Mời các bạn tham khảo Tài liệu Quản lý thư viện và trung tâm thông tin: Phần 1 sau đây để bổ sung thêm những kiến thức về lý thuyết chung về tổ chức quản lý và tổ chức quản lý trong cơ quan thư viện thông tin; tổ chức lao động trong cơ quan thư viện thông tin; cơ cấu tổ chức một số loại hình thư viện và cơ quan thông tin tại Việt Nam; lập kế hoạch và báo cáo công tác thư viện thông tin.
NGUYỄN TIẾN HIỂN - NGUYỀN THỊ LAN THANH Q U Ả T R U Ờ N G Đ A I H Ọ C VỒN H À IMÔI - 0 N L V HÀ NỘI BỘ VÃnỉ HÓA ■THƠKG Tl!>ỉ TRƯỜNG ĐẠÌ HỌC VÃN HĨA HẢ NỘI THS NGUYỄN TIẾN HIÊN - TS NeUYỄN THỊ LAN THANH QUẢN LÝ T H Ơ T R U N Q V IỆ N T â N v è T H Ô N G T IN ( Giáo trình dàng cho sinh vịén ngành Thư viện - thông tỉn ) H Nội - 2002 Lờ i N ổ iĐ ấ a Tổ chức quản iý đóng vai trị quan trọng chế độ xã hội, ngành nghề, lình vực Nhờ có tổ chức quản lý khoa học mang lại hiệu lao động cao với việc chi phí tièu hao sức lực ít, phương tiện thịi gian Vì lẽ dó khoa học quản lý ngày trồ tÊành ngành khoa học, bao trùm lên toàn hoạt động xã hội Bất chế độ xã hội nào-hoặc tổ chức hay quan xí nghiệp 'phải tổ chức, quản lý mdi hoạt động có hiệu Nguyên tắc phương pháp khoa học quản lý.là chung Song sâu vấo ngành nghề, lĩnh vực, chúng đểu có đặc thù riêng biết kết hợp hài hòa chung riêng nói qúản lỵ thực mang lại hiệu cao Chính ngành nghề, lĩnh vực đểu phải nghiên cứu để tìm cách tổ chức, quản lý cho khoa học ngành việc làm-hết sức cần thiết Giậo trình Quản lý th viện trung tâm thông tin biên sơạn khơng ngồi mục đích nói Giáo trình gồm chương: Chường Ị ; Lý thuyết chung vể tổ chức, qúản ỉý tổ chức qụản lý quan thư viện - thông tin Chương ỉ ỉ : TỔ chức lao động qvian thư viện - thông tin Chương ỉỉỉ : Cđ câu tổ chức sơ" loại hình thư viện cơ.quan thơng tin ỗ Việt • Nam Chương IV ; Kế hoạch báo cáo công tác thư v iệ n -th ô n g tin Chương V ; Thổng kê quan • thư viện - thơng tin Chương VI : Kinh tế hoạt động quan thư viện - thông tin Chương VỊỊ : Công tác đào tạó, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác tra thư viện - thông tin Giáo trinh quản lý thư viện trung tâm thông tin biêỉl soạn lần hai tác gí ả: l ThS Nguyễn Tiến Hiển -• Chủ iihiệm khoa Thư viện - thông tin - biên soạn chương I II, III, IV TS, Nguyễn Thị Lan' Thanh - Trưởng phồng Đào tạo - biên soạn chương V, VI, VII TỔ chức, quẳn lý vấn để lớn, phức tạp, tác giả cố”gắng để bao quát tài liệu Song chắn cịn nhiều thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp chân thành anh, chị bạn đọng nghiệp Qua lồi nói đầu, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến anh, chị bạn đồng nghiệp góp ý, giúp đỡ để chúng tơi hồn thành giáo trình TÁC GIẢ Chương ì: LỶ THUYẾT CHƯNG VỀ T ổ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRONG C QUAN THƯ VIỆN - THÔNG TIN I - Lý thuyết chung tổ chức, quản tý Ị/ Khái quát vé tổ chức Tổ chức, đóng vai trị vơ quan trọng chế độ xã