HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM)

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM)

PHẦN I HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) Hiện với phát triển nhanh chóng công nghệ thông tin ngày đại, dẫn đến việc mua sắm người ngày dễ dàng hơn, mà xu hướng quản lý bán hàng ngày phổ biến Việc quản lý bán hàng không đơn giản, dễ nhầm lẫn mà hệ thống quản lý bán hàng đời Phần mềm quản lý bán hàng khơng cịn xa lạ với doanh nghiệp, cơng ty hay kể cửa hàng tạp hóa Và đặc biệt thời đại công nghệ mở nay, phát triển công nghệ mạng internet phần mềm quản lý giúp người lại lên Hệ thống quản lý bán hàng doanh nghiệp vô quan trọng, doanh nghiệp muốn quản lý tốt phải có hệ thống quản lý bán hàng để kiểm sốt tốt 1 I Hệ thống quản lý bán hàng Sales Management System Khái niệm Hệ thống quản lý bán hàng phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người dùng, đặc biệt doanh nghiệp kiểm sốt, quản lý hàng hóa cách chặt chẽ Việc quản lý hệ thống kiểm soát tất khâu : Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,… Mơ tả hệ thống quản lý bán hàng: Hệ thống quản lý bán hàng hàng loạt công việc người phụ trách mảng làm làm lại suốt khoảng thời gian dài Cũng mà hệ thống quản lý bán hàng không xuất hoạt động mua bán doanh nghiệp Một doanh nghiệp, cơng ty có quy trình gần giống Đều bắt đầu việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng, nhận trực tiếp gián tiếp qua điện thoại, email, tin nhắn, fax,… theo tiếp nhận thơng tin đặt hàng, sản phẩm đặt hàng sau lưu vào kho đơn đặt hàng tất khách hàng Sau người quản lý hệ thống lên lịch hẹn đàm phán với khách Đối với đơn đặt hàng đến hẹn nhân viên bán hàng phải người xử lý đơn đó, khơng có người nhận đơn đơn đặt hàng hủy bỏ tạm thời Hệ thống quản lý bán hàng giống phương thức để chủ thể giám sát hoạt động bán hàng nhân viên xem nhân viên có trung thực hay khơng Sau làm hết việc liên quan đến đơn hàng xử lý đơn hàng người bán hàng người phụ trách phải tổng hợp đầy đủ thông tin gửi lên phòng phụ trách kinh doanh doanh nghiệp Các thành phần cấu thành: Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm bốn yếu tố chính: quản lý sản phẩm, kho hàng, nhân viên quản lý khách hàng + Quản lý sản phẩm: Các sản phẩm quản lý mã vạch Mỗi mã vạch cung cấp cho bạn thông tin chi tiết sản phẩm + Quản lý kho hàng: Mọi thơng tin danh mục hàng hóa cần cập nhật lên hệ thống thường xuyên để bạn kiểm sốt tình trạng hàng hóa, tránh tình trạng thất chi phí + Quản lý nhân viên: Đây phận nhân làm việc trực tiếp với khách hàng, quản lý phận bao gồm việc theo dõi đánh giá chất lượng làm việc + Quản lý khách hàng: Khách hàng đối tượng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, quản lý khách hàng giúp bạn tương tác tốt với khách 2 hàng, đồng thời đưa chương trình ưu đãi phù hợp khách hàng thân thiết Xây dựng mơ hình phân cấp bước quan trọng, cần phải định hình phạm vi hệ thống cần quản lý Đây công cụ giúp nhân rộng phát triển hệ thống có nhu cầu Đào tạo đội ngũ nhân viên điều cần thiết Nhân viên cần phải am hiểu cách vận hành hệ thống quản lý để áp dụng tốt thực tế Bản thân lãnh đạo cần phải sử dụng thành thạo hệ thống quản lý, phần mềm trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực vấn đề kinh doanh Chức hệ thống quản lý bán hàng: Có hệ thống giúp quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh mình, cụ thể thơng qua chức hệ thống quản lý bán hàng Chức quản lý đơn hàng • Đương nhiên khơng thể khơng kể tới chức quản lý đơn hàng phần mềm quản lý, chức tối quan trọng giúp việc bán hàng quản lý bán hàng hiệu 3 Chức quản lý kho hàng hóa • Bất kể người kinh doanh biết việc quản lý tốt số lượng hàng hóa kho góp phần tăng hiệu hoạt động kinh doanh Do chức quản lý hàng hóa phần mềm quản lý bán hàng chức vô quan trọng, khơng thể thiếu Chức báo cáo • Trong kinh doanh, để quản lý tốt việc bán hàng khơng thể khơng quan tâm đến việc báo cáo Vì phần mềm quản lý bán hàng thiết kế với chức hỗ trợ xuất báo cáo tự động cách xác Có thể chia dạng báo cáo thành bốn mảng lớn: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuần hay tháng Quản lý tài • Phần mềm cịn hỗ trợ hữu ích người kinh doanh vấn đề quản lý tài kế tốn, quản lý tiền mặt, tiền công nợ khách hàng, tiền hàng, tiền đơn vị giao hàng thu hộ, tiền thuế, tiền thuê mặt bằng,… khoản thu chi khác kinh doanh Quản lý khách hàng • Thơng tin khách hàng phần mềm lưu trữ lại để người bán hàng dễ dàng nhận biết khách hàng khách hay khách cũ, khách quen để có chương trình bán hàng tri ân hợp lý Tình hình ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng Việt Nam Ngày nay, việc quản lý bán hàng không đơn giản, dễ gây nhầm lẫn Cũng mà công ty, doanh nghiệp cho đời hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu Những phần mềm quản lý bán hàng giúp cho người dùng, đặc biệt doanh nghiệp kiểm sốt, quản lý hàng hóa chặt chẽ Việc quản lý hệ thống kiểm soát tất khâu: nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,… nhằm vận hành quản trị tốt hệ thống quản lý bán hàng Hiện nay, với tiến công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ thương mại điện tử, có nhiều doanh nghiệp nắm bắt nên làm để đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp Các doanh nghiệp chuyển đổi sang bán hàng trực tuyến thông qua trang web, sàn thương mại điện tử tiếp cận ứng dụng hệ thống thông tin vào việc quản lý kinh doanh 4 sản phẩm quản lý hồ sơ, quản lý sản phẩm bán hàng, quản lý trang bán hàng doanh nghiệp Do thời đại công nghệ số việc mua bán trao đổi qua trang web, sàn khơng cịn xa lạ việc quản lý ngành hàng kinh doanh tối ưu việc sử dụng hệ thống thơng tin quản lý bán hàng lựa chọn có hiệu giúp nâng cao hiệu suất đơn hàng bán quản lý cách có hệ thống hơn, dễ dàng hơn, tốn nguồn nhân lực so với trước Ví dụ doanh nghiệp hệ thống quản lý cho khâu sản xuất lắp ráp máy tính tỷ lệ giao hàng hạn tháng áp dụng tăng nhiều so với trước, số trung bình hàng tồn linh kiện giảm nhiều Đây thông số tích cực cho việc áp dụng hệ thống quản lý vào doanh nghiệp Có thể thấy hệ thống thống tin hỗ trợ, cải thiện khả cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp điều hành hiệu hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm bán Hơn nữa, giúp rút ngắn liên kết khoảng cách doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp Hỗ trợ việc định doanh nghiệp, giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có tranh tồn cảnh tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính… doanh nghiệp, từ định kinh doanh phù hợp, đắn có hiệu Hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh, cho phép lưu trữ khối lượng lớn thông tin cần thiết thông tin khách hàng, nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việc thực nghiệp vụ hoạt động kinh doanh diễn trơn tru tiết kiệm thời gian Có thể nói, hệ thống thơng tin cơng cụ đắc lực, cánh tay phải giúp danh nghiệp phát triển, tạo giá trị thương hiệu vị cạnh tranh tối ưu thị trường không Việt Nam mà thị trường quốc tế Chính thế, đóng vai trị quan trọng, thiếu doanh nghiệp Các sản phẩm ( phần mềm ) Ngày thị trường có nhiểu phần mềm quản lý bán hàng online khác Sau số phần mềm quản lý bán hàng hiệu bỏ lỡ : 6.1 KiotViet KiotViet – Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến với 70.000 cửa hàng sử dụng Nhân viên cửa hàng 15 phút làm quen để bắt đầu bán hàng với 5 KiotViet Giao diện đơn giản, thân thiện, thao tác dễ dàng giúp triển khai cơng việc quản lý nhanh chóng Cùng với chuyên gia bán hàng dày kinh nghiệm, phần mềm thiết kế phù hợp đến 15 ngành hàng dành cho bán buôn bán lẻ KiotViet cung cấp gói sản phẩm: • Gói hỗ trợ cho hộ kinh doanh nhỏ với giá ưu đãi 160.000đ/tháng • Gói chun nghiệp dành cho mơ hình kinh doanh chun nghiệp, giá 240.000đ/tháng Cả hai gói khơng giới hạn tính lập hóa đơn, quản lý đổi trả hàng, quản lý nhân viên, báo cáo kinh doanh, quản lý thu/chi/công nợ 6.2 Sapo Sapo POS lựa chọn tốt tìm kiếm phần mềm vừa hồ trợ tốt việc quản lý bán hàng hàng, vừa bán hàng online hiệu Phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS giúp 67,000 chủ shop quản lý bán hàng dễ dàng nhờ tính ưu việt: - Bán hàng nhanh chóng 10 giây - Quản lý cửa hàng xác - Hỗ trợ bán online Facebook hiệu - Xem báo cáo theo ngày 6.3 Hararetail Hararetail phần mềm quản lý bán hàng đa tảng tới từ thương hiệu Haravan tiếng Phần mềm hứa hẹn đem đến cho doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ trải nghiệm kinh doanh hoàn toàn với cam kết chốt đơn hàng nhanh tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi mua hàng thành cơng Hararetail cho phép đồng liệu từ tảng bán hàng offline online Sự vận hành linh hoạt giúp nhà bán lẻ tiết kiệm thời gian chi phí khuân quản lý điều hành khía cạnh tài kinh doanh Ngồi ra, Hararetail cịn tích hợp hệ thống trung tâm quản lý đơn hàng (OPC) Hệ thống giúp doanh nghiệp xử lý đơn hàng hồn chỉnh từ nhận order, thơng báo tình trạng kho, vận chuyển, thu tiền tới giải khiếu nại tới từ khách hàng Hiện Hararetail lựa chọn nhiều doanh nghiệp lớn Việt Nam, bao gồm: Vinamilk, Juno, Biti’s, AEON, The Coffee House VPP Thiên Long 6.4 Nhanh.vn 6 Nhanh.vn tảng quản lý bán hàng doanh nghiệp nhà bán lẻ lớn Việt Nam lựa chọn sử dụng, bao gồm: chuỗi thời trang Bò Sữa, Captot.vn, KitchenArt, Torano… Khi sử dụng dịch vụ Nhanh.vn, khách hàng nhận lợi ích như: Tiết kiệm chi phí hoạt động quản lý cửa hàng (chỉ 1/20 lương nhân • viên giám sát cửa hàng), Giảm tới 50% thất thoát nhầm lẫn q trình quản trị, kiểm kho, chủ • doanh nghiệp hồn tồn cập nhật tình trạng kinh doanh chuỗi cửa hàng cách dễ dàng, kịp thời thông qua tảng kỹ thuật số… Các dịch vụ mà Nhanh.vn cung cấp tới người dùng bao gồm: Phần mềm quản lý hệ thống bán hàng cửa hàng vật lý (POS), phần mềm quản trị bán hàng đa tảng (Omnichannel), dịch vụ quản trị kinh doanh tảng mạng xã hội (Vpage), thiết kế Website bán hàng chuyên nghiệp, giải pháp kết nối đơn vị vận chuyển dịch vụ thu tiền hộ COD… 6.5 CRMViet Quản trị bán hàng doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng kinh doanh tính bật hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp CRMViet CRMViet cho phép bạn upload liệu bán hàng từ Excel, từ đồng thơng tin khách hàng hệ thống chung; ghi âm hiển thị thông tin khách hàng để thuận tiện cho phận sales, chăm sóc khách hàng; thêm quản lý báo giá; kiểm soát kho hàng… Hiện nay, CRMViet lựa chọn nhiều doanh nghiệp lớn Việt Nam Viettel, VPBank, Steame Garten hay Blue Sky Travel Với đồng hành CRMViet, tỷ lệ chốt sale doanh nghiệp bạn kỳ vọng tăng 32%, suất làm việc nhân viên tăng 40% Điều khẳng định chất lượng dịch vụ mắt khách hàng 6.6 POS365 Phần mềm quản lý bán hàng POS365 công cụ ưu tiên lựa chọn hàng đầu để quản lý công việc liên quan đến kinh doanh Phần mềm kiểm soát kinh doanh cách cung cấp tính năng, báo cáo mạnh mẽ giúp chủ cửa hàng bao qt tình hình kinh doanh tức thời Quản lý hàng hố khơng giới hạn dễ dàng tra cứu lịch sử xuất – nhập, giảm thiểu tối đa khả thất thoát Đồng thời, phần mềm giúp bạn quản lý tiền quỹ 7 theo tài khoản, nắm bắt tình hình thu chi, tồn quỹ Ngồi cịn hỗ trợ dịch vụ chăm sóc khách hàng Giúp ích nhiều cho cơng việc quản lý cửa hàng hiệu 6.7 MshopKeeper – Phần mềm bán hàng MISA MShopKeeper phần mềm chuyên cung cấp dịch vụ quản lý liên quan đến lĩnh vực thời tranh như: Quần áo, mũ nón, mắt kính, túi xách,… Ở nơi đâu bạn nắm tình hình hoạt động cửa hàng thơng qua phần mềm quản lý bán hàng MShopKeeper Phần mềm đánh giá chất lượng cao theo chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn ISO 9000 – CMMi Trên 22 năm kinh nghiệm với 100 giải thưởng loại MShopKeeper tự hào phần mềm quản lý bán hàng uy tín hàng đầu Việt Nam MShopKeeper với tính quản lý chuỗi cửa hàng, báo cáo kinh doanh, hỗ trợ đọc mã vạch, gia tăng doanh số SMS Marketing, liên thông với phần mềm kế toán,… 6.8 Suno Suno phần mềm quản lý bán hàng tốt Là phần mềm có cải tiến cung cấp thêm tính tạo đơn hàng online có kết nối với đơn vị vận chuyển để ship hàng Phần mềm Suno giúp người chủ quản lý mặt cửa hàng: từ tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hoá, quản lý thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàng đến phân tích kết kinh doanh dễ dàng Siêu