BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ

BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ QT.12.HT Họ tên Ký Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Hồ Thị Ngọc Bích Nguyễn Hữu Bình PGĐ.Nguyễn Ngọc Hiền Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QUY TRÌNH BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUẢN LÝ VẬT TƯ QT.12.HT Mã số: QT.12.HT TRANG THIẾT BỊ Y TẾ Ngày ban hành: 10/12/2015 Lần ban hành: 03 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy trình Nội dung quy trình có hiệu lực thi hành đạo Giám đốc bệnh viện Mỗi đơn vị phát 01 (có đóng dấu kiểm sốt) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có đóng dấu kiểm sốt Cán cơng chức cung cấp file mềm mạng nội để chia sẻ thông tin cần NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu X ô bên cạnh)      Giám đốc Phó Giám đốc Phịng phòng chức Các đơn vị lâm sàng Các đơn vị cận lâm sàng □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục sửa đổi 11 Phiếu dự trù 05 13 Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi Bỏ phiếu Dự trù kế hoạch năm Sơ đồ quy trình xuất Vật Bổ sung xuất TTB, Vật tư, Phụ tùng sửa chữa tư TTB BB giao nhận Bổ sung biểu mẫu BM.12.HT.07B thiết bị Biên giao nhận thiết bị cho Máy 5.3 Bổ sung quy định quản lý Vật tư- TTB Viện, Trng tâm, Khoa, Phòng Trang 2/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT MỤC ĐÍCH Nhằm quản lý vật tư trang thiết bị y tế từ khâu dự trù, mua sắm, nhập- xuất đến sử dụng đơn vị PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng tất đơn vị Viện/ Trung tâm/Khoa/Phòng bệnh viện Bạch Mai TÀI LIỆU VIỆN DẪN Quy chế Bệnh viện Quyết định Giám đốc Bệnh viện việc chuẩn y đề nghị đơn vị trúng thầu cung cấp vật tư y tế THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1 Giải thích thuật ngữ: Vật tư, trang thiết bị y tế, tài sản cố định: thiết bị máy móc sử dụng xét nghiệm, chẩn đoán điều trị cho bệnh nhân 4.2 Từ viết tắt: - BGĐ: Ban Giám đốc - VTTBYT : Vật tư thiết bị y tế - TCKT: Tài kế tốn - TSCĐ: Tài sản cố định - BBBG: Biên bàn giao - TTBYT: Trang thiết bị y tế NỘI DUNG QUY TRÌNH Trang 3/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT 5.1 Sơ đồ trình mua nhập vật tư trang thiết bị y tế Trách nhiệm Lãnh đạo đơn vị Thống kê kho máy Lãnh đạo P VTTBYT/ BGĐ Các bước thưc Xác định yêu cầu Tập hợp lập dự trù Phê duyệt Tiếp liệu Thống kê; Theo dõi trình giao hàng Thủ kho Thống kê Nhận hàng kiểm tra Phịng TCKT Nhận hố đơn, Làm phiếu nhập Mơ tả/ biểu mẫu - Các đơn vị dựa số giường bệnh nhân điều trị, theo kế hoạch hàng năm TTBYT để lập Phiếu dự trù trang thiết bị theo BM.12.HT.01 gửi Lãnh đạo Phòng Vật tư TBYT - Căn mức dự trữ tối thiểu hàng tiêu hao theo máy để lập dự trù vật tư tiêu hao theo BM.12.HT.02 gửi Thống kê kho Điện máy - Căn vào nhu cầu thực tế đơn vị dự trù lẻ theo BM.12.HT.02 chuyển lãnh đạo P.VTTTBYT phê duyệt - Tiếp nhận dự trù đơn vị, tổng hợp thành bảng dự trù chung toàn bệnh viện - Căn theo kế hoạch mua TTBYT năm - Căn theo ngân sách phân bổ - Căn theo dự trù khoa phòng LĐ đơn vị duyệt - Đối với hàng đấu thầu: Căn kết trúng thầu, theo dõi hàng theo tiến độ theo quy trình đấu thầu chung bệnh viện - Gọi hàng theo dự trù hàng tháng duyệt - Kiểm tra số lượng theo hợp đồng - Nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng (đối với hàng tiêu hao theo máy), ngoại quan… - Kết kiểm tra ghi sổ nhận hàng, ký nhận bên (BM.12.HT.03) - Đối với hàng không đạt yêu cầu: Lập biên bản, không nhập kho trả lại - Làm phiếu nhập (BM.12.HT.04) * Sắp xếp bảo quản Kho vật tư - Nguyên tắc xếp kho:  Phân loại vật tư theo chủng loại, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra  Vật tư phụ tùng máy phải để kệ, chống cháy nổ, mối mọt - Trách nhiệm thủ kho:  Nhập xuất hàng theo yêu cầu, xếp kho  Cập nhật thẻ kho hàng ngày: kiểm tra số lượng chất lượng  Kiểm soát đáo hạn Bảo vệ tài sản kho Trang 4/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT 5.2 Sơ đồ trình xuất vật tư trang thiết bị y tế Các bước thực Mô tả/ biểu mẫu Các đơn vị Khoa, Phòng Lập phiếu lĩnh - Các đơn vị làm dự trù hàng tháng lập phiếu lĩnh vật tư theo nhu cầu sử dụng có đồng ý Lãnh Đạo khoa (BM.12.HT.05) - Đối với TTBYT đấu thầu; Các khoa viết sổ lĩnh hàng theo số lượng máy phê duyệt Lãnh đạo P VT-TTBYT Phê duyệt Trách nhiệm - Thủ kho Vtư, - NV thống kê, - Đại diện khoa phòng - NV phòng Vật tưTTBYT - NV phụ trách máy ĐV Xuất TTB, Vật tư phụ tùng sửa chữa Bàn giao trang thiết bị tài liệu liên quan Làm phiếu xuất kho - Lãnh đạo phòng VTTBYT duyệt cung cấp cho khoa phòng * Đối với vật tư, phụ tùng sửa chữa: - Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với hợp đồng (nếu có) - Cấp phát theo số lượng duyệt - Làm Biên bàn giao (BM.12.HT.06) * Đối với trang thiết bị: - Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với hợp đồng (nếu có) - Cấp phát theo số lượng duyệt - Làm Biên bàn giao (BM.12.HT.06) - Đào tạo (đối với TTB yêu cầu) - Bàn giao:  trang thiết bị, vật tư giấy tờ kèm: Hướng dẫn sử dụng, bảo quản,  Sổ lý lịch thiết bị (BM.11.HT.02)  Biên giao nhận thiết bị (BM.12.HT.06): (gồm 04 bản) - NV phụ trách máy ĐV nhập thông tin vào sổ Theo dõi trang thiết bị y tế đơn vị (BM.12.HT.07) - NV thống kê P VT- TTBYT dựa Biên bàn giao để nhập vào Phần mềm theo dõi TSCĐ đơn vị (BM.12.HT.07) - Công ty cung cấp TTB Hãng SX hướng dẫn sử dụng cho đơn vị (thể Biên nghiệm thu) - Làm phiếu Xuất kho theo số lượng duyệt sổ (BM.12.HT.08) Trang 5/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT HỒ SƠ Tên hồ sơ lưu STT Phiếu dự trù Sổ nhận hàng Phiếu nhập kho Phiếu Lĩnh vật tư tiêu hao Nơi lưu Thời gian lưu Phòng VTTBYT Phòng TCKT Biên giao nhận thiết bị Số Lý lịch thiết bị Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế Phiếu xuất kho Phòng VTTBYT Phòng TCKT Phòng TCKT, Phòng VTTBYT Các đơn vị Theo quy định hành nhà nước Các đơn vị Phòng VTTBYT Phòng TCKT PHỤ LỤC BM.12.HT.01: Dự trù Vật tư (Kế hoạch năm) đơn vị BM.12.HT.02: Dự trù TTBYT đơn vị BM.12.HT.03: Sổ nhận hàng BM.12.HT.04: Phiếu nhập kho BM.12.HT.05: Phiếu lĩnh vật tư trang thiết bị y tế BM.12.HT.06: Biên giao nhận thiết bị BM.11.HT.02: Số Lý lịch thiết bị BM.12.HT.07: Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế BM.12.HT.08: Phiếu xuất kho Trang 6/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế BỆNH VIỆN BẠCH MAI Đơn vị: …………………… BM.12.HT 01 QT.12.HT CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà nội, ngày tháng năm PHIẾU DỰ TRÙ TRANG THIẾT BỊ Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện - Phịng Tài kế tốn - Phịng Vật tư thiết bi y tế (Trình bày nội dung .) Xin trân trọng cảm ơn! LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG (Ký, ghi rõ họ tên) TRƯỞNG PHÒNG VẬT TƯ TBYT BAN GIÁM ĐỐC DUYỆT Trang 7/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế BỆNH VIỆN BẠCH MAI Đơn vị: …………………… BM.12.HT.02 QT.12.HT CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Hà nội, ngày tháng năm PHIẾU DỰ TRÙ THÁNG NĂM Kính gửi: STT Tên Vật tư, Hàng hóa PHỊNG VẬT TƯ TBYT Phịng Vật tư thiết bị y tế Đơn vị Số lượng Ghi LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG (Ký, ghi rõ họ tên) Trang 8/16 BM.12.HT.03 Phòng Vật tư - TTBYT SỔ NHẬN HÀNG Ngày/tháng Tên đơn vị giao hàng Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Hóa đơn Người giao hàng Ghi BM.12.HT.04 BM.12.HT 04 Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai Bộ phận: Mã đơn vị SDNS: Mẫu số C21-HĐ (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30/03/2006 Bộ trưởng BTC) Phiếu Nhập kho Ngày tháng năm Số: Nợ TK Có TK Họ tên người nhận hàng: Địa (bộ phận) Lý nhập kho: Tháng năm Nhập kho (ngăn lô): Kho Máy Địa điểm STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính x x Số lượng Yêu Thực cầu xuất Đơn giá Thành tiền x x 10 11 12 13 14 15 16 17 Tổng x x Tổng số tiền: (viết chữ): Số chứng từ kèm theo: Ngày tháng năm Người lập Người nhậm hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký ,họtên) (ký ,họ tên) (ký, họ tên) (hoặc phụ trách phận) (ký ,họ tên, đóng dấu) (ký ,họ tên) BM.12.HT.05 QT.12.HT Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế Bệnh viện Bạch Mai Phòng vật tư – TBYT Số phiếu: PHIẾU LĨNH Vật tư trang thiết bị y tế Tên Đơn vị lĩnh Số TT TÊN HÀNG Đơn vị tính Số lượng đề nghị Số lượng duyệt Lãnh Đạo phòng Vật tư TBYT Ngày tháng năm Lãnh Đạo đơn vị Trang 2/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế BỘ Y TẾ BỆNH VIỆN BẠCH MAI QT.12.HT BM.12.HT.06 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN THIẾT BỊ Hà nội, ngày tháng năm BÊN GIAO: Đại diện Đại diện Thống kê Phòng Vật tư TBYT Thủ kho Phòng Vật tư TBYT 1- 2- 3- 4- BÊN NHẬN: 1- Đại diện 2- Đại diện NỘI DUNG Tên thiết bị STT I Nước SX Đơn vị tính Số lượng Ghi (Tên thiết bị) Model: Hãng SX: Năm SX: S/N: Phụ tùng kèm theo (nếu có) II Tài liệu hướng dẫn: (Tiếng Việt) Hướng dẫn sử dụng bảo quản Hướng dẫn sửa chữa (nếu có) III Bảo hành PHỊNG VẬT TƯ TBYT ĐẠI DIỆN CÔNG TY ĐƠN VỊ NHẬN Trang 3/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT BM.11.HT.02 LÝ LỊCH THIẾT BỊ PHẦN 1: THÔNG TIN CHUNG VỀ THIẾT BỊ TÊN THIẾT BỊ: SERIAL: MÃ QLTB: NƠI SẢN XUẤT/ XUẤT XỨ: NGÀY MUA/NHẬN: /………/200… BẢO HÀNH: từ /………/200… đến /………/200… Hết/Khơng bảo hành: THƠNG SỐ KỸ THUẬT/CẤU HÌNH: PHỤ KIỆN KÈM THEO (nếu có): TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ KHI MUA/NHẬN - Mới 100% - Thiết bị cũ: , phần trăm lại: % 10 YÊU CẦU VỀ BẢO DƯỠNG VÀ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG (NẾU CĨ) - Khơng cần bảo dưỡng - Bảo dưỡng: , chu kỳ: - Nội dung bảo dưỡng: - Lưu ý sử dụng: Ngày……/……/20… Trưởng phòng Vật tư- TBYT Cán quản lý Trang 4/16 BM.11.HT.02 (tiếp) QT.12.HT Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế PHẦN 2: THEO DÕI SỬ DỤNG, SỬA CHỮA, THAY THẾ, NÂNG CẤP THIẾT BỊ Ngày Sửa chữa/bảo dưỡng/thay thế/nâng cấp/chuyển sử dụng Tình trạng Người liên quan ký tên Ghi Chú ý: Người sử dụng thiết bị phải ký vào cột “Người liên quan ký tên” bàn giao TTB hay TTB sau sửa chữa/bảo dưỡng Trang 5/16 BM.12.HT.07 SỔ THEO DÕI THIẾT BỊ Y TẾ BỆNH VIỆN BẠCH MAI VIỆN, KHOA, PHÒNG TT Tên Thiết bị Model/ Số serie Hãng SX Nước SX Số lượng Năm sử dụng Nguyên giá Tên Công ty Xác nhận Phòng VT BM.12.HT.08 Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai Bộ phận: Mã đơn vị SDNS: Mẫu số C21-HĐ (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30/03/2006 Bộ trưởng BTC) Phiếu xuất kho Ngày tháng năm Số: Nợ TK Có TK Họ tên người nhận hàng: Địa (bộ phận) Lý xuất kho: Xuất kho TBYTT Tháng năm Xuất kho (ngăn lô): Kho Máy Địa điểm STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Số lượng Mã số Đơn vị tính Yêu cầu Thực xuất x x x x Đơn giá Thành tiền x x 10 11 12 13 14 15 16 17 Tổng Tổng số tiền: (viết chữ): Số chứng từ kèm theo: Ngày tháng năm Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký ,họtên) (ký ,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (hoặc phụ trách phận) (ký ,họ tên, đóng dấu) ...Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QUY TRÌNH BỆNH VIỆN BẠCH MAI QUẢN LÝ VẬT TƯ QT.12.HT Mã số: QT.12.HT TRANG THIẾT BỊ Y TẾ Ngày ban hành: 10/12/2015 Lần ban hành: 03 Người có liên quan... Vật tư- TTB Viện, Trng tâm, Khoa, Phịng Trang 2/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT MỤC ĐÍCH Nhằm quản lý vật tư trang thiết bị y tế từ khâu dự trù, mua sắm, nhập- xuất đến... Trang thiết bị y tế NỘI DUNG QUY TRÌNH Trang 3/16 Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT 5.1 Sơ đồ trình mua nhập vật tư trang thiết bị y tế Trách nhiệm Lãnh đạo đơn vị Thống kê