hội, lĩnh vực, ngành nghề Nhờ có tơ chức tốt mang lại hiệu lao động cao Chính vậy, tổ chức trở thành trung tâm ý nhiều lãnh tụ trêỉỉ th ế giới Ngay từ nâm 1918 sau cách mạng Tháng Mưòi thành công V I Lênin cho “ Đối với quyền Xơ- Viết việc tổ chức lao động ỉà vấn đề chủ yếu, vấn đề cán vấn đề nóng hổi tồn cuộc' sơng xã Lênin cịn viết ; “Sức lực cua hàng trăm người sức iực hàng nghìn người khơng ? Ơng trả lịi : Có thể mà sức lực hàng trăm n ^ ị i có tổ chức Vì có lổ chức thi sức lực tăng lên hàng nghìn lẩn Lênin íặpT.36 tiếng Nga xuất lần tr.l47 Lênin íóàn tậpT.34 liếng Nga xuất lần tr.34 Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá vai trị tổ chức quản lý cao Ngvíời nói : “Tổ chức, quản lý cơng việc khó khăn, phức tạp râ't cần thiết, mn quản lý tơt ngồi kiến thức chun m ơn,' ngồi trình độ khoa học cịn địi hỏi cán bộ, cơng nhân phải thơng st tư tưởpg, phải có thái độ làm chủ Nhà nước, làm chủ xí nghiệp Muốn quản ỉý tốt phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm đến nơi đến chốn, ,yượt khó khàn, phấi thực cán tham gia lao động, công nhân tham gia quản Phrumin I M - chuyên gia Liên Xô đưa định nghĩa : Tổ chức hình thức đê tạo lập trì trật tự hệ thống hào gọi tổ chức Trong từ điển tiếng Việt có định nghĩa: Tổ chức - xếp đật' bơ' trí mối'quan hệ phận với Các giáo sư ỏ Học viện Hành quỗc gia Việt Nam đưa định nghĩa: Tổ chức khoa hộc thiết lập mối quan hệ người với nhau, nhằm mục đích quản lý tơt đơi tượng TỔ chức thường công việc hạt nhân Những lời kêu gọi Hổ Chù tịch Tíi - tr 128 - 129 ■ nghiên cứu, kế hoạch quan thư viện ■thông tin chia làm ba loại theo thòi gian: ú) Kê hoạch dài hạn: Là kế hoạch lớn, kế hoạch thường ba năm, năm năm mười năm Kế hoạch dài hạn đề cập đến cơng việc lớn lao, nhiều thịi gian, công sức, tiền xây dựng lại trụ sở, tổ chức lại hệ thông mục lục, tổ chức lại kho tài liệu, bồi dưỡng đào tạo lại đội ngũ cán v.v Kê hoạch dài hạn (năm năm) thư viện Quốc gia Bộ Văn hóa - Thông tin u ỷ ban Kế hoạch Nhà nưốc duyệt Kê hoạch dài hạn thư viện tĩnh (thành phơ) Bộ Văn hóa - Thơng tin UBND tĩnh duyệt h) K ế hoạch đột xuất: Là loại kế hoạch không đưỢc chuẩn bị từ trước, có đổi mối biến động lón năm, cần phải thay đổi lại bo sung vào kê hoạch cũ, ta gọi kê hoạch đột xuất (■) K ế hoạch ngắn hạn: Là k ế hoạch tháng, quý, năm Trong k ế hoạch hàng năm k ế hoạch quan trọng nhất, thư viện phải lập Trong k ế hoạch hàng năm, thưồng ghi -Q i;rv 11 i tất cơng việc cần làm thư viện năm đó, tất cơng việc, phòng ban Dựa k ế hoạch năm, họ lại phân chia công việc theo hàng quý, hàng tháng từ ta đưỢc k ế hoạch quý tháng Việc phê duyệt kế hoạch tuỳ thuộc cấp phụ trách có thẩm quyền tuỳ thuộc loại k ế hoạch Chẳng hạn thư viện thuộc mạng lưới thư viện quần đội Tổng cục Chính trị xét duyệt Kế hoạch hàng r.