Qua tổ chức các hoạt động giới thiệu tết Trung thu của 3 quốc gia, BTDTHVN đã đạt được một số kết quả đáng kể. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai và phối hợp chúng tôi cũng nhận thấy một số bất cập/ khó khăn.
Thứ nhất, việc mời người dân đến trình diễn trong các hoạt động giao lưu văn hóa khác nhau ở mỗi địa phương/ quốc gia có những yêu cầu riêng, bởi vậy việc đáp ứng các nhu cầu, thói quen, phong tục tập quán hết sức đa dạng đó là điều không dễ. Mỗi một hoạt động của bảo tàng trung bình cần huy
động sự tham gia của khoảng 100 nghệ nhân dân gian đến từ các địa phương/ quốc gia khác nhau. Các nghệ nhân dân gian có thể là người dân tộc thiểu số hay người nước ngoài, họ có thể đến từ vùng đồng bằng, vùng miền núi hay từ những quốc gia ngoài Việt Nam như ở Hàn Quốc, Nhật Bản… Tất cả các yếu tố đó phần nào tạo nên sự đa dạng, phức tạp hay nói cách khác là những khó khăn cho mỗi hoạt động. Nhu cầu tổ chức hoạt động của bảo tàng cần tăng cường giới thiệu văn hóa của các dân tộc vùng sâu vùng xa - nơi có nhiều dân tộc thiểu số sinh sống, đặc biệt ưu tiên các dân tộc lần đầu tiên đến trình diễn hoặc các dân tộc ở nước ngoài ngày càng cao. Để tiếp cận và mời được những nhóm dân tộc này đòi hỏi phải có những chuẩn bị kỹ lưỡng, những chuyến đi nghiên cứu và làm việc với họ trước khi họ chính thức tham gia. Điều đầu tiên chúng tôi hay gặp phải đó là sự từ chối không muốn ra khỏi bản làng, không muốn đi xa gia đình. Đây là một tâm lý dễ hiểu bởi hầu hết họ là người lần đầu đi xa nhà, lần đầu đến BTDTHVN để trình diễn. Họ chưa hiểu được các công việc của bảo tàng có ý nghĩa như thế nào đối với cá nhân và cộng đồng của chính họ. Và nhiều người trong số họ thường cho rằng các công việc họ đang làm rất bình thường, chuyện đời thường hằng ngày chứ không có gì cần phải trình diễn/ biểu diễn hay giới thiệu. Đó là những tâm lý và suy nghĩ khiến chúng tôi phải dành nhiều thời gian thuyết phục. Từ giải thích về ý nghĩa công việc của bảo tàng đang làm, đang muốn giúp đỡ cộng đồng, đến lấy các ví dụ dẫn chứng về những lợi ích, ý nghĩa của các nghệ nhân đã tham gia trong chương trình ở bảo tàng… đã giúp chúng tôi dần dần thuyết phục họ. Một điều nữa khi làm việc với đa dạng các nghệ nhân trình diễn tại bảo tàng, chúng tôi cố gắng thấu hiểu và chia sẻ với từng trường hợp từng nhóm, làm sao phải điều chỉnh các hoạt động hài hòa với những thói quen, phong tục tập quán riêng. Chẳng hạn, có người đã nhất trí tự giới thiệu về loại hình văn hóa của dân tộc mình khi trình diễn tại bảo tàng nhưng trên thực tế họ lại không nói vì
ngại đứng trước đám đông hoặc những ngày đầu mới xa gia đình họ thấy buồn, không có tâm trạng để nói. Hay có dân tộc lại có thói quen uống rượu khi ăn bởi vậy ít nhiều cũng ảnh hưởng đến quá trình trình diễn trước công chúng. Đôi khi cũng có những trường hợp vui vẻ bỏ vị trí trình diễn đi chơi/ chụp ảnh với người nước ngoài hoặc có những phát biểu mang tính cá nhân với giới truyền thông. Ngoài ra, việc mời các nghệ nhân dân gian nước ngoài cũng vô cùng khó khăn bởi chi phí đi lại rất cao và họ có những yêu cầu khá kỹ càng trong việc sinh hoạt tại Việt Nam. Nghệ nhân dân gian Nhật Bản là một ví dụ, khi đặt vấn đề mời nghệ nhân sang trình diễn Trà đạo họ yêu cầu phải có người nhà đi cùng để chăm sóc, phải ở đúng khách sạn của người Nhật hay ở, bữa ăn hằng ngày theo đồ ăn của Nhật… Điều này cũng tạo ra những khó khăn cho chúng tôi lúc ban đầu. Chúng tôi đã phải tìm hiểu lại các nhu cầu, thói quen của người Nhật và thuyết phục họ theo hướng sắp xếp của bảo tàng. Tất cả những tình huống, câu chuyện thực tế trên đều liên quan trực tiếp đến nếp nghĩ, thói quen, phong tục tập quán riêng từng cá nhân, từng nhóm. Bởi vậy, nhiệm vụ đặt ra với người tổ chức phải luôn tìm hiểu các đặc điểm, sở thích của cá nhân/ nhóm người trình diễn; tiên lượng và tháo gỡ được những khó khăn bằng cách hài hòa các nhu cầu; không được phép sai sót làm ảnh hưởng đến các hoạt động trình diễn.
