Bài giảng môn lưu trữ tài liệu nghe nhìn

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC Ngành đào tạo: Lưu trữ học Quản trị văn phòng Khối kiến thức: Giáo dục chuyên nghiệp ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MƠN HỌC Tên mơn học: Lưu trữ tài liệu nghe nhìn Số tín chỉ: (30 tiết) Trình độ: Dành cho sinh viên năm thứ 4, thuộc khối kiến thức chuyên ngành Phân bổ thời gian: Lên lớp: 30 tiết (Giảng viên giảng 25 tiết; Sinh viên thảo luận, thuyết trình lớp: 05 tiết) Điều kiện tiên quyết: học xong môn nghiệp vụ công tác lưu trữ Tính chất mơn học: bắt buộc Mục tiêu môn học: 7.1 Mục tiêu kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức khái niệm, đặc trưng, tính chất, nguyên tắc, tiêu chuẩn, vị trí, tầm quan trọng, quy trình chun mơn nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn 7.2 Mục tiêu kỹ năng: Sinh viên có khả thực nghiệp vụ công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tài liệu điện tử: thu thập, bổ sung, xác định giá trị, phân loại, hệ thống hoá, biên mục, thống kê, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn Nhiệm vụ sinh viên: - Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học - Đọc giáo trình tài liệu tham khảo - Viết tiểu luận, thuyết minh thảo luận Tài liệu học tập 9.1 Giáo trình/ tài liệu học tập Tập giảng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn 9.2 Tài liệu tham khảo Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn Công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Cục lưu trữ Nhà nước, Công tác lưu trữ Việt Nam, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987 Lý luận thực tiễn Công tác lưu trữ Liên Xơ (Giáo trình Đại học) Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, 1968 Cục lưu trữ Nhà nước, Từ điển lưu trữ Việt Nam Hà Nội.1992 Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011 số 01/2011/QH13 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Chủ tịch nước công bố ngày 15-4-2001 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Luật Điện ảnh 62/2006/QH11, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2006 Nghị định 54/2010/NĐ-CP hướng dẫn Luật điện ảnh 62/2006/QH11 luật sửa đổi 31/2009/QH12 10 Nghị định số 48-CP, Nghị định Chính phủ ngày 17/7/1995 tổ chức hoạt động điện ảnh, Công báo số 21 (15/11/1995), tr577-582 11 Thông tư Bộ Văn hố - Thơng tin số 06/1998/TT-BVHTT ngày 11/11/1998 hướng dẫn thực nghị định 48/CP ngày 17/7/1995 Chính phủ việc lưu chiểu lưu trữ phim điện ảnh 12 Nghị định số 52/CP, Nghị định Chính phủ ngày 16/8/1993 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Đài truyền hình Việt Nam, Công báo số 18 (30/9/1993) 13 Quyết định số 27/2004/QĐ-BVHTT ngày 16/6/2004 Bộ Văn hóa Thơng tin việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Viện phim Việt Nam 14 Nguyễn Long, Bản chất ảnh, Tạp chí Nhiếp ảnh, số 02 năm 1986 15 Nguyễn Long, Vài nét lịch sử nhiếp ảnh Việt Nam, Tạp chí Nhiếp ảnh, số 02 năm 1989 16 Sắc lệnh Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ cộng hòa số 18 ngày 31 tháng Giêng năm 1946 đặt thể lệ lưu chiểu văn hóa phẩm nước Việt Nam, cơng báo số (2-3-1946) 17 Thông Đạt số 1C/VP ngày 3-1-1946 Chủ tịch phủ lâm thời Hồ Chí Minh gửi ông Bộ trưởng 18 Đào Xuân Chúc, Vài nét điện ảnh Việt Nam trước cách mạng tháng Tám năm 1945, Tạp chí Nghiên cứu văn hóa nghệ thuật số (39) - 1981 19 Đào Xuân Chúc,Cần quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 2, tháng 6/1983 20 Đào Xuân Chúc, Mấy ý kiến nguyên tắc phương pháp đánh giá tài liệu ảnh công tác lưu trữ Tạp chí văn thư lưu trữ số tháng năm 1983 21 Đào Xuân Chúc, Những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ Tạp chí văn thư lưu trữ số tháng năm 1985 22 Đào Xuân Chúc, Mấy vấn đề sở phương pháp luận để xác định giá trị tài liệu lưu trữ phim điện ảnh, Tạp chí văn thư lưu trữ số tháng năm 1988 23 Đào Xuân Chúc, Về công cụ tra cứu khoa học viện lưu trữ phim điện ảnh, Tạp chí thơng tin khoa học lưu trữ điện ảnh số năm 1989 24 Đào Xuân Chúc, Lưu trữ tài liệu phim điện ảnh Việt Nam - bước phát triển Tạp chí lưu trữ Việt nam số tháng năm 1991 25 Đào Xuân Chúc, Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phim điện ảnh nghiên cứu lịch sử giáo dục - đào tạo, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 10 – 10/2009 26 Đào Xuân Chúc, Nguồn tư liệu ảnh kháng chiến chống thực dân Pháp (1945-1954) Nxb Chính trị Quốc gia, 2005 27 Đinh Văn Đường, Bàn phương pháp xác minh tài liệu ảnh lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 10 - 10/2009 28 Đỗ Quốc An- Vũ Minh- Hồng Nho: Thực hành ảnh đen trắng Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội 1989 29 Phan Trường Định Sử dụng máy video bảo quản băng từ Nxb Khoa học kỹ thuật H Nội 1992 30.Trịnh văn Minh, Nguyễn Thanh Hà, Máy chiếu phim Nxb Công nhân kỹ thuật Hà Nội, 1981 31 Bùi Phú, Điện ảnh qua chặng đường Nxb Văn hóa Hà Nội 1981 32 Vũ Minh Tạo, Phan Trường Định, Tìm hiểu máy ghi hình Video Cassete, Nxb Nghe - nhìn Hà Nội 1987 33 Trần Việt Thắng Máy ghi hình Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 1993 34 Lã Thị Hồng: Một số ý kiến tổ chức lưu trữ tài liệu phim ảnh nước ta hiện nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1986 35 Lã Thị Hồng, Viết lời thuyết minh cho đề tài ảnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1- 1986 36 Lã Thị Hồng, Những sở khoa học xác định nguồn bổ sung thành phần tài liệu ảnh để Nhà nước quản lý, Đề tài NCKH năm 1992, Mã số 89-98-017, Tư liệu Cục Lưu trữ Nhà nước 37 Nghệ thuật nhiếp ảnh Việt Nam, Nxb Mỹ thuật, Hà Nội, 1962 38 Thomas I Ford: Căn thực hành quay Video, Nxb Trẻ, Hà Nội 1992 39 Văn số 287/LTNN-KH ngày 3-7-2000 Cục Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn lập dự án kế họach đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 40 Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (2010), Lịch sử lưu trữ Việt Nam, NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh 41 Dương văn Khảm (2011), Từ điển giải thích thuật ngữ hành chính, văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội * * * 10 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: - Đánh giá trình học: + Dự lớp: 80% tổng số tiết + Thảo luận theo nhóm + Thuyết trình trước lớp - Đánh giá thi hết học phần 11 Thang điểm đánh giá: 10 (mười), điểm đạt từ trở lên 12 Nội dung môn học Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU NGHE NHÌN 1.1 Khái niệm tài liệu nghe nhìn Từ xa xưa trình sinh sống phát triển, người muốn ghi lại thông tin, tri thức hoạt động để truyền lại cho hệ sau Con người tìm nhiều phương pháp khác để ghi lại thông tin hoạt động mình, phương pháp lâu đời phổ biến dùng ký hiệu, ký tự để ghi lên vật mang tin như: đá, xương, giấy, gỗ, vải, da, kim loại Cho đến cuối kỷ XIX đầu kỷ XX, với phát triển ngành khoa học kỹ thuật (vật lý, hoá học, quang học ) người tìm phương pháp để ghi lại kiện, tượng hoạt động cách sinh động chân thực phương pháp: nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm, ghi hình phương pháp kỹ thuật số (từ kỷ XX) Chính thực tiễn đời sống xã hội hệ thống tài liệu lưu trữ quốc gia xuất loại hình tài liệu lưu trữ TLNN TLNN ký ức nhân loại, ghi lại kiện, tượng tiêu biểu, điển hình trình sinh sống phát triển xã hội loài người từ xuất phương pháp nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm, ghi hình kỹ thuật số Nó dấu ấn lịch sử mang giá trị đặc biệt lĩnh vực đời sống xã hội TLNN loại hình đặc biệt hình thức nội dung mang tin, bao gồm: Tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, tài liệu ghi hình Chúng sản sinh trình hoạt động quan văn hố, thơng tin, tun truyền, quan quản lý nhà nước, quan nghiên cứu khoa học lịch sử, thực tiễn hoạt động quay phim, chụp ảnh nghệ sĩ, thợ ảnh nghiệp dư bất kỳ thời điểm TLNN tài liệu mang nội dung thông tin dạng hình ảnh và/ âm phản ánh kiện, hiện tượng xảy thời điểm xã hội tự nhiên, có giá trị mặt khoa học, lịch sử thực tiễn lựa chon để lưu trữ Đặc trưng tài liệu nghe nhìn thể thơng tin dạng hình ảnh và/ âm Nó có khả phản ánh cách trực tiếp, sinh động chân thực kiện, tượng xảy thời điểm xã hội tự nhiên Cũng loại tài liệu lưu trữ nói chung, TLNN mang giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn … ghi bất kỳ vật liệu mang tin sản sinh thời điểm nào, đâu Và tài liệu phải bảo quản theo chế độ định kho, viện lưu trữ TLNN nguồn sử liệu quý giá, sở học hỏi từ khứ để rút học đắn Ví dụ hình ảnh chủ tịch Hồ Chí Minh, người giản dị có lịng nhân bao la Khi xem hình ảnh Người - vị lãnh tụ dân tộc phim “HCM-Chân dung người” ta thấy điều đó, tương phản với lãnh tụ khác giới, xem hình ảnh này, ban đầu có nhiều người phản đối (vì phim đưa đưa vào cảnh đời thường Chủ tịch Hồ Chí Minh), với người nước ngoài, họ nhận xét hình ảnh tuyệt vời nhất, nét riêng độc đáo Hồ Chí Minh Chúng ta hiểu lý Bác người đoàn kết sức mạnh dân tộc Việt Nam Sau làm rõ khái niệm loại hình TLNN: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm ghi hình a Tài liệu ảnh Tài liệu ảnh loại tài liệu tượng hình (hay hình ảnh tĩnh), dùng ánh sáng, màu sắc phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi làm tái hiện lại kiện, hiện tượng xảy thời điểm xã hội tự nhiên ảnh rời lẻ, phim nhựa, kính phương tiện kỹ thuật số b Tài liệu phim điện ảnh Tài liệu phim điện ảnh loại tài liệu hình ảnh động tài liệu "nghe nhìn" dùng để ghi làm tái hiện lại kiện, hiện tượng phương tiện kỹ thuật điện ảnh phim nhựa Các hình ảnh xếp liên tiếp với nhau, cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 24 hình giây hình ảnh kiện lại tái chuyển động diễn trước ống kính máy quay phim, đồng thời với hình ảnh phim, làm tái lại âm kiện, tượng lời nói, tiếng động, âm nhạc c Tài liệu ghi âm Là loại tài liệu mang nội dung thông tin âm (bài nói, âm nhạc, tiếng động) ghi lại đĩa, phim cảm quang, băng từ tính phương pháp ghi âm học, quang học, từ tính, laser kỹ thuật số d Tài liệu ghi hình Là tài liệu mang thơng tin nghe - nhìn ghi lại trực tiếp hệ thống ghi hình điện tử băng từ tính, đĩa laser kỹ thuật số e Các khái niệm âm bản, dương bản, gốc tài liệu nghe nhìn: Âm (nê-ga-típ): Là phim mà hình ảnh phim có độ sáng tối màu sắc ngược lại với đối tượng chụp ảnh, quay phim, ghi âm quang học Dương (pơ-đi-típ): Là ảnh chụp màu trắng, đen phản ánh độ sáng, tối màu sắc vật - Dương ảnh in giấy kính nhựa - Dương phim điện ảnh dùng để chiếu qua ảnh xem trực tiếp qua ánh sáng - Dương làm từ âm Bản gốc tài liệu ảnh, phim điện ảnh: Là hình ảnh, âm thu nhận phim cảm quang vật mang tin khác (kính, băng từ) trình chụp ảnh, quay phim ghi hình trực tiếp kiện Đó loại: - Âm gốc ảnh, phim điện ảnh dùng để in dương (ảnh) - Dương phim trực hình (phim tráng lộn), gốc tài liệu phim điện ảnh, làm tái trực tiếp thông tin kiện, tượng việc xảy thực tế - Phim đèn chiếu (diapositip) trực tiếp tái thơng tin mà ghi Bản gốc tài liệu ghi âm: thu trình ghi trực tiếp âm kiện Bản gốc ghi âm giới đĩa ghi âm (nêgatip), âm ghi âm quang học (nêgatipson) ghi âm từ tính Bản tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm ghi hình: Là thu lại nhiều lần từ gốc với mục đích để bảo quản gốc phổ biến rộng rãi nội dung thông tin Các loại sao: - Dương (ảnh) - Dương trung gian (phim điện ảnh) - Âm (đúp negatip) - Các đĩa ghi âm số 2,4 (ghi âm học) 1.2 Ý nghĩa tài liệu nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa vô quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội, việc khai thác, sử dụng chúng đem lại nhiều lợi ích giá trị phục vụ cho mục đích khác sống Tuy xuất từ cuối kỷ XIX, đầu kỷ XX, tài liệu nghe nhìn chiếm vị trí quan trọng đời sống xã hội, hệ thống tài liệu lưu trữ quốc gia Chúng phương tiện để ghi tin làm tái thông tin kiện, tượng xảy xã hội tự nhiên cách trung thực, trực quan (nhìn thấy, nghe thấy) Ý nghĩa tài liệu nghe nhìn thể phương diện sau: Tài liệu nghe nhìn phương tiện thơng tin, tun truyền nhanh chóng, hiệu rộng rãi phục vụ cho mục đích khác quốc gia dân tộc, quan - tổ chức hay nhân vật Tài liệu nghe nhìn sử dụng nhiều tuyên truyền, giáo dục, đặc biệt dịp kỷ niệm ngày lễ lớn dân tộc như: ngày Quốc khánh 2-9 thành lập nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà; chiến thắng Điện Biên Phủ 7-5; ngày giành độc lập thống đất nước 30-4-1975 Trong ngày lịch sử ấy, hệ từ lớp người trực tiếp tham gia kiện lịch sử, lớp người sinh sau cảm nhận "sức nóng" hình ảnh, âm làm tái lại thời oanh liệt, kiên cường, bất khuất dân tộc không chịu khuất phục trước kẻ thù tàn ác Những thực tác động vào tư tưởng người cách khách quan mà không lời văn, câu chuyện diễn đạt lại xác sinh động Tài liệu nghe nhìn thời đại ngày giúp cho quan thơng tấn, báo chí truyền hình phổ biến thơng tin, tin tức cách nhanh chóng hiệu đến toàn thể quần chúng nhân dân Bất kiện, tượng nào, có ý nghĩa quốc tế xảy lúc nhiều nơi giới biết đến cách nhanh chóng hình ảnh âm Ví dụ xung đột, chiến tranh I-rắc, vụ khủng bố 11-9-2001 Mỹ, chiến tranh Mỹ Ap-ga-nixtan, tin tức giới hàng ngày, hàng cập nhật phát hình rộng rãi cho tồn giới biết qua hệ thống truyền hình, internet quốc gia Nếu khơng có hình ảnh, đoạn phim quay kiện khó tin được, có tưởng tượng khơng thể xem cách trực quan Chính tài liệu nghe nhìn giúp cho việc cập nhật thông tin, mở rộng hiểu biết giới bên ngồi, nâng cao đời sống dân trí quốc gia cách nhanh chóng Trong điều kiện nay, sử dụng TLNN để giáo dục cho hệ trẻ hướng theo giá trị truyền thống dân dân tộc, tránh vào chệch hướng Tài liệu nghe nhìn sử dụng nhiều mặt trận chính trị, ngoại giao quốc gia Chúng chứng đanh thép, tư liệu đáng tin cậy giúp cho việc xác định vấn đề lịch sử, phục vụ cho mục đích trị Ví dụ xem lại thước phim tư liệu phía Mỹ quay chiến tranh Việt Nam cho thấy chứng xác thực tội ác chất chiến tranh Đế quốc Mỹ Việt Nam Trong công tác nghiên cứu khoa học: tài liệu nghe nhìn ghi lại tượng xảy thời gian ngắn dài làm tái lại nhanh hay chậm để nghiên cứu cách tỷ mỷ chi tiết nhỏ kiện, tượng Ví dụ quan sát tốc độ bay viên đạn bắn khỏi nòng súng, trình nở bơng hoa, nghiên cứu phân tích nhịp đập cánh trùng bay tài liệu nghe nhìn giúp quan sát chi tiết chuẩn xác TLNN giúp người nhìn xa hàng trăm hàng nghìn kilơmet nghiên cứu khoa học vũ trụ, thiết bị đại giúp người nhìn nghe xa Ngày nay, với kỹ thuật nhiếp ảnh, quay phim tia hồng ngoại tử ngoại giúp cho nhà nghiên cứu thấy hình ảnh vật chất mà mắt thường nhận thấy Trong xây dựng, trùng tu lại di tích lịch sử bị hư hỏng Với ảnh chụp di tích lịch sử cổ xưa giúp phục dựng cách tương đối xác diện mạo ban đầu di tích, cơng trình ( Ví dụ Chùa Một cột, Tháp Rùa Hà Nội – ảnh chụp trước 1903) Trong khoa học lịch sử: TLNN nguồn sử liệu có giá trị để nghiên cứu lịch sử Qua nguồn sử liệu nghe - nhìn cho phép nhà sử học dựng lại cách xác kiện, tượng xảy lịch sử Ví dụ đến gần đây, có thêm ảnh lịch sử từ phía nước ngồi, người ta xác định xác xe tăng tiến vào dinh Độc Lập ngày 30-4-1975 Thực tế xe tăng 843 tiến vào Dinh Độc Lập bị kẹt bên ngồi khơng vào được, cịn xe tăng mã số 390 vào sau húc đổ cổng Dinh Độc Lập vào Như nhờ ảnh chụp mà người ta cải biên, chỉnh sửa kiện lịch sử cách xác Hay nhờ tư liệu nghe - nhìn cịn lưu giữ được, người ta xây dựng phim tư liệu "Hồ Chí Minh - chân dung người" Trong lĩnh vực y học, tài liệu nghe nhìn sử dụng nhiều để giúp bác sĩ phát sớm số bệnh hiểm nghèo Ngày nay, phương pháp nội soi, X quang mà người ta phát xác bệnh tật mà không cần phải mổ Cũng phương tiện tài liệu nghe nhìn mà giúp nhà y học nghiên cứu xác phát triển loại vi-rút, vi trùng, biến đổi gen, giải mã gen cách dễ dàng Trong quốc phịng, tài liệu nghe nhìn phương tiện đắc lực để nghiên cứu đối phương Bằng hình ảnh, người ta xác định cách bố phòng địch, loại vũ khí trang bị mà địch sử dụng Bằng âm thanh, người ta biết thông tin địch tin tức tình báo ghi được, điện đàm huy địch Ngoài ra, việc nghiên cứu tính kỹ thuật loại vũ khí tài liệu nghe nhìn góp phần khơng nhỏ việc quan sát đường bay viên đạn, sức công phá bộc phá để từ chế tạo cải tiến loại trang bị quân Trong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn cơng cụ xác thực ghi lại cách chuẩn xác phong tục, tập quán xa xưa hay loại hình dân gian đặc sắc mà ngày không tồn Ví như, nhờ ảnh có từ thời xa xưa, người ta phục dựng lại trang phục triều đình Huế, nhã nhạc, ca trù, văn hố cồng chiêng hay băng ghi âm ghi lại câu hát, điệu hò, điệu lý cổ xưa mà ngày dần mai giọng hát xẩm cụ bà nghệ nhân Quách Thị Hồ, giọng ngâm thơ trữ tình nghệ sĩ Châu Loan nghệ sĩ qua đời TLNN phản ánh hoạt động nghệ thuật nhiều tầng lớp văn nghệ sĩ, có vai trị quan trọng xây dựng đời sống văn hóa tinh thần nhân dân ta Tóm lại, tài liệu nghe nhìn có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin, tuyên truyền giáo dục, trị ngoại giao, nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử nhiều lĩnh vực khác đời sống xã hội Việc nhìn nhận cách đắn phát huy giá trị tài liệu nghe nhìn điều có ý nghĩa vô quan trọng 1.3 Khái niệm, đối tượng nhiệm vụ môn học lưu trữ TLNN - Khái niệm: Môn học Lưu trữ TLNN phận môn lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, có nhiệm vụ nghiên cứu vạch sở lý luận thực tiễn việc tổ chức quản lý TLNN - Đối tượng nghiên cứu vấn đề lý luận phương pháp lưu trữ loại tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình; - Nhiệm vụ nghiên cứu: Vạch sở lý luận thực tiễn chuyên môn nghiệp vụ khoa học lưu trữ TLNN Đó vấn đề phân loại, xác định giá trị, bổ sung vào kho lưu trữ, biên mục, thống kê, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng TLNN Do đặc thù riêng loại tài nên áp dụng phương pháp chung lý luận thực tiễn công tác lưu trữ cần, đặc biệt lưu ý tính đặc thù loại TLNN (âm thanh, hình ảnh) 1.4 Mối quan hệ môn học lưu trữ TLNN với môn khoa học liên quan - Với Lưu trữ học: Lưu trữ học môn tổng quan chung khâu chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ, khâu nghiệp vụ sở để vận dụng công tác lưu trữ TLNN Tuy nhiên đặc thù loại hình tài liệu nên cần vận dụng cách linh hoạt - Với khoa học Lịch sử Sự hình thành phát triển TLNN cần xác định với giai đoạn lịch sử cụ thể Vận dụng phương pháp lịch sử nghiên cứu tài liệu lưu trữ NN 10 Mẫu sổ xuất tài liệu băng ghi hình/ghi âm Tờ bìa ĐÀI PHÒNG LƯU TRỮ - THƯ VIỆN SỔ XUẤT BĂNG GHI ÂM (HOẶC GHI HÌNH) Từ năm Đến năm Bảng kê tình hình xuất tài liệu băng ghi âm/ghi hình STT Thời gian Căn lần xuất để xuất xuất 01 20/5/2010 Số lưu trữ 20 54 25 Tên Số Loại Thể Người Ngày Ghi băng lượng băng loại nhận ký trả, ký nhận nhận băng Lễ kỉ 02 niệm 02 74 DVD TS Mẫu sổ xuất tài liệu ảnh ĐÀI PHÒNG LƯU TRỮ - THƯ VIỆN SỔ XUẤT TÀI LIỆU ẢNH Từ năm Đến năm Bảng kê tình hình xuất tài liệu ảnh STT Thời gian Căn lần xuất để xuất xuất Số lưu trữ Nội dung Số Người Ngày trả, Ghi phim/ảnh lượng nhận ký ký nhận xuất phim/ nhận ảnh 01 20/5/2010 21 58 20 Lễ kỉ niệm 02 75 02 6.3 Hoàn thiện mục lục tra cứu thống kê TLNN Mục đích: - Thống kê tồn số băng ghi âm, ghi hình, phim, ảnh định số lưu trữ - Mục lục tra cứu phục vụ cho công tác xếp, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng 6.3.1 Các mục lục tra cứu gồm có: Mục lục tài liệu băng ghi âm Mục lục tài liệu băng ghi hình Mục lục tài liệu ảnh Mục lục tài liệu phim Mục lục album ảnh 76 Mẫu sổ mục lục băng ghi âm/ghi hình Tờ bìa ĐÀI PHÒNG LƯU TRỮ - THƯ VIỆN MỤC LỤC BĂNG GHI HÌNH (HOẶC GHI ÂM) Từ năm Đến năm MỤC LỤC BĂNG GHI HÌNH (HOẶC GHI ÂM) SLT Thời Nơi Nội dung Số Diễn Thời Tài Ngôn Loại Ghi gian quay băng lượn viên/ lượng liệu ngữ băng quay, ghi g diễn giả phát/ kèm Tiếng V ghi 01 10 phút 02 băng Hồ Gươm Bài ca chiến chiếu 12 10 phút thắng Việt … 77 Mẫu sổ mục lục tài liệu phim/ảnh Tờ bìa ĐÀI PHÒNG LƯU TRỮ - THƯ VIỆN MỤC LỤC TÀI LIỆU PHIM (HOẶC ẢNH) Từ năm Đến năm MỤC LỤC TÀI LIỆU PHIM (HOẶC ẢNH) SLT Thời Nơi Nội dung Số lượng gian chụp phim ảnh băng Kích thước chụp Tài Màu Tình Ghi liệu sắc trạng kèm Gốc Sao Gốc 78 Sao vật lý Mẫu sổ mục lục album ảnh Tờ bìa ĐÀI PHÒNG LƯU TRỮ - THƯ VIỆN MỤC LỤC ALBUM ẢNH Loại: Album Từ số đến số MỤC LỤC ALBUM ẢNH SLT Thời gian Người Tên gọi Số lượng Tài liệu đầu cuối chụp Album ảnh kèm Ghi chú: Mỗi Album số lưu trữ 79 Nơi chụp Ghi 6.3.2 Hoàn thiện loại phiếu biên mục TLNN - Phiếu biên mục băng/đĩa hình, ghi âm: Các thông tin phiếu biên mục chi tiết so với thông tin nhập vào sổ mục lục Đối với kho lưu trữ áp dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng sở liệu phiếu biên mục liệu để nhập vào máy Phiếu biên mục cơng cụ hữu hiệu để tra tìm TLNN - Phiếu biên mục chi tiết hình ảnh, âm băng, đĩa hình, ghi âm Loại cung cấp thông tin nội dung chi tiết đến cảnh quay, tin loại TLNN, giúp cho người sử dụng không cần thiết phải tua lại tồn băng tìm cảnh/âm cần, khơng cần có số lượng lớn máy móc nghe nhìn mà đáp ứng sử dụng tải TLNN, giảm hao mòn hư hỏng tần suất sử dụng nhiều - Phiếu biên mục tài liệu ảnh/ phim: Về chất , phiếu biên mục mơ tả tài liệu phim/ảnh khơng khác so với mục lục tài liệu phim/ảnh rời Tuy nhiên phiếu dùng xây dựng sở liệu cho việc tra tìm tự động cho tài liệu phim/ảnh Phiếu dùng để nhập liệu vào máy tính cho thuận tiện - Các mục lục băng hình, ghi âm theo chuyên đề, tác giả: Loại lập sở chi tiết hố thơng tin sổ nhập, thực thủ cơng thời gian không lập nhiều mục lục cho yêu cầu đầu có sở liệu tự động - Mục lục tác phẩm băng âm theo tên tác giả - Mục lục tác phẩm băng âm theo tên đề tài - Mục lục tác phẩm băng hình theo chun mục phát sóng 6.4 Xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu Việc xây dựng khung phân loại thông tin TLNN kho lưu trữ cần thiết, tạo điều kiện cho kho áp dụng công nghệ thông tin vào xây dựng sở liệu máy tính, nhằm phục vụ nhanh chóng, xác u cầu sử dụng quan Mục đích khung phân loại thơng tin là: + Giới thiệu nội dung thơng tin có TLNN kho để phục vụ nghiên cứu, khai thác sử dụng có hiệu nguồn thơng tin q giá + Sử dụng khung phân loại thông tin trợ giúp máy tính tra tìm tài liệu theo nhiều phương diện khác nhau: chuyên đề, tác giả, địa dư, thể loại tài liệu Khi xây dựng khung phân loại thông tin TLNN cần ý: - Sử dụng khung phân loại thông tin thống Cục Văn thư Lưu trữ 80 Nhà nước ban hành - Mở rộng, chi tiết thêm cấp độ thông tin (trừ cấp độ I) cho phù hợp với nội dung tài liệu kho lưu trữ không phá vỡ cấu trúc khung phân loại mà Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành 6.5 Kỹ thuật bảo quản TLNN - TLNN cấu tạo vật liệu đặc biệt, dễ hư hỏng tác động yếu tố khí hậu - Tài liệu ghi âm bị phá huỷ có từ trường mạnh tác động - Yêu cầu thông số kỹ thuật: + Nhiệt độ: Đối với Phim trắng đen: không 15 độ C Phim màu: không độ C Tài liệu ghi âm: 15 độ C ± độ C + Độ ẩm tương đối: 45% ± 5% phim trắng đen phim màu; 60% ± 5% tài liệu ghi âm - Công văn số 287/LTNN-KH Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ngày 03/7/2000 quy định: Loại tài liệu Yêu cầu thông số kỹ thuật + Giấy: 20 độ C (± 2), 50% độ ẩm ± 5% + Phim trắng đen: 16 độ C (± 2), 35% độ ẩm ± 5% + Phim màu: độ C (± 2), 35% độ ẩm ± 5% + Micro phim: độ C (± 2), 35% độ ẩm ± 5% + Ghi âm: 18 độ C (± 2), 45% độ ẩm ± 5% Do đặc điểm nêu trên, nên tài liệu lưu trữ nghe nhìn cần phải bảo quản điều kiện môi trường kỹ thuật phù hợp tránh tác động nguy hiểm 6.5.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến TLNN TLLT bị hư hỏng, mát có nhiều dạng, nhiều kiểu khác nhau, có loại bị mục nát, có loại bị bay màu, có loại bị vi sinh vật, sinh vật làm thủng rách giấy Mỗi dạng, kiểu hư hỏng tài liệu nguyên nhân gây Có thể khái quát số nguyên nhân sau: 81 - Nguyên nhân chất liệu trình chế tác tài liệu - Nguyên nhân điều kiện thiên nhiên - Nguyên nhân vi sinh vật sinh vật - Nguyên nhân bảo quản sử dụng tài liệu * Nguyên nhân chất liệu trình chế tác tài liệu: Nguyên liệu để sản xuất tài liệu nghe nhìn giấy ảnh, kính, phim nhựa hố chất tạo nên hình ảnh Độ bền ảnh phim phụ thuộc nhiều vào hố chất dùng q trình rửa ảnh rửa phim Đồng thời cịn phụ thuộc vào hố chất tạo nên đế phim ảnh Nhiều ảnh chụp bị bong lớp thuốc bị ố vàng, điều nhiều nguyên nhân, song nhiều trường hợp hố chất cịn dư lại mặt ảnh phân huỷ gây nên Để sản xuất đế phim, trước người ta sử dụng chất ni-trat xen-luy-lơ loại đế phim khơng an tồn, dễ cháy Do đó, ngày bảo quản loại người ta phải chuyển đổi sang loại đến a-xê-tát Xen-luy-lô để đảm bảo an toàn Ngoài số kho lưu trữ giữ loại phim chụp đế kính, loại dễ vỡ, nên cần có chế độ bảo quản thích hợp Đối với tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm giới, từ tính quang học, chất liệu sản xuất khác Những loại ghi âm giới đường ghi tiếng rãnh nhựa, rãnh bị xước bụi bám ảnh hưởng đến âm Đối với băng ghi âm từ tính, cấu tạo từ mạt sắt non theo nguyên tắc dư từ để gần nơi có từ trường mạnh máy phát điện, mô tơ, đường điện cao làm âm bị méo mó * Ngun nhân điều kiện thiên nhiên - Ánh sáng tia sáng - Nhiệt độ - Độ ẩm - Gió * Nguyên nhân vi sinh vật sinh vật: - Men - Nấm mốc - Côn trùng * Nguyên nhân bảo quản sử dụng tài liệu - Chế độ bảo quản không cách - Thiếu phương tiện bảo quản 82 - Thiếu nội quy bảo quản sử dụng - Do sử dụng không cách 6.5.2 Chế độ bảo quản TLNN a Các yêu cầu nhà kho bảo quản TLNN - Xây dựng nơi khơ ráo, tránh chỗ ẩm ướt - Có hệ thống cách điện tốt, cách xa tường ngoài, ống nước, hệ thống vòi phun nước cứu hỏa tự động phịng vệ sinh - Tránh nơi có cửa sổ, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời - Nhiệt độ phải đảm bảo 15-200C (± 4), phim màu 50C - Độ thích hợp từ 30% đến 60%, tốt 40% - Không để máy photocopy gần TLNN chất ozon từ máy thải làm giảm tuổi thọ tài liệu b Trang thiết bị bảo quản TLNN * Giá, tủ đựng tài liệu nghe nhìn: Mỗi loại TLNN cần có loại giá đựng phù hợp Tránh để chồng tài liệu lên nặng làm hư hỏng tài liệu Hiện Trung tâm lưu trữ thường dùng tủ, giá kim loại để tránh mối mọt chống cháy * Bao gói tài liệu: Với băng, đĩa ghi hình, ghi âm có vỏ, hộp băng, cịn với tài liệu phim/ ảnh cần phải có túi phong bì đựng ảnh Có thể sử dụng bao nhựa suốt để bảo quản tài liệu ảnh, người sử dụng không cần phải chạm tay vào ảnh Bao nhựa cần làm vật liệu trơ: bao Polyestetrong suốt Malar D, loại cơng ty Eastman Kodak sản xuất xeluylo triaxetat Hoặc sử dụng bao giấy để ánh sáng không xuyên qua được, thuận lợi cho việc gián nhãn, không thuận tiện cho việc sử dụng tài liệu Bao giấy an toàn loại có hàm lượng alphaxenluylo cao có độ pH nằm khoảng 6.5 7.5 Đối với bao có đoạn nối nên để phần bắt sáng ảnh xa đoạn nối * Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm: Mỗi phòng, kho phải đặt dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm trung tâm phịng, kho Ngồi kho cần đặt dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm nơi thoáng mát để so sánh thời tiết kho Thường xuyên kiểm tra làm vệ sinh dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm, hàng 83 năm phải kiểm định độ xác dụng cụ * Quạt thơng gió: Quạt thơng gió thường dùng quạt gắn tường Số lượng cơng suất quạt bố trí cho phịng tùy thuộc vào diện tích u cầu chế độ bảo quản phịng * Máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí: Số lượng cơng suất máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí tùy thuộc vào diện tích u cầu trì nhiệt độ, độ ẩm để bảo quản tài liệu phịng Cần trang bị đầy đủ máy thiết bị phòng cháy chữa cháy kho lưu trữ * Dụng cụ làm vệ sinh kho tài liệu: Trong kho cần có dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thông thường khác c Sắp xếp TLNN kho lưu trữ * Xử lý tài liệu trước nhập kho Tài liệu trước nhập kho phải khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại xác tài liệu số liệu thống kê Trước đưa vào bảo quản kho, tài liệu phải đóng gói bên quy định Mỗi đơn vị bảo quản phải gián nhãn, có ghi đầy đủ thơng tin để thống kê tra tìm * Xếp tài liệu lên giá: Tài liệu xếp lên giá theo trật từ số ghi nhãn tài liệu Nguyên tắc xếp giá từ trái qua phải, từ xuống khoang giá theo hướng người xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào theo hướng từ kho vào * Lập sơ đồ giá kho: Mỗi kho lưu trữ phải lập sơ đồ bảo quản trài liệu kho Sơ đồ cần thể rõ vị trí bảo quản loại tài liệu kho * Kiểm tra tài liệu kho: Thường xuyên kiểm tra chất lượng số lượng tài liệu kho Kết kiểm tra phải ghi thành văn bản, ghi rõ số lượng tài liệu có theo thống kê, số lượng tài liệu nhập thêm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu thiếu Khi phát thấy tài liệu bị hư hỏng phải kịp thời đưa tu bổ, phục chế, làm bảm bảo hiểm 84 d Các biện pháp kỹ thuật bảo quản TLNN * Lựa chọn vật mang tin: Lựa chọn loại TLNN có chất lượng tốt để đưa vào bảo quản * Chú ý sử dụng TLNN: - Khi đưa tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng phải kểm tra chất lượng tình trạng vật lý tài liệu Những tài liệu quý bị hư hỏng nặng không cho độc giả sử dụng gốc - Phải có phịng trung gian, đảm bảo nhiệt độ khơng q chênh lệch so với môi trường bảo quản tài liệu; - Không chạm tay vào bề mặt ảnh; - Đối với TLNN có tình trạng vật lý khơng tốt tránh cho người khai thác sử dụng gốc mà phải dùng sao; hạn chế ánh sáng trực tiếp; băng từ tránh tiếp xúc với thiết bị từ trường; - Phải có hướng dẫn người sử dụng thiết bị nghe nhìn; cất tài liệu nhanh sau sử dụng… * Cần tiến hành biện pháp chống ẩm, chống nấm mốc côn trùng cho tài liệu:      Thơng gió: dùng quạt mở cửa để thơng gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu Chỉ tiến hành thơng gió nhiệt độ kho không thấp nhiệt độ kho 5oC Dùng máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí chạy liên tục 24/24 Khi phát thấy nấm mốc phải cách ly khối tài liệu áp dụng biện pháp chống nấm mốc Không đưa trực tiếp chất chống nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét chất chống nấm mốc vào bìa cặp hộp, giá đựng tài liệu Các hóa chất phải kiểm nghiệm độ an toàn Định kỳ vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng *** 85 Chương TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLNN 7.1 Khái niệm, mục đích cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng TLNN Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn tồn công tác nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết tài liệu nghe nhìn phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa…và phục vụ cho mục đích đáng cơng dân Trong phát triển xã hội đại TLNN coi phương tiện thông tin đại chúng hữu hiệu, TLNN tham gia vào hầu hết lĩnh vực đời sơng xã hội có khả tác động cách trực quan lên giác quan người thơng qua hình ảnh, âm mà TLNN ghi lại Trong lĩnh vực văn hóa, TLNN cung cấp thơng tin hình ảnh chân thực truyền thống văn hóa qua thời kỳ; qua tài liệu lưu trữ nghe nhìn nâng cao trình độ văn hóa truyền thống cho hệ Trong nghiên cứu lịch sử, TLLTNN nguồn sử liệu quý giá giúp cho nhà sử học phục dựng lại diện mạo nhân vật lịch sử, kiện, tượng xảy q khứ Thậm chí nhiều tài liệu nghe nhìn giúp cho việc đính kiện, tượng lịch sử trước chưa làm sáng tỏ chưa xác Ngồi thước phim thời tài liệu âm kiện, phục dựng lại kiện xảy khứ thành phim tài liệu có chủ đề như: "Chiến dịch Biên giới năm 1950", "Chiến dịch Điện Biên Phủ" năm 1954, "Hồ Chí Minh - Chân dung người" năm 1990 kỷ niệm 100 năm ngày sinh Người Đối với việc nghiên cứu nghệ thuật, TLLTNN có khả phục dựng phong cách biểu diễn, giọng ca mà nghệ sĩ tài ba hệ trước biểu diễn thành công, thu hút hàng triệu khán giả 86 7.2 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLNN Tài liệu nghe nhìn loại tài liệu đặc biệt, việc tổ chức khai thác, sử dụng TLNN phải có máy móc, thiết bị phù hợp Các hình thức tổ chức sử dụng TLLTNN phong phú, chúng tổ chức dựa theo đặc điểm loại tài liệu, theo mục đích sử dụng Có thể hiểu hình thức sử dụng TLNN phương thức khác hoạt động thơng tin phịng, kho LT nhằm phát huy triệt để ý nghĩa TLLTNN Hiện hình thức sử dụng TLLTNN thường áp dụng là: 7.2.1 Tổ chức triển lãm ảnh, phim điện ảnh Một hình thức sử dụng tài liệu truyền thống phổ biến rộng rãi tổ chức triển lãm Đây hình thức tổ chức khai thác sử dụng mang tính truyền thống, áp dụng cho tất loại tài liệu lưu trữ, đặc biệt với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi hình ưu giúp phát huy hiệu giá trị loại tài liệu Hàng năm quan lưu trữ thường tổ chức triển lãm ảnh phim điện ảnh để kỷ niệm ngày lễ lớn dân tộc như: Ngày Quốc khánh 2/9, ngày chiến thắng Điện Biên Phủ, Ngày giải phóng miền Nam thống đất nước Hình thức tổ chức theo chuyên đề, chủ đề, kiện bật… thu hút nhiều chuyên gia tham gia 7.2.2 Chuẩn bị sưu tập ảnh để làm album ảnh (theo thời kỳ, chuyên đề, kiện lịch sử ) Các Viện lưu trữ, Trung tâm lưu trữ chuẩn bị tài liệu ảnh nhằm xuất thành theo chủ đề hình ảnh 54 dân tộc anh em đất nước Việt Nam, tập ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh với giáo dục, Chủ tịch Hồ Chí Minh với thiếu nhi… 7.2.3 Tổ chức phục vụ TLNN theo chuyên đề Một số ngành, lĩnh vực có u cầu phục vụ theo chun đề, vào đề cương, kho, viện lưu trữ tổ chức lấy phim, sưu tập ảnh tài liệu ghi âm để phục vụ theo yêu cầu quan 7.2.4 Phục vụ TL phòng đọc, phòng xem phim, phòng nghe âm Ở quan lưu trữ TLNN, việc phục vụ thính giả xem phim cũ, nghe âm kiện hình thức sử dụng có hiệu Những phòng chiếu phim, nghe tài liệu ghi âm phải trang bị máy móc, thiết bị tương xứng để đọc loại tài liệu 7.2.5 Tổ chức nói chuyện chuyên đề có sử dụng hình ảnh, phim điện ảnh minh họa Đây hình thức sử dụng TLNN thường diễn giả sử dụng, mang hiệu cao Các nói chuyện chuyên đề có sử dụng hình ảnh, phim điện ảnh minh họa tạo hấp dẫn, lôi người nghe làm cho diễn thuyết trở nên thuyết phục 87 7.2.6 Cung cấp tư liệu phim điện ảnh, ảnh, tài liệu ghi âm phục vụ cho nhà làm phim xây dựng phim tài liệu Việc cung cấp tư liệu cho đạo diễn, nhà làm phim để xây dựng phim nhiệm vụ thường xuyên viện phim quan lưu trữ VD: Việc cung cấp tư liệu cũ hoạt động Chủ tịch Hồ Chí Minh để xây dựng phim "Hồ Chí Minh - chân dung người" hay phim "Bác chiến dịch" , 7.2.7 Chủ động thông báo danh mục phim, ảnh theo chủ đề định để phục vụ cho quan… Đây hình thức tổ chức sử dụng TLNN cách chủ động nhất, giúp cho quan chủ động phục vụ cho hoạt động nghiên cứu xây dựng kịch sân khấu 7.2.8 Công bố TLNN chương trình truyền hình, báo, tạp chí Đây hình thức sử dụng TLNN nhiều nhất, nhằm khai thác TLNN phục vụ cho ngày lễ, ngày kỷ niệm… 7.2.9 Cung cấp tư liệu nghe nhìn để in thành tập sách tư liệu phục vụ cho chủ đề khác nhau: Ví dụ tập ảnh "Chiến dịch Điện Biên Phủ", tập ảnh "Nam kháng chiến (1945-1954), 88 ... năm 1995 Chính phủ việc lưu chiểu lưu trữ phim điện ảnh 5.1.2 Nguồn thành phần bổ sung tài liệu nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu hành chính, loại hình tài liệu khơng phải quan có... Đến loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn nước ta lưu trữ Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III, IV số quan lưu trữ Bộ Văn hóa Thể thao Du lịch như: Viện Phim Việt Nam, Trung tâm triển lãm lưu trữ ảnh... Việc nhìn nhận cách đắn phát huy giá trị tài liệu nghe nhìn điều có ý nghĩa vơ quan trọng 1.3 Khái niệm, đối tượng nhiệm vụ môn học lưu trữ TLNN - Khái niệm: Môn học Lưu trữ TLNN phận môn lý