Vai trò của Hội chợ Triển lãm Thương mại đối với doanh nghiệp trong xúc tiến thương mại
MỤC LỤC
Chức năng của Hội chợ Triển lãm Thương mại 1. Chức năng chung
Hơn nữa tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại các doanh nghiệp còn được sự ủng hộ của các tổ chức trong và ngoài nước, Chính phủ các nước cũng như các ngành liên quan phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại như hàng không, du lịch, khách sạn, vận chuyển..Do vậy là phương pháp tiếp cận thị trường, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu ít tốn kém nhất đem lại hiệu quả kinh tế cao. Bất chấp sự thật là các Hội chợ Triển lãm Thương mại mở cửa cho quảng đại quần chúng có thể thu hút một số lượng lớn các khách tham quan, đây thường là một sự lãng phí tiền đối với một công ty hoặc một quốc gia tham gia, trừ phi việc phân phối đã được thiết lập, và các sản phẩm của họ có trong các cửa hàng bán lẻ, loại trừ một điều nếu các khách tham dự có điều kiện trang trải toàn bộ chi phí và sinh lợi từ việc bán hàng tại gian hàng.
Các Tổ chức Hội chợ Triển lãm lớn trên thế giới
Quan hệ với những (nhà quyết định) quan chức quan trọng tại đây rất tốt. Gắn chặt với trong nước, Hannover Messe International đóng một vai trò quan trọng tại Thổ Nhĩ Kỳ tại đây công ty đã tổ chức một Hội chợ Công nghiệp lớn nhất nước này. Điều hành Hội chợ triển lãm Thương mại toàn cầu. - Sự thật là Hannover - Messe International đã chứng minh thành tích trong việc tổ chức các Hội chợ triển lãm Thương mại khắp thế giới có thể được giải thích bởi tính chuyên môn cao và bởi mạng lưới hoạt động cụ thể. - Một đội ngũ chuyên gia có thể đảm nhiệm tốt các lĩnh vực kinh tế, công nghệ cũng như kiến thức về thị trường địa phương. + Mối quan hệ tốt và liên lạc thường xuyên với cán bộ Nhà nước, Phòng Thương mại các Hiệp hội trên toàn cầu. + Một mạng lưới hoạt động có hiệu quả - 70 đại diện tại các địa phương ở nhiều vùng và nhiều nước. - Hội chợ công nghiệp và Triển lãm Thương mại do Hannover - Mess International tổ chức nhanh chóng trở thành những sự kiện hàng đầu của quốc gia và khu vực đối với lĩnh vực riêng này. Điều này khẳng định vai trò quyết định của Hannover - Mess International. - Ngoài việc tổ chức Hội chợ triển lãm Thương mại Hannover - Mess International cũng phối hợp giới thiệu và cũng trưng bày tại các khu Hội chợ triển lãm Thương mại ở Đức cũng như các nước khác trên thế giới. Các hoạt động này được thực hiện nhân danh Hiệp hội Công nghiệp và các tổ chức xúc tiến thương mại. a) Hội chợ công nghiệp:. - Hoạt động dịch vụ và bí quyết quan trọng để mở rộng thị trường. - Hannover - Mess International đã chứng tỏ là một đối tác hiệu quả có khả năng phát triển những hiểu biết thích hợp đối với Hội chợ công nghiệp. Thành công tổ chức của công ty trong lĩnh vực này là nhờ:. + Khả năng đáp ứng nhanh những điều kiện và yêu cầu của từng địa phương - ngay cả những thị trường khó thâm nhập. + Hiểu biết tường tận về tập quán nhằm đưa ra cho khánh tham dự một cơ hội cụ thể để buôn bán. + Một chiến lược thông tin cẩn thận, hoàn chỉnh nhằm thu hút đúng khánh tham quan chuyên môn. + Một tổ chức hoàn thiện, năng động thích hợp cho mọi mức độ của các hoạt động Hội chợ công nghiệp. + Một chiến lược tập trung thu hút khách tham dự đúng. + Một chương trình giới thiệu công ty, các cuộc họp, hội nghị và thông báo những vấn đề liên quan chặt chẽ đến phạm vi hàng trưng bày. - Một số Hội chợ triển lãm Thương mại lớn do Hannover - Mess International thực hiện. * AEF ISTANBUL - The largest Industrial Fair in Turkey - Hội chợ công nghiệp lớn nhất tại Thổ Nhĩ Kỳ lần đầu tiên được tổ chức tại Istanbul năm 1987. Lúc này hội chợ công nghiệp vẫn còn là Hội chợ công nghiệp thuần tuý nhưng do sự hưởng ứng đông đảo mà Hannover - Mess International phải quyết định mở cho các khách tham dự khắp thế giới. Đến nay AEF Istanbul là một hội chợ công nghiệp lớn nhất tại Thổ Nhĩ Kỳ. Đó chỉ là một sự kiện để chứng tỏ nó như một chiếc cầu giữa các nước Cộng hoà Trung á và vùng biển đen, Trung Đông và các nước Châu Âu. + Bài học thành công: Điều gì nói nên sau bài học thành công của AEF Istanbul? Câu trả lời có thể tìm thấy ngay trong sự hiểu biết về phong tục tập quán vì khả năng tiếp cận chuyên môn. AEF đáp ứng những như cầu của thị trường Thổ Nhĩ Kỳ bằng cách thông báo những vấn đề bức xúc như hiện đại hoá và hợp lý hoá. Nó cũng rất thích hợp với nhu cầu thị trường khu vực. Sự hợp tác chặt chẽ giữa các nhà tổ chức, các đại diện của Deutsche Mess AG tại Thổ Nhĩ Kỳ và nhiều Hiệp hội, đại diện các Phòng thương mại và công nghiệp đảm bảo các hoạt động của AEF trôi chảy. Số lượng khách tham dự vào AEF Istanbul hiện nay là 25.000 người nhờ có chiến dịch vận động lớn nhằm thu hút khách tham quan của các nước xung quanh. * APM Vietnam - European Industry’s largest event in Vietnam - một sự kiện lớn nhất của công nghệp Châu Âu tại Việt Nam. + ý nghĩa thực tế : EPM Việt Nam là một cuộc trưng bày hàng công nghiệp thành công nhất, lớn nhất về công nghệ Châu Âu tại Việt Nam. Sự phát triển của. nó thật đáng ngạc nhiên. Dự kiến khu vực là Hội chợ công nghiệp này sẽ diễn ra 2 năm 1lần. Do sự hưởng ứng nhiệt tình, nó đã được thu hút ngay vào năm 1992 và các nhà tổ chức quyết định thay đổi EPM được tổ chức hàng năm. + Bài học thành công: Thành công của hội chợ này có thể lại đưa ra phát hiện về hiểu biết tường tận EPM Vietnam. Hội chợ thích hợp, đáp ứng những yêu cầu nhập khẩu và đầu tư vào Việt Nam và các nước Đông Dương khác. Hannover - Messe International có khả năng phục vụ như một chiếc cầu giữa các lợi ích của các nhà cung cấp Châu Âu và nhu cầu của người mua Việt Nam. b) Triển lãm thương mại : Chiến lược tỉ mỉ cho các thị trường phát triển - Hannover - Mess International cũng tích cực tham gia vào việc tổ chức Hội chợ triển lãm Thương mại chuyên đề. Nhờ vào kiến thức sâu về các thị trường địa phương, Hannover Messe International có thể đưa ra những hoạt động thông tin tiếp cận thị trường và nhu cầu mong muốn của nhóm khách hàng chính vì cộng tác chặt chẽ với các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp đặc biệt trong trường hợp có sự bảo trợ của chính phủ và ngành chủ quản, sự tiếp cận phản ánh sâu sắc những quan tâm của các nhóm khách hàng quyết định.
