* Hướng dẫn thêm: o Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiến hành hai lượt cho mẫu giấy báo điểm bên trên và phía dưới không được dùng thao tác Copy[r]
(1)106thuthuatword Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word2003 Thông thường sử dụng chức Mail Merge (trộn thư) MS Word để tạo các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm… mặc định chương trình là ứng với Record liệu định tạo trang tập tin Main chính trên trang giấy (A4) tương ứng Khi đó nội dung tập tin main chính quá ít bạn thấy trên trang giấy còn nhiều chỗ trống và bỏ thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in sau trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy Để có thể làm tốt thao tác bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ Mail Merge MS WORD (trước đây trên XHTTOnline đã có bài viết hướng dẫn thao tác này trên phiên WORD2000, nhiên nhiều bạn đọc gởi thư thông báo không thực thao tác bài viết hướng dẫn trên phiên WORD2003 và yêu cầu viết lại bài viết chi tiết trên phiên này) Gợi ý thao tác: (bài viết này thực trên MS Office2003 yêu cầu nhiều bạn đọc) Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danh sách sở liệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trên WORD được) Mở Document WORD trắng, kích hoạt công cụ Mail Merge Nhấp chọn nút công cụ Main document setup, xem hình Chọn chức tạo nhãn Labels trên hộp thoại Main Document Type, xem hình (2) Trên hộp thoại Label Options nhấp chọn tên kiểu nhãn phù hợp khung Product number, xem hình Nhấp nút New Label để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫu vừa chọn: điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độ rộng, chiều cao cho phù hợp với khổ giấy A4 (chọn mục Paper Size) tương ứng, lưu ý đến hai thông số quan trọng: Number across (số nhãn thể theo cột), Number down (số nhãn thể theo hàng), đặt tên cho mẫu label vào dòng Label name xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình (3) Hướng dẫn thêm: Ví dụ đây tôi muốn trên cùng trang giấy A4 (khổ đứng) in phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì thiết lập number across (1) và number down (2), tương tự bạn có thể tùy biến thoải mái các thông số này muốn in nhiều phiếu trên cùng mặt giấy Trở hộp thoại Label Options bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OK để bắt đầu quá trình trộn thư, xem lại hình 8.Lúc này trên trang WORD trắng có khung bảng (kiểu cột, hai dòng) đúng thiết kế bước 6, bạn chép phần nội dung tập tin Main chính đã chuẩn bị (ở bước 1) vào hai khung trống này, xem hình (4) Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách EXCEL sở liệu đã chuẩn bị bước 1, xem hình 10 Khi đưa vào tập tin EXCEL xuất hộp thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lần thật chính xác Sheet chứa sở liệu chính thức, xem hình (5) 11.Trở lại giao diện trộn thư WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nội dung trên tập tin “giấy báo điểm thi”, nhấp nút Insert Merge Fields (nút thứ sáu từ trái qua) trên Mail Merge chèn vào các cột tương ứng cho đúng vị trí, xem hình (6) * Hướng dẫn thêm: o Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiến hành hai lượt cho mẫu giấy báo điểm bên trên và phía (không dùng thao tác Copy xuống vì gây lỗi kết trộn), tương tự bạn phải tiến hành lần chèn công thức 3- lần trên khổ giấy A4 thể thêm hay mẫu phiếu báo điểm cùng loại o Khi chèn vào các công thức trường Fields bạn nên chọn chế độ thể in đậm (Bold) để tạo hiệu ứng bật đồng loạt trên các mẫu phiếu báo điểm sau trộn o Lưu ý: sau mẫu phiếu báo điểm thứ hai (bên dưới) lúc này có công thức <>, bạn di chuyển công thức này lên sau bên mẫu phiếu báo điểm thứ (nếu bạn trộn ba mẫu phiếu báo điểm trên cùng mặt giấy thì lúc này có công thức <> phiếu báo 1, phiếu báo 2, mà không có sau mẫu 3), xem hình (7) 12.Nhấp nút công cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải qua) trên công cụ Mail Merge để xuất kết trộn thư sang tập tin DOC Trong hộp thoại qui ước trộn chọn All để trộn tất sở liệu hay From…to để trộn khoảng cách các record cố định tùy ý, nhấp OK để đồng ý, xem hình 10 13 Kết tập tin trộn thư theo đúng thiết kế (2 phiếu trên cùng trang) và thứ tự từ hết (8) các mẫu tin danh sách sở liệu Excel, xem hình 11 (9)