Bài giảng Tin học đại cương do Tào Ngọc Minh biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho việc giảng dạy. Nội dung bài giảng được trình bày như sau: Cơ bản về công nghệ thông tin và máy tính, sử dụng hệ điều hành windows 2000, công nghệ internet, trình soạn thảo văn bản microsoft word, bảng tính điện tử microsoft excel.
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH Tin học (20 tiết) Bài giảng Tin học đại cương Thời lượng: 60 tiết (lý thuyết) Giáo viên: Tào Ngọc Minh Cơ CNTT máy tính (6 tiết) Sử dụng hệ điều hành Windows (10 tiết) Công nghệ Internet (4 tiết) Tin học văn phòng (40 tiết) Sử dụng phần mềm soạn thảo văn MS Word (16 tiết) Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử MS Excel (24 tiết) I/ Các khái niệm Module CƠ BẢN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ MÁY TÍNH 1/ Khái niệm tin học: Tin học ngành khoa học công nghệ nghiên cứu phương pháp, q trình xử lý thơng tin cách tự động dựa phương tiện kỹ thuật máy tính điện tử 2/ Máy tính điện tử (Computer): Là thiết bị điện tử dùng để lưu trữ xử lý thơng tin theo chương trình định trước người định II/ Các giai đoạn phát triễn máy tính ¾ Thế hệ thứ (1945-1955) máy tính dùng đèn điện tử: Máy tính có tên ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer) nặng khoảng 30 (1946) Mỹ ¾ Thế hệ thứ hai (1955-1965) máy tính dúng thiết bị bán dẫn: Dùng linh kiện Transistor (được phịng thí nghiệm Bell phát triển năm 1948) Bộ nhớ máy tính tăng lên đáng kể trở nên nhỏ gọn ¾ Thế hệ thứ ba (1965-1980) dùng mạch hợp tích hợp IC: Cơng nghệ điện tử phát triển nhanh cho phép đặt hàng chục Transistor vào vỏ chung gọi chip III/ Thông tin biểu diễn thơng tin máy tính 1/ Khái niệm thông tin: Bất thông báo hay tín hiệu coi thơng tin Việc trao đổi hay tiếp nhận thông tin theo nghĩa thông thường người trao đổi theo nhiều cách khác (thính giác, thị giác, khứu giác …) 2/ Biểu diễn thơng tin máy tính: Do máy tính chế tạo dựa thiết bị điện tử có hai trạng thái đóng mở, tương ứng với hai số Nên để lưu trữ thơng tin máy, máy tính dùng hệ đếm nhị phân (Binary) tức hệ đếm biểu diễn với hai chữ số 3/ Các đơn vị đo thơng tin: ¾ Đơn vị sở: Bit (0 1) II/ Các giai đoạn phát triễn máy tính (tt) ¾ Thế hệ thứ tư (1980-199x) sử dụng công nghệ (VLSI): Vào năm 80 công nghệ (VLSI Very Large Scale Integrator) đời cho phép tích hợp chip hàng triệu Transitor khiến cho máy tính trở nên nhỏ hơn, nhanh với tốc độ hàng triệu phép tính giây tảng cho máy tính PC (Personal Computer) ngày ¾ Năm 1981, IBM giới thiệu máy tính cá nhân PC (Personal Computer) 3/ Các đơn vịđo thông tin (tt) ¾ Đơn vị bản: Byte: Byte = Bit ¾ Các bội số Byte: 9 9 Kilobyte: KB = 210 = 1024 Byte Megabyte: MB = 1024 KB Gigabyte: 1GB = 1024 MB Terabyte: 1TB= 1024 GB 4/ Chuyển đổi hệ đếm IV/ Cấu trúc máy tính ¾ Hệ 10 sang hệ 2: Thực liên tiếp phép chia Hệ thống máy tính bao gồm hai hệ thống con: 1/ Phần