đơn giản, dễ sử dụng kể với người khơng rành máy tính 8 PHẦN II : MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT HỆ THỐNG THƠNG TIN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP (TỰ CHỌN) TỪ ĐĨ XÁC ĐỊNH CÁC TÁC NHÂN NGOÀI, CÁC KHO DỮ LIỆU, BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG, CÁC BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG ĐÓ LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đất nước phát triển lên công nghiệp hóa, đại hóa kéo théo phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin Điều đem lại thành tựu to lớn việc phát triển đất nước Việc sử dụng phần mềm ứng dụng đời sống khơng cịn xa lạ với Những chương trình phần mềm ứng dụng quản lý ngày nhiều, nhiều công việc thủ công xử lý phần mềm chuyên dụng giảm đáng kể thật nhiều thời gian, công sức, nâng cao chất lượng xử lý Phần mềm chun dụng đóng vai trị quan trọng lĩnh vực quản lý công cụ hỗ trợ đắc lực thiếu Để xây dựng phần mềm ứng dụng ta cần phải biết phân tích hệ thống cách cụ thể để tiến hành xây dựng hệ thống hồn chỉnh Chương trình quản lý bán hàng công ty sách Thái Hưng chương trình xây dựng nhằm đáp ứng địi hỏi đặt q trình quản lý bán hàng cửa hàng sách: Nhập lưu trữ tên sách,các loại sách,giá sách,lập danh sách quản lý việc xuất nhập sách,tính tốn quản lý việc bn bán cửa hàng bán sách… Tất công việc làm cách thủ công thời gian xảy sai sót Để tìm hiểu hệ thống thông tin mua bán doanh nghiệp, chúng em xin chọn mơ hình cơng ty sách Thái Hưng để tìm hiểu Trong trình làm bài, với lượng kiến thức có hạn, làm chúng em cịn nhiều sai sót Mong góp ý để làm chúng em hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn ! 9 MÔ TẢ BÀI TỒN Hệ thống thơng tin bán hàng Hệ thống thông tin bán hàng phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho I.1 người dùng, đặc biệt doanh nghiệp kiểm soát, quản lý hàng hóa cách chặt chẽ Việc quản lý hệ thống kiểm soát tất khâu : Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,… Hệ thống chức cần có hệ thống thơng tin bán hàng I.2 Có hệ thống giúp quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh mình, cụ thể thông qua chức hệ thống quản lý bán hàng Chức quản lý đơn hàng • Đương nhiên không kể tới chức quản lý đơn hàng phần mềm quản lý, chức tối quan trọng giúp việc bán hàng quản lý bán hàng hiệu Chức quản lý kho hàng hóa • Bất kể người kinh doanh biết việc quản lý tốt số lượng hàng hóa kho góp phần tăng hiệu hoạt động kinh doanh Do chức quản lý hàng hóa phần mềm quản lý bán hàng chức vô quan trọng, thiếu Chức báo cáo • 10 10 Trong kinh doanh, để quản lý tốt việc bán hàng khơng thể khơng quan tâm đến việc báo cáo Vì phần mềm quản lý bán hàng thiết kế với chức hỗ trợ xuất báo cáo tự động cách xác Có thể chia dạng báo cáo thành bốn mảng lớn: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuần hay tháng Quản lý tài • Phần mềm cịn hỗ trợ hữu ích người kinh doanh vấn đề quản lý tài kế tốn, quản lý tiền mặt, tiền cơng nợ khách hàng, tiền hàng, tiền đơn vị giao hàng thu hộ, tiền thuế, tiền thuê mặt bằng,… khoản thu chi khác kinh doanh Quản lý khách hàng • Thông tin khách hàng phần mềm lưu trữ lại để người bán hàng dễ dàng nhận biết khách hàng khách hay khách cũ, khách quen để có chương trình bán hàng tri ân hợp lý I.3 I.3.1 Các yêu cầu chức : Yêu cầu công việc -> Biểu đồ phân cấp chức Khái niệm Biểu đồ phân cấp chức diễn tả phân rã chức từ tổng thể đế chi tiết, mối nút biểu đồ chức Đặc điểm biểu đồ phân rã chức cho nhìn khái quát, từ tổng thể đến chi tiết, dễ thành lập, có tính tĩnh, thiếu I.3.2 trao đổi thông tin chức Tại phải xây dựng mơ hình phân cấp chức : Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức cơng cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản công việc cần thực Mỗi công việc chia làm công việc Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ độ phức tạp hệ thống Đặc điểm sơ đồ phân rã chức là: sơ đồ phân rã chức cho cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết chức nhiệm vụ thực (rất dễ thành lập cách phân rã chức từ xuống) Như vậy, việc xây dựng mơ hình phân cấp chức cần thiết nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích Đồng thời, sơ đồ phân rã chức phương tiện trao đổi nhà thiết kế người sử dụng phát triển hệ thống Sơ đồ phân rã chức cho phép mô tả, khái quát dần chức tổ chức I.3.3 cách trực tiếp khách quan, phát chức thiếu trùng lặp Cách thức xây dựng mơ hình phân cấp chức toàn hệ thống 11 11 Để xây dựng mơ hình phân cấp chức hệ thống quản lý thông tin thư viện, tơi có sử dụng kết hợp hai phương pháp bottom-up phương pháp top-down Áp dụng cụ thể vào hệ thống quản lý thông tin thư viện, ta làm bước (có áp dụng hai phương pháp trên) sau: Sử dụng phương pháp top-down để tìm kiếm chức chi tiết nêu  phân mơ tả quy trình nghiệp vụ hệ thống Sử dụng phương pháp bottom-up để góm nhóm chức chi tiết liệt  kê thành chức mức cao Thực kết hợp việc giản lược hóa từ ngữ đến thu chức  toàn hệ thống I.4 I.4.1 Các yêu cầu phi chức : Mô tả - Biểu đồ luồng liệu Khái niệm Biểu đồ luồng liệu môt loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả mơt q trình tự xử lý thông tin với yêu cầu sau : Sự diễn tả mức logic, nghĩa nhằm trả lời câu hỏi: “Làm gì?” mà bỏ qua câu hỏi “làm nào” Chỉ rõ chức phải thực để hồn tất q trình xử lý cần mơ tả Chỉ rõ thông tin chuyển giao I.4.2 chức đó, qua phần thấy trình tự thực chúng Vai trị Biểu đồ luồng liệu công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động : Phân tích: dùng để xác định yêu cầu người sử dụng Thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch minh họa phương án cho phân tích viên hệ thống người dùng thiết kế hệ thống Biểu đồ DFD công cụ đơn giản, dễ hiểu phân tích viên hệ thống người dùng Tài liệu DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống cách đầy đủ, ngắn gọn, xúc tích DFD cung cấp cho người sử dụng I.4.3 I.4.4 nhìn tổng thể hệ thống chế lưu truyền thơng tin hệ thống Mục đích : giúp thấy đằng sau thực tế xảy hệ thống Kỹ thuật phân tích Biểu dồ DFD dựa vào phương pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm ba kỹ thuật phân