Thứ hai, tạo bối cảnh phục vụ hoạt động trình diễn ở bảo tàng sao cho sát thực và gần gũi với địa phương là điều khó khăn. Những buổi trình diễn và
giao lưu văn hóa chỉ thành công khi người trình diễn (chủ thể văn hóa) được bố trí trong không gian, môi trường ở địa phương. Họ sẽ cảm thấy thoải mái, tự tin và sẵn sàng chia sẻ. Chúng tôi thường nghiên cứu đặc điểm từng loại hình trình diễn để có phương án tạo dựng môi trường phục vụ trình diễn tránh được vấn đề “sân khấu hóa”. Hầu hết các hoạt động đều được bố trí trong khung cảnh tự nhiên hạn chế dùng sân khấu để người trình diễn cảm thấy gần gũi với mọi người. Cách bố trí vị trí cho công chúng cũng được chú ý, không có khoảng cách nào giữa họ với người trình diễn như chúng tôi không dây ngăn cách, hạn chế dùng ghế cho hoạt động, một số hoạt động còn dùng chiếu
như trình diễn làm đèn ông sao, làm ông tiến sỹ giấy… cả nghệ nhân và khách tham quan ngồi quây quần trên chiếu vừa làm vừa trò chuyện giống như một gia đình. Bên cạnh việc tạo ra môi trường trình diễn gần gũi với thực tế việc lựa chọn loại hình trình diễn nào để giới thiệu với công chúng cũng vô cùng quan trọng. Thực tế, có những loại hình nghệ thuật hay nghề truyền thống rất hay nhưng chúng ta không thể trình diễn tách ra khỏi cộng động hay tách ra khỏi phần nghi lễ. Ví dụ như khi nghiên cứu tết Trung thu của Hàn Quốc chúng tôi nhận thấy việc cả gia đình người Hàn mặc trang phục truyền thống, đứng xếp hàng trước bàn thờ cùng cúi lạy tổ tiên đồng thời đọc lời khấn rất ấn tượng và hay. Nhưng phần nghi lễ và hoạt động này không thể tách rời môi trường thật để đưa về bảo tàng trình diễn, vì thế không thể chọn trình diễn này. Thứ ba, trong quá trình sử dụng trưng bày để khai thác giới thiệu văn hóa dân gian của các nước chúng tôi đã gặp phải khó khăn trong việc lựa chọn
ngôn ngữ trong trưng bày. Theo tiêu chuẩn của bảo tàng các bài giới thiệu
trưng bày luôn sử dụng 3 ngữ Việt - Pháp - Anh, nên khi trưng bày giới thiệu về văn hóa của Hàn Quốc hay Nhật Bản đã gây khó khăn trong quyết định sử dụng ngôn ngữ nào. Một số ý kiến cho rằng chỉ sử dụng 3 ngôn ngữ theo qui định của bảo tàng, một số khác cho rằng sử dụng cả 4 ngữ tức là thêm ngôn ngữ của Hàn Quốc/ Nhật Bản hay có ý kiến lại muốn bỏ đi tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và thay vào đó sử dụng ngôn ngữ của chủ thể văn hóa để thể hiện sự tôn trọng chủ thể cũng như đáp ứng mong muốn của đối tác. Chúng tôi đã dành nhiều thời gian cho thảo luận này làm thế nào để vừa duy trì được trưng bày theo tiêu chuẩn của bảo tàng vừa giải quyết được vấn đề sử dụng ngôn ngữ của chủ thể văn hóa mà không ảnh hưởng đến việc thiết kế đồ họa. Sử dụng 3 ngôn ngữ như thông lệ là điều bình thường không cần thảo luận nhưng nếu sử dụng 4 ngôn ngữ trên một panô sẽ ảnh hưởng đến thiết kế bởi quá nhiều chữ là điều bảo tàng không muốn vì sẽ tạo cảm giác khó đọc, không thoải mái cho công chúng, hơn nữa các kiểu chữ của Hàn Quốc và Nhật Bản không phải là dạng chữ Latinh nên cũng có những khó khăn nhất định trong thiết kế… Nếu bỏ đi tiếng của chủ thể văn hóa cũng là không nên bởi ngôn ngữ của mỗi quốc
gia thể hiện niềm tự hào dân tộc. Cuối cùng chúng tôi quyết định vẫn thực hiện theo tiên chuẩn của bảo tàng, vẫn giữ ngôn ngữ của chủ thể văn hóa và không làm ảnh hưởng đến thiết kế trưng bày bằng cách thiết kế nội dung giới thiệu trên panô với 3 ngữ qui chuẩn, riêng ngôn ngữ của chủ thể văn hóa thiết kế theo dạng sách cứng và cùng trưng bày trong phòng trưng bày chuyên đề.
