Tổng quan về công tác Quản trị hành chính văn phòng: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thực trạng tại Công ty Tư vấn xây dựng Sông Đà

Công tác văn thư

• Quản lý công văn đi - đến

Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phòng Tổ chức hành. Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban hành tương đối nhiều, vỡ vậy để thuận tiện cho việc theo dừi, quản lý tất cả cỏc loại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ công văn đi: 1 sổ đăng ký công văn đi nội bộ công ty, 1 sổ đăng ký công văn đi Tổng Công ty, các đơn vị trong Tổng Công ty và các cơ quan bên ngoài. Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty trợ lý giám đốc chuyển lại cho văn thư vào sổ công văn đến (theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước), in sao theo số lượng các bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận thực hiện phải có chữ ký của người nhận (tham khảo sơ đồ quản lý công văn đến).

Nhìn chung công tác quản lý công văn đi, công văn đến của công ty được thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnh đạo công ty cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục tốt cho việc tra tìm tài liệu của công ty.

Công tác lưu trữ

• Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu

Do chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty có địa bàn hoạt động rất rộng chủ yếu là các công trình thuỷ điện như: Thuỷ điện Cần Đơn (Tỉnh Bình Phước), thuỷ điện Sê San 3 (Tỉnh Gia Lai), thuỷ điện Pleikrông (Tỉnh Kon Tum), thuỷ điện Bình Điền (Thừa Thiên Huế), thuỷ điện Sơn La (Tỉnh Sơn La), thuỷ điện Tuyên Quang (Tỉnh Tuyên Quang)..; không ổn định nên việc thu thấp tài liệu của các chi nhánh, xí nghiệp có trụ sở đóng tại các công trình không thực hiện được. Ví dụ cùng một hồ sơ trình duyệt về mua thiết bị thí nghiệm cho Trung tâm thí nghiệm nhưng có ở Phòng Kinh tế kế hoạch (lập hợp đồng mua bán, lấy báo giá), ở phòng Tài chính kế toán ( duyệt giá chọn nhà cung cấp, làm thủ tục về tài chính), có ở Xí nghiệp Thiết kế Cơ điện để. theo dừi và quản lý tài sản) và cú ở Trung tõm thớ nghiệm (để theo dừi sử dụng và trừ khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính) mà nguyên tắc là tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó phải giữ để giải quyết công việc. Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu, được sự quan tâm của lãnh đạo công ty nên kho lưu trữ được trang bị một số trang thiết bị bảo quản tài liệu như: Giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây, cặp hộp bằng nhựa có chất lượng cao cái nào hư hỏng đều được thay thế kịp thời, cán bộ nhiệt tình và yêu nghề.

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ là chuyên tư vấn, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, thiết kế qui mô, thiết kế chi tiết các công trình dân dụng, thuỷ điện lớn của quốc gia nếu tài liệu lưu trữ được tổ chức một cách khoa học và tổ chức khai thác sử dụng tốt nhất là khối tài liệu khoa học kỹ thuật thì nó sẽ mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, nhất là khi chúng ta đưa các công trình đó vào khai thác, sử dụng, tiến hành bảo dưỡng, phục hồi, sửa chữa, nâng cấp.

Kết quả thực tập thực tế

Vì vậy, trong thời gian tới lưu trữ công ty cần phải có kế hoạch tổ chức triển khai các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tài liêu lưu trữ được tiếp cận với thực tế công việc và phát huy tối đa tác dụng của nó. Hệ thống tin học tại công ty đã được đưa vào hoạt động từ năm 1990, song việc ứng dụng tin học trong Phòng Tổ chức Hành chính mới được thực hiện từ năm 2001 và chỉ áp dụng cho công tác soạn thảo văn bản còn công tác lưu trữ chỉ áp dụng vào công tác lập mục lục hồ sơ. Ban Lãnh đạo công ty có chủ trương sẽ đưa tin học ứng dụng vào công tác văn thư, lưu trữ, tin học hoá công tác lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ vào lưu trữ trong mạng nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác tra tìm, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Phương ỏn này cú ưu điểm là phản ỏnh tương đối rừ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị tổ chức đó, thể hiện một cỏch rừ nột về mặt lụgic và nội dung tài liệu.

Nhận xét, kiến nghị về các biện pháp khắc phục 1. Công tác văn thư

Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà

Đối với tài liệu hành chính