cứng: Bao gồm toàn máy thiết bị ngoại vi thiết bị điện tử kết hợp với Nó thực chức xử lý thông tin mức thấp tức tín hiệu nhị phân 2/ Phần mềm: Là chương trình (Programs) người sử dụng tạo điều khiển hoạt động phần cứng máy tính để thực nhiệm vụ phức tạp theo yêu cầu người sử dụng Phần mềm máy tính phân làm loại: Phần mềm hệ thống (System Software) phần mềm ứng dụng (Applications Software) cho thương số Số nhị phân tương ứng kết phép dư chia cho lấy từ đáy lên ¾ Hệ sang hệ 10: Xét số hệ số với biểu diễn sau: N2=dndn-1…d1d0 Khi hệ số 10 số N là: N10=dn*2n+dn-1*2n-1+…+d1*21+d0*20 V/ Các loại máy tính 1/ Máy tính lớn (Mainframe): Là loại máy tính có kích thước vật lý lớn, mạnh, phục vụ tính tốn phức tạp V/ Các loại máy tính (tt) 2/ Siêu máy tính (Super Computer): Là hệ thống gồm nhiều máy lớn ghép song song có tốc độ tính tốn lớn thường dùng lĩnh vực đặc biệt, chủ yếu quân vũ trụ Siêu máy tính Deep Blue thuộc loại V/ Các loại máy tính (tt) V/ Các loại máy tính (tt) 3/ Máy tính cá nhân PC ( Personal Computer): Cịn gọi máy tính để bàn (Desktop) Hầu hết máy tính sử dụng văn phịng, gia đình 4/ Máy tính xách tay (Laptop): Máy tính Laptop tên loại máy tính nhỏ, gọn mang theo người, chạy pin Một tên gọiS1 khác “Notebooks” Laptop nhỏ S5 V/ Các loại máy tính (tt) 5/ Máy tính bỏ túi (Pocket PC): Hiện nay, thiết bị kỹ thuật số cá nhân (PDA) có chức phong phú, kiểm tra e-mail, ghi ngắn gọn, xem phim, lướt S1 Internet, nghe nhạc hay soạn tài liệu văn phịng… nhiều máy tích hợp chức điện thoại di động VI/ CẤU TẠO CỦA MỘT MÁY TÍNH CÁ NHÂN Sơ đồ mơ tả phận máy tính cá nhân: Dữ liệu THIẾT BỊ NHẬP Dữ liệu THIẾT BỊ XỬ LÝ S1 THIẾT BỊ XUẤT Dữ liệu THIẾT BỊ LƯU TRỮ S5 Esc ~ ` F1 Shift Ctrl F2 @ ! Tab Caps Lock Q F3 S Z Alt F4 $ # W E A F5 % R D X ^ T F C F6 & Y G V F7 * U H B F8 ( I J N F9 F10 F11 F12 ) O K M + = { P : ; L < , > [ Backspace ] " ' ? / } | \ Enter Shift Alt Num Lock Print Screen Scroll Lock Insert Home Page Up Num Lock Delete End Page Down Home Pause Nhập liệu Scroll Lock * End Ctrl Caps Lock / Ins PgUp PgDn + Lưu trữ Enter Del Xử lý Xuất thơng tin Chu trình xử lý thơng tin VI/ CẤU TẠO CỦA MỘT MÁY TÍNH CÁ NHÂN (tt) VI/ CẤU TẠO CỦA MỘT MÁY TÍNH CÁ NHÂN (tt) 1/ Thiết bị nhập: Là thiết bị có nhiệm vụ đưa thơng tin vào máy tính để xử lý ¾ Các thiết bị nhập thơng dụng: Chuột, bàn phím, máy qt, webcame 2/ Thiết bị xử lý: Xử lý thông tin, điều khiển hoạt động máy tính Thiết bị xử lý bao gồm: bo mạch chủ, vi xử lý Bộ xử lý trung tâm CPU (Central Processing Unit) VI/ CẤU TẠO CỦA MỘT MÁY TÍNH CÁ NHÂN (tt) Khối xử lý trung tâm não máy tính, điều khiển Hoạt động máy tính bao gồm thành phần chính: # Khối điểu khiển (Control Unit): Xác định xếp lệnh theo thứ tự điều khiển nhớ # Khối tính tốn (Arthmetic Logical Unit): Là nơi thực hầu hết thao tác tính tốn tồn hệ thống như: +, -, *, /, >, Với hệ điều hành MSDOS tối đa ký tự không chứa khoảng trống, với hệ điều hành Windows tối đa 255 ký tự 4/ Khái niệm tệp tin (tt) ¾ Phần mở rộng: Là cách viết tắt cho kiểu tệp tin, tối đa ký tự, chúng không chứa khoảng trống ký tự đặc biệt Phần thường hệ thống tự quy định đặc trưng cho kiểu tệp Phần mở rộng để xác định tập tin tạo từ ứng dụng nào, ứng dụng sử dụng Phần mở rộng ngăn cách với tên tệp dấu chấm (.) Một số kiểu tập tin thông dụng: exe – tập tin tự thi hành, doc – tập tin văn Word, txt tập tin văn sơ cấp, mp3 – tập tin nhạc nén, jpg – tập tin hình ảnh … 5/ Khái niệm thư mục (Folder) # Để tạo thuận lợi cho trình lưu trữ truy xuất liệu Windows cho phép tổ chức liệu lưu dạng thư mục Với ổ đĩa thư mục gốc chứa tập tin thư mục Bản thân thư mục chứa tập tin thư mục khác 5/ Khái niệm thư mục (tt) # Biểu tượng thư mục màu vàng # Thư mục khơng có phần mở rộng # Các ổ đĩa cửa sổ My Computer thư mục gốc quản lý thư mục tập tin # Thư mục thư mục nằm thư mục khác # Thư mục hành thư mục làm việc 7/ Các phím bàn phím Space bar (dài nhất): tạo ký tự trống Å (Back Space): xóa trước ký tự Delete: xóa sau ký tự (nằm bên phải trỏ) Windows: mở Start Menu Caps Look: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa Shift: gõ phím phụ (ký tự đầu) phím chức 6/ Khái niệm lối tắt (Shortcut) ¾ Shortcut tập tin đặc biệt chứa đường đến tập tin, thư mục ¾ Shortcut dùng để truy cập nhanh đến tập tin, thư mục ¾ Biểu tượng lối tắt ln có hình mũi tên đặc trưng kèm 8/ Một số chức chuột Nhấn đơn: chọn đối tượng (nút bên trái), thực lệnh menu Nhấn đúp: mở cửa sổ (nút bên trái) Nhấn phải: menu ngữ cảnh đối tượng Bi lăn: cuộn hình làm việc 10 I/ Khởi động Excel II/ Cấu tạo bảng tính MS-Excel Sử dụng cách khởi động Excel giống cách khởi động Word Tệp tin Excel sinh mặc định có phần mở rộng XLS Vùng bảng tính Thanh cơng thức Sheet1, Sheet2, Sheet3 Worksheet mặc định Workbook II/ Cấu tạo bảng tính MS-Excel (tt) II/ Cấu tạo bảng tính MS-Excel (tt) Sau khởi động Excel, có cửa sổ bảng tính (Workbook) Trong bảng tính có nhiều trang bảng tính (Worksheet) Một Workbook có tối đa 255 Worksheet Trên Worksheet chia thành nhiều cột nhiều dòng Bao gồm 256 cột 65536 dịng Cột (Columns): Được kí hiệu chữ A, B,…,Z, AA,…,IV Dòng (Rows): Được đánh số thứ tự chữ số 1, 2, 3,…,65536 Ơ (Cell): Giao dịng cột gọi Ơ xác định tọa độ (gọi địa ô) dựa theo kí hiệu cột số thứ tự dịng Địa ô B2 Địa ô C5 54 I/ Nhập liệu BÀI CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH EXCEL II/ Hiệu chỉnh bảng tính 1/ Chọn, chép, di chuyển vùng bảng tính: Thực thao tác giống Windows 2/ Chèn thêm dòng: Dòng Excel chèn nằm bên dòng Vào menu Insert -> Rows 3/ Chèn thêm cột: Cột Excel chèn nằm bên trái cột Vào menu Insert -> Columns 4/ Xóa dịng, cột: Chọn dịng, cột cần xóa Nháy phải chuột vào dịng, cột chọn -> Delete 5/ Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng: Di chuyển chuột vào vị trí giao tên cột, dịng, trỏ chuột chuyển thành mũi tên chiều, kéo thả (Hoặc Format -> Column/Row -> Width/Height) 1/ Nhập liệu kiểu số, kiểu ngày tháng: Dữ liệu kiểu số nhập vào mặc định nằm bên phải Muốn nhập số có phần thập phân, đánh dấu “.” (bên phải bàn phím) vào phần nguyên phần thập phân Kiểu ngày tháng nên nhập theo định dạng ngày/tháng/năm Việt Nam (dd/mm/yyyy) 2/ Nhập liệu kiểu văn bản: Dữ liệu kiểu văn nhập vào mặc định nằm bên trái ô Để nhập kiểu số dạng văn nhập số đằng sau dấu nháy đơn ‘ III/ Hiển thị hay che dấu cột dòng Để ẩn cột hay dòng ta chọn cột hay dịng đó, kích chuột phải -> Hide Để hiển thị lại cột hay dòng, ta chọn cột hay dịng có chứa cột hay dịng bị ẩn đó, kích chuột phải -> Unhide 55 IV/ Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề Khi nhập bảng tính có nhiều cột, nhiều dịng, có nhu cầu muốn cố định dòng/cột tiêu đề dòng/cột phép cuộn lên cuộn xuống Các bước thực hiện: ¾ Đưa trỏ tới nằm dịng tiêu đề ¾ Vào menu Window, chọn Freeze Panes V/ Công cụ điền nội dung tự động 1/ Điền tự động theo cấp số cộng (Sử dụng phím Ctrl): ¾ Nhập số vào A2 ¾ Nhấn giữ phím Ctrl ¾ Đưa chuột vào góc bên phải ơ, trỏ chuột biến thành dấu cọng (dấu lớn dấu nhỏ) ¾ Kéo thả cho kết Muốn gỡ bỏ việc cố định tiêu đề: Vào menu Window, chọn Unfreeze Panes Trước kéo V/ Công cụ điền nội dung tự động (tt) 2/ Điền tự động theo cấp số cộng: ¾ Nhập số vào ô liên tiếp Công sai cấp số cộng hiệu số với số ¾ Chọn vừa nhập số Đưa chuột vào góc bên phải dưới, trỏ chuột biến thành dấu cọng kéo thả Sau kéo V/ Công cụ điền nội dung tự động (tt) 3/ Điền tự động theo cấp số nhân: ¾ Nhập số vào liên tiếp Công bội cấp số cộng thương số với số ¾ Chọn vừa nhập số Đưa chuột vào góc bên phải ô dưới, trỏ chuột biến thành dấu cọng kích phải chuột kéo thả Một menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Growth Trend 56 VI/ Các thao tác với trang bảng tính 1/ Chèn thêm Worksheet vào Workbook: Worksheet chèn vào nằm bên trái Worksheet Vào menu Insert -> Worksheet Hoặc kích chuột phải lên Worksheet bất kỳ, chọn Insert… -> Worksheet 2/ Đổi tên Worksheet: Kích chuột phải lên Worksheet cần đổi tên chọn Rename (Hoặc kích đúp chuột lên Worksheet) 3/ Xóa Worksheet: Kích phải chuột lên Worksheet cần xóa chọn Delete VI/ Các thao tác với trang bảng tính (tt) 4/ Sao chép hay di chuyển Worksheet: Cách 1: Dùng chuột kéo thả (nếu giữ thêm phím Ctrl kéo thả thực thao tác chép) Cách 2: Kích chuột phải lên Worksheet muốn di chuyển chọn Move or Copy… Dùng để chép I/ Định dạng liệu kiểu số Cần chỉnh thơng số thích hợp Regional Options Chọn vùng bảng tính cần định dạng Vào menu Format -> Cells… Đứng Tab Number Chọn mục Number Decimal places: Số chữ số thập phân Use 1000 Separator (,): Sử dụng dấu ngăn cách hàng ngàn Negative numbers: Các cách thể cho số âm BÀI ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Định dạng kiểu ngày tháng: Chọn dd/mm/yyyy Custom 57 II/ Định dạng liệu kiểu ngày tháng tiền tệ Kiểu ngày tháng: Chọn định dạng dd/mm/yyyy mục Custom Tab Number Kiểu tiền tệ: Chọn định dạng #,### [$ VNĐ] mục Custom Tab Number III/ Định dạng ô chứa văn Vào menu Format -> Cells… Đứng Tab Alignment III/ Định dạng ô chứa văn (tt) Horizotal: Các định dạng lề canh cho liệu ô theo chiều nằm ngang Vertical: Các định dạng lề canh cho liệu ô theo chiều thẳng đứng Orientation: Xác định hướng nghiêng cho liệu ô Wrap text: Tự động ngắt dịng trường hợp độ rộng nhỏ chiều dài chuỗi Shrink to fit: Tự động điều chỉnh cỡ chữ (Không thay đổi Size chữ) trường hợp độ rộng ô nhỏ chiều dài chuỗi Merge cells: Trộn nhiều ô lại thành (Hoặc kích chuột lện biểu tượng gộp định dạng) BÀI CƠNG THỨC VÀ HÀM 58 I/ Tạo công thức Cơng thức tạo nhằm mục đích để tính tốn trả lại giá trị cho bảng tính Phải nhập dấu = trước công thức Thanh công thức III/ Các loại địa Địa tương đối: Loại địa chép công thức bị thay đổi địa dòng địa cột Địa tuyệt đối: Sẽ không bị thay đổi địa dòng địa cột chép cơng thức Kí hiệu địa tuyệt đối: $Cột$Dịng Địa hỗn hợp: ¾ Tuyệt đối dịng: Sẽ khơng bị thay đổi địa dịng Kí hiệu: Cột$Dịng ¾ Tuyệt đối cột: Địa cột không thay đổi Kí hiệu: $CộtDịng II/ Các tốn tử cơng thức Tốn tử liên kết chuỗi: & ¾ Nối chuỗi với chuỗi: “Tin”&” Học” -> Tin Học ¾ Nối số với số: 123&456 -> 123456 ¾ Nối số với chuỗi: “Excel “&2000 -> Excel 2000 ¾ Nối chuỗi với biểu thức số học: “Phim “&2002/2&”đêm” -> Phim 1001 đêm ¾ Nối chuỗi với hàm: “Tổng số “&Sum(10;20) -> Tổng số 30 Toán tử so sánh: >, =, False IV/ Các hàm Excel Sau tính tốn hàm trả giá trị (số, chuỗi,…) Dạng thức chung hàm: (Đối số 1, đối số 2, , đối số n) Một hàm có đối số, nhiều đối số, có hàm khơng có đối số Các đối số hàm ngăn cách dấu phẩy (,) hay dấu chấm phẩy (;) tùy thuộc vào việc thiết đặt Regional Options máy Ví dụ: =SUM(10;C8;A2:C6) Tên hàm Các đối số 59 1/ Khái niệm đối số (hay tham số) Đối số là: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Một giá trị kiểu số (Ví dụ: 6) Một chuỗi ký tự (Ví dụ: “TP”) Một địa hay vùng địa (Ví dụ: A2 hay A3: E9) Tên vùng (Ví dụ: NKCNO) Biểu thức đại số (Ví dụ: 2*3+6/4) Những hàm khác 2/ Các hàm tốn học Hàm SUM: ¾ Cú pháp: =SUM(đối số 1; đối số 2;…;đối số n) ¾ Cơng dụng: Tính tổng đối số ¾ Chú ý: Đối số phải giá trị kiểu số, có tối đa 30 đối số ¾ Ví dụ: =SUM(10;20;30) -> 60 Hàm ABS ¾ Cú pháp: =ABS(đối số) ¾ Công dụng: Hàm trả giá trị tuyệt đối đối số ¾ Ví dụ: =ABS(-17) -> 17 Hàm INT ¾ Cú pháp: =INT(đối số) ¾ Cơng dụng: Trả phần ngun đối số ¾ Ví dụ: =INT(15,456) -> 15 2/ Các hàm tốn học (tt) Hàm MOD: ¾ Cú pháp: =MOD(đối số 1; đối số 2) ¾ Cơng dụng: Trả số dư thực phép chia đối số cho đối số ¾ Ví dụ: =MOD(10;3) -> 2/ Các hàm toán học (tt) Hàm SQRT ¾ ¾ ¾ ¾ Cú pháp: =SQRT(đối số) Cơng dụng: Trả bậc đối số Ví dụ: =SQRT(9) -> Chú ý: Nếu đối số số âm hàm trả lỗi #NUM! Hàm ROUND ¾ Cú pháp: =ROUND(Tham số; Vị trí) =0: Làm trịn vị trí