word

Để tìm vị trí của một từ hoặc cụm từ trong văn baûn, chuùng ta thao taùc: Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn bắt đầu tìm kieám.. Choïn Edit - Find… Khi đó xuất hiện hộp thoại...[r]

Hướng dẫn sữ dụng Microsoft Word Trần Thành Thọ Điện thoại: 01665 829 269 mail: ksoranna@gmail.com CHÖÔNG TOÅNG QUAN VEÀ WORD I/.GIỚI THIỆU Word là phần mềm soạn thảo, trình bày và in ấn các vaên baûn daïng vaên thö, baûng bieåu, saùch, baùo chí, maãu quaûng caùo… II/.KHỞI ĐỘNG VAØ THOÁT KHỎI WORD Khởi động: Chọn các cách sau: C1: choïn Start \ Programs \ Microsoft Word C2: Kích vào biểu tượng treân Office Shortcut Bar Thoát: Chọn các cách sau C1: Menu File \ Exit C1: Baám Alt + F4 Thanh coâng cuï I.CAÙC THAØNH PHAÀN TRONG MAØN HÌNH Thanh tiêu đề Thanh Menu Thước ngang Thanh traïng thaùi CHÖÔNG CAÙC THAO TAÙC CÔ BAÛN TRONG WORD I.CAÙC THAO TAÙC VEÀ TAÄP TIN Tạo tập tin mới: Chọn Menu File\ New (phím tắt là Ctrl + N) kích vào biểu tượng Mở văn : -Chọn Menu File\ Open (phím tắt là Ctrl + O) kích vào biểu tượng Löu vaên baûn : -Lưu tập tin với tên cũ Chọn Menu File\ Save (Ctrl+ S) kích vào biểu tượng -Lưu tập tin với tên lưu lần đầu Chọn Menu File\ Save As Gõ tên file vào và chọn Save Đóng tập tin: -Choïn Menu File\ Close (phím taét laø Ctrl + F4) II/ CÁC PHÍM SỬ DỤNG TRONG SOẠN THẢO  Leân doøng treân  Xuống dòng  Qua traùi  Qua phaûi Home Về đầu dòng End Veà cuoái doøng PgUp Laät leân trang maøn hình treân PgDn Lật xuống trang màn hình Ctrl  Qua trái từ Ctrl  Qua phải từ Ctrl Home Về đầu văn Ctrl End Veà cuoái vaên baûn Ctrl PgUp Laät leân trang treân Ctrl PgDn Lật xuống trang Del Xoá từ bên phải vị trí trỏ Backspace Xoá từ bên trái vị trí trỏ Enter Xuống dòng và kết thúc đoạn Shift Enter Xuoáng doøng vaø khoâng keát thuùc đoạn Ctrl Enter Ngaét trang III/ KỸ THUẬT SOẠN THẢO 1.Caùch goõ daáu tieáng vieät kieåu VNI Cách gõ tiếng Việt kiểu VNI là ta dùng các số để thay cho daáu Gõ chữ trước, bỏ dấu sau, bỏ dấu vị trí cần đặt daáu Qui ñònh daáu Saéc huyeàn hoûi ngaõ nặng mũ ô mũ mũ ă gạch chữ đ Vd: Từ Cộng hoà gõ sau Co65ng ho2a Caùch goõ daáu tieáng vieät kieåu Telex Qui ñònh daáu S saéc F huyeàn R hoûi X ngaõ J naëng OÂ -> OO AÂ -> AA EÂ -> EE Ñ ->DD Ö -> UW Ô -> OW AÊ -> AW Vd: Từ Cộng hoà gõ sau Coojïng hofa HIEÄU CHÆNH VAÊN BAÛN Đánh dấu khối Thực các thao tác sau : -Kéo chuột từ đầu khối đến cuối khối -Nhấp chuột đầu khối, sau đó ấn và giữ phím Shift nhấp chuột cuối khối Sao cheùp khoái Đánh dấu khối cần chép Chọn Edit \ Copy nhấp vào nút treân coâng cuï -Di chuyển trỏ đến nơi cần chép -Chọn Edit \ Paste nhấp vào nút coâng cuï treân Xoá khối -Đánh dấu khối cần xóa Chọn Edit \ Cut ấn Delete nhấp Di chuyeån khoái -Đánh dấu khối cần di chuyển -Chọn Edit \ Cut nhấp -Di chuyển trỏ đến vị trí cần chuyển tới -Chọn Edit \ Paste nhấp vào nút CHÖÔNG ÑÒNH DAÏNG VAÊN BAÛN I/ ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ Đánh dấu phần văn cần định dạng Chọn Menu Format \ Font Khi đó xuất hộp thoại Font Trong Font: Font: teân boä Font Font Style: Kiểu chữ Bold: Chữ đậm Italic: Chữ nghiêng Size: Cỡ chữ Chuù yù: Đối với Font chữ tiếng việt thường bắt bắt đầu (VNI… Vn) II./ ĐỊNH DẠNG ĐOẠN Khaùi nieäm : Đoạn văn là nhóm ký tự (kể các ký tự đặc biệt và hình ảnh) nằm hai ký tự kết thúc đoạn văn Ký tự kết thúc đoạn văn xuất chúng ta nhấn phím ENTER Nhưng ký tự này là ký tự đặc biệt nên nó khoâng xuaát hieän treân maøn hình Nói cách đơn giản, đoạn văn là hay nhiều câu chấm dứt phím ENTER Khi chuyển sang đoạn văn mới, Word tự động xuống haøng 2/ Canh leà vaên baûn Đưa trỏ vào đoạn văn cần định dạng Trong trường hợp cần định dạng dãy nhiều đoạn văn liên tiếp thì đánh dấu toàn dãy đoạn văn đó Choïn Format \ Paragraph Nhaáp chuoät choïn Tab Indents and spacing Ñònh caùch canh leà: Trong mục Alignment đó chọn caùc kieåu canh leà sau : Left : Canh lề bên trái (tương ứng với biểu tượng treân coâng cuï) - Centered : Canh hai lề trái và phải (tương ứng với biểu tượng treân coâng cuï) - Right : Canh lề bên phải (tương ứng với biểu tượng treân coâng cuï) - Justify : Canh hai bên, đây là cách canh leà thoâng duïng nhaát caùc vaên baûn bình thường (tương ứng với biểu tượng treân coâng cuï) III ĐẶT VAØ SỬ DỤNG TAB 1.Giới thiệu Tab là các vị trí dừng văn giúp ta dễ daøng caên chænh vaø ñònh daïng vaên baûn Chúng ta có loại Tab: Tab traùi (Left) : Vaên baûn seõ doùng thaúng beân traùi keå từ vị trí Tab Tab (Center) : Văn dóng thẳng vò trí Tab Tab phaûi (Right) : Vaên baûn seõ doùng thaúng beân phaûi kể từ vị trí Tab Tab thaäp phaân (Decimal) : Vaên baûn seõ doùng thaúng daáu thaäp phaân taïi vò trí Tab Ñaët Tab Di chuyển trỏ vào đoạn văn Choïn Format \ Tabs Khi đó xuất hộp thoại Trong ô Tab Stop Position, gõ vào khoảng cách vị trí Tab cần đặt tính từ lề trái đoạn văn Trong phaàn Alignment, choïn moät caùc kieåu vò trí Tab Left : Cụm từ tab này canh trái Right : Cụm từ tab này canh phải Center : Cụm từ tab này canh Decimal : Số vị trí này canh theo dấu chấm thập phaân Bar : Ở vị trí này có đường vạch đứng Trong phaàn Leader, choïn moät caùc kieåu Leader Sau đã chọn xong các quy định leader và kiểu Tab, chúng ta chọn Set để xác nhận vị trí Tab này, chọn OK để chấp nhận Cũng có thể dùng thước (Ruler) để lập và di chuyể các vị trí Tab cách trực quan Chọn loại Tab Ñònh vò trí : Nhaáp chuoät leân ruler vò trí muoán ñaët Tab Xoá vị trí Tab Di chuyển trỏ vào đoạn văn vần điều chỉnh vị trí Tab Choïn Format \ Tabs Nhaáp choïn vò trí Tab caàn xoùa Nhấp Clear để xóa vị trí Tab Di chuyeån vò trí Tab Di chuyển trỏ vào đoạn văn vần điều chỉnh vị trí Tab Choïn Format \ Tabs Nhaáp choïn vò trí Tab caàn di chuyeån Gõ lại vị trí Tab, lúc này ta có thêm Tab Nhấp chọn để xoá vị trí Tab cũ IV TÌM KIEÁM – THAY THEÁ Tìm kieám a Tìm kieám ñôn giaûn Để tìm vị trí từ cụm từ văn baûn, chuùng ta thao taùc: Di chuyển trỏ đến vị trí muốn bắt đầu tìm kieám Choïn Edit - Find… Khi đó xuất hộp thoại Trong ô Find what, gõ vào cụm từ cần tìm Nhấp Find next để tiến hành Word bắt đầu tìm kiếm từ đầu văn Nếu tìm từ cần tìm, trỏ di chuyển vị trí đó 2/ AutoCorrect Trong gõ văn bản, có số cụm từ người sử dụng thường xuyên gõ Lúc đó chức AutoCorrect cuûa Word cho pheùp chuùng ta chæ caàn gõ vài chữ tắt, sau đó Word tự động điền toàn cụm từ vào Ví duï: Khi cần gõ vào từ “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam” ta cần gõ C, Word tự động đổi thành “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam” Choïn Tools \ Autocorrect Options Choïn Tab AutoCorrect Trong ô Replace gõ nhóm ký tự tắt (ví dụ : C) Trong ô With gõ nhóm ký tự đầy đủ (Ví dụ : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam) Nhấp Add để thêm cụm từ này vào chức AutoCorrect Muốn xoá AutoCorrect, ta chọn doøng AutoCorrect baûng caùc AutoCorrect nhấp Delete để xoá CHÖÔNG IV PHÂN CỘT VAØ SỬ DỤNG BẢNG I PHAÂN COÄT Chọn đoạn văn muốn chia cột Choïn Format \ Columns Choïn soá coät theo hình maãu oâ Presets (hoặc gõ số cột vào ô Number of Columns số cột lớn 3) Gõ bề rộng các cột ô Width, khoảng cách hai cột quy định ô Spacing Nếu muốn bề rộng tất các cột nhau, chúng ta đánh dấu vào ô Equal columns width Nếu muốn vạch đường thẳng đứng các cột thì đánh dấu vào ô Line Between II TAÏO BAÛNG (TABLE) Taïo baûng Choïn Insert \ Table… Goõ vaøo soá coät oâ Numbers of columns Goõ vaøo soá doøng oâ Numbers of rows Hoặc : -Nhaáp nuùt Insert Table treân coâng cuï (nuùt ) Giữ và rê chuột để chọn số dòng và soá coät MOÄT SOÁ THAO TAÙC TREÂN BAÛNG a Điều chỉnh kích thước cột Di chuyển trỏ đến vị trí vạch đứng nằm hai cột, lúc này trỏ có hình dạng , nhấp giữ chuột và kéo sang phải hay sang trái để điều chỉnh vị trí vạch đứng chia caùc coät b Nhaäp nhieàu oâ thaønh moät oâ Choïn caùc oâ caàn nhaäp laïi Choïn Table \ Merge Cells c Cheøn doøng vaø coät Di chuyển đến vị trí muốn chèn thêm dòng hay cột Choïn Table \ Insert roài choïn : Columns to the Left : Cheøn moät coät vaøo beân traùi Columns to the Right : Cheøn moät coät vaøo beân phaûi Rows Above : Cheøn moät doøng leân treân Rows Below : Chèn dòng xuống CHÖÔNG HÌNH ẢNH VAØ HIỆU ỨNG VĂN BẢN I CHEØN HÌNH AÛNH Chèn từ hình ảnh Clip Art - Choïn Insert \ Picture \ Clip Art Chèn từ hình ảnh máy - Choïn Insert \ Picture \ From File Caùch boá trí hình aûnh - Kích choïn hình aûnh - Choïn Format \ Picture \ Layout In line with text: Hình ảnh nằm cùng dòng với chữ Square: Taïo hình vuoâng xung quanh hình Tight: Chữ ôm sát vào hình Behind text: Hình chìm chữ In front of text: Hình đè len chữ Caét xeùn hình aûnh - Kích choïn hình aûnh - Choïn Format \ Picture \ Picture Crop from: Veát caét (Left, Right, Top, Bottom) Image control: Maøu saéc hình aûnh Reset: Trả kích thước ban đầu hình ảnh II VẼ ĐỒ THỊ - Di chuyển trỏ đến vị trí cần chèn đồ thị - Choïn Insert \ Picture \ Chart III VEÕ HÌNH TRONG VAÊN BAÛN (Drawing) - Choïn View \ Toolbar \ Drawing IV Tạo chữ nghệ thuật (WordArt) - Choïn Insert \ Picture \ WordArt V AUTOSHAPES - Dùng để chèn khung, kí hiệu, biểu tượng đặc biệt vaøo vaên baûn - Choïn Insert \ Picture \ Autoshapes VI CHỨC NĂNG TEXT DIRECTION - Dùng để xoay chữ góc 90o dùng cho Text box, Table, AutoShapes - Chọn đối tượng cần xoay - Choïn Format \ Text Direction CHÖÔNG IN AÁN VAÊN BAÛN I CAØI ÑAËT TRANG IN Quy định kích thước giấy in Choïn File\ Page Setup\ Paper Size Trong ô Paper Size chọn kích thước giấy in (Thông thường là khổ A4, 210 x 297 mm) Quy định lề trang và hướng văn trang a Quy ñònh leà trang Choïn File\ Page Setup Choïn Tab Margins (Top, Bottom, Left, Right) b Quy định hướng văn trang Choïn File \ Page Setup Choïn Tab Pager Size Trong oâ Orientation: Portrait: Hướng giấy đứng Landscape: Hướng giấy ngang II TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU TRANG, CUỐI TRANG, ĐÁNH SỐ TRANG Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang Choïn View \ Header and Footer Trong khung Header nhập nội dung cần làm tiêu đề đầu trang cho vaên baûn Trong khung Footer nhập nội dung cần làm tiêu đề cuối trang (nuùt dùng để chuyển đổi tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang) Đánh số trang Choïn Insert \ Page Number Position: Choïn vò trí ñaët soá trang vaên baûn Alignment: Caên chænh soá trang III IN VAÊN BAÛN Xem trước trang in Choïn File\ Print Preview Các nút màn hình xem trước trang in In maùy in Xem chế độ trang Đóng chế độ Tieán haønh in Choïn File \ Print (Ctrl P) Choïn phaïm vi in phaàn Page Range All: In toàn văn Curent page: Chỉ in trang hành (trang chứa troû) Pages: In caùc trang theo soá chæ ñònh Stt Hoï teân Nguyeãn Thaùi Hoïc Ñòa chæ Thoân – Cö Ewi – Kroâng Ana Traàn Anh Tuaán Đào Đình Thái Thoân 1B - Cö Ewi – Kroâng Ana Thoân 15 - Cö Ewi – Kroâng Ana UYÛ BAN NHAÂN DAÂN XAÕ CÖEWI COÄNG HOØA XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Cö Ewi, ngaøy 01 thaùng 09 naêm 2006 GIẤY MỜI Kính mời Ông/bà: Ñòa chæ: Nhân dịp kỷ niệm quốc khánh 2-9 Uỷ ban nhân dân xã Cư Ewi tổ chức buổi họp mặt giao lưu văn nghệ chào mừng ngày quốc khánh Vaøo luùc 11h30 ngaøy 21 thaùng 09 naêm 2006 taïi Uyû ban nhaân daân xaõ Cö Ewi Yêu cầu các Ông/bà có mặt đúng TM UYÛ BAN TROÄN VAÊN BAÛN Giới thiệu Trong Word ta có thể tạo mẫu thư mời cách trộn mẫu thư với danh sách có sẵn để tạo hàng loạt thư mời giống nội dung khác Có loại tập tin sử dụng trộn - Tập tin mẫu thư (Main document): đây là tập tin chứa mẫu thư Tập tin này nên lưu trữ - Tập tin chứa danh sách (Data source): tập tin chứa bảng danh sách Tập tin này phải lưu trữ để sử dụng nhieàu laàn - Tập tin kết trộn (Form letter): đây là thư mời sau đã trộn Cách tạo tập tin chứa danh sách (Data source) Bên tập tin chứa bảng danh sách Ngoài không chứa liệu nào khác Löu yù: Mở tập tin mới, xác định danh sách cần trộn có bao nhieâu coät? Bao nhieâu doøng? Vaøo Table \ Insert \ Table Lưu tập tin lại với tên Cách tạo văn mẫu để trộn - Soạn thảo mẫu thư mời, phần cần trộn thông tin ta bỏ trống - Choïn [Menu] Tools - Mail Merge - Trong phaàn Main document choïn Create \ Form Letter \ Active Windows - Trong phaàn Data source choïn Get Data \ Open Data source, choïn teân taäp tin danh saùch - Choïn Edit Main Document - Di chuyển trỏ tới các phần cần đặt thông tin trộn và chọn cột liệu trộn phần Insert Merger Field - Muốn chạy liệu ta bấm View Merged Data << >> (chạy qua lại các mẫu tin ta bấm các nút di chuyển maåu tin) - Sau cuøng muoán in maãu thö ta baán Merge to Print ABC