2. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hòan thiện công tác trả lương tại công
2.1. Hoàn thiện công tác trả lương
2.1.1. Hình thức trả lương theo thời gian
2.1.1.1. Hòan thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc *Phân tích công việc
Phân tích công việc là bước đầu tiên trong qui trình xây dựng một hệ thống tiền lương và tiền công. Để bảng phân tích công việc được chính xác, cán bộ nhân sự cần thu thập chính xác thông tin về những vấn đề sau:
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc: như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
- Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
- Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc. - Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
- Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...
Sau đó, có thể dùng phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ để đánh giá. Người phân tích công việc phải xác định mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại.
1 - Rất ít áp dụng 2 - Thỉnh thoảng 3 - Bình thường 4 -Đáng kể
5 - Thường xuyên
Tất cả công việc đều được đánh giá điểm trên cơ sở xác định xem công việc được đánh giá như thế nào theo 5 nhóm.
1 - Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội
2 - Thực hiện các công việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao. 3 - Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực.
4 - Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị 5 - Xử lý thông tin
Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việc này với công việc khác và làm cơ sở để trả lương cho nhân viên.
quản lý thường ngày
Trong đó: A: Thường xuyên C: Bình thường E: Rất ít áp dụng B: Đáng kể D: Thỉnh thoảng
Họat động Tần suất
A B C D E Phân tích định kỳ khối lượng công việc và các nhu cầu
của người lao động trong một đơn vị tổ chức.
Đề xuất thay đổi trình độ nhân viên trong một đơn vị công việc.
Xem xét tài liệu cho một vị trí công việc mới và cho vị trí đã có sự sửa đổi.
Trình để được phê duyệt việc sửa đổi một vị trí công việc. Phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc đưa ra đề xuất chọn lựa.
Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm soát các công việc đã giao và các dự án đặc biệt có liên quan đến cấp dưới.
Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích công việc cụ thể và các tiêu chuẩn định tính và định lượng của công việc mà cấp dưới phải đạt được.
Đào tạo, phát triển, tạo động lực cho cấp dưới nâng cao kết quả công việc hiện tại và chuẩn bị cho những công việc ở cấp cao hơn.
Xác định những thay đổi đáng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chính của cấp dưới bằng cách thường xuyên xem xét nhiệm vụ của họ.
Đánh giá kết quả thực hiện của cấp dưới. Dẫn chứng tài liệu và thảo luận về kết quả thực hiện hiện nay và trước kia bằng báo cáo trực tiếp. Thông báo kết quả cho người phụ trách.
Đề xuất các vấn đề nhân sự như bổ nhiệm, thưởng theo kết quả lao động, bãi nhiệm v..v… căn cứ vào chính sách và hướng dẫn về ngân sách và chính sách.
Thông báo cho các nhà quản lý cấp trên và cấp dưới về những diễn biến có ảnh hưởng đến nhiệm vụ công việc. Đảm bảo truyền đạt đúng.
Duy trì kỷ luật, đề xuất và quản lý hành động sửa lỗi căn cứ vào chính sách và quy chế.
Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách, các quy tắc trong công việc, và cấp độ thực hiện công việc cần đạt được. Điểm qua các nhiệm vụ của vị trí công việc này
* Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt.
Để đảm bảo tính khuyến khích và công bằng trong quy chế trả lương, công ty cần xây dựng các tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt đối với những vị trí lao động ở khối văn phòng gián tiếp sản xuất. Việc này đòi hỏi bản mô tả công việc được xây dựng tương đối sát với thực tế, công tác lập và giám sát kế hoạch làm việc ở từng bộ phận, cá nhân được thực hiện triệt đế và nghiêm túc.
Bản mô tả công việc cần trả lời được những câu hỏi sau: Làm cái gì, làm thế nào, và các điều kiệm mà các nhiệm vụ đó được thực thi
1. Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành 2. Tỷ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ 3. Các tiêu chuẩn hoàn thành công việc 4. Điều kiện, nơi làm việc, rủi ro có thể sảy ra
5. Số người làm với từng công việc, mối quan hệ tường trình, báo cáo 6. Máy móc và thiết bị thực hiện công việc
Bản mô tả công việc
Tên công ty: ……… Chức vụ……… Phòng/ bộ phận:……….. Nơi làm việc………. Báo cáo cho……….. Mục đích công việc……….. Phạm vi công việc……… Nhiệm vụ và tráchnhiệm………. Tiêu chuẩn……… Mức phấn đấu………..
Mức độ hoàn thành công việc có thể được quy đổi thành các mức hệ số như 0,8 - 0,9 và tối đa là 1,0 tương ứng với loại lao động A, B, C. Áp dụng thang điểm này có đặc điểm là đơn giản, dễ hiểu. Tuy nhiên, để chính xác hơn ta có thể áp dụng một hệ thống thang điểm rộng hơn. Thang điểm càng rộng thì độ chính xác càng cao. Một cách khác là căn cứ trên những lỗi sai phạm trong công việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành công việc mà có điểm giảm trừ tương ứng.
Ví dụ: Bản mô tả công việc cho cán bộ làm công tác lao động- tiền lương
Tên công ty: Công ty Cổ phần May 19 Chức vụ: Nhân viên nhân sự
Phòng/ bộ phận: phòng tổ chức lao động tiền lương
Nơi làm việc: Công ty CP May 19- 311 đường Trường Chinh- Thanh Xuân- HN Báo cáo cho: tổng giám đốc công ty CP May 19
Nhiệm vụ và trách nhiệm:
- Tham mưu cho lãnh đạo về các lĩnh vực liên quan đến lao động, tiền lương, việc giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Lập kế hoạch hàng năm về quỹ lương kế hoạch, thuyết minh đơn giá tiền lương đối với công ty. Lập kế hoạch về nguồn lao động.
- Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện công tác trả lương của công ty cũng như việc theo dõi tình hình tăng giảm lao động hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Theo dõi công tác chấm công và tính tiền lương được thanh toán cho bộ phận quản lý và lao động gián tiếp của công ty.
- Đề xuất các phương án trả lương, biện pháp quản lý khoa học, phân công công việc phù hợp với thực tế Công ty.
- Thực hiện việc xếp lương nhà nước và các công tác liên quan đến Bảo hiểm cho cán bộ nhân viên.
Tiêu chuẩn:
- Trình độ học vấn: cử nhân
- Chuyên môn: Quản trị nhân lực, kinh tế lao động
- Sức khỏe: chịu được áp lực công việc
- Yêu cầu:
+ Hiểu biết chế độ, chính sách về chế độ, tiền lương, thưởng của Nhà Nước + Nhanh nhẹn, trung thực, tỉ mỉ, thận trọng.
+ Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng
+ Trung thành với công ty và có ý thức xây dựng cao Trả lương:
- Phương pháp: Trả lương theo thời gian
- Được hưởng phụ cấp trách nhiệm công việc
Bảng 3.2:Ví dụ bảng thang đo đánh giá thực hiện công việc đối với trưởng phòng kinh doanh
Trong đó: Xuất sắc: 5 điểm trung bình: 3 điểm Khá: 4 điểm yếu: 2 điểm
Kém: 1 điểm STT Tiêu thức Trọng số Điểm số Điểm số đã tính đến trọng số 1 Lập kế hoạch bán hàng 0,35 5 1,75 2 Đàm phán 0,25 3 0,75 3 Bán hàng trực tiếp 0,1 4 0,4 4 Khả năng phát triển dịch vụ sau bán hàng 0,1 3 0,3
5 Quản trị các đại diện bán
hàng khác 0,1 4 0,4
6 Theo dõi đối thủ cạnh
tranh 0,1 3 0,3
Từ 02: mức kém Từ 33,9: khá Từ 44,5: Tốt
Từ 4,55: xuất sắc
Tổng điểm đạt được là 3,9. Tháng này, trưởng phòng kinh doanh sẽ được xếp loại khá.
2.1.1.2. Hoàn thiện phương pháp tính lương theo thời gian
Như đã thấy ở trên, công thức tính lương theo thời gian hiện nay của công ty mới chỉ dựa trên số ngày làm việc thực tế, hệ số lương cấp bậc, phụ cấp trách nhiệm và thời gian làm thêm giờ nên chưa tính tới được yếu tố chất lượng công việc được hoàn thành cho nên không gắn được kết quả công việc với lao động thực tế của nhân viên. Chính vì vậy, em xin đưa ra đề xuất bổ sung thêm hệ số hoàn thành công việc trong công thức tính lương của công ty. Ở mục 2.1.1.1. đã đưa ra giải pháp cho công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc. Dựa trên kết quả của bản đánh giá kết quả thực hiện công việc và bảng phân tích công việc có thể đưa ra hệ số hoàn thành nhiệm vụ. Hệ số hoàn thành là hệ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc của những người lao động gián tiếp. Nó sẽ được nhân thêm vào với tiền lương cấp bậc để có sự công bằng hơn trong trả lương. Bởi lương cấp bậc mới chỉ trả lương theo trình độ chuyên môn và văn hóa của từng người lao động chứ chưa phản ánh được mức độ cố gắng của họ.
