8. Cấu trúc đề tài
2.2.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời
Lập danh sách đại biểu
Khi lập danh sách, cán bộ phụ trách phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và địa chỉ liên hệ của đại biểu. Việc này nhằm đảm bảo rằng thông về đại biểu được không bị nhầm lẫn,cũng như có bất kỳ sai sót gì trong quá trình thực hiện.
Soạn thảo và gửi giấy mời hội nghị
Tuy mẫu giấy mời được soạn thảo thành các mẫu khác nhau nhưng một mẫu giấy mời phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
- Về hình thức của giấy mời
- Thể thức của văn bản: Giấy mời phải đảm bảo đầy đủ các thể thức cũng như kỹ thuật trình bày các thể thức phải đúng theo quy định của Nhà nước tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của cuộc họp. Chất liệu giấy dùng để in giấy mời phải là giấy cứng, không dễ bị nhàu, nát; một số hội nghị tại Bộ có sử dụng giấy bìa cứng, in màu để làm giấy mời cho hội
nghị góp phần làm tăng tính trang trọng cho hội nghị.
- Về nội dung của giấy mời gồm có các thành phần sau: + Tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời.
+ Tên hội nghị
+ Họ tên, chức vụ của người được mời + Thời gian tổ chức hội nghị
+ Địa điểm tổ chức hội nghị
+ Các yêu cầu hoặc đề xuất với đại biểu khi tham dự hội nghị
Sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong hội nghị có ý nghĩa rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ, sự chu đáo của Ban tổ chức Hội nghị đồng thời gây ấn tượng mạnh mẽ đến người tham dự. Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí cao hơn, người có chức vụ cao nhất và quan trọng nhất được xếp vào vị trí trung tâm hội nghị.