- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.1. Những quy định của nhà nƣớc về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Cho đến nay, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Những văn bản này do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở Trung ương ban hành như: Hội đồng Nhà nước, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Ban Tổ chức Cán Bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), một số Bộ khác và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Các hình thức văn bản gồm: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị…Những văn bản này đã quy định về nhiều vấn đề khác nhau trong quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, trong đó có các điều khoản về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Mức độ ở mỗi văn bản tuy có khác nhau nhưng nhìn chung các quy định trong các văn bản đó cũng đã điều chỉnh một số vấn đề rất cơ bản thuộc lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu trong công tác lưu trữ. Có thể khái quát các quy định đó ở các khía cạnh sau:
Vấn đề này đã được qui định về mặt nguyên tắc trong một số văn bản, cụ thể như tại điều 5 của Quyết định 168-HĐBT “Các tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng”. Tài liệu bảo quản ở Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ là thành phần thuộc Phông lưu trữ Quốc gia, do đó quy định nêu trên đã xác định rõ trách nhiệm của Văn phòng Chính phủ trong việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Ngoài ra Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định không những trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức mà còn quy định cả trách nhiệm của cán bộ công chức làm công tác lưu trữ đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 6 của Pháp lệnh đã quy định rõ “Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia”. Đặc biệt gần đây nhất Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định tại khoản 3 điều 29 “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý” và điều 31 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình”
Như vậy, các quy định trên đã cho thấy pháp luật lưu trữ ở nước ta đã xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do mình quản lý.
- Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Quyền và nghĩa vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức và công dân đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những vấn đề cơ bản nhất cần phải được điều chỉnh bằng pháp luật. Vấn đề này pháp luật lưu trữ ở nước ta đã có được những quy định quan trọng. Trong Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia có điều 8 đã quy định là “các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học. Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng”. Nghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, điều 12 của Pháp lệnh đã
quy định “Việc sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối, chính sách và bảo đảm bí mật của Đảng và nhà nước”. Đến Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì vấn đề quyền và trách nhiệm đối với việc tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể như “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các quy định cảu Pháp lệnh này và các quy định khác có liên quan”. Khoản 1 điều 29 Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định rõ hơn “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác”. Về nghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, khoản 2 điều 29 đã quy định “Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan”. Ngoài ra, về quyền và nghĩa vụ trong sử dụng tài liệu lưu trữ, pháp luật lưu trữ nước ta còn quy định về việc người nước ngoài được sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử trong cơ quan lưu trữ lịch sử của Việt Nam đồng thời với việc có trách nhiệm tuân thủ các quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ.
-Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những vấn đề chủ yếu nhất của quản lý trong lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Vấn đề này liên quan đến hầu hết các cơ quan, tổ chức ở các ngành, các cấp. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã có các quy định cụ thể hơn về vấn đề này ở các điều 20 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý”; Điều 20 “Cơ quan, tổ chức nào cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cơ quan, tổ chức đó cho phép sao tài liệu lưu trữ, cơ quan lưu trữ được cấp chứng
thực tài liệu lưu trữ”. Tại Luật Lưu trữ quy định vấn đề này ở dạng tóm lược hơn điều 31 quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình ”.
Như vậy, các quy định nêu trên đã xác định thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu, thẩm quyền công bố tài liệu, sao tài liệu cũng như cấp chứng thực tài liệu lưu trữ. Quy định này đánh dấu sự tiến bộ trong pháp luật lưu trữ Việt Nam bởi vì trong hầu hết các văn bản về công tác lưu trữ trước đây chưa có quy định nào về vấn đề này.
- Quy định về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức các hình thức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ đơn thuần là vấn đề chuyên môn nghiệp vụ mà nó còn là vấn đề của quản lý. Trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ở nước ta không có nhiều các điều khoản quy định trực tiếp về các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng thông qua các quy định có liên quan đã đề cập đến một số hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Ví dụ trong Quyết định 168-HĐBT đã đề cập đến hình thức công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ ở Điều 5 “Các tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu…” hoặc trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 có Điều 18 đề cập đến hình thức “thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ”, Điều 22 đề cập đến hình thức “sao tài liệu lưu trữ” và “cấp chứng thực tài liệu lưu trữ”. Các quy định này tuy chưa đầy đủ nhưng các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã được đề cập đến trong một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ đã là cơ sở pháp lý để các cơ quan có thể tổ chức thực hiện các hình thức đó. Hiện nay Luật Lưu trữ năm 2011 đã cụ thể thể về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Điều 32 “Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử xuất bản ấn phẩm điện tử; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ”. Như vậy với những quy định đầy đủ
này, tùy vào tình hình thực tế các cơ quan mà có quy định hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho phù hợp.
- Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ
Thông thường trong một kho lưu trữ, nhất là các lưu trữ lịch sử được bảo quản khá nhiều khối hoặc phông tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử khác nhau. Xét về phạm vi sử dụng, các khối hoặc phông tài liệu đó được chia thành các loại thuộc diện sử dụng rộng rãi và hạn chế sử dụng. Đối với loại tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng gồm có tài liệu bí mật nhà nước, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hỏng. Do đó trong pháp luật lưu trữ nước ta cũng có một số nguyên tắc về chế độ sử dụng tài liệu thuộc diện như đã nêu trên. Điều 8 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định “Việc thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật”; điều 18 “Tài liệu lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho các yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm”; Điều 19 “Tài liệu lưu trữ dặc biệt quý hiếm, tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng bảo sao” và điều 21 “Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trong trường hợp đặc biệt được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thì chỉ được mang bản sao”. Đến Luật Lưu trữ cũng với những quy định trên nhưng được diễn giải ra rõ hơn.
Các quy định nguyên tắc về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan lưu trữ và cơ quan quản lý lập danh mục các loại tài liệu lưu trữ được sử dụng theo các chế độ khác nhau.
- Ngoài quy định như đã nêu trên, trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ còn quy định một số nguyên tắc khác về sử dụng tài liệu lưu trữ như vấn đề mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài hoặc về thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Những quy định trên đây là cơ sở pháp lý quan trọng để Văn phòng Chính phủ vận dung khi nghiên cứu, tham khảo đưa ra các quy định phù hợp với thực tế công tác lưu trữ nói chung và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ nói riêng.