dấu thập phân >0: Làm đến số chữ số lẽ định 66 =Round(65,617;2) -> 65,62 =Round(65,617;-2) -> 100 60 3/ Các hàm luận lý Hàm IF: ¾ Cú pháp: =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) Logical_test: điều kiện để xét, logical kết hàm luận lý AND, OR, Value_if_true: giá trị trả điều kiện logical_test TRUE Value_if_false: giá trị trả điều kiện logical_test FALSE ¾ Cơng dụng: Nếu biểu thức logic hàm IF trả đối số thứ nhì, ngược lại biểu thức logic sai hàm IF trả đối số thứ ¾ Chú ý: Có thể có hàm IF lồng vào để tạo nên công thức phức tạp Biểu thức điều kiện phải có giá trị TRUE FALSE, không hàm IF trả giá trị #VALUE 3/ Các hàm luận lý (tt) Hàm OR: (tt) ¾ Ví dụ: =OR(1>5; 2>=3; 40; 2>=3; 4>5; 4TRUE Hàm NOT: ¾ Cú pháp: =NOT(logical) ¾ Công dụng: Trả phủ định biểu thức Logic ¾ Ví dụ: =NOT(2=2+1) ->TRUE =NOT(2FALSE 3/ Các hàm luận lý (tt) Hàm IF: (tt) ¾ Ví dụ: =IF(3>5;“Sai”;“Đúng”)=? Hàm AND: ¾ Cú pháp: =AND(logical_1,logical_2, ) logical_1,logical_2, kiện cần kiểm tra ¾ Cơng dụng: Trả kết TRUE tất điều kiện TRUE, trả FALSE điều kiện FALSE ¾ Ví dụ: =AND(1>0; 2>=2; 40; 2>=2; 4 Trung Hàm Right: Tương tự hàm Left rút trích số ký tự bên phải chuỗi 61 4/ Các hàm xử lý chuỗi (tt) Hàm MID: ¾ Cú pháp: =MID(text;start_num,num_chars) Text: chuỗi tham chiếu đến chuỗi start_num: vị trí bắt đầu trích lọc chuỗi text num_chars: số ký tự chuỗi cần trích từ chuỗi text ¾ Cơng dụng: Trích chuỗi từ chuỗi text, vị trí start_num với số ký tự định num_chars ¾ Chú ý: start_num: lớn chiều dài chuỗi text hàm trả chuỗi rỗng “” start_num: nhỏ hàm trả lỗi #VALUE! num_chars: âm MID trả lỗi #VALUE! ¾ Ví dụ: =MID(“Trung tam tin hoc”;11;7) -> tin hoc 5/ Các hàm thống kê Hàm AVERAGE: ¾ Cú pháp: =AVERAGE(number1;number2; ) number1,number2,… có từ đến 30 số mà bạn cần tính trung bình cộng ¾ Cơng dụng:Tính trung bình cộng đối số Hàm COUNT: ¾ Cú pháp: =COUNT(value1;value2; ) value1,value2, có từ đến 30 vùng giá trị mà bạn muốn đếm số chứa liệu kiểu số ¾ Cơng dụng: Đếm số ô liệu kiểu số vùng tham chiếu Hàm MIN: ¾ Cú pháp: =MIN(number1;number2; ) ¾ Công dụng: Trả số nhỏ đối số truyền vào 4/ Các hàm xử lý chuỗi (tt) Hàm LEN: ¾ Cú pháp: =LEN(Chuỗi số) ¾ Cơng dụng: Trả độ dài (số ký tự) chuỗi số Hàm VALUE: ¾ Cú pháp: =VALUE(Chuỗi số) ¾ Công dụng: Đổi chuỗi số thành liệu kiểu số 5/ Các hàm thống kê (tt) Hàm MAX: Tương tự hàm MIN se trả số lớn đối số truyền vào Hàm RANK: ¾ Cú pháp: =RANK(number; ref; order) number giá trị mà bạn cần tìm vị thứ ref mảng vùng tham chiếu đến danh sách giá trị kiểu số Những giá trị số bỏ qua order: phương thức xếp: order = 0, bỏ qua số lớn có vị trí nhỏ (Sắp xếp giam) order = số nhỏ có vị trí nhỏ (Sắp xếp tăng) ¾ Cơng dụng: Tìm vị thứ số dãy số 62 5/ Các hàm thống kê (tt) Hàm COUNTIF: ¾ Cú pháp: =COUNTIF(Dãy kiểm tra; Điều kiện) Vùng kiểm tra: Là vùng ô Điều kiện: Là điều kiện để đếm, số hay địa dạng thức “>16000” ¾ Cơng dụng: Hàm Countif trả số cách tìm Dãy kiểm tra có ô thỏa mãn điều kiện Hàm SUMIF: ¾ Cú pháp: =SUMIF(Dãy kiểm tra; Điều kiên; Dãy tính tổng) Dãy tính tổng: Tùy theo cách tính tốn mà có dãy tính tổng hay khơng ¾ Cơng dụng: Tính tổng dãy tính tổng thoả dãy kiểm tra điều kiện 6/ Các hàm ngày tháng (tt) Hàm DAY: ¾ Cú pháp: =DAY(serial_number) serial_number dạng chuỗi số ngày cần tìm Ngày tháng nên nhập hàm DATE kết trả từ hàm khác Có thể bị lỗi bạn nhập serial_number chuỗi dạng văn ¾ Cơng dụng: Trả thứ tự ngày từ chuỗi ngày tháng Hàm Month hàm Year: Tương tự hàm Day cho giá trị tháng năm 6/ Các hàm ngày tháng Hàm TODAY: ¾ Cú pháp: =TODAY() ¾ Cơng dụng: Trả ngày hệ thống bạn Nếu định dạng ô General trước hàm nhập công thức, kết trả định dạng ngày tháng Hàm DATE: ¾ Cú pháp: =DATE(year; month; day) ¾ Cơng dụng: Trả chuỗi số thể ngày tháng đầy đủ Nếu định dạng ô General trước nhập hàm kết trả chuỗi ngày tháng 7/ Các hàm tìm kiếm & tham chiếu Hàm VLOOKUP: ¾ Cú pháp: =VLOOKUP(Giá trị dị tìm; Bảng chứa giá trị dị tìm; Cột trả bảng chứa giá trị dị tìm; Kiểu dị tìm) VLOOKUP xuất phát từ vertical lookup: dị tìm theo phương đứng, hay theo cột Kiểu dị tìm: Dùng kiểu dị tìm ¾ Cơng dụng: Dị tìm giá trị cột bên trái bảng chứa giá trị dị tìm Nếu tìm thấy trả giá trị dịng với giá trị tìm thấy cột mà bạn định Hàm VLOOKUP thường dùng để điền thông tin vào bảng liệu từ bảng liệu phụ Hàm HLOOKUP: Tương tự hàm VLOOKUP lúc dị tìm theo dịng 63 7/ Các hàm tìm kiếm & tham chiếu (tt) Hàm INDEX: ¾ Cú pháp: =INDEX(array; row_num; column_num) array: Là mảng row_num: Chỉ số dòng cần trả giá trị colum_num: Chỉ số cột cần trả giá trị ¾ Công dụng:Trả giá trị nằm bên mảng dựa vào số dòng cột Hàm MATCH: ¾ Cú pháp: =MATCH(lookup_value; lookup_array; match_type) Lookup_value: Là giá trị cần tìm bảng giá trị Lookup_array: Là dãy liên tục để tìm kiếm giá trị Match_type: Dùng kiểu dị tìm ¾ Cơng dụng: Trả vị trí (chỉ mục) giá trị từ dãy giá trị I/ Khái niệm Cơ sở liệu Tập hợp thông tin đối tượng lưu trữ máy tính, nhằm phục vụ cho cơng việc quản lý hay truy xuất đối tượng đó, gọi sở liệu (CSDL) Một CSDL bao gồm nhiều ghi (Record) liệu khác nhau, ghi có hay nhiều trường liệu (Field) BÀI CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL II/ Tổ chức vùng điều kiện Muốn rút trích liệu theo điều kiện từ CSDL Excel trước hết phải tạo vùng điều kiện Vùng điều kiện phải có tối thiểu dịng cột Được tổ chức sau: ¾ Nếu có điều kiện (điều kiện đơn): Field Điều kiện ¾ Nếu có nhiều điều kiện cho trường mang tính chất hoặc: Field Điều kiện Điều kiện 64 II/ Tổ chức vùng điều kiện ¾ Nếu điều kiện kết hợp với nhiều trường mang tính chất và: Field1 Field2 Điều kiện Điều kiện ¾ Nếu điều kiện kết hợp với nhiều trường mang tính chất hoặc: Field1 Điều kiện Field2 Điều kiện III/ Rút trích liệu Đặt trỏ vào vùng liệu cần rút trích Vào menu Data -> Filter -> Advanced Filter ¾ Filter the list, in-place: Kết rút trích xuất CSDL ban đầu ¾ Copy to another location: Chọn nơi khác để thể kết rút trích ¾ List range: Chọn vùng CSDL ban đầu ¾ Criteria range: Chọn vùng điều kiện rút trích ¾ Copy to: Chọn nơi cần thể kết rút trích IV/ Tìm kiếm/Lọc liệu Vào menu Data -> Filter -> Autofilter -> Tất trường CSDL thể dạng Combo Box gồm danh sách giá trị lọc tự động giá trị chứa Thơng qua Combo Box này, người dùng tìm kiếm trích lọc thơng tin cách nhanh chóng BÀI IN ẤN VÀ BẢO VỆ BẢNG TÍNH 65 I/ Cài đặt trang in Vào menu File -> Page Setup Tab Page In theo chiều dọc In theo chiều ngang I/ Cài đặt trang in (tt) Tab Margin: ¾ Top: lề ¾ Left: Lề trái ¾ Right: Lề phải Tỉ lệ in ¾ Bottom: Lề ¾ Header: Khoảng cách từ lề giấy đến tiêu đề đầu ¾ Footer: Khoảng cách từ lề giấy đến tiêu đề đầu Thu nhỏ nội dung để in vào số trang quy định I/ Cài đặt trang in (tt) Tab Header/Footer: Chọn tiêu đề đầu trang từ lựa chọn có sẵn Tiêu đề đầu trang người sử dụng quy đinh Tiêu đề chân trang người sử dụng quy đinh Chọn tiêu đề chân trang từ lựa chọn có sẵn Canh nội dung theo chiều ngang Canh nội dung theo chiều dọc I/ Cài đặt trang in (tt) Tab Header/Footer: Print Area: Vùng liệu cần in Row to repeat at top: In lại tiêu đề dòng Columns to repeat at left: In lại tiêu đề cột Girdlines: In đường lưới Excel Black and White: Chỉ in phần văn bản, không in màu Draft quality: Không in đường viền người sử dụng kẻ Row and column headings: In tiêu đề dòng cột Down, then over: In từ̀ xuống dưới, sau qua phải Over, then down : In từ trái sang phải, sau xuống 66 II/ Xem trước in Vào menu File -> Print Preview II/ Xem trước in Thanh công cụ Print Preview: Về trang trước Thực in Phóng to, thu nhỏ Sang trang tiếp Hiển thị đường lề Hiển thị chế độ ngắt trang Đóng cửa sổ Trợ giúp Định dạng lại trang in III/ Bảo vệ bảng tính Đây tiện ích Excel giúp cho bảng tính người sử dụng khơng bị người khác sửa đổi công thức không xem công thức Để bảo vệ Worksheet đứng Worksheet Vào menu Tools -> Protection -> Protect Sheet Điền mật bảo vệ ¾ Khi bảo vệ cách người khác khơng thể sửa đổi cơng thức trang bảng tính (vẫn xem cơng thức) Để cho người khác xem công thức trên cơng thức trước làm thao tác chọn ô muốn ẩn công thức vào menu Format -> Cells Qua tab Protection, check vào mục Hidden 67 68 ... mã tiêu - Font ABC chuẩn quốc gia) - Tên Font bắt đầu dấu chấm chữ Vn - vd: Vntime, VnArial, VNI (do Vietnam - Font VNI International phát triển) - Tên Font bắt đầu chữ VNI - vd: VNI-Times)... Create -> Form letter -> Chọn Active Windows hộp thoại Microsoft Windows xuất Từ nút lệnh Get data -> Open data source -> Chọn đường dẫn xác định cho hệ thống biết địa tệp tin thứ cần trộn -> Chọn... định tập tin tạo từ ứng dụng nào, ứng dụng sử dụng Phần mở rộng ngăn cách với tên tệp dấu chấm (.) Một số kiểu tập tin thông dụng: exe – tập tin tự thi hành, doc – tập tin văn Word, txt tập tin văn