Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn bản tại Tổng cục Xây dựng lực lượng công an nhân dân, Bộ Công an : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24

đại học quốc gia hà nội Tr-ờng Đại học khoa học xà hội nhân văn *** Đàm Thị Lan Anh hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục xây dựng lực l-ợng Công an nhân dân, Bộ công an Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: L-u trữ học Mà số: 60 32 24 Ng-ời h-ớng dẫn khoa học: GS TSKH Nguyễn Văn Thâm Hà Néi-2010 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Văn phƣơng tiện thông tin bản, phƣơng tiện chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lí quan, tổ chức Đây phƣơng tiện quan trọng đƣợc dùng để ban hành chủ trƣơng, sách; xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác; đạo, điều hành thực hiện; báo cáo tình hình; đề đạt ý kiến lên cấp trên; trao đổi công việc quan… Văn sở pháp lí để giải cơng việc, thực chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức đƣợc nhịp nhàng, thông suốt Trong hoạt động quản lí quan, soạn thảo ban hành văn công việc quan trọng mang tính chất thƣờng xuyên Một văn đƣợc ban hành sản phẩm phản ánh kết lao động, thƣớc đo trình độ trị, lực chuyên môn khả nắm bắt thực tiễn tập thể cán bộ, viên chức quan Văn ban hành có chất lƣợng nâng cao uy tín quan lãnh đạo quan nói chung, cán soạn thảo nói riêng; tạo nên thống hình thức nội dung văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập hồ sơ, nâng cao chất lƣợng hồ sơ nộp vào lƣu trữ Ngƣợc lại, văn ban hành không đảm bảo yêu cầu đề ảnh hƣởng không tốt đến hoạt động quan mà gây tổn hại đến uy tín quan, lãnh đạo quan cán viên chức; hình thức nội dung văn khơng thống nhất, gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ, làm giảm chất lƣợng hồ sơ nộp vào lƣu trữ Tuy nhiên, soạn thảo văn công việc không đơn giản, có nhiều u cầu tỉ mỉ Vì vậy, để văn ban hành có chất lƣợng, cán soạn thảo ngồi việc nắm kiến thức chun mơn, phải nắm vững biết cách vận dụng kiến thức kĩ nhƣ: yêu cầu soạn thảo văn bản, phƣơng pháp thu thập thông tin xử lí thơng tin, xây dựng đề cƣơng bố cục văn bản, kĩ sử dụng từ ngữ, văn phong loại văn bản, kĩ thuật trình bày văn … Ngồi ra, cịn phải tuân thủ quy tắc quan có thẩm quyền đề việc soạn thảo ban hành văn nhƣ quy định thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, kí, đóng dấu văn … Tất công việc gọi kĩ thuật soạn thảo văn bản, nghĩa văn muốn có chất lƣợng, đảm bảo u cầu đề địi hỏi phải có kĩ thuật soạn thảo cần phải đƣợc chuẩn hoá Hiện nay, mà Đảng Nhà nƣớc ta thực cải cách hành chuẩn hố văn bản, nâng cao chất lƣợng soạn thảo văn yêu cầu tất yếu để tạo nên thống hình thức nội dung; nâng cao chất lƣợng văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng Công an nhân dân (sau gọi tắt Tổng cục) quan trực thuộc Bộ trƣởng Bộ Cơng an, có trách nhiệm thống nhất, quản lí đạo cơng tác Xây dựng lực lƣợng Công an nhân dân (CAND), nhằm xây dựng lực lƣợng CAND lực lƣợng vũ trang, quy, tinh nhuệ bƣớc đại Với chức năng, nhiệm vụ trên, nhƣ nhiều quan, tổ chức khác hệ thống tổ chức máy quan nhà nƣớc, Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND ban hành nhiều văn để thực chức năng, nhiệm vụ Trong trình soạn thảo văn bản, Tổng cục vào văn hƣớng dẫn nhƣ: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác Văn thƣ; Thơng tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn gần Luật số 17/2008/QH12, việc ban hành văn quy phạm pháp luật, đƣợc Quốc hội khoá 12, kì