2.2.1.1. Cỏc trường hợp phỏt sinh quan hệ thanh toỏn với người bỏn tại Cụng ty
Quan hệ thanh toỏn với người bỏn phỏt sinh tại Cụng ty trong quỏ trỡnh Cụng ty nhập mua cỏc yếu tố đầu vào phục vụ cho quỏ trỡnh kinh doanh.
Ngoài cỏc nhà cung cấp chớnh cung cấp dầu và ụtụ, cũn cú cỏc trường hợp khỏc phỏt sinh quan hệ thanh toỏn với người bỏn tại Cụng ty như: vận chuyển, điện, nước, điện thoại, mua sắm văn phũng phẩm, TSCĐ,…
Đối với cỏc nhà cung cấp thường xuyờn, thường là Cụng ty ký hợp đồng một năm một lần và thực hiện cung cấp theo hợp đồng đó ký với mật độ diễn ra hàng ngày.
Cỏc trường hợp cũn lại phỏt sinh với giỏ trị khụng lớn hoặc khụng thường xuyờn được hạch toỏn trờn một sổ chung cú chi tiết từng đối tượng cụ thể.
2.2.1.2. Chớnh sỏch thanh toỏn với người bỏn tại Cụng ty
Do cỏc hợp đồng cung cấp ụtụ được Cụng ty ký với đối tỏc cố định một năm một lần hoặc nhiều năm một lần nờn Cụng ty thường cú thời gian chuẩn bị trước và thanh toỏn ngay khi giao hàng.
Cũn đối với hợp đồng cung cấp dầu Shell và cỏc mặt hàng khỏc thỡ tựy thuộc vào nhu cầu mới ký hợp đồng nờn trong cỏc trường hợp này mới phỏt sinh quan hệ trả chậm với người bỏn. Do vậy tài khoản 331 – “Phải trả người bỏn” thường cú số dư Cú trong cỏc trường hợp này.
Và do cỏc hợp đồng cung cấp ụtụ cú giỏ trị lớn và nhà cung cấp dầu Shell ở địa điểm xa (Sài Gũn) nờn phương thức thanh toỏn chủ yếu là bằng tiền gửi ngõn hàng. Ngoài ra với cỏc chi phớ khỏc như chi phớ vận chuyển, điện, nước, … thỡ phương thức thanh toỏn chủ yếu là tiền mặt.
Tuy nhiờn do đặc thự về chớnh sỏch và điều khoản thanh toỏn, Cụng ty ớt khi được nhà cung cấp thực hiện chiết khấu thanh toỏn và giảm giỏ hàng mua,
nếu cú phỏt sinh thỡ giỏ trị chiết khấu được hưởng được trừ trực tiếp trờn húa đơn.
Toàn bộ nhà cung cấp của Cụng ty là người bỏn trong nước, nờn đồng tiền sử dụng chủ yếu trong thanh toỏn là Việt Nam Đồng.
Việc thanh toỏn bằng ngoại tệ tại Cụng ty chủ yếu xuất hiện trong cỏc nghiệp vụ nhập mua ụtụ tại Cụng ty và đồng ngoại tệ duy nhất được sử dụng trong cỏc nghiệp vụ này là USD.
Nguyờn tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi tại Cụng ty được thực hiện theo quy định.
- Đối với khoản chi để mua ụtụ cú sử dụng gốc ngoại tệ, Cụng ty sử dụng tỷ giỏ bỡnh quõn liờn ngõn hàng ở thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ để quy đổi thành VND.
- Đến hạn thanh toỏn, Cụng ty sử dụng tỷ giỏ bỡnh quõn liờn ngõn hàng ở thời điểm hiện tại để quy đổi thành VND. Và phần chờnh lệch được hạch toỏn theo quy định chung:
Nếu tỷ giỏ tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tại thời điểm cuối kỳ, Cụng ty ghi nhận như sau:
Nợ TK 635 – chi phớ tài chớnh: phần chờnh lệch tỷ giỏ giữa 2 thời điểm Cú TK 413 – chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi
Ngược lại, nếu tỷ giỏ tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ lớn hơn tại thời điểm thanh toỏn, Cụng ty ghi nhận như sau:
Nợ TK 413 – chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi
Cú TK 515 – doanh thu tài chớnh: phần chờnh lệch tỷ giỏ giữa 2 thời điểm
Tuy nhiờn chớnh sỏch thanh toỏn với nhà cung cấp của Cụng ty chủ yếu là thanh toỏn ngay nờn rất ớt khi phỏt sinh trường hợp này.
2.2.1.3. Đối tượng thanh toỏn
Đối tượng thanh toỏn chớnh và thường xuyờn của Cụng ty là nhà cung cấp ụtụ và dầu Shell: