Tổ chức Phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng số 9

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí

- Phó phòng 1- Tổ trởng tổ 1 (Kế toán tổng hợp): Có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp toàn bộ chi phí và phản ánh lên giá thành công trình; lập các Báo cáo tài chính định kỳ, Báo cáo nhanh, Báo cáo đột xuất; đôn đốc các đơn vị trực thuộc hoàn thành quyết toán nội bộ và đối chiếu công nợ; điều hành công việc khi Trởng phòng đi vắng;. - Phó phòng 2- Tổ trởng tổ 2 (phụ trách TSCĐ, VT, CCDC, Thuế, Công nợ, KH-TKê): Phụ trách công tác Kế hoạch- Thống kê; Kế toán TSCĐ- Vật t- CCDC nh ghi chép, phản ánh về số lợng, mẫu mã, chủng loại, tăng giảm tồn kho vật liệu, CCDC, tài sản ; kế toán công nợ, trực tiếp đôn đốc công tác thu hồi… công nợ, thanh toán công nợ tại các đơn vị trực thuộc;.

Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại doanh nghiệp

+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá, Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá, Bảng kê mua hàng, Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ;. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, Sổ tài sản cố định, Thẻ kho, Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, Sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết đầu t chứng khoán…. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán dựa vào các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ vào Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt và các sổ, thẻ chi tiết có liên quan.

Chính vì vậy, ngoài việc phải lập báo cáo năm, kế toán còn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ bao gồm: Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy. đủ), BCKQHĐKD giữa niên độ (dạng đầy đủ), Báo cáo lu chuyển tiền tệ giữa niên.

Đặc điểm một số phần hành kế toán cơ bản tại doanh nghiệp

Hàng năm, vào cuối niên độ tài chính, Công ty phải lập 4 loại báo cáo tài chính năm, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, đối với một Công ty cổ phần, kế toán còn phải lập hệ thống báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ. Kết chuyển chi phí Tổng giá thành thực tế của CT, sản xuất chung (cuối kì) HMCT hoàn thành chờ tiêu thụ.

Định kì hoặc cuối tháng, các kế toán này nộp chứng từ và các bảng kê có liên quan lên phòng kế toán của công ty.

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây Dựng số 9 Vinaconex

- Tại khâu thu mua: Hoạt động thu mua vật t phải tuân thủ theo quy trình nghiêm ngặt nhằm đảm bảo yêu cầu về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và đáp ứng đợc khối lợng của. - Nguyên vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ trong quá trình thi công, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng của sản phẩm, hoặc có tác dụng hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, hoặc đợc sử dụng để bảo quản CCDC nh… : sơn, đinh, que hàn. - Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ nh: mũi khoan, xăm lốp ôtô, Vì… nguồn TSCĐ rất quan trọng, ảnh hởng đáng kể tới hoạt động thi công nên Công ty luôn có kế hoạch mua sắm, dự trữ phụ tùng thay thế một cách hợp lý và tiết kiệm.

Trớc hoặc trong thời gian thi công công trình, trởng ban điều hành công trình, Giám đốc các xí nghiệp, tổ đội có nhu cầu nhập vật t… thì sẽ viết đơn đề nghị cung ứng sản phẩm, sau đó trởng phòng TC-KT sẽ xem xét đơn và kết hợp với phòng KT-QLDA, thủ kho kiểm tra lợng hàng tồn và dự trữ tối thiểu, nếu thiếu thì phó phòng KT-QLDA sẽ lập “ Lệnh nhập vật t”, trình Giám đốc xét duyệt.

Hoá đơn GTGT

Phiếu nhập kho

Nh vậy, khi hàng đã nhập kho, thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty hoặc tại các tổ đội, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thờng dùng cho nhiều lần mua hàng. “Giấy đề nghị thanh toán”, sau đó kế toán thanh toán tại các tổ đội sẽ lập “Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng” đính kèm theo Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (trờng hợp giá trị hàng hoá lớn hơn 10 triệu đồng) sau đó nộp lên phòng kế toán.

Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, số lần mua vật liệu kế toán vật t… tại công ty sẽ trừ dần vào số tiền tạm ứng cho tổ đội đó.

Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng

Số lợng, chủng loại, Sau đó đ… a danh mục lên phòng kế toán của đơn vị để kế toán viết phiếu đề nghị cấp phát NVL nộp lên phòng kế toán Công ty. Căn cứ vào tình hình thực tế thi công, phòng kế toán duyệt xuất và đồng thời lập phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào số lợng NVL tồn kho, định mức dự trữ NVL, lợng thực tế xuất kho và ghi vào cột thực tế xuất.

Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên: Đơn vị nhận vật t giữ một liên, thủ kho giữ một liên để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm cơ sở hạch toán và lu giữ.

Phiếu xuất kho

Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật t phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu, cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho. Vì vậy hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL, căn cứ vào phiếu nhập, xuất, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi sổ thực nhập, thực xuất về chỉ tiêu số lợng. Cuối tháng căn cứ vào số lợng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho, thủ kho tiến hành lập báo cáo tồn kho vật liệu và đối chiếu với bảng nhập- xuất- tồn do kế toán vật liệu lập, nếu có sự chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân xử lý ngay.

Số NVL tồn cuối tháng = NVL tồn đầu tháng + NVL nhập trong tháng – NVL xuất trong tháng Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho NVL của Công ty vào tháng 6 năm 2007 của thủ kho, tiến hành ghi thẻ kho.

Thẻ kho

+ Sổ chi tiết tài khoản 152 theo dõi chi tiết tình hình nhập- xuất- tồn kho NVL, đợc ghi chép hàng ngày sau khi nhận đợc các phiếu nhập, xuất của thủ kho chuyển lên. Tại Công ty CP Xây Dựng số 9 do có số lợng vật t lớn, nhiều chủng loại nên Công ty đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tổng hợp NVL nhằm cung cấp thông tin về nhập- xuất- tồn một cách chính xác và kịp thời cho quản lý. Công ty CP Xây Dựng số 9 là Công ty xây dựng, tổ chức hoạt động sản xuất theo hình thức khoán nên đối với các tổ đội, vật liệu mua về thờng đợc xuất dùng ngay; tại công ty, đối với nguyên vật liệu chính thì có thể nhập kho hoặc xuất ngay thi công công trình hoặc xuất cho các tổ đội.

Vật liệu nhập kho thờng là những vật liệu phục vụ thi công công trình đặc biệt là những công trình công nghiệp theo phơng pháp cốp pha trợt nh: xi măng, sắt, thép ,hoặc sử dụng cho….

Sổ cái TK 152 - Nguyên liệu vật liệu

Đánh giá về công tác kế toán

- Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán thủ công giúp giảm thiểu khối lợng công việc cần làm, tránh đợc những sai sót số học sảy ra trong quá trình ghi chép số liệu và tổng hợp tính toán, tiết kiệm đợc thời gian và nâng cao hiệu quả trong công việc;. - Sự phối kết hợp giữa phòng ban kế toán của Công ty với bộ phận kế toán dới các tổ đội còn cha hợp lý, chặt chẽ khiến cho công tác nghiệm thu thanh quyết toán, lu trữ hồ sơ của các công trình nhất là các công trình do đơn vị tự tìm kiếm còn gặp nhiều khó khăn, vớng mắc;. - Thực trạng NVL tại Công ty khá đa dạng và phong phú trong khi đó việc lập bảng phân bổ vật liệu của Công ty không phản ánh cho từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, cách làm này gây khó khăn cho việc quản lý vật liệu của Công ty;.

Điều này cho phép Công ty tạo ra khả năng hạ giá thành sản phẩm có thể thực hiện đợc bằng cỏch quản lý và theo dừi chặt chẽ cả về mặt số lợng và giỏ trị, vật liệu xuất dùng trong tháng của từng loại, từng nhóm và từng thứ vật liệu.