GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 03 tháng 09 năm 2008
Kính gửi: - Ông Vũ Văn Tính –Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Sông Đà 10 - Ông Trần Tuấn Linh – Trưởng phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần Sông Đà 10
Tên tôi là: Nguyễn Thanh Tùng
Địa chỉ: phụ trách thi công – công trình Ba Hạ - Phú Yên Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 250.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Mua nguyên vật liệu phục vụ gói thi công công trình Ba Hạ Thời hạn thanh toán: 30 ngày kể từ ngày nhận tạm ứng
Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị
Nguyên vật liệu mua về được vận chuyển đến nhập kho công trình, cán bộ vật tư kiểm tra chất lượng và lập Biên bản giao nhận vật tư. Kế toán đội căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Biên bản giao nhận vật tư để viết Phiếu nhập kho. Giá vật tư ghi trên Phiếu nhập kho là giá trên Hóa đơn GTGT chưa tính VAT, khối lượng thực tế là khối lượng được ghi trên biên bản giao nhận vật tư. Ở kho, thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho để tiến hành ghi Thẻ kho.
Khi có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho công tác thi công công trình và hạng mục công trình, cán bộ kỹ thuật công trình làm phiếu yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên chủ nhiệm công trình ký duyệt. Sau đó, người lập mang giấy đề nghị cung cấp vật tư xuống kho để lĩnh vật tư cho các bộ phận. Kế toán đội căn cứ vào đó lập Phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên, một liên lưu tại nơi lập, một liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho và cuối
tháng chuyển lên phòng tài chính kế toán để kế toán ghi sổ, một liên giao cho người nhận vật tư để theo dõi số lượng vật tư sử dụng. Phiếu xuất kho được đính kèm giấy đề nghị xuất vật tư.
Ví dụ về xuất vật tư cho công trình Ba Hạ, mẫu phiếu xuất kho như sau:
Biểu 3: Mẫu phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO
Số: 115 Nợ TK 621
Ngày 10 tháng 09 năm 2008 Có TK 152
Họ tên người nhận hàng: Ông Nguyễn Thanh Tùng
Lý do xuất kho: Thi công công trình Ba Hạ Xuất tại kho: Kho B5
Số TT
Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm vật tư (sản phẩm hàng hóa)
Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG
Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng p/v 152210 Tấn 15 15
2 Thép p/v 152521 Kg 6500 6500
3 Thép U CT3 50x25x3 152525 Kg 500 500
Cộng
Cộng thành tiền (Bằng chữ):
Xuất ngày 10 tháng 09 năm 2007
Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho Đơn vị trưởng cung tiêu hàng
Cuối tháng, kế toán đội lập bảng kê phiếu xuất vật tư để kiểm tra đối chiếu và ghi sổ. Mẫu bảng kê phiếu xuất vật tư như sau:
Biểu 4: Bảng kê phiếu xuất vật tư
BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT VẬT TƯ
Công trình Ba Hạ Tháng 09 năm 2008 STT Phiếu xuất Số hiệu Ngày tháng
Tên vật tư Mã vật tư ĐVT lượngSố 1 PXK 115/BH 10/07/08 Xi măng p/v 152210 Tấn 15 Thép p/v 152521 Kg 6500 Thép U CT3 50x25x3 152525 Kg 500 2 PXK 116/BH 12/07/08 Thép tấm CT3 0.8ly 152502 Tấm 400 … … … …
Phòng tài chính kế toán căn cứ vào chứng từ dưới công trình gửi lên, tính giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của vật liệu xuất kho rồi mới phản ánh vào chứng từ xuất nguyên vật liệu. Phần mềm kế toán SONGDA ACCOUNTING được thiết lập sẵn phù hợp cho việc theo dõi chi tiết nguyên vật liệu theo danh điểm và tính ra giá xuất vật tư cho từng nghiệp vụ.
+) Trường hợp 2: Đối với NVL mua ngoài giao tại chân công trình
Căn cứ vào tiến độ thi công và dự toán chi phí NVLtrực tiếp phục vụ cho thi công công trình, đội trưởng đội thi công ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. NVL đươc vận chuyển tới tận chân công trình đang thi công. Kế toán sẽ tập hợp chi phí trên liên 2 hoá đơn giá trị gia tăng do nhà cung cấp giao. Dưới đây là mẫu hoá đơn GTGT mua NVL chuyển thẳng tới chân công trình:
Biểu 5: Hóa đơn giá trị gia tăng
Mẫu số: 01GTKT- BLL
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số :0036
Liên 2: Giao cho khách hàng LB/2006B
Ngày 12 tháng 09 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công Ty Cổ Phần Lộc Ninh Địa chỉ: Phú Yên
Họ tên người mua: A. Nguyễn Thanh Tùng Đơn vị: Công ty Cổ phần Sông Đà 10 MST: 5900189357
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép XD D10 Kg 8000 15.350 122.800.000
2 Thép XD D18 Kg 7200 16.500 118.800.000
Cộng tiền hàng 241.600.000 Thuế suất thuế GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 24.160.000
Tổng tiền thanh toán 265.760.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm sáu mươi năm triệu bảy trăm sáu mươi nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Quy trình nhập chứng từ trên máy:
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành các bước như sau: Trên giao diện của phần mềm kế toán máy SONG DA ACCOUNTING vào biểu tượng nhập chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ thực tế phát sinh, kế
toán vào đầy đủ các thông tin của chứng từ vào máy: ngày tháng phát sinh, số chứng từ, nội dung của chứng từ. Sau khi đã vào đủ thông tin, kế toán nhấn nút “ghi” máy sẽ tự động chuyển số liệu sang sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 621 theo phần mềm kế toán đã được lập trình sẵn. Với công trình Ba Hạ do đội ông Nguyễn Thanh Tùng chịu trách nhiệm thi công, sổ chi tiết TK 621 được mở chi tiết cho công trình và chủ công trình như sau: