1998 – Tác giả: PTS. Nguyễn Thị Đông.
4. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh – Nhà xuất bản Tài chính – Tác giả: PGS.TS Phạm Thị Mỹ Dung.
5. Lý thuyết kế toán – Nhà xuất bản thống kê – Tác giả: Th.S Bùi Văn D- ơng.
6. Quản trị tài chính doanh nghiệp – Nhà xuất bản tài chính - Đại học tài chính kế toán.
7. Thông t hớng dẫn thực hiện bốn (04) chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ tài chính.
8. Giáo trình Quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp thơng mại – Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân - Đồng chủ biên: PGS.TS Hoàng Minh Đờng, PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc.
9. Giáo trình kinh tế thơng mại – Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân – GS.TS Hoàng Đức Thân.
LỜI MỞ ĐẦU ...1
CHƯƠNG I: Lí LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. ...3
1.1 Đặc điểm về hàng hoỏ trong doanh nghiệp thương mại ...3
1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toỏn tiền hàng và nhiệm vụ kế toỏn ...4
1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toỏn hàng mua ...5
1.2.2 Cỏc phương thức mua hàng và thanh toỏn tiền hàng ...5
1.2.2.1 Cỏc phương thức mua hàng ...5
1.2.2.2 Cỏc phương thức thanh toỏn tiền hàng ...6
1.2.3 Giỏ cả hàng mua ...6
1.2.4 Nhiệm vụ kế toỏn ...7
1.3 Kế toỏn nghiệp vụ mua hàng và thanh toỏn tiền hàng theo hệ thống kế toỏn hiện hành ...8
1.3.1 Hạch toỏn ban đầu ...8
1.3.2 Tài khoản kế toỏn . ...10
1.3.3 Phương phỏp hạch toỏn ...13
1.3.3.1 Hạch toỏn nghiệp vụ mua hàng theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn:
...13
1.3.3.2 Hạch toỏn nghiệp vụ mua hàng theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ: ...16
1.3.3.3 Thanh toỏn với người bỏn ...17
1.3.4 Sổ sỏch kế toỏn: ...18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI SIấU THỊ HAPRO FOOD. ...19