- Bằng chứng dưới dạng văn bản, hỡnh ảnh đỏng tin cậy hơn bằng chứng ghi lại lời núi.
B. CÁC VẤN ĐỀ CHUYấN SÂU VỀ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN 1 Cỏc bằng chứng kiểm toỏn đặc biệt
1.10. Thụng tin xỏc nhận từ bờn ngoài (CM 505)
a) Mục đớch: Xỏc nhận từ bờn ngoài được sử dụng để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toỏn thớch hợp nhằm hỗ trợ cho cơ sở dẫn liệu của BCTC. Để quyết định cú sử dụng việc xỏc nhận từ bờn ngoài hay khụng cần xem xột: Mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soỏt và khả năng cú thể làm giảm rủi ro kiểm toỏn xuống mức thấp cú thể chấp nhận được từ những bằng chứng kiểm toỏn này (đ.02-08).
Mối quan hệ giữa thủ tục xỏc nhận từ bờn ngoài với mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt: Xỏc nhận từ bờn ngoài cú thể được sử dụng ngay cả khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt được đỏnh giỏ là thấp. Tuy nhiờn khi mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt càng được đỏnh giỏ là cao thỡ việc sử dụng thủ tục xỏc nhận từ bờn ngoài càng cú hiệu quả trong việc cung cấp đầy đủ bằng chứng kiểm toỏn thớch hợp (đ. 09-13).
b) Cơ sở dẫn liệu cần xỏc nhận từ bờn ngoài
Cơ sở dẫn liệu của BCTC cú nhiều tiờu chuẩn khỏc nhau như : Hiện hữu, quyền và nghĩa vụ, phỏt sinh, đầy đủ, đỏnh giỏ, chớnh xỏc, trỡnh bày và cụng bố... Việc xỏc nhận từ bờn ngoài đối với mỗi cơ sở dẫn liệu cụ thể của BCTC là khỏc nhau. Sự thớch hợp của thụng tin xỏc nhận từ bờn ngoài đối với cơ sở dẫn liệu của BCTC khụng những tuỳ thuộc vào nội dung của sự xỏc nhận mà cũn bị ảnh hưởng bởi mục tiờu của KTV trong quỏ trỡnh lựa chọn cỏc thụng tin cần xỏc nhận (đ. 14-18).
Thiết lập nội dung thụng tin cần xỏc nhận từ bờn ngoài cần phự hợp với mục tiờu kiểm toỏn cụ thể (đ.19-21).
c) Hỡnh thức thư xỏc nhận: Sử dụng thư xỏc nhận đúng và mở
Thư xỏc nhận cú thư xỏc nhận đúng và thư xỏc nhận mở. KTV cú thể sử dụng một trong hai hoặc kết hợp cả hai loại này (đ.22).
Thư xỏc nhận mở (dạng khẳng định), đề nghị người được yờu cầu trả lời, ký nhận trong mọi trường hợp hoặc phỳc đỏp lại cho KTV là đồng ý hoặc khụng đồng ý với thụng tin cần xỏc nhận bằng cỏch yờu cầu điền vào thụng tin. Thư xỏc nhận đúng (dạng phủ định) chỉ đũi hỏi sự phản hồi khi khụng đồng ý với thụng tin yờu cầu xỏc nhận. (đ.23-26)
d) Khi Ban Giỏm đốc đơn vị khụng đồng ý gửi thư xỏc nhận:
Nếu KTV cũng đồng ý với quyết định của BGĐ đơn vị thỡ phải ỏp dụng cỏc thủ tục kiểm toỏn bổ sung (đ.27).
Nếu KTV khụng đồng ý với quyết định của BGĐ đơn vị thỡ trường hợp này đó làm hạn chế phạm vi kiểm toỏn, KTV cần xem xột ảnh hưởng của cỏc hạn chế đú đến BCKT (đ.28).
đ) Tớnh chất của thư phỳc đỏp: Sự tin cậy của bằng chứng kiểm toỏn được xỏc nhận từ bờn ngoài bị ảnh hưởng do nhiều yếu tố khỏc nhau, KTV cần gửi thư yờu cầu xỏc nhận trực tiếp tới cỏ nhõn cú liờn quan và cần lưu ý khi xỏc lập cỏc yờu cầu xỏc nhận... (đ.30,31).
e) Quỏ trỡnh xỏc nhận từ bờn ngoài: Phải kiểm soỏt thủ tục lựa chọn đối tượng gửi yờu cầu xỏc nhận và hỡnh thức thư phản hồi từ bờn ngoài (đ.32).
- Khụng cú sự phản hồi về cỏc yờu cầu xỏc nhận: Khi khụng cú sự phản hồi về cỏc yờu cầu xỏc nhận từ bờn ngoài cần thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn bổ sung... (đ.32).
- Độ tin cậy của thụng tin phản hồi đó nhận được: KTV cần phải xem xột tớnh chớnh xỏc và tin cậy của thụng tin phản hồi và phải thực hiện cỏc thủ tục như gọi điện, đề nghị gửi bản gốc, fax, e-mail... (đ.35).
g) Nguyờn nhõn và tần suất của cỏc ngoại lệ: Khi thủ tục xỏc nhận và cỏc thủ tục thay thế khụng cung cấp đầy đủ bằng chứng kiểm toỏn thớch hợp cần tiến hành thờm cỏc thủ tục kiểm toỏn khỏc... Đối với cỏc trường hợp ngoại lệ được đưa ra bởi cỏc bờn phản hồi, cần xem xột đến cỏc nguyờn nhõn cũng như tần suất của chỳng... (đ.36,37).
h) Đỏnh giỏ kết quả của quỏ trỡnh gửi thư xỏc nhận: KTV cần phải đỏnh giỏ kết qủa của quỏ trỡnh gửi thư xỏc nhận từ bờn ngoài. Việc đỏnh giỏ phải tuõn theo Chuẩn mực kiểm toỏn 530 “Lấy mẫu kiểm toỏn và cỏc thủ tục lựa chọn khỏc”.
Xỏc nhận từ bờn ngoài trước khi năm tài chớnh kết thỳc: Khi lấy xỏc nhận cho một cơ sở dẫn liệu của BCTC mà thời điểm lấy xỏc nhận trước thời điểm kết thỳc niờn độ kế toỏn, trong trường hợp này phải tiếp tục thu thập bằng chứng kiểm toỏn để chứng tỏ cỏc giao dịch cú liờn quan đến cơ sở dẫn liệu đú phỏt sinh trong khoảng thời gian giữa ngày lấy xỏc nhận và ngày kết thỳc niờn độ khụng bị sai sút trọng yếu (đ.39).