ăm thư viện tỉnh, íhành phố Bộ Văn hóa - Thơng tin đuyệt K ế hoạch hàng năm thư viện: * Các bưởc tiến hành để lập kế hoạch hàng năm: Bước ì : Nghiên cứu sơ tình hình thựr kê hoạch thư viện năm vừa qua (ưu điểm, nhưỢc điểm, tiêu đạt, không đ t ) Bước 2: Tính tốn tiêu sơ' lượng, chất lượng cho năm tới ổwớc'i Lập dự thảo kế hoạch theo mẫu định Bước 4: Thảo luận dự thảo kế hoạch hội nghị cán công nhân viên chức 112 Bước 5: Dự thảo kế hoạch câ^p ký duyệt thông qua, trở thấnh pháp lệnh * M ảu củ a k ế hoach hàng nãtn ( Gồm mục ) I / Nhiệm vụ, nội dong cịng tác thư viện-thơng rin: - Nhiệm vụ trị, kinh tế, vàn hóa mà Đảng, Nhà nưổc để cho tồn qc nám tối - Nhừng nhiệm vụ địa phương lĩnh vực kinh tế, văn hóa năm tới - Những nhiệm vụ cụ thể để cho thư viện năm tới mặt thu hút bạn đọc, chủ động tuyên truyền loại sách, tổ chức kho, hệ thông mục iục Tất cà nhiệm vụ, nội dung cơng tác thií viện năm Những việc làm phải phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ quan trọng Đảng, Nhà nước Thư viện phải đề phương pháp để thựe nhiệm vụ dịnh (I / Những cori sô tiêu: Được ghi lại theo nội dung hình thức sau 113 SƠ Chitièu chù yếu vế TT só lượng - chất h/ựng ♦ Phàn thÊO quỷ lỉ III IV K/quả th/hlận Ké hoạch nẳm nám Sỏiưọng SỐ lượng bạn dọc Số lượt sách cho mượn Sỗ' lượt ngưởi đến ♦ Chất lượng Lượt dọc Vổng quay Số sách TB ưnh theo đáu nguới m /Phục vụ bạn đọc tuyên truyển loại sách: Đây phẩn quan trọng thể rõ nội dung công tác bạn đọc thư viện, tốt hay không việc tuyên truyền hướng dẫn đọc sách báo - Thu hút bạn đọc mói - biện pháp đê thu hút bạn đọc mới, chọn biện pháp phương pháp tuyên truyền, tổ chức tham quan, báo cáo công tác thư viện trưác quần chúng, phát vô tuyến để tuyên tm yền thư viện - Lãnh đạo đọc sách - mục thư viện đặt kế hoạch tổ chức phục vụ đôl tượng bạn đọc khác th ế ? bạn đọc chủ yếu thư viện, nghiên cứu tính hứng thú 114 bạn đọc tuyên truyền đọc sách có kế hoạch, ý đến thiếu niên ngưòi cao tuổi - Kế hoạch tuyên truyền sách CTXH tác phẩm kinh điển - Công tác thông tin thư mục biện pháp phục vụ bạn đọc ấn phẩm thông tin - thư mục - Hướng dẫn cách đọc sách: trao đổi mạn đàm vể cách đọc sách - Đọc báo, tạp chí (trưng bày thưịng xuyẽn, quảng cáo đài, truyền hình) IV / Tổ chức kho va mục tục: - Biện pháp bổ sung sách mối, trừ sách cũ, chmh lý sách - Nếu có chủ trương xây dựng mục lục thay đổi cớ câu mục lục, loại thu hồi sách khơng lưu hành - Bảo quản kho, đóng, sửã chữá sách cũ V / Thu hút lực lượng xã hội vào cơng tác thư vièti - ỉhịhg tìn cõng tác với bạn đọc tích cực: Tổ chức nhóm bạn đọc tích cực: dựa vào niên, học sinh, sinh viên để phát sách mổi cho công tác bổ sung Kẻ hiệu, biểu ngữ, trưng bày sách để thu hút bạiì đọc 115 VI / Nâng cao trình độ trị, vân hóa nghiệp vụ cho cán thư viện - thông tin: - Mở lớp học nâng cao nghiệp vụ cho cán cỏ cán học, thực tập, thăm quan : tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học v.v - Hưổng dẫn nghiệp vụ cho thư viện trực thuộc, phổ biến kinh nghiệm tiên tiến VII / Cơng tác hành quản trị: Xây dựng bản: trụ sở, sửa chữa phòng ban Mua sắm trang thiết bị bàn, ghế, tủ v.v Kê hoạch sau dự thảo, cần đưa thảo luận tập thể, lấy ý kiến quần chúng Sau đưa trình câp xét duyệt iỉ6 BI BÁO CÁO THƯVIỆN-THƠNG TIN I- Mục đích, ý nghĩa, yêu cổu báo cáo Ị M ục đích ý nghĩa báo cáo: Báo cáo kết công tác thòi gian, đánh giá ưu khuyết điểm để rút kinh nghiệm công việc quan trọng thiếu công tác thư viện - thông tin, từ khâu lập kê hoạch, thực kế hoạch báo cáo lại I Báo cáo đóng vai trị quan trọng, giúp cho cán thư viện - thông tin biết kết lao động bọ so vói k ế hoạch đả đật Giúp cán lãnh đạo, quản lý tìm đưỢc nguyên nhân ưu, khuyết điểm, dựa vào đặt kẹ hoạch cho năm tới Nhờ có báo cáo, giúp cho quan trung ương biết đưỢc kết công việc sở, dựa vào để nghiên cứu, đ án h giá, so sánh các'thư viện, tìm phượng pháp tiên tiến đê phổ biến tu yên truyền tro n g nước Nói đến báo cáo ý nghĩa nó, Lênin nêu lên nhiệm vụ báo cáo là: “ Bản báo cáo phải đ ạt đưỢc bạ yêu cầu sau: a/ Làm cho quyền nhân dân hiểu b iế t đưỢc cách th ậ t tồn diện nhũng cơng viêiC thư viện làm ■ b/ Thu hút lực lượng xă hội tham gia công tác thư viện c/ Thi đua cán thư viện Dựa thị Lênin dã nêu, Nhà nước ta đề nhừng yêu cầu cụ thể báo cáo công tác thư viện - thông tin Síiu u cầu đỏì với bẩn báo cáo th viện - thơng tin: a! Tính chất bát buộc báo cáo: Sau thịi gian cơng tác tháng năm, thư viện phải sơ kết, tổng kết, kiểm điểm việc thực kế hoạch báo cáo lên h! Tinh xác cúc s ố liệu: Phải trung thực phản ánh thực tế tình hình cơng tác Nếu báo cáo sai th ật, trựớc h ết gây tác h i cho thư viện đó, họ khơng biết ưu khuyết điểm chính, dễ dẫn tới sai lầm công tác sau này, làm lãnh đạo nhận định khơng quan mình, dẫn đến đạo phương hưống sai ,c/ Tính chất đủ chi tiết củà háo cáo: Địi hỏi đưa sơ' liệu đầy đủ theo yêu cầu chi tiêt theo đề mục d! Tính kịp thời hảo cáo: Địi hỏi nạp báo cáo thdi hạn, để ban kiểm tra đánh giá đưỢc ' 118 Leni n toàn lập T37 Tr 474 { tiếng Nga ) kịp thòi đ! Tinh fhôn^ mẫu ( hàn báo cáo: Cần dựa vào mẫu, không tuỷ tiện thêm bớt mục có, giúp cho xét duyệt nhanh chóng ( cụ dựa vào mẫu kê hoạch hàng nám để viết báo cáo ) II - Các hình thức báo cáo Báo cáo cơng tác thư viện - thơng tin có hai hình thức; 1/ Báo cáo thông ké 21 Báo cáo thông báo (báo cáo văn xụôi) Báo cáo thông kẽ: Là loại báo cáo chủ yếu sô" liệu, báo cáo thông kê gồm tờ mẫu in sẵn Bộ Văn hóa - Thơng tin ban hành gửi xuống thư viện theo quý năm Yêu cầu thư viện nghiên cứu điền vào cho thật xác ỉ Báo cẩo thống kê công tác thư viện - thông tin nước ta gồm ba biểu sau đây; a/ B áJcậo thống kê rình hình phát lìiéh vả ỉừu hàrứi sách ỈXÌƠcủaqưv mơn Báo cáo giúp cho quan cấp biết tổng sơ' sách có thư viện ỉà bao nhiêu, gồm mơn loại gì, số lượng loại, 119 tình hình phục vụ bạn đọc, số sách bổ sumg số sách lọc so với k ế hoạch ( xem mẫu tr 123 ) b/ Báo cáo ihống kê thành phần hạn áọíC q u ỷ rỉăm Báo cáo giúp ta biết tổng số) bạn đọc thư viện Thành phần bạn đọc gồm nihững tầng lớp nào, sơ' lượng so vói k ế hoạch đặt ra, cụ thể thực th ế ( xem mẫu tr 124) d Báo cáo ửìống kề công tác hạn đọc côn^ tác phụ đạo quỷ năm Giúp ta biết cóng tác bạm đọc, mà quan thư viện - thơng tin tiến hành Sơ" buổi tổ chức, kết buổi Ví dụ : điểm sách, phát đài - Giới thiệu sách (cuộc, chủ đề, sơ"ngưịi dự) - Triển lãm ( chủ đề, )• - Biểu ngũ, v.v ( Xem mẫu tr 125) Báo cáo thông báo ( Báo cáo văn b ả n )) Chỉ báo cáo thông kê chưa đủ đ ể đánh giá khả kết cơng tác tkư viện thịi gian qua Muốh đánh giá th ật chítih xác ta phải dựa vào báo cáo bằng" vẵ.n xuôi Loại báo cáo dựa sở báo cáo 120 thơng ké có phân tích, rút nhận xét tnnh thực k ế hoạch, nhửng thuận lợi, khó khăh dẫn đến việc thực kế hoạch Báo cáo thông báo giông mẫu kế hoạch hàng năm nói cách khác, viết báo cáo phải dựa vào kế hoạch hàng năm, có phân tích, giải thích kỹ lưổng đế người đọc hiểu raột cách thấu đáo hơn, chi tiết việc thực kế hoạch quan năm qua Báo cáo thông báo thường đưỢc viết nàm hai lần (vào năm cuôi năm) Báo cáo tổng kết ci năm quan ,trọng, đánh giá hoạt động q u an thư viện - thông tin năm Đề xuất phương hướng cho năm tới Bào cáo thưừng viết làm ba bản: Một bản.lưu thư viện, gửi Yụ Thư viện gửi Sở Văn hóa - Thông tin tỉnh, thành phô' Báo cáo thông báo quan thư viện thông tin phải đưỢc thảo luận trước thư viện - -thông tin sở Văn hóa - Thơng tin địa phương thơng quạ Những điều, cần chu ý viết báo cáo thông báo Đây loại báo cáo quan trọng cầa thiẽt, giúp cho cán nhân viên quan thư viộn - thơng tin biết cách xác 121 kết lao động họ nàm vừa qua (phòng tốt, phòng chưa tốt, ? ) Báo cáo hàng năm cịn giúp cho quan lãnh đạo cấp biết đưỢc thực chất cụa quan thư viện thông tin cấp để có sở chi đạo hướng, sát thực tế Do yêu cầu viết báo cáo phải đảm bảo tính khoa học, từ khâu thu thập số liệu ỏ sổ sách thư viện - thông tin : sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, nhật ký, biên họp hội nghị, báo cáo hàng q, cách thu thập Cịn cách khác, giám đơc u cầu phịng ban viết báo cáo thơng báo phịng ban Giám đốc dựa vào viết báo cáo chung cho quan thư viện - thơng'tin « 122 , BìểulA/TV Đơn vị bào cáo Thỡi hạn nạp 20y 12 Nơi nhận Vụ sỏ Cơ quan ỉàp biểu : ĨV Q G Cơ quan ban hành: BVH Theo đ»nh sổ 02 VH/ TK B Á O C A O T H Ỏ N (; KÊ TÌNH HÌNH PHÁT TRlỂN Liai HÀNH SÁCH BÁÍ) Q ú l ndin Chí tièu A Tổng Phát trièn Kế Thực so thưc hoạch '2 hỉẻn lè Lưu hành Kế Thực hoach hiên õ Hủy Ghí ỉê aỉ Sách t) Tiếng Việi - C T i ả hội -K H K Ĩ - v h o c NT 2) Báo - Tiêng Vièt • néng nnyoci Nịiưừì lập bieu ;V,iíí/V Ị l ì ỉ ì ị ị n ú ỉ ỉ ì C n bõ phụ trá ch T V 123 := à '3 0 co 'Ci (U* ^ H- t3 ^G r|- >H 5c '5^ _ rC ^ •< Jw :s :à 'O cn ễ c s? 5' ^ ♦ C! « J5 í § ^ Ẩ Gj ^ ; í^ :^ -c c > '-C Đ ^ 2^ E Ip ão x: ^y,^ í - >co V c ) o - r