Đang tải... (xem toàn văn)
Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo; góp phần cùng đơn vị và toàn ngành hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao. Mời quý thầy cô tham khảo sáng kiến trên.
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG CÔNG VIỆC IN ẤN, PHOTO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CỦA CHUN VIÊN CƠNG TÁC VĂN PHỊNG PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Như biết, Văn phòng quan hành nhà nước phịng có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực giao Văn phòng phòng tổng hợp, quản lý tham mưu nhiều mặt điều hành cơng việc lãnh đạo, đạo lãnh đạo; nói cách khác, Văn phòng tổ chức làm việc giúp lãnh đạo Chức tham mưu Văn phòng thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng Quy chế làm việc tổ chức làm việc theo Quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác, thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án, kế hoạch, kiến nghị xử lý vấn đề thuộc chức lãnh đạo quan, tổ chức, biên tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn bản; in ấn, gửi văn bản, tài liệu đến đơn vị khác… Bên cạnh đó, Văn phịng cịn phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác quan, tổ chức nói chung Chức tham mưu, tổng hợp phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu nhằm để phục vụ, phục vụ có tham mưu Cũng từ việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán Văn phịng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ Văn phịng, cần xác định rõ Văn phịng khơng “hộp thư” hay “một máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cần tránh coi Văn phòng “cơ quan tổng tham mưu”, bao biện làm thay công việc khơng chức Cơng tác Văn phịng cơng tác thiết yếu, thường xun, liên tục có tính bắt buộc quan, đơn vị Trong vơ vàn cơng việc thuộc Văn phịng, cơng tác soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết, quản lý văn bản, đáp ứng yêu cầu đại hóa hành nhà nước cơng tác có vị trí quan trọng hoạt động quan quản lý nhà nước Hoạt động văn thư liên quan đến nhiều vấn đề như: kỹ thuật soạn thảo, thủ tục ban hành, cách thức giải quyết, biện pháp quản lý Trong quan quản lý nhà nước, việc quan niệm công tác Văn phịng, đặc biệt cơng tác soạn thảo, ban hành, in ấn, gửi văn nội dung quan trọng, đảm bảo cho việc đạo, quản lý tốt cơng tác thơng tin hành chính, góp phần tăng suất, chất lượng hiệu quản lý quan, đơn vị Đối tượng tác nghiệp cụ thể hoạt động văn thư văn Văn hành đóng vai trị khơng thể tách rời với hoạt động xã hội Đặc biệt, hoạt động quản lý nhà nước, văn phương tiện thông tin bản, yếu tố quan trọng, thiết yếu để kiến tạo thể chế hành nhà nước; phương tiện quan trọng để ghi lại, lưu giữ lại, chuyển đạt định quản lý; hình thức để cụ thể hoá pháp luật, thể ý chí, mệnh lệnh quan nhà nước Trong giai đoạn đổi mới, đại hóa hành nhà nước nay, việc thực quy trình soạn thảo, in ấn, nhân cho đạt hiệu quả, chất lượng, bảo mật, kịp thời điều quan trọng cần thiết Trong phạm vi đề tài này, xin đề cập đến công việc liên quan đến nhiệm vụ giao thuộc lĩnh vực cơng tác Văn phịng, cơng tác in ấn, nhân tài liệu, văn quan Sở Giáo dục Đào tạo; từ nêu lên số kinh nghiệm tích lũy qua thực tiễn đơn vị nhằm góp phần chuẩn hóa, đại hóa hành nhà nước Có thể nói rằng, cơng việc gì, nhiệm vụ gì, ngành nghề nào, muốn hoàn thành đạt kết tốt, người thực phải nỗ lực học tập, nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, am tường nghiệp vụ phải tâm cải tiến thao tác theo hướng hiệu quả, chất lượng Với nhận thức trên, trình thực chức năng, nhiệm vụ giao, thân thường băn khoăn, trăn trở để hồn thành cơng tác photo, in ấn, nhân tài liệu, công văn đơn vị cách hiệu nhất, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo đơn vị ngành Từ đó, q trình thực nhiệm vụ mình, tơi thường xun học hỏi, vận dụng thực nghiệm, trao