tích : + Biểu đồ DFD mơ tả quan hệ q trình xử lý luồng liệu + Từ điển định nghĩa liệu mô tả phẩn tử luồng liệu + Xác định q trình xử lý, mơ tả q trình xử lý cách chi tiết XÂY DỰNG VÀ PHÂN TÍCH 1.1 Giới thiệu chung cơng ty cổ phần thương mại Thái Hưng 12 12 1.1.1 Địa Tên đầy đủ : Công ty Cổ phần Thương mại Thái Hưng Tên giao dịch quốc tế : Thai Hung Trading Joint-Stock Company Trụ sở : Tổ 14- P.Gia Sàng- TP Thái Nguyên-Tỉnh Thái Nguyên Web : www.thaihung.com.vn Email : info.tn@thaihung.com.vn 1.1.2 Khái quát ngành nghề công ty hoạt động Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng thành lập năm 2003 với ngành - nghệ kinh doanh : Mua bán vật liệu xây dựng, hàng kim khí, sắt thép, phế liệu kim loại, xi măng, xăng dầu, ngói lợp loại, vật liệu điện, thiết bị phụ tùng máy móc, quặng kim loại - Mangan, Fero Mangan; Xuất nhập quặng sắt, phôi thép sản phẩm thép; Mua bán, xuất nhập than cốc, than điện cực, tơ loại, máy móc thiết bị phục - vụ ngành công nghiệp, xây dựng; Sản xuất, mua bán cho thuê giàn giáo, cốp pha thép; Kinh doanh bất động sản, khách sạn; Cho thuê máy móc, thiết bị, phương tiện vận 1.1.3        1.1.4 chuyển động sản khác; Mua bán rượu, bia, thuốc lá, nước giải khát, bánh kẹo, văn phòng phẩm; Sửa chữa, cải tạo, hốn cải, đóng thùng bệ tơ; Xây dựng dân dụng, cơng nghiệp; Sản xuất gia cơng khí phục vụ cho xây dựng dân dụng, công nghiệp; Vận tải hàng hoá hành khách đường (bao gồm vận chuyển khách du lịch); Kinh doanh dịch vụ cân, cho thuê kho bãi; Kinh doanh hoạt động dịch vụ văn hố thể thao, giải trí; Khai thác, sản xuất, gia công chế biến, mua bán, xuất nhập vật liệu xây dựng; Khai thác, sản xuất gia cơng chế biến, mua bán, xuất nhập khống sản; Sản xuất phôi thép thép xây dựng Bộ máy quản lý Chủ tịch HDDQT: Ông Nguyễn Quốc Thái Tổng Giám Đốc: Bà Nguyễn Thị Cải Phó TGĐ Tổ chức: Ths.Lê Hồng Khuê Phó TGĐ sản xuất: Ths Nguyễn Văn Tuấn Phó TGĐ kinh doanh: TGĐ.Nguyễn Thị Vinh Phó TGĐ Tài chính:Ths.Nguyễn Thị Quy Phó TGĐ Vật Tư – Thiết bị: Ths Trịnh Gia Tâm Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần thương mại Thái Hưng 13 13 14 14 1.2 Thực trạng hoạt động siêu sách trung tâm 1.2.1 Giới thiệu chung siêu thị sách trung tâm - Là đơn vị thuộc công ty cổ phần thương mại Thái Hưng với chức - phát hành sách Nhà xuất gồm ba phận nghiệp vụ : Của hàng sách, kho lưu trữ, kế toán Các hoạt động siêu thị sách : Quản lý kho quản lý bán sách 1.2.2 Thực trạng hoạt động Qua quan sát tìm hiểu thực tế hoạt động siêu thị sách trung tâm, em thấy hoạt động quản lý kho thống kê lượng sách bán ngày thủ cơng tin học hố khơng đồng Cho nên việc phản ánh lượng sách bán ngày với số lượng bao nhiêu, doanh thu ngày đầu sách, toàn nhà sách chưa phản ánh kịp thời để lên báo cáo Bên cạnh đó, việc phận kế tốn thực kế tốn thủ cơng làm cho việc lên báo cáo bị chậm trễ nhiều tuần chí vài tháng Có thể thấy việc ba phận: kho, cửa hàng kế tốn tiến hành theo cách thủ cơng, tin học hố khơng đồng chưa có liên kết phận làm cho hoạt động siêu thị sách ln tình trạng thụ động 1.3 Tác nhân