Khác với các doanh nghiệp khác việc giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng của công ty thờng qua một số bớc chủ yếu sau:
- Bớc 1: ở bớc này thông qua tất cả các kênh tìm kiếm doanh nghiệp cố gắng tìm kiếm để phát hiện ra nhu cầu của bạn hàng ( hiện tại và tơng lai ) Xem những doanh nghiệp nào họ có nhu cầu gì , số lợng là bao nhiêu , họ có giấy phép hay không , giá cả, mẫu mã , chất lợng nh thế nào vv…
- Bớc 2: Doanh nghiệp liên hệ với khách hàng có thể liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp. Sau đó doanh nghiệp căn cứ vào các yêu cầu của họ nh : mẫu mã, giá cả , chất lợng , nhãn mác bao bì , thời gian và hình thức thanh toán ,
thời gian giao hàng v.v.. từ đó xem xét các điều kiện của mình xem có đáp ứng đợc không . Nếu đáp ứng đợc thì chuyển sang bớc 3
- Bớc 3 : Lập đơn chào hàng
Doanh nghiệp căn cứ vào các yêu cầu của khách hàng và đa ra đơn chào hàng của mình . Nếu khách hàng đồng ý thì hai bên chuyển sang bớc 4.
- Bớc 4 : Đàm phán
Cuộc đàm phán giữa doanh nghiệp và khách hàng có thể đợc trực tiếp hoặc gián tiếp tuỳ theo các điều kiện thông thờng , Nêu khối lợng hàng lớn , giá trị cao thì thờng đàm phán trc tiếp . Còn vơí khối lợng , giátrị hàng thấp có thẻ đàm phán gián tiếp qua điện thoại , fax , th vv Khi đàm phán hai bên đ… a ra các yêu cầu riêng của mình từ đó đi đến lợi ích chung . Nếu hai bên không thoả thuận đợc thì chấm dứt ở đây , còn nếu hai bên thoả thuận đợc thì đi đến kí kết hợp đồng .
- Bớc 5 : Kí kết hợp đồng
Đây là giai đoạn quan trọng nhất của cả quá trình giao dịch . Hợp đồng thờng đợc kí kết bằng văn bản dựa trên cơ sở luật pháp của cả hai bên tham gia và luật pháp , tập quán quốc tế làm nền tảng chung . Sau khi kí kết hợp đồng với doanh nghiệp thòng mong muốn hai bên hợp tác chặt chẽ với nhau để thực hiện tốt hợp đồng và có thể trở thành bạn hàng truyền thống của nhau