Giới thiệu Công ty Quảng cáo và Hội chợ Thương mại -Vinexad 1. Quá trình hình thành và phát triển
- Giám đốc công ty quy định bộ máy cơ cấu tổ chức (các phòng ban, các trung tâm xí nghiệp thành viên ) và nhiêm vụ quyền hạn mối quan hệ công tác của các tổ chức trực thuôc công ty. 1) Chi nhánh VINEXAD TP Hồ Chí Minh : là đơn vị đại diện của công ty ở khu vực phía Nam. Mọi hoạt động của chi nhánh thể hiện là hoạt động của công ty về các lĩnh vực quảng cáo HC TM, dịch vụ .. chi nhánh gồm hai Trung tâm trực thuộc là :. + Trung tâm Hội chợ Thương mại : thường xuyên tổ chức các doanh nghiệp trong và ngoài nước, vận động và mời khách cho những cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại trong nước đặc biệt là cho Hội chợ Thương mại Quốc tế VIETNAM EXPO hàng năm vào tháng 4 của Bộ Thương mại, thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thương mại làm các dịch vụ liên quan đến HCTL như visa, vé máy bay, hàng hoá.. + Trung tâm Quảng cáo Thương mại : cũng trở thành một địa chỉ đáng tin cậy cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Trung tâm cũng triển khai lắp đặt. và thực hiện mọi hình thức quảng cáo phía Nam thành công,đạt hiệu quả và chất lượng. 2) Toà soạn tờ thông tin quảng cáo thương mại : Xuất bản định kỳ 1 quý một số giới thiệu các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài nước, duy trì hình thức quảng cáo ấn phẩm phục vụ các hợp đồng xúc tiến thương mại bằng hình ảnh và số liệu. Tờ tin quảng cáo thương mại đã ngày càng đi vào thị trường bởi sự quan tâm và yêu cầu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. 3) Phòng Đối ngoại: chịu trách nhiệm về các hoạt đông liên quan đến khách hàng trong và ngoài nước, đặc biệt giao dịch và quan hệ chặt chẽ đối với các Phòng Thương mại , các Đại sứ quán, thương vụ, của các nước tại Việt Nam và của Việt Nam tại các nước, các khu vực, đưa ra những chiến lược về nhóm khách hàng chủ yếu nhằm tuyên truyền các hoạt động HCTL, quảng cáo và các hoạt đông khác của công ty, thu hút khách hàng và tạo mọi điều kiện để các bộ phận khác tận dụng, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, hoạt động thương mại.. 4) Phòng Quản lý Kinh tế : thay mặt cho nhà nước quản lý ngành dọc về tài chính, kế toán giúp hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh, đưa ra các biện pháp để quản lý tiền, của, nâng cao hiệu quả kinh doanh, đóng góp nghĩa vụ cho nhà nước. Phòng phát huy tính chủ động trong việc quản lý các hoạt động của các đơn vị trực thuộc, chủ đạo và hướng dẫn các đơn vị hạch toán, thu chi quyết toán đúng theo quy định của Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước. 5)Phòng Hành chính Quản trị : chuyên về các hoạt động hành chính như lưu trữ thư từ công văn vào, ra, vệ sinh, họp hành và lo các cuộc họp và gặp gỡ lớn, ngoài ra còn các hoạt động về bảo vệ sửa chữa nhà cửa, trang thiết bị phục vụ cho các phòng ban. Quản lý và phân bổ, cho thuê các phòng, diện tích đất. Quản lý về sự điều hành xe cộ theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc và các hoạt động của các bộ phận. quản lý và phân phối các hoạt động thông tin, in ấn như quản lý, ký các hợp đồng điện thoại, fax, internet, photo copy,..Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và Phòng Quản lý Kinh tế về các khoản chi tiêu phục vụ các hoạt động trên. 6) Phòng Tổ chức Cán bộ : giúp Giám đốc lưu giữ hồ sơ tổ chức cán bộ, quản lý lao động, tiền lương, phát hiện và bồi dưỡng đào tạo cán bộ, kiến nghị và cùng kiến nghị đề bạt cán bộ, quản lý và thực hiện các lệnh điều động, huy động lao đông theo quy định tuỳ từng thời gian của các cấp chỉ đạo. Quản lý lực lượng dân quân, bộ đội dự bị, tổ chức và thực hiện các hoạt động thể thao, dân quân, tự vệ.Thống kê và lập danh sách làm các thủ tục về bảo hiểm xã hội. Quản lý và ra quyết định, giúp làm quyết định, các thủ tục về tổ chức cho các đoàn ra và vào nhằm phục vụ các hoạt động của công ty. 7) Phòng Kế hoạch Tư vấn : thành lập theo yêu cầu của các hoạt dộng chuyên môn. Phòng kế hoạch quản lý thực trạng tình hình các hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Giỳp Giỏm đốc thống kờ theo dừi diễn biến cỏc hoạt động kinh doanh sản xuất của từng đơn vị. Nghiên cứu và phát hiện các định hướng cho sự phát triển và chuyển đổi của công ty. Thực hiện các dự án ban đầu lớn có tính chất định hướng và chuyển hướng các hoạt động của các đơn vị nhằm tạo ra các hình thức hoạt động thích hợp theo từng giai đoạn tạo các thị trường và các khu vực khác trong và ngoài nước. 8) Phòng vé Vietnam Airline : là một đại lý bán vé của hãng hàng không quốc gia Việt Nam. Chuyên bán vé cho các tuyến bay trong nước và quốc tế theo hoạt động kinh doanh của Hãng hàng không quốc gia Việt Nam. Ngoài ra Phòng còn xúc tiến các công việc khác của công ty như in ấn, quảng cáo, thực hiện các biển hộp, tấm lớn, pano, áp phích. * Sau đây là các Trung tâm, Xí nghiệp trực thuộc, hoạt động theo các ngành nghề mà công ty được phép. 9) Trung tâm Quảng cáo Thương mại : là một đơn vị then chốt thực hiện một trong hai chức năng quan trọng của công ty. Trung tâm đã có những hợp tác với Nhật (trước đây) và các tổ chức quảng cáo lớn trong khu vực và trên thế giới. thương mại từ hình thức quảng cáo tấm pano, in ấn, đến nay trung tâm đã có đầy đủ các hình thức quảng cáo từ đơn giản đến phức tạp về kỹ thuật lẫn thiết kế. Trung tâm còn cộng tác với Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam thực hiện nhiều chương trình quảng cáo phục vụ khách hàng trong và ngoài nước đặc biệt là các hãng kinh doanh lớn trên thế giới. đội ngũ cán bộ từng bước được nâng cao trình độ chuyên môn, thiết bị máy móc từng bước được trang bị, trung tâm cũng tổ chức được 1,2 HCTL hàng năm. 10) Trung tâm Hội chợ Thương mại : Là một đơn vị chủ chốt của công ty thực hiện các Hội chợ Triển lãm Thương mại trong nước, ngoài việc góp sức thực hiện Hôi chợ Thương mại Quốc tế tháng 4 hàng năm Trung tâm cũng đã tổ chức nhiều HCTL riêng và có những triển lãm kết hợp với những đơn vị khác cùng ngành. Gần đây Trung tâm đang mở rộng phạm vi hoạt động, tổ chức thực hiện các hội chợ tại các địa phương bước đầu đạt hiệu quả. Những cuộc triển lãm tại nước ngoài Trung tâm cũng mời khách và tổ chức dẫn đoàn tham dự. Là một đơn vị thu hút được nhiều khách tham dự trong nước vào các HCTL. Ngoài HCTL là hoạt động chính Trung tâm cũng thực hiện các hoạt động về hội thảo, phòng trưng bày,. làm các dịch vụ visa, ngoài ra cũng in ấn làm các biển quảng cáo tấm lớn khi khách có yêu cầu. 11) Trung tâm Thương mại & Dịch vụ Quảng cáo Hội chợ : Là Trung tâm chuyên làm các dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại. Gần đây Trung tâm cũng trực tiếp tham gia vào việc tổ chức, thực hiện HCTL trong và ngoài nước và đã có những thành công bước đầu. Dịch vụ mà Trung tâm thực hiện còn nghèo nàn và chưa có thiết bị hay có cơ sở vật chất ban đầu làm nền tảng. Trung tâm cũng xúc tiến các hình thức hoạt động thương mại như tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề, dưới sự chỉ đạo của Bộ, Đại sứ quán và Thương vụ đã mở được phòng trưng bày tại nước ngoài để giới thiệu và trưng bày hàng Việt Nam. Thực sự đơn vị chỉ có các thiết bị thiết kế đồ hoạ bằng vi tính, ngoài ra có một đội ngũ cán bộ trẻ học các trường chuyên ngành. Xong do hạn chế về cơ sở vật chất do vậy chủ yếu làm dịch vụ, các hoạt động sản xuất kinh doanh không khép kín do đó hiệu quả không cao. 13) Xí nghiệp đèn quảng cáo điện tử : Được thiết lập do nhu cầu thị trường về loại hình quảng cáo này. Hình thức thay đổi màu sắc phong phú và ban đêm thì nó phát huy được hiệu quả tối đa của doanh nghiệp và xã hội nói chung. Xí nghiệp cũng hoạt động kinh doanh các loại thiết bị điện lạnh. Hoạt động các loại hình quảng cáo khác nhau biển hộp, chữ uốn, pano, áp phích trên các chất liệu đa dạng phức tạp. 14) Trung tâm Du lịch và Xúc tiến Thương mại : Là đơn vị hoạt động trong ngành dịch vụ, phục vụ, thường xuyên tổ chức các đoàn du lịch trong và ngoài nước. Là một trong những công ty liên ngành do Tổng cục Du lịch công nhận. Trung tâm được cấp giấy chứng nhận là một đơn vị chuyên nghiệp và có đầy đủ năng lực tổ chức, đón tiếp tàu du lịch đường biển và số lượng tăng hàng năm. Trung tâm có quan hệ hợp tác với các hãng du lịch lớn của Hồng Kông, Trung Quốc, Singapore,.. 15) Xí nghiệp Thiết bị Máy Văn phòng : Xí nghiệp ra đời do việc giới thiệu gia phương hướng cho các đơn vị nước ngoài tham dự HCTL tại Việt Nam.
Hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam của Công ty VINEXAD 1. Tổ chức hoạt động HC TL của Việt Nam
Số lượng Hôi chợ triển lãm doVinexad đảm nhiệm thực hiện trong và ngoài nước lên đến trên 50 cuộc trên tổng số 200 cuộc của nhà nước (theo bảng thống kê phần I của chương này).Trong hơn 50 cuộc Hội chợ Triển lãm Thương mại có hơn 30 cuộc tổ chức trong nước còn lại là tổ chức đoàn tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại ở các nước từ Châu Âu, á, Phi, Mỹ. Những hoạt đụng này sẽ được phõn tớch rừ sau đõy, mặc dự vậy mấy năm gần đây (96 tới nay) hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại do Vinexad tổ chức thực hiện có tăng về số lượng nhưng lại giảm về quy mô chất lượng, khách tham dự kể cả Hội chợ Thương mại Quốc tế tháng 4 hàng năm. Có nhiều lý do khách quan lẫn chủ quan, do sự bùng nổ Hội chợ Triển lãm Thương mại ở trong nước, nhiều đơn vị được phép đăng cai tổ chức thực hiện do vậy làm cho khách tham dự giãn ra và tản mạn cùng với sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế khu vực hạn chế khách tham dự nước ngoài. Nhưng cũng phải kể đến những yếu kém đã đến lúc bộc lộ của Vinexad trong thời điểm này tổ chức của Công ty không ổn định, trình độ chuyên môn chưa cao chưa đồng đều khắp các công đoạn thực hiện. Công tác tiếp thị và tuyên truyền , quảng cáoh còn hạn, chưa có chiến lược marketing ,.. a/ Các Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức trong nước :. - Địa điểm tổ chức : không có do vậy phải đi thuê , thường thuê ở Trung Tõm Triển lóm Giảng Vừ, Cung Văn hoỏ Hữu nghị Hà nội, Trung tõm Triẻn lóm Vân hồ , Trung tâm Hội chợ triển lãm nông nghiệp tại Hà nội, tại TP Hồ chí Minh thuê tại Trung tâm Triển lãm Quốc tế , Trung tâm Triển lãm Phan Đình Phùng , Dinh độc lập. do vậy bị động về giá cả, khả năng cạnh tranh kém, bị động trong các khâu chuẩn bị , phục vụ và bị mất uy tín nhiều ở các dịch vụ chung. - Công tác tổ chức : Cán bộ không được đào tạo chính qui thường là do làm việc thực tế một thời gian có kinh nghiệm, quá trình triển khai các công việc trong quá trình khép kín chưa đều tay và chất lượng có lúc chênh lệch. Khâu điều hành và triển khai tại Hội chợ Triển lãm Thương mại còn lủng củng, người đông nhưng hiệu quả chưa cao. - Các giai đoạn trong quá trình triển khai thực hiện :. + Trước Hội chợ Triển lãm Thương mại nghiên cứu thị trường, khách hàng và yếu tố tham gia vào Hội chợ Triển lãm Thương mại chưa triệt để sau sắc. Chưa tìm được các yếu tố quyết định thành công, những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hiệu quả do vậy chưa đưa ra được các chiến lược và chiến thuật về :. - Quảng cáo và tuyên truyền qui mô rộng khắp - Vận động khách và mời khách chưa khoa học. - Chuẩn bị các công việc tiếp theo về mời khách,.còn thụ động. - Thiết kế giàn dựng còn phụ thuộc. + Trong Hội chợ Triển lãm Thương mại. - Các thông tin về các hoạt động của Ban tổ chức còn chậm và không chu đáo. - Các hoạt động dịch vụ cũng còn nhiều tắc trách kể cả thái độ, giá cả và hình thức các vật dụng. - Các chỉ dẫn, ý thức phục vụ và trách nhiệm của nhà tổ chức cũng còn đáng bàn luận nhiều. + Sau Hội chợ Triển lãm Thương mại - Công tác đánh giá còn yếu. - Các thông số đánh giá kết quả thành công còn mơ hồ - Đề ra biện pháp và phương pháp khắc phục còn yếu. - Những mặt mạnh và yếu trong việc tổ chức hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại. + Mạnh : Có uy tín và tên tuổi trên thị trường. Đội ngũ cán bộ đông đảo và nhiều lĩnh vực. Là tổ chức chuyên ngành lâu đời nhất tại Việt nam. Có nhiều cộng tác viên quan trọng ở khắp nơi trong và ngoài nước. Địa bàn hoạt động rộng, hoạt động trên nhiêù lĩnh vực khác nhau. Không có địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm. Cán bộ không được đào tạo chuyên sâu và phân bổ chưa chuyên ngành. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ chưa cao Cơ sở vật chất kỹ thuật đầu tư chưa sâu. Sự điều phối tổng thể các sức mạnh, các sở trường của các bộ phận trong công ty chưa hết để cùng góp sức vào thành công còn kém. Bỏ qua nhiều đối tác quan trọng. b) Các Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức ở nước ngoài.
Vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thương mại 1. Giới thiệu sản phẩm gắn với sản xuất và lưu thông
+ Tính toán các chi phí phụ (Khách tham dự / các bên khác) + Yêu cầu thanh toán. + Hội chợ Triển lãm tổng thể + Các mặt về tổ chức như:. * Dịch vụ tổ chức. * Xây dựng gian hàng. * Báo chí đại chúng/ xúc tiến. * Sắp xếp du lịch - Kiểm tra tài chính. a) Các hoạt động trên đây muốn hoàn thành tốt, người tổ chức phải nắm chắc ngoại ngữ, thông hiểu các vấn đề đi lại, giao dịch và có đầu óc tổ chức và xử. lý các phát sinh trên đường đi. Hiệu quả đem lại cho người tổ chức cũng như khách tham dự là mất chi phí lớn xong được phục vụ tốt, chu đáo và tiếp cận tốt thi trường. b) Tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại tại các nước: Ngoài các hoạt động cụ thể trên đây, một đơn vi tổ chức Hội chợ Triển lãm Việt Nam muốn tổ chức thành công một Hội chợ Triển lãm tại một nước phải quan tâm và làm tốt các vấn đề sau:. + Quan hệ tốt với các đơn vị chủ quản, chuyên môn, chính quyền địa phương và thông thạo luật lệ, quy định về việc tổ chức Hội chợ Triển lãm tại nước định tiến hành. Đây là đơn vị ủng hộ, hỗ trợ cho việc tổ chức. Họ sẽ giúp quảng cáo, tuyên truyền, xin phép và mời các quan khách tham dự. Thậm trí cả các doanh nghiệp trong nước tham dự. + Quan hệ và nắm chắc địa điểm Hội chợ Triển lãm. Nắm chắc giá cả và các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, thủ tục tập quán, các nhà thầu phụ về dàn dựng, cho thuê các thiết bị, vật dụng trong khu vực Hội chợ Triển lãm. + Hiểu biết về hải quan, thuế nhập khẩu các quy định về hàng hoá tham dự Hội chợ Triển lãm. + Phải vận động và mời khách các nước trong khu vực, các nước khác. Muốn làm được điều này phải có các bộ phận nghiên cứu thi trường hàng hoá, người tiêu dùng, đầu tư, các chính sách mở cửa.. để khi đưa ra nội dung và tên Hội chợ Triển lãm phải phù hợp và biết được mời khách nào. + Một đội ngũ cán bộ đồng đều về mọi mặt, đầy kinh nghiệm về chuyên môn, giỏi ngoại ngữ. Vì khi sang tổ chức Hội chợ Triển lãm ở một nước chúng ta không thể cử đông người sang mà chỉ cho phép đến 8 người là tối đa. Vì chi phí cho một người là quá đắt cộng với các chi phí khác để phục vụ việc tổ chức Hội chợ Triển lãm tại nước ngoài. + Các phương tiện làm việc hiện đại và linh hoạt, việc sử dụng các phương tiện này phải nhuần nhuyễn. Vì chuẩn bị một Hội chợ Triển lãm tại một nước, chúng ta phải tiết kiệm, bàn bạc biện pháp giảm chi phí tối đa từ vậy việc sử dụng các phương tiện làm việc, tận dụng một người kiêm nhiều việc là biện pháp hàng đầu. Rất hy vọng trong một tương lai không xa, Việt Nam sẽ có các đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm đủ các yếu tố và tay nghề để mở rộng hoạt động ra ngoài một nước và tổ chức các Hội chợ Triển lãm của các nước như Adsale Hongkong và Hannover Messe GMBH.. đang làm tại Việt Nam. Xây dựng một trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế :. Hội chợ Triển lãm Thương mại được tổ chức tại nước ta gần đây ngày càng tăng, đa dạng và ngày càng thu hút khách nước ngoài tham dự. Để đảm bảo có một cơ sở hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế cho các hoạt động hội chợ triển lãm chúng ta bàn về một nơi có đầy đủ các yếu tố để tổ chức thành công một hội chợ triển lãm dù bé hay lớn, dù đơn giản hay phức tạp. Một Trung Tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế như vậy đòi hỏi các yếu tố sau :. a) Sự quan tâm, đầu tư đúng đắn của chính phủ : Việc xây dựng một Trung tâm Triển lãm Quốc tế cần sự đầu tư trực tiếp của Chính phủ vì hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại là một hoạt động xúc tiến XNK, kinh doanh, sản xuất,.. không thể thiếu trong nền kinh