họp thứ ba cơng bố ngày 03 tháng năm 2008, có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2009 … Do đó, việc soạn thảo ban hành văn Tổng cục nhìn chung có nhiều tiến Cụ thể, chất lƣợng văn đƣợc nâng cao, văn ban hành thẩm quyền, thể thức, khơng có tình trạng văn khơng có chữ kí ngƣời có thẩm quyền, khơng có ngày tháng, năm; văn ban hành bám sát với u cầu thực tế có tính khả thi cao, cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu… Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt đƣợc, công tác soạn thảo văn số vấn đề chƣa thống cần đƣợc nghiên cứu nhƣ: cách trình bày tên quan ban hành văn bản, cách lựa chọn tên loại văn bản, cách bố cục nội dung văn bản, cách viết hoa văn bản, sử dụng từ ngữ, đặc biệt nhiều văn sai thể thức kĩ thuật trình bày… Mặt khác, cán làm công tác soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND lại chủ yếu tốt nghiệp trƣờng Công an (CA), chƣa đƣợc bồi dƣỡng kiến thức kĩ thuật soạn thảo nên gặp khó khăn, cán trẻ trƣờng Vì vậy, để góp phần nâng cao chất lƣợng soạn thảo văn Tổng cục cần có nghiên cứu, tìm rõ ngun nhân đƣa giải pháp Xuất phát từ thực tế đó, tơi chọn đề tài “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” để nghiên cứu làm luận văn Thạc sĩ Mục tiêu đề tài Nghiên cứu vấn đề chung kĩ thuật soạn thảo văn yêu cầu phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an Trên sở khảo sát thực tế luận văn nêu lên ƣu điểm, tồn kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Từ đó, đƣa giải pháp góp phần hồn thiện kĩ thuật soạn thảo văn phục vụ hoạt động quản lí Tổng cục đƣợc tối ƣu Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: nghiên cứu thẩm quyền ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, thể thức kĩ thuật trình bày văn bản, ngôn ngữ văn phong văn - Phạm vi nghiên cứu khảo sát: văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND soạn thảo nhiều, điều kiện nghiên cứu thời gian có hạn, nên phạm vi nghiên cứu khảo sát luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống văn hành thơng thƣờng từ năm 2005 đến nay, đơn vị (X12, X13, X14, X15, X24, X33, X21, X25) trực thuộc Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND chủ trì soạn thảo (trừ Trƣờng CA) Nhiệm vụ nghiên cứu Theo yêu cầu đề tài, luận văn ý làm rõ vấn đề sau: - Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an - Hệ thống văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an soạn thảo - Kĩ thuật soạn thảo văn đƣợc áp dụng Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an - Nhận xét ƣu điểm, tồn tại, đề xuất vấn đề cần hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục chủ trì Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu lĩnh vực quản lí hành nhà nƣớc nói chung cơng tác cơng văn giấy tờ nói riêng kể đến số tác phẩm nhƣ: Văn quản lí nhà nước cơng tác cơng văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền; Văn quản lí Nhà nước thời Nguyễn PGS, TS Vũ Thị Phụng, khoa Lƣu trữ học Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; Lí luận thực tiễn cơng tác văn thư, PGS Vƣơng Đình Quyền (Nhà xuất Đại học Quốc gia 2005); Soạn thảo xử lí văn quản lí nhà nước (tái lần thứ tƣ), GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia năm 2006); Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn bản, Luật gia Nguyễn Văn Thông (Nxb Thống kê năm 2001); Hướng dẫn kĩ thuật nghiệp vụ hành chính, Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự (Nxb Thống kê năm 2003) Ngoài ra, cịn có số loại sách