Bộ máy tổ chức của VietinBank – chi nhánh Tây Ninh đƣợc áp dụng theo phƣơng thức quản lý trực tuyến. Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của chi nhánh; giám đốc và các phó giám đốc chỉ đạo điều hành tất cả các phòng ban tại hội sở và các phòng giao dịch; các phòng chức năng ở hội sở chính quản lý về mặt nghiệp vụ đối với các phòng giao dịch; các phòng giao dịch
hoạt động nhƣ một chi nhánh trực thuộc. Trƣởng phòng chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị mình.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
* Phòng tổ chức hành chính:
Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mƣu cho giám đốc các lĩnh vực: tổ chức đào tạo công nhân viên, tuyển dụng lao động, quản lý tiền lƣơng, công tác tổng hợp thi đua, công tác hành chính quản trị.
Giám đốc Phó giám đốc Phòng khách hàng DN Phòng Bán lẻ Phòng dịch vụ khách hàng Phòng GD Thị Xã Phòng HTTD Phòng GD Gò Dầu Phòng GD Tân Châu Phòng GD Tân Biên Phòng GD Cầu Quan Phòng GD Bàu Năng Phòng GD Chà Là Phòng GD KaTum Phòng TCHC Phòng Tổng hợp Phó giám đốc
* Phòng khách hàng doanh nghiệp:
Phòng khách hàng doanh nghiệp có chức năng tham mƣu cho ban lãnh đạo chi nhánh trong quản lý, khai thác và bán các sản phẩm dịch vụ cho các khách hàng doanh nghiệp.
Nhiệm vụ: Chủ động tìm kiếm tiếp thị khách hàng mới, chăm sóc duy trì quan hệ thƣờng xuyên với các khách hàng doanh nghiệp. Khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ từ các khách hàng doanh nghiệp và các tổ chức khác nhƣ đơn vị hành chính sự nghiệp, các ban quản lý dự án… theo quy định hiện hành của NHCT. Khai thác nguồn vốn nƣớc ngoài từ các chƣơng trình tín dụng quốc tế nhƣ JICA, JBIC….Tìm kiếm, tiếp nhận, thẩm định phƣơng án và tài sản bảo đảm đề xuất tín dụng cung cấp các sản phẩm tín dụng cho khách hàng doanh nghiệp. Kiểm tra giám sát chặt chẽ trƣớc trong và sau cho vay. Đôn đốc thu hồi các khoản nợ xấu, nợ XLRR.
* Phòng Bán lẻ:
Phòng bán lẻ có chức năng tham mƣu cho ban lãnh đạo chi nhánh trong quản lý, khai thác và bán các sản phẩm dịch vụ cho các khách hàng cá nhân.
Nhiệm vụ: Tìm kiếm, tiếp thị, tƣ vấn, hỗ trợ, chăm sóc khách hàng là cá nhân hộ gia đình; phối hợp cùng các bộ phận liên quan cung cấp trọn gói các sản phẩm, dịch vụ của NHCT cho các khách hàng cá nhân. Tiếp nhận, hƣớng dẫn khách hàng cung cấp, hoàn thiện hồ sơ đề nghị vay vốn, bảo lãnh, chiết khấu, ủy thác, đầu tƣ và các hình thức cấp tín dụng khác bao gồm cả các hình thức tài trợ thƣơng mại, phối hợp tiếp nhận hồ sơ, hoàn thiện thủ tục mở thẻ tín dụng quốc tế. Xây dựng phƣơng án thu nợ và xử lý các khoản nợ quá hạn. Nghiên cứu đề xuất các giải pháp phát triển, cải tiến các sản phẩm, dịch vụ, quy trình giao dịch đối với KHCN. Triển khai thực hiện đánh giá tổng kết kết quả triển khai các sản phẩm dịch vụ.
* Phòng Tổng hợp:
Phòng Tổng hợp có chức năng tham mƣu cho ban lãnh đạo chi nhánh trong công tác lập, xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch, tổng hợp báo cáo tại chi nhánh, công tác quản lý rủi ro hoạt động.
Nhiệm vụ: Tính toán xác định lãi suất đầu vào, đầu ra giúp ban giám đốc triển khai kế hoạch kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, tính toán, phân bổ đánh giá mức độ hoàn thành chỉ tiêu các phòng định kỳ, đầu mối phát triển mạng lƣới, báo cáo thống kê.
* Phòng dịch vụ khách hàng: - Bộ phận kế toán
Chức năng: Trực tiếp giới thiệu, tƣ vấn hỗ trợ và thực hiện các giao dịch, dịch vụ trực tiếp với khách hàng; Cung cấp các sản phẩm dịch vụ ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thanh toán và các nghiệp vụ khác, xử lý hạch toán giao dịch; tổ chức công tác hạch toán kế toán, thực hiện giao dịch tài chính và phi tài chính của toàn chi nhánh đúng theo quy định hiện hành của NHCT; Thực hiện kiểm soát đối với các giao dịch tài chính đã phát sinh tại đơn vị sau mỗi ngày, mỗi tháng, quý, năm; Thực hiện nghiệp vụ và các công việc liên quan đến công tác quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ tại chi nhánh.
Nhiệm vụ: Trực tiếp giới thiệu tƣ vấn, cung ứng/bán và hỗ trợ khách hàng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của NHCT nhanh chóng chính xác, an toàn hiệu quả. Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát và hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời các giao dịch tài chính liên quan đến khách hàng đúng chế độ kế toán. Tiếp nhận hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ, thƣ bảo lãnh từ phòng khách hàng thực hiện kiểm soát, giải ngân, thu nợ, thu lãi, tất toán khoản vay…
- Bộ phận ngân quỹ
Chức năng: Quản lý toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ tài sản bảo đảm…; bảo đảm công tác an toàn kho quỹ của chi nhánh tại
nơi giao dịch, kho bảo quản và trên đƣờng vận chuyển; Điều hành và sử dụng tiền mặt tiết kiệm, hiệu quả.
Nhiệm vụ: Quản lý an toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ tài sản bảo đảm… của chi nhánh tại nơi giao dịch, kho bảo quản và trên đƣờng vận chuyển theo đúng quy định của NHNN và NHCT. Điều phối tiền mặt hợp lý giữa Hội sở chi nhánh với các phòng giao dịch, máy ATM. Thực hiện việc lĩnh, nộp tiền mặt với NHCT và NHNN của tỉnh. Chịu trách nhiệm cuối cùng về tình hình quản lý tiền mặt hàng ngày của chi nhánh.
* Các phòng giao dịch:
Mỗi một phòng giao dịch giống nhƣ một ngân hàng thu nhỏ, có bộ phận huy động vốn, có bộ phận tín dụng làm công tác cho vay, có bộ phận kế toán đảm nhận các công việc kế toán cho vay, thu nợ, kế toán tiết kiệm thực hiện theo chế độ kế toán báo sổ. Tùy theo tình hình kinh tế từng thời kỳ Giám đốc có giao mức phán quyết cho vay đối với các trƣởng phòng cho phù hợp. Chi nhánh tiến hành phân công cho các phòng phụ trách cho vay đối với từng địa bàn nhất định.