- Hoàn thành nhiệm vụ ở mức xuất sắc: 1,2
- Hoàn thành nhiệm vụ ở mức xuất sắc: 1,1
- Hoàn thành nhiệm vụ ở mức khá: 1
- Không hoàn thành nhiệm vụ: 0,8
Như vậy, công thức tính lương cơ bản mới được đưa ra:
MLTT * NCi * HSL*HHT
Tiền lương cơ bản = 26 HHT: hệ số hoàn thành
Công thức tính lương này đã xét tới mức độ cũng như chất lượng hoàn thành công việc của cán bộ công nhân viên hưởng chế độ lương theo thời gian. Do vậy, tiền lương của người lao động đã phản ánh được hiệu quả làm việc của họ. Việc theo dõi quá trình làm việc càng chính xác thì càng tránh được tình trạng cán bộ công nhân viên không làm việc đúng quy định, không làm tròn trách nhiệm của mình hoặc lợi dụng thời gian để làm việc riêng mà vẫn được hưởng lương cấp bậc đều đặn.
Để hệ số hòan thành công việc phản ánh đúng chất lượng công việc người lao động thực hiện thì phải tổ chức bình bầu công khai dân chủ hàng tháng trước mỗi kì
tính lương. Việc tổ chức công khai sẽ giúp người lao động nhận ra được khuyết điểm của mình, từ đó lãnh đạo có thể trực tiếp phê bình và rút kinh nghiệm để tình trạng đó không còn táidiễn. Tuy nhiên, khi thực hiện bình bầu công khai cần chú ý tới việc đảm bảo sự khách quan, tránh tình trạng người lao động vì ngại va chạm với đồng nghiệp mà đánh giá một cách hời hợt, không chính xác. Thứ hai là việc tổ chức phải diễn ra nhanh gọn tránh gây tốn kém thời gian và chi phí.
2.1.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm2.1.2.1. Hoàn thiện công tác định mức lao động 2.1.2.1. Hoàn thiện công tác định mức lao động
Nâng cao nhận thức cho các nhà quản lý, cho người lao động về định mức lao động là một yêu cầu trong công tác trả lương. Cán bộ nhân viên trong công ty phải thấy được tầm quan trọng của định mức lao động.
- Định mức lao động là căn cứ ban đầu cho việc dự kiến kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Định mức lao động liên quan đến kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực, nguyên vật liệu, thiết bị vật tư kĩ thuật nhà xưởng cho nhân viên sản xuất.
- Định mức lao động là cơ sở cho việc hạch toán chi phí sản xuất của công ty. Dựa vào mức chi phí lao động cho mỗi đơn vị, giám đốc có thể chấp nhận hay không chấp nhận đơn hàng của khách hàng.
- Định mức lao động là cơ sở của tổ chức lao động sản xuất một cách khoa học trong công ty, là cơ sở xác định nhu cầu lao động, xác định các định mức chi phí lao động tổng hợp theo hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Do đó, công ty phải thường xuyên xây dựng định mức lao động, định mức vật tư kỹ thuật theo hướng tiên tiến nhằm hạ giá thành sản phẩm góp phần tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Xem xét lại các định mức hiện có, tính toán bổ sung mức lao động cho những công việc chưa có định mức.
Do đặc điểm của công ty là sản xuất các sản phẩm có mã hàng không ổn định nên sử dụng phương pháp so sánh tương quan để dự tính mức chi phí lao động và đánh giá sản phẩm.
Khi xây dựng định mức lao động thì phải kết hợp hài hòa giữa lợi ích của người lao động và lợi ích của công ty. Để đảm bảo được yêu cầu trên cần thực hiện nguyên tắc: mức lao động phải phù hợp với cường độ lao động trung bình của người lao động và khuyến khích việc tìm tòi, cải tiến phương pháp và thao tác lao động để giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động.