tế xã hội, lợi ích do Hội chợ Triển lãm Thương mại mang lại cho các hoạt đông kinh tế xã hội nói chung, cho các doanh nghiệp và người dân nói chung. Do vậy nhà nước cần quan tâm đầu tư cho ra đời sớm một Trung tâm Hội chợ Quốc tế. Việc này hầu hết các nước trên thế giới đã làm cách đây hàng chục năm. b) Diện tích mặt bằng và các bộ phân quận trọng của một Trung tâm Hội chợ Triển lãm. Ngoài khu trưng bày còn phải có khách sạn có thể chứa trên 5 000 người cùng một thời gian, các phòng họp từ 10 đến 450 đại biểu (tối thiểu 3 phòng, tối đa 5 phòng), phòng họp báo, nhà hàng ăn uống, phòng bưu điện, phòng ngân hàng, điện thoại gọi tự động,.. Ngoài khu vực đỗ xe, dừng xe và để xe phải rộng rãi an toàn, chứa được hàng ngàn xe ôtô, xê máy và đường ra vào khu vực Hội chợ Triển lãm phait khoa học, tiết kiệm và thoáng mát. Cụ thể như sau:. - Trung tâm Hội chợ Triển lãm Thương mại có thể chia làm bốn khu chính kết hợp việc thu xếp hội nghị, triển lãm, tiếp tân, văn phòng và khu vực ăn uống, bốn khu này liên kết bằng cách nối các phòng lớn và các khu giải lao. - Khu một là 4 900m2 chia làm ba buồng có thể thay đổ cho nhiều mục đích như hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, hoà nhạc và hội chợ Triển lãm gồm các diện tích sau:. Phòng được kết hợp làm khu hội họp rộng hơn 450m2. Mỗi phòng họp riêng có thể :. + Trung tâm thương mại : Cung cấp telephone, fax, copy, văn phòng phẩm, computer, máy in, các thiết bị văn phòng khác. Dịch vụ thư ký. + Hệ thống âm thanh : gồm hệ thống thông báo công cộng có nhắn tin và tăng giọng trong phòng họp, có cả hệ thống âm thanh khuếch đại gồm hệ thống nối Infra - net không dây chuyển dịch tài liệu nhanh trong các phòng họp. - Về quản lý : Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế do nhà nước bỏ tiền ban đầu ra xây dựng, sau đó có thể giao cho một công ty chuyên ngành quản lý và khấu hao dần qua từng năm hoạt động. Chỉ có như vậy Việt Nam mới có một tổ chức HCTL ngang tầm với các nước trong khu vực. Hiện tại ở Việt Nam có một số địa điểm chuyên tổ chức Hội chợ Triển lãm song hầu hết không đồng bộ, không đảm bảo tiêu chuẩn của một trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế như tại Hà nội có : Trung Tõm Triển lóm Giảng Vừ,Triển lóm Võn Hồ, Cung văn hoỏ hữu nghị,Trung tâm Triển lãm Nông nghiệp, tại TP Hồ Chí Minh có: Trung tâm Kasati, Trung tâm Phan Đình Phùng, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh, Dinh Độc lập,.. Tất cả những địa điểm này hàng năm tổ chức hàng chục HCTL lớn nhỏ, Nhưng không đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế do vậy còn nhiều vấn đề phải bàn cãi và mang lại nhiều điều tiếng cho các nhà tổ chức, nhất là khách tham dự nước ngoài. Hy vọng rằng trong thời gian ngắn nhất tại Hà nội và Tp Hồ Chí Minh sẽ xuất hiện Trung tâm HCTL Quốc tế ngang tầm thế giới. Gắn công tác tổ chức HCTL Việt Nam và các tổ chức HCTL Quốc tế:. Vấn đề này từ lâu đã được quan tâm và thực hiện mặc dù mức độ có hạn chế. Thực tế VINEXAD là một công ty hàng đầu về tổ chức HCTL trong và ngoài nước đã được các tổ chức HCTL các nước, khu vực biết đến. Cụ thể trong cuốn Who’s Who có tên hai Tổng Giám đốc của VINEXAD là ông Lê Trọng và ông Trần Nguyệt Đán nằm trong danh mục các nhà lãnh đạo doanh nghiệp giỏi nổi tiềng của Việt Nam và Thế giới. Ngoài ra trong tổ chức APECC là một tổ chức đã được giới thiệu trong chương II, mục II thì cũng có các đơn vị tổ chức HCTL của Việt Nam tham gia là thành viên. 1) Vinexad : Công ty Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Việt Nam 2) EFC : Trung tâm HCTL Quốc tế Cần Thơ. 3) VEFAC : Trung tõm Hội chợ Triển lóm Giảng Vừ Việt Nam 4) TRAFAC Saigon : Công ty Hội chợ triển lãm TP Hồ Chí Minh.