Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình
MỤC LỤC
Những vấn đề chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty cổ phần Xuất – Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình
Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu
Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của Xí nghiệp May xuất khẩu có những nét riêng biệt và khó khăn hạ thấp chi phí vật liệu, sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất - đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu cuả Xí nghiệp. Tuy không là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, nó chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý như: đầu máy khâu, phấn may, giấy gói hàng, sơn trắng, vải mành dứa, phấn thỏi, phấn bột, nẹp sắt….
Công tác quản lí nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu
Do vậy hệ thống định mức của Xi nghiệp đã được xây dựng và đưa vào sử dụng nhiều loại định mức khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, không ngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệu tiêu dùng trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định. Mục đích của cuộc kiểm kê là xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu hiện có, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và cán bộ sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý nguyên vật liệu.
Tính giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu
Ngoài ra một khó khăn lớn trong việc bảo quản nguyên vật liệu của Xí nghiệp là diện tích kho quá hẹp dẫn đến nguyên vật liệu trong kho để rất nhiều chủng loại như vậy ảnh hưởng tới chất lượng một số nguyên vật liệu dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông,… gây khó khăn trong việc xuất, nhập nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu để gia công cho cho một số đơn hàng đặc biệt đó là trang phục công sở (theo HĐ giữa Công ty cổ phần Xuất - Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình và đơn vị kết nghĩa Công ty Thương mại Xuất Nhập khẩu Hòa Bình), đồng phục quản lí và quần áo phạm (theo HĐ giữa Công ty Cổ phần Xuất - Nhập Khẩu Hòa Bình và Trung tâm chữa bệnh - giáo dục Lao động xã hội Hũa Bỡnh) chỉ được theo dừi số lượng.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu 1. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Công ty Hưng Thái đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên Hóa đơn.
Mấu Biên bản kiểm nghiệm Xí nghiệp
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải skavi, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và số lượng thực nhập và cùng người giao hàng kí vào phiếu. Kế toán vật liệu sau khi nhận được chứng từ sẽ kiểm tra và ghi đơn giá, tính tổng tiền trên phiếu, định khoản và ghi vào sổ kế toán, bảo quản chứng từ.
Mẫu phiếu nhập kho Xí nghiệp
Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình sử dụng các chứng từ sau: Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Phiếu báo vật tư tồn cuối kì, Biên bản kiểm kê,…. Hàng tháng hay khi có nhu cầu, bộ phận kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất và dựa trên nhu cầu về vật liệu để ra lệnh xuất kho. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng kí xong chuyển cho giám đốc hay người được ủy quyền kí duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho nhận hàng.
Mẫu Phiếu xuất kho Xí nghiệp
Kế toán chi tiết tại kho
Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và xử lý. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập - xuất kho vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập, thực tế xuất kho rồi ghi số thực nhập, số thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho.
Mẫu thẻ kho Xí nghiệp Công ty CP XNK 3-2 Hòa Bình
Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên (từ 5 - 10 ngày/1 lần), kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó. Sau khi phân loại theo loại vật liệu thì tiếp tục phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) và phân theo hình thức thanh toán (nếu là chứng từ nhập). Tuỳ thuộc vào tính chất của nguyên vật liệu (khối lượng công việc nhập xuất nhiều hay ít) mà mỗi thứ vật liệu được mở 1 hay vài tờ.
Mẫu sổ chi tiết TK 152
Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với Sổ cái, cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết để vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư theo từng nhóm, loại vật tư.
Mẫu bảng tông hợp Nhập –Xuất – Tồn
Mặt khác do nguyên vật liệu gia công chủ yếu nhập từ phía các bạn hàng lâu năm, ổn định, cùng đó là sự năng động của cán bộ thu mua vật tư nên nguyên vật liệu ở Xí nghiệp May xuất khẩu luôn được đáp ứng kịp thời và hầu như không khi nào có chuyện thiếu vật tư trong sản xuất. Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức ghi sổ Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Đối với hàng may hợp đồng gia công cho Công ty Thương mại Xuất Nhập Khẩu Hòa Bình, những nguyên vật liệu được khách hàng cung cấp thì chỉ lập bảng kờ theo dừi số lượng.
Mẫu sổ thanh toán với người bán
Hoá đơn số 033357 nhập vật liệu để gia công sản phẩm HĐ TMXNK thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Mẫu Chứng từ ghi sổ
Đối với nghiệp vụ xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất vật tư, tùy theo đối tượng sử dụng, kế toán định khoản và ghi vào Bảng kê, Sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Kế toán tập hợp Phiếu xuất kho vào Bảng kê xuất nguyên vật liệu theo từng loại sản phẩm, sau đó lập Chứng từ ghi sổ.
Mẫu Biên bản kiểm kê Xí nghiệp
Đánh giá khái quát công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu thuộc Công ty Cổ phần Xuất-Nhập khẩu 3-2 Hòa Bình
Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, có khả năng nắm bắt được biến động giá cả trên thị trường, do đó tìm mua được NVL với giá hợp lí đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Xí. Bên cạnh đó, Xí nghiệp cũng thường xuyên tìm hiểu, liên hệ để có được nguồn cung cấp vật liệu ổn định với giá mua thấp và đảm bảo chất lượng, từ đó có thể giảm chi phí NVL, góp phần giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh cho các sản phẩm của mình. Việc Xí nghiệp chưa áp dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và kế toán nguyờn vật liệu núi riờng làm cho cụng việc quản lớ, theo dừi nguyờn vật liệu mất nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn vì khối lượng NVL tại Xí nghiệp là rất lớn, đa dạng về chủng loại và quy cách.
Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình
Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng…. Trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán là rất quan trọng, quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chế độ. Đặc biệt đối với NVL thì các giải pháp đưa ra cần chú ý đến việc tiết kiệm chi phí đồng thời không làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, phải kết hợp giữa kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kế toán quản trị.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình
Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp May xuất khẩu Hòa Bình, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng ở nhà trường, kết hợp với thực tế em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung. Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cũng cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý củaXí nghiệp đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính, giảm bớt khối lượng ghi chép thủ công. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu qủa của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc của kế toán mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng, thuận tiện.
Biểu 2.26: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ
Điều kiện thực hiện
Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về từng phần hành cụ thể, giúp cho công tác hạch toán kế toán vừa đảm bảo đúng chế độ vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và Xí nghiệp, hoàn thiện hơn công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Hiện nay do sự thiếu đồng bộ giữa các văn bản pháp lí kế toán và một số quy định chưa thật sự phù hợp với thực tiễn công tác kế toán tại các doanh nghiệp nên các kế toán còn gặp một số khó khăn trong việc áp dụng chúng vào thực tế kế toán tại đơn vị mình. Vì vậy, Nhà nước nói chung cũng như Bộ Tài Chính nói riêng cần nghiên cứu thay đổi một số quy định liên quan tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt các quy định đó vào thực tiễn của đơn vị mình mà vẫn đảm bảo khả năng quản lí vĩ mô của nhà nước.