ngồi 15 15 Tác nhân ngồi cịn gọi Đối tác, người, nhóm người hay tổ chức bên lĩnh vực nghiên cứu hệ thống có tiếp xúc, trao đổi thơng tin với hệ thống Sự có mặt nhân tố sơ đồ giới hạn hệ htoongs, định rõ mối quan hệ hệ thống với giới bên Với hệ thống bán hàng phận kế tốn, phận mua hàng phận kho hàng tác nhân Khách hàng Nhà cung cấp Quản lý cửa hàng Các tác nhân ngồi phần sống cịn hệ thống, chúng nguồn cung cấp 1.4 thông tin cho hệ thống nhưu chứng nhận sản phẩm thông tin từ hệ thống Các kho liệu Kho liệu thông tin cần lưu giữ lại khoảng thời gian, để sau hay vài chức xử lý, hay tác nhân sử dụng 1.4.1 Kho liệu Phiếu nhập Tên kho liệu : Phiếu nhập sách Diễn giải : Lưu trữ thông tin phiếu nhập sách Cấu trúc liệu : SOPN, NGAYNHAP Chi tiết : STT Tựa sách Thể loại Số lượng Giá bìa TKCK 1.4.2 Kho liệu Hóa đơn Tên kho liệu : Hóa đơn Diễn giải : Lưu trữ thơng tin hóa đơn mua sách Cấu trúc liệu : SOHD, NGAYHD, HOTENKH Chi tiết : STT Tựa sách Số lượng 1.4.3 16 16 Giá bán 1.4.4 Kho liệu sách Tên kho liệu : Sách Diễn giải : Lưu trữ thông tin sách Cấu trúc liệu : MASACH, TENSACH, GIABIA, TLCK 1.4.5 Kho liệu Nhà xuất Tên kho liệu : Nhà xuất Diễn giải : Lưu trữ thông tin nhà xuất Cấu trúc liệu : MANXB, TENNXB, DIACHI, DIENTHOAI 1.4.6 Kho liệu Thể loại Tên kho liệu : Thể loại Diễn giải : Lưu trữ thông tin thể loại sách Cấu trúc liệu : MATL, TENTL 1.4.7 Kho liệu Phiếu kiểm kê Tên kho liệu : Phiếu kiểm kê Diễn giải : Lưu trữ thông tin kiểm kê sách tháng Cấu trúc liệu : MSPKK, NAMTHANG STT 1.4.8 Tựa sách Thể loại NXB Số lượng Số lượng theo số kiểm kê Kho liệu Công nợ Tên kho liệu : Công nợ Diễn giải : Lưu trữ thông tin công nợ nhà xuất Cấu trúc liệu : STTCN, NAMTHANG, NODK, NOCK, PHATSINH, CHITRA 1.5 Biểu đồ phân cấp chức Biểu đồ sau cung cấp cách nhìn khái quát chức năng, dễ thành lập, gần gũi với sơ đồ tổ chức 17 17 1.6 Biểu đồ luồng liệu 1.6.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh 18 18 19 19 1.6.2 Sơ đồ DFD cấp ( mức khung cảnh cấp ) 20 20 KẾT LUẬN Trong tiến trình hội nhập kinh tế giới nước ta nay, tin học hoá ngày đóng vai trị quan trọng trở thành xu phát triển tất yếu tổ chức Đặc biệt, ngân hàng siêu thị nhu cầu áp dụng tin học chiến lược hàng đầu Đề tài xây dựng dựa việc phân tích Hệ thống thơng tin, thể chức tổng quan, tác nhân ngoài, kho liệu, biểu đồ phân cấp chức biểu đồ luồng liệu cho hệ thống thông tin bán hàng công ty sách Thái Hưng Do thời gian lực hạn chế nên đề tài chúng em xây dựng khơng tránh khỏi sai sót Song, có điều kiện tương lai em phát triển triển thêm để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 21 21 ... tìm hiểu Trong trình làm bài, với lượng kiến thức có hạn, làm chúng em cịn nhiều sai sót Mong góp ý để làm chúng em hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn ! 9 MƠ TẢ BÀI TỒN Hệ thống thông tin... liệu 1.6.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh 18 18 19 19 1.6.2 Sơ đồ DFD cấp ( mức khung cảnh cấp ) 20 20 KẾT LUẬN Trong tiến trình hội nhập kinh tế giới nước ta nay, tin học hố ngày đóng vai trò quan trọng