đổi tích lũy kinh nghiệm, khắc phục hạn chế… Điều góp phần quan trọng giúp tơi hồn thành tốt cơng tác giao Thời gian qua, tơi có thêm kinh nghiệm, tự tin việc tiếp nhận hoàn thành nhiệm vụ giao Sau gần năm công tác Văn phịng Sở, tơi đúc kết rút số kỹ năng, thao tác nghiệp vụ mà thân vận dụng đạt hiệu q trình thực thi nhiệm vụ Đó lý chọn thể đề tài Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm công việc in ấn, photo văn hành nhà nước nhằm nâng cao chất lượng hiệu nghiệp vụ chuyên viên cơng tác Văn phịng” II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI: - Đối tượng: Công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động đạo toàn ngành Sở Giáo dục Đào tạo Kiên Giang - Phạm vi đề tài: Một số kinh nghiệm thực có hiệu công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu Sở Giáo dục Đào tạo Kiên Giang III MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU: Vận dụng, đề xuất số kinh nghiệm thực có hiệu cơng tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động đạo toàn ngành Sở Giáo dục Đào tạo Kiên Giang; góp phần đơn vị tồn ngành hồn thành tốt nhiệm vụ trị giao PHẦN THỨ HAI – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I NHỮNG KHĨ KHĂN TRONG Q TRÌNH THỰC HIỆN: Về phía khách quan: Như nói, cơng tác Văn phịng cơng tác thường xun, liên tục, thiên thao tác nghiệp vụ Do vậy, người làm Văn phòng, đảm nhiệm công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu; ngồi trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm, trung thực, cần phải có kỹ định Thực tế cho thấy, người có thâm niên, tích lũy nhiều kinh nghiệm, có kiến thức tổng hợp, xử lý cơng việc linh hoạt, đạt hiệu Ngược lại, người làm cơng tác chắn có nhiều khó khăn, khó xử lý cơng việc cách thục, thành thạo, máy móc hỏng hóc gặp cố Với tơi, đảm nhận công tác năm, u cầu cơng tác hành nhà nước ngày cao Do vậy, thân gặp số khó khăn thực nhiệm vụ Mặt khác, nhìn nhận vấn đề cách tồn diện, thấy rằng, cơng tác Văn phịng thường có cơng việc đột xuất, có cấp thiết, đòi hỏi phải xử lý thời gian ngắn, chí tức thời phải hồn thành khối lượng cơng việc lớn Vì vậy, người làm cơng tác Văn phịng dễ bị động; xử lý léo, linh hoạt, cẩn trọng dễ dẫn đến sai lệch yêu cầu nội dung ùn tắc, tồn động công việc Điều chắn ảnh hưởng đến hiệu chất lượng cơng việc Về phía chủ quan: Hơn 16 năm trước đây, thân giáo viên trực tiếp đứng lớp, thục công việc chuyên mơn giảng dạy; chưa quen với cơng việc hành chính, chưa am hiểu nhiều cơng tác hành Văn phòng Do vậy, nhận nhiệm vụ phụ trách phòng máy in ấn, photo, nhân bản, văn bản, tài liệu quan Sở Giáo dục Đào tạo, thân có nhiều bỡ ngỡ, chưa thành thạo nghiệp vụ, chưa kịp nắm bắt hết kỹ thuật sửa chữa máy móc, thiết bị Tuy nhiên, thời gian sau đó, thân tham dự lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên Đồng thời với tinh thần cầu tiến, khắc phục khó khăn, nỗ lực phấn đấu, tâm hoàn thành nhiệm vụ giao, cố gắng vừa làm vừa học hỏi, trao đổi với đồng nghiệp trước, vừa tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, tích cực thử nghiệm cải tiến kỹ thuật, đổi phương pháp Nhờ đó, kết cơng tác đạt ngày tốt hơn, hồn thiện Sau số giải pháp khắc phục khó khăn đạt hiệu mà thân vận dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ trình tổ chức thực II NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN: Nghiên cứu, nắm vững đặc điểm khái quát văn hành nhà nước: 1.1 Các hình thức văn hình thành hoạt động quan hành bao gồm: a) Văn quy phạm pháp luật: theo quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004 Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng năm 2006 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Nghị định số 104/2004/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng báo nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam b) Văn hành