ERP

Nhóm Đề tài: Chọn doanh nghiệp làm phần ERP doanh nghiệp Nội dung: 1.Giới thiệu ERP DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ ĐỂ TRIỂN KHAI ERP HIỆU QUẢ Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp Trước lựa chọn, doanh nghiệp cần nắm thơng tin đây: – Thấu hiểu quy trình quản lý nhu cầu phận đặt tổng thể chung – Tìm hiểu vài đơn vị cung ứng phần mềm thị trường – Nhận tư vấn giải pháp demo sản phẩm – Lựa chọn nhà cung ứng phần mềm phù hợp với doanh nghiệp sau so sánh tương quan giá cả, sản phẩm, dịch vụ kèm Hiểu rõ ưu điểm khó khăn gặp phải triển khai Khi lựa chọn xong nhà cung cấp, doanh nghiệp cung cấp đầy đủ thơng tin lợi ích, hạn chế, thời gian triển khai, cài đặt, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP hiệu Tuy nhiên, trình này, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu để nắm vai trò phần mềm ERP, phải sử dụng phần mềm ERP Bởi có hiểu biết tường tận khiến hệ thống ERP phát huy tối đa lợi ích chúng Tái cấu trúc, xếp lại máy quy trình làm việc Doanh nghiệp cần xem xét kỹ xem liệu máy làm việc doanh nghiệp tối ưu hay chưa, có cần điều chỉnh nhân hay khơng? Quy trình làm việc đạt chuẩn hay chưa? Kết hợp với ERP có thu hiệu tối đa hay không Việc xem xét yếu tố chưa đáp ứng đủ điều chỉnh tối ưu hóa hiệu phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.Đồng thời sau xem xét, doanh nghiệp phải chuẩn hóa lại tồn quy trình liệu Bởi bước có bước sau Nếu liệu bị nhập sai từ đầu ảnh hưởng đến toàn hệ thống, làm hiệu vốn có phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Chạy thử Trước đưa phần mềm ERP vào hoạt động thức, q trình chạy thử khơng thể thiếu Q trình giúp kiểm tra xem tính có chạy với số liệu trước hay khơng Các chỉnh sửa, bổ sung có phối hợp nhịp nhàng với thành phần khác hệ thống hay không Việc chạy thử giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện lợi ổn định hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Từ đó, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rắc rối phát sinh sau Đề xuất cải tiến phát triển ERP liên tục Phần mềm ERP vốn hệ thống tĩnh Trong trình sử dụng, cảm thấy khơng phù hợp, doanh nghiệp hồn tồn có quyền tùy chỉnh, cải tiến để đáp ứng đầy đủ nhu cầu vào thời điểm đáp ứng thay đổi doanh nghiệp tương lai, phù hợp với hệ thống sách quy định Nhà nước Đào tạo nhân viên Lãnh đạo doanh nghiệp người đưa định người triển khai đem đến thành cơng cho hệ thống phần mềm ERP đội ngũ nhân viên Chính vậy, q trình đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ cho người trực tiếp sử dụng phần mềm điều quan trọng để hệ thống phần mềm ERP phát huy tối đa hiệu chúng Cần lập Ban đạo, gồm lãnh đạo cấp cao doanh nghiệp số nhân phụ trách trực tiếp Nhiệm vụ đội ngũ thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP, đồng thời tìm hiểu yêu cầu cho hệ thống Các yêu cầu cần gắn với mục tiêu cụ thể có thời hạn Tiếp cần làm rõ yêu cầu, trách nhiệm cụ thể công việc bên tham gia, cụ thể: VỀ PHÍA KHÁCH HÀNG Cần người làm quản lý dự án Người trực tiếp báo cáo cho Ban đạo người điều hành từ phía doanh nghiệp Chủ nhiệm dự án thiết lập đối thoại, theo dõi tiến độ, điều phối ngân sách dự án, điều động nguồn lực… Muốn làm điều Chủ nhiệm dự án phải người hiểu biết quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp, đồng thời có đủ lực để đưa giải pháp định cần thiết VỀ PHÍA NHÀ TRIỂN KHAI Cần người giữ vai trị tư vấn chính, phụ trách dự án nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật… Nhiệm vụ tư vấn đưa kế hoạch triển khai dự án để thông qua chủ nhiệm dự án Trong q trình triển khai, tư vấn đạo hoạt động tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống tư vấn kỹ thuật,… đảm bảo mục tiêu doanh nghiệp đề định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành hạn Ngoài ra, cần có đội tư vấn chuyên lĩnh vực định, cụ thể TƯ VẤN QUẢN LÝ Đây người cần cho doanh nghiệp giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP Trong trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt đội hình triển khai để giúp bên hiểu rõ quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp TƯ VẤN HỆ THỐNG Là chuyên gia hệ thống ERP dự định triển khai cho khách hàng Tư vấn hệ thống thiết lập cấu hình cho hệ thống để phản ánh quy trình kinh doanh khách hàng, thiết lập chạy thử hệ thống tiến hành đào tạo cho khách hàng Tư vấn hệ thống người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trình triển khai dự án Trong Tư vấn quản lý Tư vấn mang tính tổng quan, sử dụng cho nhiều sản phẩm ERP khác Tư vấn hệ thống thường chun mơn hóa cho sản phẩm ERP Đối tác Tư vấn quản lý trưởng phận nghiệp vụ người dùng hạt giống doanh nghiệp TƯ VẤN KỸ THUẬT Đây thường nhân viên tin học túy Trách nhiệm Tư vấn kỹ thuật khảo sát sở hạ tầng CNTT doanh nghiệp, đưa đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo sở hạ tầng để hệ thống chạy Tư vấn kỹ thuật giải vấn đề như: chuyển đổi liệu, điều chỉnh mã nguồn hệ thống, vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống… Tư vấn kỹ thuật người cài đặt phần mềm đảm bảo cho phận cấu thành sở liệu, giao diện người dùng… hệ thống hoạt động nhịp nhàng với NGƯỜI DÙNG Là người trực tiếp sử dụng hệ thống nên họ người hiểu rõ nhu cầu cần đáp ứng người định đến thành công hệ thống đưa vào áp dụng thực tiễn Có dự án tất người dùng tham gia vào suốt trình triển khai, có dự án khách hàng cử “người dùng hạt giống” Người dùng hạt giống theo sát tư vấn suốt thời gian dự án triển khai phận họ, giúp đỡ phối hợp với tư vấn để hiểu cấu hình hệ thống cài đặt ứng dụng Người dùng đối tượng việc đào tạo sâu sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ người nhà triển khai chuyển giao kỹ làm chủ hệ thống Sau nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống người huấn luyện trợ giúp cho người dùng khác phận họ Việc chọn định người dùng hạt giống cần chọn người có lực mà cịn phải cân nhắc yếu tố khác thời gian họ dành cho dự án, gián đoạn xảy ra… 2.Những vấn đề triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp 2.1.Ưu/Nhược điểm ERP • Ưu điểm ERP ERP giúp kiểm sốt thơng tin tài Thơng thường, thơng tin tài phải tập hợp số liệu từ nhiều phận khác nên chắn có độ chênh lệch định Khi sử dụng giải pháp ERP, thứ liên quan đến tài tổng hợp lại nơi - phiên xuyên suốt tất phòng ban, sở Khi số thay đổi, tất thông tin liên quan tự động tính tốn hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực tài doanh nghiệp Cũng nhờ hỗ trợ phần mềm quản lý, doanh nghiệp lớn phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng cuối quý tổng hợp số liệu Bất muốn có báo cáo tài chính xác kịp thời cho lãnh đạo, cần nhìn vào số sau dòng liệu ERP ERP giúp tăng tốc độ dịng cơng việc Doanh nghiệp lớn quy trình làm việc nhiều bước, nhiều khâu giống mạng lưới phức tạp Tốc độ dịng cơng việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định nơi cần chuyển liệu đến khơng, q trình chuyển giao có gặp phải chướng ngại vật Rõ ràng việc chuyển chứng từ giấy tới tay nhân viên xác định sánh tốc độ chứng từ điện tử Hay việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới sở kinh doanh, định đồng lên hệ thống ERP tới tay người thủ kho nhanh chóng Bằng cách giải “nút cổ chai” rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dịng cơng việc doanh nghiệp ERP giúp hạn chế sai sót nhiều người nhập liệu Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối nhầm lẫn liệu qua phận làm việc khác Chẳng hạn, số viết tay "14" thùng hàng dễ nhầm thành "19", hay lỗi gõ Word biến khách hàng " Phạm Quỳnh" thành khách hàng "Phạm Quyên" Những sai lầm ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc quy trình, làm xấu hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, cịn gây đồn kết nội nhân viên Với ERP, liệu cần nhập lần người lưu trữ nguyên vẹn hệ thống Bất nhân viên khác doanh nghiệp tiếp cận tới liệu gốc copy “tam thất bản” ERP giúp dễ dàng kiểm sốt q trình làm việc nhân viên Một sở liệu tập trung quy trình nghiệp vụ xếp thành dịng cố định giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng chế kiểm sốt nội Chức Audit track (tìm vết) phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm nguồn gốc bút toán cần kiểm tra nhân viên liên quan đến bút tốn Việc giám sát khâu làm việc nhân viên tối ưu Nhà quản lý cần nơi, mở giao diện hợp ERP nắm tay tất kết làm việc tất nhân viên, từ số nhỏ buổi sáng nhân viên bán sản phẩm đem doanh thu Một số phần mềm ERP có tính tự động phân tích sở liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với mạnh họ, nhà quản lý nhiều thời gian cho công đoạn ERP giúp tạo mạng xã hội nội doanh nghiệp Phần mềm ERP thường tích hợp tính liên lạc nội người dùng thuộc hệ thống Đó việc chat riêng tư cập nhật trạng thái cá nhân giống chế hoạt động mạng xã hội nội thực thụ • Nhược điểm phần mềm ERP Tuy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có nhiều ý kiến cho giải pháp ERP lỗi thời kỷ nguyên 4.0 - công nghệ cải tiến liên tục hướng tới nhỏ gọn, chuyên biệt hố phận ERP địi hỏi chi phí sử dụng lớn không đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp ERP không cho phép tách lẻ ứng dụng phục vụ công đoạn làm việc khác doanh nghiệp mà cố định gói tổng hợp với chi phí lớn (ít 30.000 $ - dựa báo giá nhà cung cấp) Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất phân hệ đó, khiến cho việc mua gói ERP mà khơng dùng hết bị lãng phí nghiêm trọng Chưa kể tới ứng dụng thừa khơng thể xố mà tồn cồng kềnh Lại có số doanh nghiệp cần dùng thêm phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động trơn tru Khi đó, vấn đề lớn để ERP tích hợp tốt với giải pháp bên này, từ việc trao đổi liệu quy trình làm việc Tất nhiên, việc khơng dễ dàng, ERP gần lập trình cố định Như vậy, cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh cứng nhắc so với đa số doanh nghiệp Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực thận trọng định sử dụng ERP hay khơng ERP địi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, nhiều công sức Việc triển khai giải pháp công nghệ phụ thuộc nhiều vào tốc độ làm việc bên cung cấp phần mềm tốc độ làm quen với phương thức làm việc doanh nghiệp Đáng tiếc với ERP, hai yếu tố tiêu tốn nhiều thời gian công sức Trước hết việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh ERP vào doanh nghiệp Công đoạn yêu cầu phải trang bị máy chủ trung tâm liệu sở hạ tầng mạng tới tất “ngõ ngách” nhỏ doanh nghiệp Vấn đề bảo mật, yêu cầu lưu khôi phục liệu phải tính tốn kỹ lưỡng để đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ thống Về việc nhân viên doanh nghiệp sử dụng ERP nào, có nhiều ý kiến trái chiều, bật lên lo ngại việc phải thay đổi cách vận hành máy doanh nghiệp ERP gây gia tăng rủi ro trình sản xuất, kinh doanh Việc đơn giản hố dịng liệu hệ thống thuận lợi ERP hoạt động trơn tru Tuy nhiên, cần phát sinh vấn đề khâu bất kỳ, công đoạn làm việc bị tắc nghẽn, kéo theo đình trệ tồn quy trình phía sau Cũng phải hiểu việc triển khai ERP không ảnh hưởng đến phần định doanh nghiệp mà tất phận, hoạt động Nhà quản trị doanh nghiệp không phép liều với ERP, giá phải trả giải pháp không phù hợp lớn: doanh nghiệp bị “chết” suốt quãng thời gian dài ERP khó nâng cấp doanh nghiệp cần thay đổi Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu nhiều nhóm với nhu cầu, quy trình mục tiêu khác Kết là, hầu hết giải pháp ERP mạnh lĩnh vực - tài - yếu nhiều phân hệ khác Một vấn đề doanh nghiệp mong muốn cải tiến công nghệ để thức thời kỷ nguyên 4.0 Giải pháp ERP gặp phải bất lợi lúc này, mà muốn thay đổi dù tính năng, doanh nghiệp phải tạm ngưng hoạt động đưa hệ thống ERP cồng kềnh để lập trình lại Trong có, nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt lại không ngừng cải tiến đưa phiên nâng cấp miễn phí cho khách hàng sử dụng Họ sẵn sàng tư vấn hỗ trợ 24/7, với ERP - doanh nghiệp mua hệ thống phải tự tìm cách xoay sở với 2.2 Lợi ích triển khai ERP 2.2.1 Lợi ích với bản thân doanh nghiệp - Tính an tồn thơng tin tổ chức Hệ thống ERP giúp đảm bảo an toàn liệu, trao quyền cho có đủ thẩm quyền -Lồng ghép quy trình: Với ERP, liệu tập trung vào hệ thống, dễ dàng tiếp cận, dễ dàng tổng hợp, kiểm soát - Tăng tốc độ suất làm việc: Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ giải dịng cơng việc tồn doanh nghiệp Tốc độ truyền tải thơng tin nhanh chóng cấp quản trị với phòng ban, phận doanh nghiệp giúp hạn chế tình trạng chậm trễ q trình giải cơng việc, từ nâng cao suất, hiệu công việc - Tiết kiệm chi phí: giúp tiết kiệm lượng lớn chi phí quản trị chi phí vận hành doanh nghiệp Với hệ thống thông tin đồng bộ, thống nhất, doanh nghiệp lược bỏ số thủ tục rườm rà trình hoạt động, nhà quản trị thuyên giảm số phận, phịng ban, vị trí nhân khơng cần thiết nội cơng ty, từ giúp tối ưu hóa nguồn lực chi phí -Kiểm sốt chất lượng sản phẩm: Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, từ giúp theo dõi thường xuyên số lượng sản phẩm sản xuất với tính đồng chất lượng sản phẩm, hạn chế tối đa lượng sản phẩm lỗi trình sản xuất Nhờ vậy, doanh nghiệp lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy theo nhu cầu dự án nhờ vào hệ thống ERP -Tích hợp thơng tin thơng qua tồn chuỗi cung ứng -Tăng mức độ hài lòng khách hàng: Với việc áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh nhân viên chăm sóc khách hàng truy cập vào sở liệu chung, nắm tồn thơng tin khách hàng, nắm tình hình hàng hóa cung ứng, giúp phản hồi yêu cầu khách hàng thời gian ngắn Từ hệ thống giúp làm tăng suất, hiệu làm việc cho phận chăm sóc khách hàng, đồng thời tăng mức độ hài lịng khách hàng với doanh nghiệp 2.2.2 Đới với nhà quản ly - Tổng hợp tranh tài tổng thể xác doanh nghiệp, giảm chi phí lưu trữ sổ sách:Các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP liên kết tất liệu quy trình với để đảm bảo nhà quản lý có nhìn tồn cảnh -Có sẵn liệu trợ giúp cho việc định tốt hơn.: Với ERP, liệu ln ln có sẵn cập nhật theo thời gian gần Chính vậy, khơng nghi ngờ gì, chủ doanh nghiệp quản lý cảm thấy yên tâm tự tin lựa chọn họ đưa ERP giúp họ có tranh tổng thể tốt hoạt động doanh nghiệp Chính vậy, trước thay đổi, trước khủng hoảng, họ hồn tồn đưa định nhanh chóng xác - Quản lý thơng tin tốt thơng qua tự động hóa :Số liệu hiệu suất đo lường quan trọng việc đánh giá tiến độ kinh doanh hỗ trợ việc thiết lập mục tiêu tương lai Hệ thống ERP mang lại mức độ tự động hóa cho doanh nghiệp cách cho phép nhân viên toàn tổ chức truy cập liệu chia sẻ mà khơng cần phải trì hồ sơ thủ công Điều cho phép tạo báo cáo đồng hóa số liệu kinh doanh Truy cập vào liệu yếu tố đáng kể để đưa định kịp thời - Tích hợp sở liệu nhân sự:Lương, chế độ sách, kế hoạch tuyển dụng, chi phí cơng tác di chuyển, thang bậc phát triển nhân sự, điều phối đào tạo,chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách -Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra theo dõi tính đồng chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch phân bổ nhân lực cách hợp lý tùy nhu cầu dự án 2.2.3 Đối với nhà phân tích – Nhân viên -Cơng tác kế tốn xác hơn:Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng -Cải tiến quản lý hàng tồn kho: Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất -Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc công ty: ERP giúp cho tương tác nhân viên công ty cách nhanh chóng tiện lợi nhất, thơng qua thao tác nhỏ nhân cơng ty giao tiếp với nhiều nhân viên nhanh chóng kịp thời cập nhật thơng tin qua lại lẫn giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng -Cải thiện quy trình làm việc: ERP hỗ trợ bạn q trình từ trích xuất báo cáo, lên lịch làm việc, theo dõi lịch sử,… giúp công việc nhân viên tổ chức trở nên dễ dàng hơn, từ gia tăng suất lao động 2.3 Khó khăn ứng dụng ERP: 2.3.1 Nguồn nhân lực - Đối với nguồn nhân lực: ERP phần mềm lớn phức tạp Nắm chi tiết cách xử phần mềm chức hoàn cảnh tác nghiệp việc khó khăn Biến đổi phần mềm cho phù hợp với yêu cầu nảy sinh áp vào doanh nghiệp đặc biệt lại khó khăn Vì vậy, thơng thường nhà cung cấp hệ thống ERP cung cấp tư vấn, triển khai cho doanh nghiệp Điều tạo khó khăn lớn bắt buộc phải thay đổi số quy trình hoạt động tảng hệ thống Để làm điều này, nhà tư vấn triển khai sản phẩm ERP cần phải có trình độ nghiệp vụ tin học cao Vì triển khai ERP, đơi doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm Điều tốt cho doanh nghiệp đưa vào doanh nghiệp quy trình quản lý nhiều gây khó khăn nhiều cho doanh nghiệp khơng phù hợp với thói quen, cách tổ chức cơng việc Vì vậy, để tìm nhà cung cấp ERP chun nghiệp có trình độ yếu tố tiên để tận dụng tối đa đầu tư vào ERP giá Các nhà cung cấp ERP thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi lĩnh vực cịn q ít, chủ yếu trưởng thành trình triển khai ERP doanh nghiệp nước Việt Nam Để triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp 80% khối lượng cơng việc tư vấn có 20% khối lượng công việc kỹ thuật Đội ngũ tư vấn viên công ty cung cấp ERP dừng lại mức độ triển khai, dám “tư vấn” cho khách hàng quy trình mà giải pháp ứng dụng ERP họ mang lại 2.3.2 Công nghệ - Đối với công nghệ: Do trình độ quản lý doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa nhiều phải thay đổi để thích ứng với phát triển nóng Các giải pháp ERP phải “gị ép” hệ thống theo phương pháp có doanh nghiệp không mang lại hiệu mong muốn Với quy trình sản xuất có cơng đoạn thủ cơng việc tùy biến giải pháp ERP trở thành “cơn ác mộng” nhà cung cấp Thậm chí doanh nghiệp triển khai không vận dụng hết lực hệ thống, đa phần dừng lại mức độ kiểm sốt Những doanh nghiệp vận dụng tính kế hoạch hóa ít, điểm bật ERP – Doanh nghiệp Việt chưa có mơ hình chuẩn hóa, đơn vị lại có kiểu quản lý khác Đặc biệt thường xuyên thay đổi tiêu quản lý – Thời gian triển khai lâu – dài – Bất đồng ý kiến Doanh nghiệp triển khai đơn vị tư vấn Việc hay xảy bên Dù khảo sát, chốt vấn đề, nhiên đôi lúc bất đồng ý kiến ERP thế, lúc vận hành trơn tru 2.3.3 Chi phí - Đối với chi phí: Chi phí mà doanh nghiệp cần trả áp dụng giải pháp ERP thách thức số doanh nghiệp nhỏ vừa chưa phát triển hoạt động kinh doanh khơng ổn định Ngồi chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm doanh nghiệp cịn phải trả khoản tiền quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm Vì tổng chi phí bỏ doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên cao Cịn doanh nghiệp lớn việc áp dụng phần mềm ERP khơng xác khiến cho doanh nghiệp tổn thất lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận doanh nghiệp Do đó, ERP coi giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược có tầm nhìn xa Bên cạnh q trình sử dụng phần mềm ERP, có nhiều khoản chi phí kèm ví dụ phần mềm nâng cấp lên phiên Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành phần mềm liên quan để tương thích sử dụng nhiều cải tiến Đối với doanh nghiệp cỡ trung Việt nam chi phí lên tới vài trăm ngàn USD Dự án trang bị ERP có chất lượng cao rẻ phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD Đây khơng phải đầu tư nhỏ doanh nghiệp Hiện giá rào cản lớn hạn chế ERP tiếp cận với doanh nghiệp 3 Ứng dụng ERP doanh nghiệp Thực trạng ứng dụng ERP doanh nghiệp công ty sữa Vinamilk 3.1.1: Thực trạng công ty Vinamilk trước ứng dụng ERP Trong năm cuối kỷ XX, hoạt động quản lý kinh doanh, sản xuất Vinamilk sử dụng phần mềm ứng dụng cũ Foxpro hay công cụ thủ công Excel để phục vụ vào công tác quản lý, ảnh hướng trực tiếp đến hoạt động ngoanh nghiệp Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn sử dụng cơng cụ Excel thủ công, điều ảnh hưởng nhiều việc ghi chép, hạch tốn, việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất.Nếu áp dụng phần mềm quản lý rời rạc phòng ban sử dụng phần mềm quản lý khác nhau, cần chuyển liệu phòng ban, người sử dụng phải thực cách thủ công Điều dẫn đến suất làm việc thấp, liệu khơng đồng bộ, bị thất khó kiểm sốt phần mềm khơng hiểu Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phú chưa đồng bộ, dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.Quy trình xử lý hạch tốn kế tốn - tài khơng ngoại lệ, việc ghi chép, hạch tốn, báo cáo tài - kế tốn gặp nhiều khó khăn q trình tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhanh kết hoạt dộng kinh doanh, sản xuất, tài dẫn đến định quản trị khả xác kịp thời.Mặt khác, việc kiểm tra liệu kế toán, tổng hợp số liệu làm báo cáo hợp phức tạp ảnh hưởng đến tính xác, đầy đủ, kịp thời; chồng chéo công việc nhân viên khơng có kế thừa liệu phận, gây lãng phí thời gian nguồn lực Kế tốn thủ cơng hay sử dụng excel thường mặc phải sai sót q trình tính tốn hay hạch tốn, việc kiểm sốt lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn, khả hỗ trợ định hạch tốn thấp Với mơ hình hoạt động sản xuất kinh doanh Vinamilk thời điểm đó, hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp chưa đủ đáp ứng nhu cầu mang tầm chiến lược doanh nghiệp Từ lý trên, nhà quản lý Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu với việc áp dụng mơ hình ERP 3.1.2 : Thực trạng sau ứng dụng ERP vào công ty Vinamilk a Thực trạng công nghệ: Năm 1999, Vinamilk bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 Bên cạnh đó, Vinamilk cịn tập trung đầu tư mạnh mẽ vào CNTT ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng) BI (Hệ thống thông tin báo cáo) Từ kinh nghiệm áp dụng phần mềm trên, Vinamilk khơng ngừng cải thiện, nâng cao tính thực tế phần mềm Hệ thống ERP vinamilk sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai từ 15/03/2005 bao gồm phân hệ chính: tài kế tốn, quản lý mua sắm, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động kinh doanh Mặc dù đưa sử dụng từ sớm đến ngày 01/01/2007 hệ thống ERP thức sử dụng tồn diện hệ thống thơng tin quản trị Vinamilk b Thực trạng sở hạ tầng CNTT: *Ứng dụng ERP trình phân phối Để quản lý trình phân phối sản xuất kinh doanh ln tốn nan giải doanh nghiệp Quản lý tốt q trình này, khơng giúp quâ trình cung cấp sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp trở nên linh hoạt, mở rộng thị trường mà giúp người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp cách dễ dàng, góp phần tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường c Thực trạng quy trình Quá trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua nhiều giai đoạn Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa sử dụng ERP nên làm phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh đó, Vinamilk tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thơng tin BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo trình Vinamilk Thực việc khảo sát mơ tả quy trình Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 thành viên chia thành nhiều nhóm: Nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ - sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ trợ Solomon Quy trình triển khai ERP vinamilk tuân theo quy trình áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất – thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis ban lãnh đạo Vinamilk.công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ d Thực trạng nhân lực: giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vinamilk vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu.Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Vì vậy, việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt kịp thời e Thực trạng ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống…Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định Vinamilk bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Cịn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai  ... dành cho dự án, gián đoạn xảy ra… 2.Những vấn đề triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp 2.1.Ưu/Nhược điểm ERP • Ưu điểm ERP ERP giúp kiểm sốt thơng tin tài Thơng thường, thơng tin tài phải tập... khai ERP Trong trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt đội hình triển khai để giúp bên hiểu rõ quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp TƯ VẤN HỆ THỐNG Là chuyên gia hệ thống ERP. .. hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Từ đó, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rắc rối phát sinh sau Đề xuất cải tiến phát triển ERP liên tục Phần mềm ERP vốn hệ thống tĩnh Trong q trình sử