chun khảo nhƣ: Xây dựng ban hành văn quản lí nhà nước, Tạ Hữu Ánh (nhà xuất Lao động 1996); Mẫu soạn thảo văn dùng cho cán lãnh đạo, quản lí cơng chức văn phịng, PTS Nguyễn Minh Phƣơng, Thạc sĩ Trần Hoàng (nhà xuất Chính trị Quốc gia, 1997) Trong mục nghiên cứu, trao đổi thực tiễn kinh nghiệm Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam có nhiều viết nhƣ: Thể thức văn thể thức văn quản lí nhà nước, số vấn đề lí luận thực tiễn PGS Vƣơng Đình Quyền (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 01/2004) Một số vấn đề cần giải áp dụng quy định hành thể thức văn Nguyễn Văn Kết (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 12/2006) Kĩ thuật trình bày văn Uỷ ban nhân dân quận, huyện Thành phố Hồ Chí Minh, thực trạng số đề xuất Nguyễn Cơng Quyền (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 9/2007); Một số ý kiến thể thức văn Hội đồng nhân dân Nguyễn Hải Long (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 2/2009) Công tác soạn thảo văn quân đội, số lỗi thường gặp đề xuất Chu Văn Lộc (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 8/2007) Liên quan đến đề tài văn có số luận văn Thạc sĩ nhƣ: “Bước đầu tìm hiểu tiêu chuẩn hố cơng tác Văn thư Lưu trữ Việt Nam”, Lê Thị Nguyệt Lƣu, “Nghiên cứu chuẩn hoá thể thức văn doanh nghiệp quốc doanh” Phạm Hồng Duy, “Văn phong văn quản lí Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam” Đỗ Thị Thanh Nhƣ … Tuy nhiên, vấn đề “Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an” đề tài chƣa có cơng trình khoa học nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài, tơi vận dụng phƣơng pháp nghiên cứu: phƣơng pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, khảo sát … Phƣơng pháp khảo sát đƣợc vận dụng việc thu thập thông tin cần thiết đề tài Những thông tin thu đƣợc qua phƣơng pháp nguồn tài liệu tham khảo đƣợc xử lí cách khoa học, sở vận dụng phƣơng pháp phân tích tổng hợp Ngồi ra, đề tài vận dụng số phƣơng pháp nghiên cứu khác nhƣ phƣơng pháp hệ thống, phƣơng pháp phân tích chức năng… Mặt khác, kết nghiên cứu đƣợc phân tích, đánh giá, nhìn nhận dựa quan điểm mang tính phƣơng pháp luận Chủ nghĩa Mác Lênin, đƣợc cụ thể hố thành ngun tắc tính Đảng, ngun tắc lịch sử, nguyên tắc tổng hợp Đóng góp luận văn - Xác định cần thiết phải hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an Kết nghiên cứu luận văn tài liệu tham khảo cho cán bộ, chiến sĩ làm công tác soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm chƣơng: Chƣơng Những vấn đề chung kĩ thuật soạn thảo văn Chƣơng Kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Cơng an Chƣơng Hồn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an 10 NỘI DUNG Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Kĩ thuật soạn thảo văn - Kĩ thuật [36, tr.494] + Là tổng thể nói chung phƣơng tiện tƣ liệu hoạt động ngƣời, đƣợc tạo để thực trình sản xuất phục vụ nhu cầu phi sản xuất xã hội nhƣ kĩ thuật quân sự, thiết bị kĩ thuật đại + Là tổng thể nói chung phƣơng pháp, phƣơng thức sử dụng lĩnh vực hoạt động ngƣời nhƣ kĩ thuật cấy lúa, kĩ thuật cắt, tỉa cảnh + Là tính từ có nghĩa tỏ có trình độ kĩ thuật cao nhƣ cầu thủ bóng kĩ thuật, giọng hát có kĩ thuật - Soạn thảo [36, tr.829] cách thức để tạo lập văn nhƣ soạn thảo văn - Văn [36, tr.1084] + Là viết in, mang nội dung định, thƣờng để lƣu lại thơng tin văn chữ Nơm, văn kí kết hai nước + Là chuỗi kí hiệu ngơn ngữ hay nói chung kí hiệu thuộc hệ thống đó, làm thành chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn văn hành - Kĩ thuật soạn thảo văn bản: Là khái niệm phức tạp, bao gồm yếu tố kĩ thuật lẫn lí luận văn Có nhiều định nghĩa/khái niệm khác kĩ thuật soạn thảo văn bản: 11 + “Kĩ thuật soạn thảo văn quy trình, địi hỏi q trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo soạn thảo chuyển văn đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình đòi hỏi, quy tắc việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn ngôn ngữ thể văn bản” [24, tr.35] Kĩ thuật soạn thảo văn toàn quy tắc tổ chức hoạt động quan, tổ chức cán chuyên môn việc chuẩn bị, xây dựng, biên soạn, thông qua ban hành thức văn Tồn quy tắc, địi hỏi q trình soạn thảo văn hoàn thiện nội dung lẫn hình thức, để phát huy vai trị tác dụng văn phù hợp với mục đích chủ đề ban hành Kĩ thuật soạn thảo văn theo số nhà khoa học gồm hai phận cấu thành: Thứ nhất, gồm quy tắc tổ chức hoạt động quan nhà nƣớc việc xét trình thơng qua ban hành văn Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng văn bản, nhiều quy tắc soạn thảo đƣợc quy định quy phạm pháp luật Ví dụ, quy trình soạn thảo văn Luật, Pháp lệnh: Điều 87 Hiến pháp nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định chủ thể có quyền lập pháp, tức quyền đƣợc trình dự án Luật trƣớc Quốc hội Chủ tịch nƣớc, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc Uỷ ban Quốc hội, Chính phủ, Tồ án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức thành viên Mặt trận Sau đó, Điều 88, Hiến pháp quy định cách thức biểu thông qua dự án cách thức công bố Luật đƣợc Quốc hội thông qua Đó quy trình lập pháp nằm hệ thống quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn Thứ hai, quy tắc, yêu cầu kĩ thuật soạn thảo văn Ở nghĩa hẹp, kĩ thuật soạn thảo văn thƣờng đƣợc hiểu nghĩa Ngƣời cán soạn thảo trƣớc tiên phải ngƣời am hiểu lĩnh vực văn nói đến, có 12 chun mơn nghiệp vụ Từ hiểu biết lí luận văn hình thức văn bản, ngơn ngữ thể tƣơng ứng với hình thức tên gọi văn Giá trị văn lớn kĩ thuật soạn thảo quy tắc kĩ thuật chun mơn khó nhiêu, nên nhiều cần đến kinh nghiệm soạn thảo Ngƣời soạn thảo địi hỏi phải có kinh nghiệm đƣợc tích luỹ q trình soạn thảo trƣớc “trăm hay không tay quen” Ngƣời bắt tay vào việc soạn thảo phải học hỏi kinh nghiệm ngƣời soạn thảo trƣớc Những quy tắc, đòi hỏi thƣờng đƣợc thừa nhận thực tiễn không đƣợc quy định thành pháp luật + “Là khái niệm dùng để việc vận dụng lí luận, phương pháp kĩ soạn thảo văn quy tắc có liên quan để xây dựng văn từ khâu khởi đầu lúc văn hoàn thiện” [30, tr 172] + “Là toàn quy tắc tổ chức hoạt động quan cán chuyên môn nghiệp vụ việc chuẩn bị xây dựng, biên soạn, thông qua, ban hành thức văn xử lí hồn thiện văn đó” [26, tr.4] Tuy nhiên, phải khẳng định kĩ thuật soạn thảo văn đƣợc xây dựng sở khoa học vững quy tắc khơng bắt nguồn ứng dụng từ tri thức ngành khoa học pháp lí, mà cịn số ngành khoa học khác Nhƣng không nên nghĩ rằng, khoa học sở nguồn gốc kĩ thuật soạn thảo văn Bên cạnh quy tắc hình thành ứng dụng tri thức khoa học, phải kể đến quy tắc hình thành thực tiễn, đƣờng kinh nghiệm Trong thừa nhận sở khách quan quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản, phải đánh giá cao vai trò tay nghề, thành thạo nghệ thuật cá nhân ngƣời chuyên gia làm công tác soạn thảo văn Kĩ thuật soạn thảo văn đƣợc xây dựng sở khách quan tri thức thực tiễn Nhƣng tri thức có đƣợc vận dụng tốt hay khơng, có kết nhiều hay 13 Viết sai Viết chanh trấp tranh chấp chăn chở trăn trở chầm trọng trầm trọng trấn chỉnh chấn chỉnh trủ chì chủ trì chì trì trung quy tựu chung trí chí trân thành chân thành chân trọng trân trọng chung thành trung thành sử chí xử trí giấu dấu cất dấu/ che dấu cất giấu/ che giấu lễ gia mắt lễ mắt lẽ gia lẽ dà soát rà soát dả dối giả dối 89 bổ xung bổ sung sung khắc xung khắc sử lí xử lí sử xử xơ xuất sơ suất suất xắc xuất sắc thiếu xót thiếu sót giản gị giản dị giám nghĩ, giám làm, dám nghĩ, dám làm, dám chịu giám chịu trách nhiệm trách nhiệm để giành/giành dụm để dành/dành dụm tranh dành tranh giành dành mạch rành mạch tinh giảm biên chế tinh giản biên chế tạo lên tạo nên khiếu lại khiếu nại - Các từ dùng i y I Y trình kí quy chuẩn 90 chữ kí quy hoạch chiến sĩ quy luật bác sĩ quy nạp xử lí quy phạm sĩ quan quy tắc kì thị quy tập kì vọng quy chế thời kì quy tội kỉ niệm quy tụ kỉ luật quy trình kỉ cƣơng quy mối kĩ quy thành tiền kĩ thuật quy mô kĩ sƣ quy trách nhiệm kĩ quy cách sản phẩm nghi kị lẫn nội quy quản lí quy định lí lịch phú quý lí luận quý ngài 91 hi sinh quý báu hi vọng quý danh tỉ lệ quý giá ganh tị quý hoá quý khách quý mến quý phái quý trọng quý tộc quý vị * Các từ chức danh cần viết hoa hay ghi sai tên chức danh Ghi hay ghi sai cấp Trưởng cấp Phó Bộ trƣởng Thứ trƣởng trưởng/thứ trưởng Tổng cục trƣởng Phó Tổng cục trƣởng tổng cục trưởng/tổng cục phó Tƣ lệnh Phó Tƣ lệnh tư lệnh/phó tư lệnh Cục trƣởng Phó Cục trƣởng cục trưởng/cục phó Vụ trƣởng Phó Vụ trƣởng vụ trưởng/vụ phó Viện trƣởng Phó Viện trƣởng viện trưởng/viện phó Hiệu trƣởng Phó Hiệu trƣởng hiệu trưởng/hiệu phó 92 Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng chánh văn phịng/phó văn phịng Chánh Thanh tra Phó Chánh Thanh tra chánh tra/phó tra Giám đốc Phó Giám đốc giám đốc/phó giám đốc Trƣởng phịng Phó Trƣởng phịng trưởng phịng/phó phịng Trƣởng Cơng an Phó Trƣởng Cơng an trưởng Cơng an/phó trưởng thành phố/ thị xã/ thành phố/ thị xã/ Công an thành phố/ thịxã / quận/ huyện/ quận/ huyện/ phƣờng/ quận/ huyện/ phường/ thị trấn/ xã phƣờng/ thị trấn/ thị trấn/ xã xã Bí thƣ Phó Bí thƣ bí thư/phó bí thư Chủ tịch Phó Chủ tịch chủ tịch/phó chủ tịch Thủ trƣởng Cơ Phó Thủ trƣởng Cơ thủ trưởng/phó thủ trưởng quan Cảnh sát điều quan Cảnh sát điều quan cảnh sát điều tra/an tra/Cơ quan An tra/Cơ quan An ninh ninh điều tra điều tra Đội trƣởng Phó Đội trƣởng Trung đồn trƣởng Phó Trung đồn ninh điều tra đội trưởng/đội phó trung đồn trưởng/trung đồn phó trƣởng Đại đội trƣởng Phó Đại đội trƣởng đại đội trưởng/đại đội phó Tiểu đội trƣởng Phó Tiểu đội trƣởng tiểu đội trưởng/ tiểu đội phó Trƣởng khoa Phó Trƣởng khoa trưởng khoa/phó khoa Giám thị Phó Giám thị giám thị/phó giám thị Trƣởng ban Phó Trƣởng ban phó ban 93 Uỷ viên ủy viên Trinh sát viên An trinh sát viên an ninh ninh trinh sát viên cảnh sát Trinh sát viên Cảnh sát Cảnh sát viên cảnh sát viên Tình báo viên tình báo viên Cảnh vệ viên cảnh vệ viên Điều tra viên điều tra viên Thanh tra viên tra viên Giám định viên giám định viên Chuyên viên chuyên viên Trợ lí trợ lí Kĩ thuật viên kĩ thuật viên nghiệp vụ nghiệp vụ Giảng dạy giảng dạy Huấn luyện viên huấn luyện viên Nghiên cứu viên nghiên cứu viên 94 95 KẾT LUẬN Văn phƣơng tiện thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lí máy nhà nƣớc, chứa đựng thông tin chủ trƣơng, sách, luật pháp Khi ban hành văn bản, chủ thể ban hành văn mong muốn cho ngƣời thực thi văn phải thực theo ý muốn thể văn Quá trình soạn thảo văn trình phức tạp, bao gồm nhiều khâu, khâu có nhiều ngƣời, nhiều quan tham gia với thẩm quyền khác Trong đó, kĩ thuật soạn thảo văn đóng vai trị quan trọng chất lƣợng văn bản, thể hiện: Thứ nhất, kĩ thuật soạn thảo văn tốt, góp phần chuẩn hoá văn bản, tạo nên thống hình thức mức độ định nội dung loại văn đƣợc ban hành, từ đó, góp phần tạo lập nếp cần thiết hoạt động ban hành văn quan Thứ hai, văn đƣợc soạn thảo theo thể thức, ghi rõ tên quan ban hành văn bản; đầy đủ số, kí hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung xác giúp văn thƣ quan vào sổ công văn đi, đến; giúp lãnh đạo quan xử lí, giải văn đƣợc nhanh chóng, xác, thuận tiện; loại văn đƣợc mẫu hố hình thức nội dung hiệu suất soạn thảo chất lƣợng văn đƣợc nâng cao, văn ban hành đảm bảo tính thẩm mĩ Thứ ba, văn có chất lƣợng giúp ngƣời đọc nắm bắt thông tin nhanh, nhìn bố cục văn rõ ràng, ngƣời đọc xác định đƣợc chỗ cần đọc kỹ, chỗ cần lƣớt qua, chỗ mô tả công việc, chỗ giải công việc mà thời gian để đọc câu, chữ tìm ý văn Thứ tư, văn soạn thảo có nội dung xác, thành phần thuộc thể thức văn đƣợc thể đầy đủ, đắn đảm bảo cho tài liệu lƣu 96 trữ có độ xác cao, góp phần nâng cao chất lƣợng tài liệu lƣu trữ, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng Tuy nhiên, soạn thảo văn bản, cán soạn thảo phải nghĩ đến cách thể bố cục nội dung lời văn cho ngắn gọn, rõ ràng; trình bày phơng chữ, cỡ chữ, thành phần thể thức cho hợp lí, quy định; sử dụng thuật ngữ cho xác; cách sử dụng dấu câu, viết hoa, viết tắt phù hợp vấn đề thuộc kĩ thuật soạn thảo văn Vì thế, để nâng cao chất lƣợng kĩ thuật soạn thảo văn cán soạn thảo cần: - Nắm vững quy định Nhà nƣớc kĩ thuật soạn thảo văn nhƣ: Luật số 17/2008/QH12, việc ban hành văn quy phạm pháp luật, đƣợc Quốc hội khố 12, kì họp thứ ba cơng bố ngày 03 tháng năm 2008, có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2009; Nghị định số 24/2009/NĐ-CP, ngày 04/3/2009 Chính phủ quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thƣ; Thơng tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hƣớng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn bản; Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP, ngày 22/11/1998 Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ ban hành quy định tạm thời việc viết hoa văn Chính phủ Văn phịng Chính phủ - Có kiến thức thực tế lĩnh vực chun mơn Muốn có văn tốt, ngƣời soạn thảo phải am hiểu lĩnh vực văn nói đến có chun mơn nghiệp vụ Từ hiểu biết lí luận văn bản, quy định kĩ thuật soạn thảo, kinh nghiệm ngƣời soạn thảo từ trƣớc để vận dụng vào thực tiễn kĩ thuật soạn thảo văn Tại Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND có nhiều ƣu điểm kĩ thuật soạn thảo văn bản: công tác văn thƣ đƣợc quan tâm nhiều; văn ban hành quy trình; bố cục nội dung văn ngắn gọn, rõ ràng; nội dung 97 văn phản ánh đắn, chủ trƣơng, đƣờng lối đảng, sách pháp luật Nhà nƣớc, truyền đạt kịp thời thông tin báo cáo lãnh đạo, hƣớng dẫn Công an đơn vị, địa phƣơng, giải văn nhanh gọn; thành phần thể thức văn đƣợc trình bày theo quy định; văn đƣợc đánh máy, in rõ ràng; văn phong, ngôn ngữ đƣợc sử dụng văn đảm bảo chuẩn mực, khách quan, ngắn gọn, trang trọng, lịch Tuy nhiên, bên cạnh ƣu điểm, kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục số tồn là: cách trình bày thành phần thể thức văn cịn có tuỳ tiện, chƣa thống nhất; nhiều văn sai thể thức kĩ thuật trình bày; văn phong ngơn ngữ cịn sử dụng sai từ ngữ, lỗi tả, cách viết hoa, sử dụng dấu ngắt câu chƣa hợp lí Nguyên nhân tồn do: nhận thức cán bộ, chiến sĩ, lãnh đạo đơn vị vai trò quan trọng chức văn nên chƣa quan tâm đến kĩ thuật trình bày Việc soạn thảo văn quan tâm đến nội dung mà chƣa quan tâm đến thể thức, lỗi tả, cách viết hoa, dấu câu Chƣa có văn hƣớng dẫn văn Nhà nƣớc để thực thống Tổng cục Cán chiến sĩ làm công tác soạn thảo văn chủ yếu tốt nghiệp Trƣờng CAND, chƣa đƣợc đào tạo nghiệp vụ kĩ thuật soạn thảo văn Chƣa có cơng trình nghiên cứu nhƣ tổng kết, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo văn Bộ Công an nhƣ Tổng cục Từ thực tế trên, tơi thấy hồn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND vấn đề cấp thiết đƣa số giải pháp để thực hiện: Thứ nhất, nâng cao nhận thức tầm quan trọng kĩ thuật soạn thảo văn chất lƣợng văn Thứ hai, số nội dung cần hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn là: 98 - Về quy trình, văn thƣ phải kiểm tra thể thức văn bản, Chánh Văn phịng kí tắt văn có tính chất hƣớng dẫn để giảm thiểu sai sót - Về thể thức: xây dựng bảng mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn theo quy định Thông tƣ liên tịch số 55 - Về bố cục nội dung, đề xuất về: cách lựa chọn hình thức văn bố cục số loại văn hành thơng thƣờng; xây dựng số mẫu câu, số mẫu văn thƣờng dùng - Về ngôn ngữ, văn phong: xây dựng bảng từ hay viết sai tả; bảng từ chức danh cần viết hoa Trên kết khảo sát ƣu điểm, tồn kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an; đề xuất số giải pháp để thực thống hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Tác giả đề tài mong muốn nhận đƣợc ủng hộ, quan tâm cấp lãnh đạo để công tác soạn thảo văn ngày hồn thiện có chất lƣợng hơn, góp phần xây dựng lực lƣợng CAND ngày quy, tinh nhuệ bƣớc đại Tuy nhiên, thời gian có hạn, vấn đề rộng, phức tạp, nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót, khuyết điểm hoàn thiện, tác giả mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến thầy giáo, thành viên hội đồng, nhà khoa học, bạn đồng nghiệp để luận văn có chất lƣợng cao hơn./ 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban chấp hành Trung ƣơng: Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01 tháng 10 năm 1997 ban hành quy định “về thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng” Ban chấp hành Trung ƣơng: Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16 tháng 02 năm 2004 Ban Bí thư bổ sung thẩm quyền ban hành văn số điều Quyết định số 31-QĐ/TW Bộ Công an, Quyết định số 1836/QĐ-BCA, ngày 31/10/2008 Bộ trưởng Bộ Cơng an xử lí văn đi, đến Bộ Công an, Thông tư số 71/2009/TT-BCA-V11, ngày 15/12/2009 Bộ trưởng Bộ Công an quy định cơng tác văn thư hành chính, hồ sơ lưu trữ văn quản lí nhà nước CAND việc ban hành chế độ công tác văn thƣ, lƣu trữ, hồ sơ văn quản lí Nhà nƣớc lực lƣợng CAND Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Bộ Giáo dục Đào tạo, Quyết định số 07/2003/QĐ-BGDĐT, ngày 13/3/2003 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo quy định tạm thời viết hoa tên riêng sách giáo khoa Bộ Giáo dục Đào tạo, Quyết định số 240/QĐ, ngày 05/3/1984 Bộ trưởng Bộ Giáo dục việc ban hành quy định tả tiếng Việt thuật ngữ tiếng Việt áp dụng cho sách giáo khoa Bộ trƣởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ: Quy định tạm thời số 09/1998/QĐ-VPCP, ngày 22/11/1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ ban hành quy định tạm thời việc viết hoa văn Chính phủ Văn phịng Chính phủ 100 Bộ Khoa học Cơng nghệ môi trƣờng, Quyết định số 20/2002/QĐBKHCN, ngày 31 tháng 12 năm 2002 Bộ Khoa học Công nghệ ban hành TCVN 5700-2002 thay TCVN 5700 -1992 10 Chính phủ, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/4/2001 Chính phủ quản lí sử dụng dấu 11 Chính phủ, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước 12 Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 13 Chính phủ, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 14 Cục Lƣu trữ nhà nƣớc, Công tác Văn thư Lưu trữ (giáo trình lớp ngắn hạn), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 1999 15 Cục Lƣu trữ nhà nƣớc (1992), Từ điển lưu trữ Việt Nam 16 Diệp Quang Ban, Hoàng Văn Thung, Ngữ pháp tiếng Việt, tập 1, tập 2, Nxb Giáo dục (tái lần thứ mƣời) 17 Lƣu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy, Nxb Thống kê, Hà Nội 18 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo xử lí văn quản lí nhà nước (tái lần thứ tư), Nxb Chính trị Quốc gia 19 Nguyễn Văn Thâm, Lƣu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự (2003) Hướng dẫn kĩ thuật nghiệp vụ hành chính, Nxb Thống kê 20 Nguyễn Nhƣ ý (chủ biên), Đại từ điển tiếng Việt 21 Luật gia Nguyễn Văn Thông (2001), Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Thống kê 101 22 Ngọc Xuân Quỳnh, Sổ tay tả tiếng Việt (dành cho học sinh), Nxb Từ điển Bách Khoa 23 Nguyễn Minh Phƣơng, Trần Hoàng (1997), Mẫu soạn thảo văn dùng cho cán lãnh đạo, quản lí cơng chức văn phịng, Nxb Chính trị quốc gia 24 Nguyễn Đăng Dung, Võ Trí Hảo (2007), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 25 Quốc hội: Luật ban hành văn quy phạm Pháp luật năm 2008 26 Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Giáo trình văn bản, Hà Nội 2006 27 Trung tâm Từ điển Bách khoa Việt Nam, Từ điển Bách khoa Việt Nam (tập 1, 2) 28 PGS, TS Vũ Thị Phụng, Lí luận kĩ thuật trình bày văn (tập giảng), khoa Luật, Đại học Tổng hợp Hà Nội, năm 1995 29 Vƣơng Đình Quyền (2002), Văn quản lí Nhà nước cơng tác cơng văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 30 Vƣơng Đình Quyền (2007), Lí luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Chính trị quốc gia 31 Văn phịng Bộ Cơng an: Cơng văn số 900/V11, ngày 27/5/2005 Văn phịng Bộ Cơng an hướng dẫn v/v thực quy định thủ tục hành 32 Văn phịng Tổng cục III: Cơng văn số 592/X12, ngày 2/6/2005 Văn phịng Tổng cục III v/v hướng dẫn thực quy định thủ tục hành 33 Văn phịng Tổng cục III: Công văn số 1573/X12-P7, ngày 21/7/2008 Văn phịng Tổng cục III thơng báo v/v thi hành Luật Văn quy 102 phạm pháp luật năm 2008 34 Văn phòng Ban chấp hành Trung ƣơng, Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng năm 2004 Ban chấp hành Trung ương thể thức văn Đảng 35 Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Công an: Công văn số 1158/X13-P1, ngày 18/3/2008 Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán hướng dẫn thực Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thể thức kĩ thuật trình bày văn 36 Vĩnh Lộc – Bảo Đoan – Ngọc Hạnh – Quỳnh Tâm, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Thanh niên 37 Vũ Trọng Báu, Từ điển tả tiếng Việt, Nxb Văn hố - Thơng tin 38 Webside http://www.google.com.vn 103 ... kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Công an Kết nghiên cứu luận. .. luận văn gồm chƣơng: Chƣơng Những vấn đề chung kĩ thuật soạn thảo văn Chƣơng Kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lƣợng CAND, Bộ Cơng an Chƣơng Hồn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây. .. tài ? ?Hoàn thiện kĩ thuật soạn thảo văn Tổng cục Xây dựng lực lượng Công an nhân dân, Bộ Công an? ?? để nghiên cứu làm luận văn Thạc sĩ Mục tiêu đề tài Nghiên cứu vấn đề chung kĩ thuật soạn thảo văn