chính: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông báo, Thơng cáo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Cơng văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm, Giấy mời, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đường số văn khác Đặc biệt cần nắm vững thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành thực theo Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Cơng văn số 4129/VPCP-HC ngày 26 tháng năm 2005 Văn phịng Chính phủ việc hướng dẫn số nội dung Thông tư 55 văn quy định hành c) Văn chuyên ngành: Thể thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành thống quy định d) Văn thông thường: Văn thông thường khác Phòng (Ban), Đơn vị trực thuộc theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách thực phối hợp thực 1.2 Một số quy định quy trình soạn thảo, ban hành văn bản: - Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định - Công tác soạn thảo nhân văn phải bảo đảm yêu cầu: Chuyên viên soạn thảo văn phải tự đánh máy thảo, đảm bảo yêu cầu nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp, thảo văn thư đánh máy việc đánh máy cần phải nguyên văn thảo, phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Nhân số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo số lượng, thời gian quy định - Chánh, Phó Văn phịng phụ trách lĩnh vực có trách nhiệm kiểm duyệt dự thảo văn trước trình Lãnh đạo đơn vị (Sở, ngành, UBND huyện, thị xã…) Trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Thư ký Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (thành phố) phải kiểm tra chịu trách nhiệm khâu rà soát lại đánh máy nội dung văn trước trình ký thức - Các hình thức gồm: y chính, trích lục Thể thức quy định sau: y trích sao lục; tên quan văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục có giá trị pháp lý Bản chụp dấu chữ ký văn có giá trị thông tin, tham khảo Nghiên cứu, nắm vững yêu cầu photo, nhân văn cụ thể (về số lượng, xếp tài liệu, chữ ký, đóng dấu…) Thực quy trình in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu Chú trọng bảo quản tốt phương tiện, thiết bị Thường xuyên tu, sửa chữa không để phương tiện, thiết bị hư hỏng không hoạt động chưa hết hạn sử dụng Góp phần đại hóa cơng tác Văn phịng: a) u cầu việc đại hóa cơng tác Văn phịng: Như biết, chế độ xã hội ngày Luật hóa cách chặt chẽ, hồn chỉnh, cơng dân phải sống làm việc theo Hiến pháp pháp luật, hành nhà nước nói chung, cơng tác Văn phịng nói riêng phải sớm xây dựng theo hướng đại hóa Văn phịng có vị trí quan trọng quan, tổ chức Một Văn phịng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ điều kiện phương tiện đại cơng việc chạy đều, quản lý hành thơng suốt Thủ trưởng quan, đơn vị muốn hoạt động quan, đơn vị thuận lợi, cần phải trực tiếp thường xuyên chăm lo kiện tồn máy Văn phịng, xây dựng đội ngũ cơng chức Văn phịng vững mạnh, tích cực trang bị sở vật chất, bước đại hố cơng tác Văn phịng Thời đại ngày nay, khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung quan, tổ chức nhanh chóng đại hố cơng tác Văn phịng nhằm đáp ứng u cầu công tác ngày cao xã hội Đặc biệt tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp nhanh chóng đầu tư trang thiết bị đại, đồng thời đổi phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên Văn phịng có lực trình độ nghiệp vụ cao, đảm bảo cho Văn phịng hoạt động có hiệu Một Văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời điều giúp cho nhà quản lý thoát khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo họ, giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu cao b) Nội dung đại hố cơng tác Văn phịng: Một Văn phịng đại mơ tả thuật ngữ mẻ, “Văn phịng điện tử”, “Văn phịng khơng giấy”, “Văn phịng tự động hóa”…Trong năm trở lại ta thấy cơng việc Văn phịng phải điều chỉnh theo thay đổi môi trường tự nhiên xã hội Mục tiêu cán quản trị Văn phòng thực nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động quan, ngành có hiệu cao Để hướng đến mục tiêu đó, đặc biệt nhằm góp phần nâng cao chất lượng hiệu nghiệp vụ soạn thảo văn hành nhà nước cán chun trách cơng tác Văn phịng, từ chuyển sang cơng tác in ấn, photo văn hành nhà nước phát hành có chất lượng đạt hiệu cao; thời gian qua, quan Sở Giáo dục Đào tạo Kiên Giang bước tổ chức hoạt động Văn phòng đạt số kết sau: - Tổ chức máy Văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, chức Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác Văn phịng Cơng nghệ thơng tin với thành tựu cơng nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thông giúp cho hoạt động công tác Văn phịng ngày hiệu Hiện nay, nhờ có máy vi tính qua việc kết nối mạng internet, việc tiếp nhận thông tin, soạn thảo ban hành văn nhanh chóng, đảm bảo hiệu lực thi hành thời gian định Mặt khác, nhờ đó, việc y, lục, lưu trữ, nhân văn thuận lợi III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: Sau năm đảm nhận công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu Sở Giáo dục Đào tạo Kiên Giang, cịn số thiếu sót định, tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Hầu hết văn bản, tài liệu cần photo, nhân theo yêu cầu người có thẩm quyền thân thực đảm bảo thời gian quy định, đáp ứng quy định quy trình thực hiện; kịp thời phục vụ cho công tác đạo Lãnh đạo Sở thông suốt từ tỉnh đến sở; góp phần đáng kể vào việc hồn thành nhiệm vụ chung toàn ngành Trong năm qua, thân trực tiếp in ấn, photo, nhân đạt yêu cầu 950.000 trang đề thi tốt nghiệp trung học phổ thông, đề kiểm tra học kỳ cấp trung học phổ thông, đề thi học sinh giỏi cấp; 1.147.996 trang Công văn, văn bản, tài liệu phục vụ cho hoạt động ngành Tuy chưa thật đảm bảo tuyệt đối mặt thời gian, hình thức, hầu hết trang tài liệu, Công văn, văn thân in ấn, photo đảm bảo đạt yêu cầu nội dung, hình thức đặc biệt yêu cầu bảo mật tuyệt đối PHẦN THỨ BA - KẾT LUẬN Trong công việc nào, xác định cho cách thức, phương pháp, kinh nghiệm thật tối ưu khó khăn có chủ quan, cảm tính Việc lựa chọn cách thức, phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ tùy thuộc người, gắn với điều kiện, khả năng, hoàn cảnh cụ thể, đạt kết tốt Những điều trình bày vài kinh nghiệm thao tác nghiệp vụ thân trình thực nhiệm vụ giao in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, công văn, tài liệu phục vụ hoạt động đạo Sở Giáo dục Đào tạo Với vận dụng linh hoạt thao tác nghiệp vụ này, bước khắc phục khó khăn để hồn thành nhiệm vụ giao Trong số giải pháp khắc phục khó khăn nêu trên, hầu hết giải pháp thiên nỗ lực học hỏi, tích lũy kinh nghiệm thân trình thực thi nhiệm vụ Tuy nhiên, số ý kiến, kinh nghiệm tích lũy qua việc vận dụng số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu nhiệm vụ giao thân; xin trao đổi, chia sẻ với quý đồng nghiệp Tôi thiết nghĩ, nội dung đề tài có tính tham khảo, cần tiếp tục bổ sung, cải tiến, hoàn chỉnh vận dụng đạt hiệu cao Rất mong nhận ý kiến đóng góp, trao đổi quý đồng nghiệp, Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp Tôi xin chân thành cảm ơn./ Rạch Giá, ngày 14 tháng năm 2012 Người viết Ngô Văn Phương ... ? ?Một số kinh nghiệm công việc in ấn, photo văn hành nhà nước nhằm nâng cao chất lượng hiệu nghiệp vụ chun viên cơng tác Văn phịng” II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI: - Đối tượng: Công tác in ấn, photo, ... điều hành, quản lý hoạt động quan, ngành có hiệu cao Để hướng đến mục tiêu đó, đặc biệt nhằm góp phần nâng cao chất lượng hiệu nghiệp vụ soạn thảo văn hành nhà nước cán chuyên trách cơng tác Văn. .. trình bày vài kinh nghiệm thao tác nghiệp vụ thân trình thực nhiệm vụ giao in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, công văn, tài liệu phục vụ hoạt động đạo Sở Giáo dục Đào tạo Với vận dụng linh hoạt