Thứ tư, vì các hoạt động này tổ chức mang tính chất sự kiện chỉ diễn ra trong vài ngày, đồng thời thế mạnh của BTDTHVN là khu ngoài trời nên các hoạt động chủ yếu khai thác tại không gian ngoài trời. Chính vì vậy yếu tố thời
tiết ảnh hưởng đến việc tổ chức các hoạt động. Không gian ngoài trời của bảo
tàng khá rộng và là nơi trưng bày các ngôi nhà dân gian. Chúng tôi thường bố trí các hoạt động trình diễn xung quanh các ngôi nhà để tận dụng không gian văn hóa. Tuy nhiên, có một thực tế nếu thời tiết mưa hoặc nắng to sẽ không có công chúng nào muốn tham gia các hoạt động ngoài trời, nhất là gia đình có trẻ em thường sẵn sàng hủy các cuộc đi chơi như thế này. Dựa trên nhu cầu và tâm lý của công chúng chúng tôi thường xử lý tình huống bằng cách căng dù, dựng nhà bạt, dùng ô che… nhưng điều này chỉ có thể khắc phục tạm thời khi mưa không quá to hoặc trời không quá nóng. Năm 2009 chúng tôi đã phải tạm dừng hoạt động trình diễn Trà đạo trong một buổi vì thời tiết quá mưa, mái che không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của địa điểm trình diễn. Tuy nhiên chúng tôi cũng linh hoạt trong xử lý việc này thay việc xem và thưởng thức Trà đạo bằng cách mời nghệ nhân chỉ trò chuyện giao lưu với công chúng. Hai bên chia sẻ những hiểu biết về Trà đạo, về nghệ thuật pha trà, câu chuyện của nghệ nhân trong nghệ thuật này… Bằng cách xử lý khéo léo các tình huống bất ngờ trong quá trình tổ chức hoạt động, chúng tôi đã đáp ứng được phần nào nhu cầu của công chúng và tránh được những phản ứng không tích cực từ phía công chúng hoặc người trình diễn.
Thứ năm, số lượng khách tham quan là thước đo kết quả của một hoạt động. Chiến lược truyền thông quảng bá cho từng hoạt động là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp số lượng khách tham quan. Mặc dù trong những năm qua bảo tàng đã rất quan tâm đến công tác truyền thông song vẫn thể hiện một số bất
cập. BTDTHVN chưa có kế hoạch dài hơi trong việc tổ chức các hoạt động bởi
vậy công tác truyền thông không thể lên một kế hoạch dài hạn. Điều này dẫn
đến hạn chế trong việc triển khai các kênh truyền thông có đối tượng công chúng đi theo tập thể, nhất là khách nước ngoài đặt tour đi qua công ty du lịch. Chúng tôi thường xuyên gửi thông báo tới các công ty du lịch trước khi hoạt động diễn ra những hầu hết các thông báo đó chỉ phù hợp với tour lẻ đi 1-2 người, những tour đông người thường có kế hoạch sắp xếp trước hàng năm. Chính vì thế đối tượng khách nước ngoài đến tham gia chủ yếu từ những tour lẻ và tour có sự sắp xếp ngẫu nhiên trùng ngày. Những nhóm học sinh đi tham quan theo lớp hoặc trường cũng chưa được tiếp thị bài bản. Mặc dù BTDTHVN là một điểm đến tham quan, học tập của nhiều trường song những dịp có hoạt động vẫn chưa thu hút được nhóm này. Lý do một phần do cơ chế hoạt động của ngành giáo dục nên nhà trường gặp khó khăn khi bố trí học sinh đi vào những dịp này mặt khác bảo tàng chưa thực sự nghiên cứu cách thức phối hợp chặt chẽ với nhà trường để thúc đẩy việc cho học sinh tham gia vào các hoạt động này. Ngoài ra, các thông tin phục vụ truyền thông không có kế hoạch sớm cũng làm hạn chế việc đưa tin trên báo, truyền hình. Một số báo, tạp chí ra theo quý hoặc theo tháng hay các kênh truyền hình lên kế hoạch trước hàng tháng bởi vậy các thông tin của bảo tàng gửi đến họ trong một thời gian ngắn nên không thể sắp xếp quảng bá được.
Như vậy, có thể nói để quá trình khai thác các yếu tố văn hóa dân gian trong việc giới thiệu tết Trung thu của 3 quốc gia một cách hiệu quả và tránh được một số bất cập như đã nêu ở trên. BTDTHVN cần có những kế hoạch dài hơi, chuẩn bị và lường trước mọi tình huống trước, trong và sau quá trình tổ chức.