8. Cấu trúc đề tài
2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản mà vô cùng phức tạp và nhiều bước. Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuối cùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường cán bộ, nhân viên Văn phòng phải trải qua các bước sau:
Bước 1: Chủ trương
Lãnh đạo công ty ra chủtrương tổ chức hội nghị hoặc các lãnh đạo các đơn vị đề xuất. Lãnh đạo công ty quyết định tổ chức hội họp. Lãnh đạo công ty căn cứ vào kế hoạch công tác năm của công ty và sự chỉ đạo của đơn vị chủ quản ra chủ trương.
Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị
Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình ban lãnh đạo công ty về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị.
Trường hợp Văn phòng công ty được phân công chủ trì, bộ phận phụ trách xây dựng tờ trình. Chánh Văn phòng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cho cán bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị. Những người được phân công phụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm công tác trong việc lập và tổ chức hội nghị. Bởi lẽ kế hoạch tổ chức hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức cuộc họp. Do đó khi lập kế hoạch tổ chức phải đảm bảo một số yêu cầu nội dung cơ bản sau:
- Thể thức văn bản;
- Tính khả thi khi triển khai;
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch; + Thời gian tổ chức Hội nghị
+ Thành phần hội nghị
+ Nội dung chính của hội nghị
+ Kinh phí tổ chức hội nghị ( nếu cuộc họp diễn ra ở quy mô rộng ) + Phân công tổ chức thực hiện
Bước 3: Xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị
- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Tổng giám đốc thì thực hiện theo quy chế làm việc của công ty);
- Hội nghịchuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Văn phòng ); - Hội nghị khách hàng;
- Hội nghịLãnh đạo công ty thường kỳ;
- Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác hàng năm của công ty;
- Lãnh đạo công ty làm việc với Lãnh đạo các cơ quan khác - Các Hội nghịkhác để giải quyết công việc.
Bước 4: Gửi tờtrình đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan
Sau khi Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ mang bản kế hoạch tổ chức hội nghị xuống Văn phòng công ty để làm các thủ tục ban hành văn bản và nhân bản kế hoạch theo số lượng các đơn vị tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị đểcác đơn vị thực hiện cho đúng với tiến độ mà kế hoạch đã đề ra.
Bước 5: Phân công công việc
Việc thành lập Ban tổ chức không phải là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các hội nghị. Tuỳ theo tính chất, nội dung và quy mô của hội nghị mà
việc thành lập ban tổ chức hội nghị có thể được hoặc không được chính thức (trên văn bản). Đối với các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chất thường xuyên thì Chánh Văn phòng công ty, sẽ có công văn phân công công việc cho các đơn vị có liên quan đến hội nghị (đã xác định trong kế hoạch tổ chức hội nghị) để thực hiện theo đúng như tiến độ đã được quy định rõ trong công văn và kế hoạch.
Đối với các cuộc hội họp lớn, Chánh Văn phòng sẽ cử cán bộ soạn thảo quyết định thành lập ban tổ chức và các ban, tiểu ban giúp việc tổ chức hội nghị. Việc thành lập ban tổ chức hội nghị thường đi liền với việc phân công công việc phục vụ tổ chức hội nghị. Thông thường cơ cấu tổ chức của một hội nghị bao gồm các thành phần sau:
- Tổng/ Phó giám đốc - Trưởng Ban, phụ trách quản lý, chỉ đạo toàn bộ các công việc tổ chức hội nghị;
- Chánh Văn phòng - Phó ban, chỉ đạo thực hiện chuẩn bị nội dung hội nghị, cũng như công tác hậu cần của hội nghị;
- Lãnh đạo các đơn vị và phòng ban có liên quan đến hội nghị, - Thành viên, tham gia phối hợp với Văn phòng trong tổ chức hội nghị.
Ban tổ chức hội nghị họp và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên. Sau khi có quyết định thành lập Ban tổ chức, Trưởng ban tổ chức và các thành viên trong ban tổ chức tiến hành Hội nghị, triển khai nội dung kế hoạch và tiến hành phân công công việc cho các đơn vị. Các công việc được phân công theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị nhằm đảm bảo rằng các công việc được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất.