Hoàn thiện quy trình đàm phán đê kí kêt hợp đông nhập khâu máy móc thiết bị của công ty TNHH TM Hùng Vượng từ thị trường Mỹ

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn cán bộ, cơng nhân viên công ty TNHH TM Hùng Vượng nơi em tham gia thực tập, đặc biệt tới chị Nguyễn Hồng Lê - nhân viên phòng Xuất nhập phát triển thị trường giúp đỡ em nhiều trình thực tập, tìm hiểu thực tế để lấy thơng tin, liệu làm khố luận Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên thuộc môn Quản trị tác nghiệp, khoa Thương mại quốc tế, trường Đại Học Thương Mại tạo điều kiện cho em hồn thành khố luận Lời cảm ơn chân thành em xin gửi đến PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh, người trực tiếp hướng dẫn em làm khố luận cho em nhiều nhận xét, góp ý để em hồn thành khóa luận cách tốt Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 02 tháng 05 năm 2013 Sinh Viên Hoàng Thị Tuyết Ngân SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Chương 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC, THIẾT BỊ TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH TM HÙNG VƯỢNG .1 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục đích nghiên cứu .2 1.4 Đối tượng nghiên cứu 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.7 Kết cấu khóa luận Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 2.1 Khái quát đàm phán thương mại quốc tế .5 2.1.1 Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế 2.1.2 Đặc điểm đàm phán thương mại quốc tế 2.1.3 Các nguyên tắc đàm phán thương mại quốc tế .6 2.1.4 Các hình thức đàm phán thương mại quốc tế .7 2.1.5 Các chiến lược đàm phán thương mại quốc tế 2.1.6 Các phương pháp tiếp cận đàm phán thương mại quốc tế 2.2 Quy trình đàm phán kí kết hợp đồng thương mại quốc tế .9 2.2.1 Lập kế hoạch đàm phán 2.2.2 Tổ chức đàm phán 10 2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán .10 2.3.2.2 Tiến hành đàm phán 13 2.3.2.3 Kết thúc đàm phán 14 2.2.3 Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá rút kinh nghiệm .14 SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh 2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế 14 2.4.1 Nhân tố môi trường bên .14 2.4.2 Nhân tố môi trường bên 15 Chương 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH TM HÙNG VƯỢNG 16 3.1 Giới thiệu công ty TNHH TM Hùng Vượng 16 3.1.1 Tổng quan công ty .16 3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh công ty 16 3.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH TM Hùng Vượng 17 3.2 Thực trạng, kết hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị .18 3.2.1 Kết kinh doanh nói chung 18 3.2.2 Kết hoạt động nhập công ty 20 3.3 Phân tích thực trạng quy trình đàm phán nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ công ty .23 3.3.1 Khái quát cơng tác đàm phán nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng 23 3.3.2 Quy trình đàm phán cụ thể 24 3.3.2.1 Lập kế hoạch đàm phán 24 3.3.2.2 Tổ chức đàm phán 25 3.3.2.3 Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá rút kinh nghiệm .31 3.4 Nhận xét thực trạng đàm phán nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ công ty 32 3.4.1 Những kết đạt 32 3.4.2 Những kết hạn chế 33 3.4.3 Nguyên nhân hạn chế 34 Chương 4: MỘT SỐ KẾT LUẬN, GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MĨC THIẾT BỊ CỦA CƠNG TY TNHH TM HÙNG VƯỢNG TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ 36 SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh 4.1 Định hướng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng giai đoạn 2013 – 2015 36 4.2 Các giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng 37 4.2.1 Giải pháp nhân .37 4.2.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin 38 4.2.3 Giải pháp công tác lập kế hoạch .39 4.2.4 Giải pháp công tác tiến hành đàm phán 40 4.2.5 Giải pháp công tác giám sát, điều hành, rút kinh nghiệm .41 4.3 Một số kiến nghị với phủ 42 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ Viết Tắt TNHH TM XNK LNTT LNST NXB PGS.TS VND USD United States Dollar Co.LTD Company.Limited ASEAN APEC WTO ICC ESCAP VCCI Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Xuất nhập Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Nhà xuất Phó Giáo sư Tiến sĩ Việt Nam đồng Đô la Mỹ Công ty Trách nhiệm Association of Southeast Asian hữu hạn Hiệp hội quốc gia Nations Asia-Pacific Economic Đông Nam Á Diễn đàn hợp tác Cooperation Châu Á-Thái Bình Dương Tổ chức Thương mại World Trade Organization International Chamber of Thế giới Phòng Thương mại Commerce Economic and Social Quốc tế Ủy ban Kinh tế Xã hội Commission for Asia and the châu Á Thái Bình Dương Pacific Vietnam Chamber of Commerce Liên Hiệp Quốc Phòng Thương mại and Industry Cơng nghiệp Việt Nam DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỊ, HÌNH VẼ BẢNG BIỂU Bảng 3.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty từ 2009-6/2012 19 Bảng 3.2 Kim ngạch nhập theo nhóm hàng 21 Bảng 3.3 Kim ngạch nhập theo thị trường 22 SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Bảng 3.4 Số lượng giao dịch với đối tác Mỹ công ty giai đoạn 2009-6/2012 .23 Bảng 3.5 Tỷ trọng hình thức đàm phán tỷ lệ đóng góp chúng vào kim ngạch nhập cơng ty từ thị trường Mỹ giai đoạn 2009-6/2012 .28 SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty TNHH TM Hùng Vượng 16 HÌNH VẼ Hình 3.1 Kim ngạch nhập công ty giai đoạn 2009 – 6/2012 19 SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Chương 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC, THIẾT BỊ TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH TM HÙNG VƯỢNG 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế trở thành xu hướng tất yếu quốc gia Tồn cầu hóa kinh tế tạo lợi thúc đẩy lực lượng sản xuất phát triển, góp phần khai thác tối đa lợi so sánh quốc gia Hòa vào xu chung thời đại, năm gần đây, Việt Nam tăng cường hoạt động ngoại giao với 180 193 quốc gia thành viên Liên hợp quốc Việt Nam thành viên tích cực 70 tổ chức khu vực quốc tế khu vực thương mại tự ASEAN, diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á-Thái Bình Dương APEC đặc biệt tổ chức thương mại giới WTO Một mắt xích quan trọng q trình tham gia hội nhập kinh tế quốc tế hoạt động Xuất nhập Hoạt động Xuất nhập bên ràng buộc hợp đồng kinh tế đàm phán bước bước quan trọng định tới việc hợp đồng có thành lập hay khơng Đàm phán thành cơng giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng, gia tăng doanh thu, giảm thiểu chi phí kinh doanh, mở nhiều hội mới, đồng thời trì củng cố quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm đàm phán khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mát, chí phá sản Thực tế nay, quy trình đàm phán doanh nghiệp Việt Nam nhiều bất cập Trên bàn đàm phán, doanh nghiệp nói chung cơng ty TNHH TM Hùng Vượng nói riêng thiếu chủ động, phải chịu nhiều bất lợi thua thiệt so với đối tác thiếu kinh nghiệm kỹ đàm phán Riêng với thị trường Mỹ, đối tác đến từ thị trường tiếng bề dày kinh nghiệm, chuyên nghiệp khôn ngoan bàn đàm phán Họ không làm việc dựa nguyên tắc chặt chẽ mà linh hoạt nhanh nhạy Vì vậy, để có lợi thế, tránh thua thiệt, tránh phải bồi thường khoản tiền lớn xảy tranh chấp với đối tác thiếu kinh nghiệm việc ký kết hợp đồng đòi hỏi cần phải nghiên cứu quy trình đàm phán cách sâu sắc hệ thống 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Qua công tác tìm kiếm tham khảo, em tiếp cận với số luận văn, khóa luận trường Đại học Thương Mại có liên quan đến đàm phán để ký kết hợp đồng nhập như: - Đậu Thị Phương Lan, KLTN, 2006, Hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH mỹ phẩm Trang Thảo - Nguyễn Thị Bích Huệ, KLTN, 2007, Hồn thiện quy trình giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng nhập máy móc, thiết bị, vật liệu xây dựng công ty phát triển xây dựng xuất nhập Sông Hồng - Đỗ Thị Lê, KLTN, 2010, Quản trị trình đàm phán để ký kết hợp đồng Nhập hóa chất từ thị trường Trung Quốc công ty Cổ phần Niềm Tin Việt - Dương Thị Thanh Hải, KLTN, 2011, Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập ngun liệu cơng ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đơng Những luận văn hệ thống lý luận đàm phán, bước phát thiếu sót nội doanh nghiệp đề số giải pháp thiết thực nhằm hồn thiện quy trình đàm phán doanh nghiệp Tuy nhiên số luận văn chưa sâu vào nghiên cứu thị trường cụ thể Theo em, điều cần thiết, khơng phải thị trường có đặc điểm giống nhau, cần vận dụng hình thức, phương tiện nguyên tắc đàm phán linh hoạt văn hóa kinh doanh thị trường khác Xét tổng quan công trình nghiên cứu, em nhận thấy chưa có luận văn, khóa luận nghiên cứu quy trình đàm phán cơng ty TNHH TM Hùng Vượng Vì vậy, em chủ động sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập máy móc thiết bị từ thị trường Mỹ cơng ty TNHH TM Hùng Vượng” 1.3 Mục đích nghiên cứu Khóa luận thực với mục đích tìm kiếm số giải pháp thiết thực nhằm hồn thiện quy trình đàm phán tiến tới kí kết hợp đồng nhập máy móc thiết bị từ thị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu khóa luận là: quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng nhập máy móc thiết bị từ thị trường Mỹ cơng ty TNHH TM Hùng Vượng SVTH: Hồng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Quy trình bao gồm giai đoạn chính: lập kế hoạch đàm phán, tổ chức đàm phán giám sát điều hành 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Công ty TNHH TM Hùng Vượng - Thời gian: từ năm 2009-06/2012, định hướng cho năm 2013 -2015 - Thị trường nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình đàm phán với đối tác đến từ thị trường Mỹ - Nội dung nghiên cứu: Quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng nhập máy móc thiết bị từ thị trường Mỹ cơng ty TNHH TM Hùng Vượng Khóa luận chủ yếu nghiên cứu quy trình đàm phán hình thức đàm phán trực tiếp 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp - Phỏng vấn chuyên gia: Để hiểu rõ thực trạng quy trình đàm phán cơng ty TNHH TM Hùng Vượng, em tiến hành vấn ông Trịnh Hà Thanh - Giám Đốc công ty chị Nguyễn Hồng Lê - nhân viên phòng Xuất nhập phát triển thị trường để tìm hiểu mục tiêu chiến lược mà công ty sử dụng đàm phán với đối tác đến từ Mỹ - Điều tra trắc nghiệm: Phiếu điều tra trắc nghiệm thiết kế câu hỏi dạng trăc nghiệm đánh giá cho điểm Thang điểm gồm năm mức từ đến tương đương với mức đánh giá như: Rất tốt = điểm, Tốt = điểm, Khá = điểm, Trung bình = điểm, Kém = điểm Kết phiếu điều tra tính theo phương pháp tính trung bình điểm đánh giá Em phát 10 phiếu tới anh, chị tất phòng ban công ty thu 10 phiếu Tuy số phiếu thiếu thơng tin, em tiến hành vấn để bổ sung thơng tin - Tổng hợp, thống kê, phân tích số liệu: Sau thu thập số liệu thô, em tiến hành tổng hợp phân loại số liệu theo mục tiêu nghiên cứu đề tài Trên sở tiến hành phân tích số liệu phương pháp định tính (định tính mối quan hệ lý thuyết thực tế) phương pháp định lượng (lượng hóa tình hình kinh doanh, tình hình nhập khẩu…) Ngồi ra, em sử dụng cơng cụ bảng tính Excel để tính toán cách số liệu 1.6.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp - Từ nguồn bên trong: Được đồng ý giúp đỡ anh chị công ty, em thu thập số liệu thứ cấp bao gồm: Các báo cáo nghiên cứu thị trường, báo cáo tài SVTH: Hồng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh năm, báo cáo tình hình nhập khẩu, lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức, danh sách trích ngang cán công nhân viên… - Từ nguồn bên ngoài: Dữ liệu thu thập từ sách báo, tạp chí chun ngành, internet…Bên cạnh đó,em thu thập thông tin từ số báo, luận văn nghiên cứu công ty TNHH TM Hùng Vượng 1.7 Kết cấu khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, Khóa luận xây dựng theo chương, cụ thể là: Chương 1: Tổng quan quy trình đàm phán nhập máy móc thiết bị từ thị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình đàm phán Thương mại Quốc tế Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán nhập máy móc thiết bị từ trị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng Chương 4: Một số kết luận, giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng nhập máy móc thiết bị công ty TNHH TM Hùng Vượng từ thị trường Mỹ Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ 2.1 Khái quát đàm phán thương mại quốc tế 2.1.1 Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế Trong thực tiễn nghiên cứu có nhiều khái niệm đàm phán nói chung khái niệm đàm phán Thương mại Quốc tế nói riêng Theo Roger Fisher William Ury: “Đàm phán phương tiện để đạt điều mong muốn từ người khác Đó trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt thỏa thuận bạn phía có lợi ích chung số lợi ích đối kháng” Theo Joseph Burnes: “Đàm phán thảo luận hai hay nhiều bên để đến mục đích chung đạt thỏa thuận vấn đề ngăn cách bên mà SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Chương 4: MỘT SỐ KẾT LUẬN, GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MĨC THIẾT BỊ CỦA CƠNG TY TNHH TM HÙNG VƯỢNG TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ 4.1 Định hướng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ cơng ty TNHH TM Hùng Vượng giai đoạn 2013 – 2015 Công ty TNHH Thương Mại Hùng Vượng công ty hoạt động lĩnh vực nhập máy móc thiết bị Cùng với phát triển kinh tế, công ty ngày lớn mạnh, mở rộng thị trường tăng cường hợp tác với đối tác nước Tuy nhiên, thị trường ngày xuất nhiều công ty tham gia kinh doanh xuất nhập mặt hàng hấp dẫn tiềm phát triển ngành Thực tế năm qua với Công ty TNHH TM Hùng Vượng, việc thiết lập quan hệ truyền thống với mạng lưới bệnh viện thuộc khu vực miền Bắc giúp cho cơng ty có thị phần tương đối ổn định có triển vọng gia tăng năm tới Công ty đặt mục tiêu phấn đấu tốc độ tăng trưởng giai đoạn 2013-2015 đạt từ 10-15% năm Cũng giai đoạn mục tiêu hàng đầu cán công nhân viên công ty gia tăng thị phần, tăng trưởng doanh số, lợi nhuận, tăng số lượng thiết bị nhập trực tiếp từ nhà sản xuất Để đạt mục tiêu công ty xác định phải nâng cao hiệu nhập sản phẩm Trong quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập đánh giá mang tính định Một quy trình đàm phán hiệu mang lại cho công ty hợp đồng tốt, chủ động tránh rủi ro nâng cao hiệu nhập Thị trường Mỹ thị trường nhập lớn thứ công ty dự báo kim ngạch nhập máy móc, thiết bị từ thị trường có xu hướng tăng giai đoạn 2013-2015 hàng hóa nhập từ Mỹ mặt hàng chất lượng cao, đáp ứng tốt yêu cầu nhu cầu thị trường Do vậy, giai đoạn cơng ty chủ trương ngồi việc trì mối quan hệ với nhà cung cấp có tìm kiếm thêm nhà cung cấp có đủ điều kiện đảm bảo đáp ứng nhu cầu cơng ty Quy trình đàm phán với đối tác phải đảm bảo thực theo phương châm hai bên có lợi, tơn trọng luật pháp, văn hoá của nhau, hợp đồng ký kết có tính khả SVTH: Hồng Thị Tuyết Ngân 34 Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh thi Và để hoàn thiện nâng cao hiệu công tác quản trị quy trình đàm phán, cơng ty cần phải chun mơn hóa cơng việc, áp dụng triệt để phương tiện, công cụ thực tốt quy trình đàm phán, đồng thời nâng cao nguồn nhân lực theo hướng chun mơn hóa đại hóa, trang bị thiết bị đại, đảm bảo quy trình đàm phán, tăng cường kiểm tra, đánh giá kết sau đàm phán 4.2 Các giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng 4.2.1 Giải pháp nhân Ngoài tình hình tài sở vật chất mà doanh nghiệp có yếu tố người tài sản vơ giá khó đo giá trị Là nhân tố định tới tồn phát triển doanh nghiệp Trong thời buổi hoạt động kinh doanh gay gắt, để có tồn phát triển yếu tố người cơng ty lại quan trọng, cơng ty có đội ngũ nhân viên yếu lực trình độ cơng ty gặp bất lợi đàm phán thực hợp đồng Vì cơng ty cần có sách công tác đào tạo tuyển dụng nhân sự, biến nhân thành lợi đàm phán cạnh tranh Cụ thể người nhân viên thực đàm phán nhập phải có: + Kiến thức phong phú, nắm nghiệp vụ, hiểu biết hàng hóa, sách kinh tế- trị pháp luật nước nhiều nước giới + Có khiếu giao tiếp, lanh lợi tháo vát, có khả quan sát đánh giá trông đàm phán- ký kết hợp đồng Nhiều lúc phải cảm hóa đối tác hành động có tính nhu cương lúc, điều thể người đàm phán có khả ngoại quan tốt, tạo tâm lý mua hàng đối tác có tin tưởng , nâng cao cao trào đàm phán đối tác, dò xét thái độ đối tác, tìm hiểu tình hình thiện chí hợp tác đối tác phải dấu kín nhu cầu, cần thiết hàng hóa mong muốn mà công ty phải đạt đàm phán, tránh kiêu kỳ từ đối tác Trong trình đàm phán, doanh nghiệp phải thể cơng ty có uy tín thị trường, cơng ty có nhiều khả cho nhà cung ứng tin tưởng đồng thời nêu bật vai trò khách hàng, cơng ty khách hàng, mà “khách hàng thượng đế” Luôn tạo tâm lý nhà cung cấp đàm phán SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 35 Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh trách nhiệm nhà cung ứng quyền lợi khách hàng, để có từ nhà cung ứng ưu đãi Để làm điều cơng ty phải khơng ngừng tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên cách mở lớp đào tạo ngắn hạn dài hạn cho nhân viên, cho nhân viên học hỏi kinh nghiệm từ đối tác, khuyến khích nhân viên tự bồi dưỡng Nội dung bồi dưỡng cho cán bao gồm: - Bồi dưỡng lý thuyết chung đàm phán quy trình, chiến lược, chiến thuật, thủ pháp, nội dung đàm phán, phương pháp cách tiếp cận, văn hóa đàm phán… - Bồi dưỡng kiến thức có liên quan đến nội dung đàm phán kiến thức thị trường hàng hóa, pháp luật… - Bồi dưỡng nhận thức, phong cách, phẩm chất đạo đức đức tính khác nhà quản trị quy trình đàm phán đối tượng trực tiếp tham gia đàm phán… Trong dài hạn, để đảm bảo nguồn nhân lực cho đàm phán có lực chun mơn cao, công ty cần nâng cao yêu cầu tuyển dụng nhằm tạo đầu vào nguồn nhân lực cao Bên cạnh cần tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách lĩnh vực pháp lý, thiết lập phận pháp lý phụ trách vấn đề pháp lý cho tồn cơng ty Do thị trường Mỹ rộng lớn, tập trung nhiều văn hóa, xã hội, sách pháp luật khác Vì vậy, việc thơng hiểu pháp luật điều cần thiết quan hệ kinh doanh lâu dài Chính cơng ty cần phải có cố vấn chuyên gia pháp lý trình đàm phán để có hợp đồng đảm bảo tính pháp lý, tránh tranh chấp, kiện tụng sau làm ảnh hưởng tới mối quan hệ hai bên 4.2.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin Trước đàm phán cơng ty cần nghiên cứu, tìm hiểu đối tác thị trường đối tác Thông tin chuẩn bị trước đàm phán nói chung phòng xuất nhập phát triển thị trường tiến hành nghiên cứu phân tích Cơng ty cần tìm kiếm, chuẩn bị kỹ thơng tin đối tác tư cách pháp nhân, cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh, thông tin khả tài chính, nguồn nhân lực, uy tín, thương hiệu thương trường quốc tế, hình ảnh đối tác mắt người tiêu dùng, nhà chức trách quan tín dụng… Đối với đối tác quen thuộc, công ty không nên lơ việc làm mới, xác minh tính cập nhật thơng SVTH: Hồng Thị Tuyết Ngân 36 Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh tin Bởi thơng tin đối tác mà cơng ty có khơng hồn tồn xác, khơng phù hợp với thời điểm tiến hành đàm phán, dễ gây bất lợi cho công ty không nắm rõ Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác phải xác định thơng tin từ nguồn có giá trị cao, độ tin cậy, tính cập nhật Các thơng tin hàng hố, thị trường cơng ty thu thập từ báo, tạp chí chuyên ngành, báo cáo, thống kê, thông tin mạng phương tiện thông tin đại chúng Hoặc tìm kiếm từ nguồn thông báo, báo cáo tổng kết quan Bộ Cơng Thương, Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam Mặt khác, công ty cần trực tiếp đến thị trường đối tác để thu thập thơng tin có độ xác cao Để chuẩn bị tốt thơng tin phải có nguồn kinh phí phù hợp Tuy kinh phí cho cơng tác thu thập tìm kiếm thơng tin cơng ty hạn chế Do cơng ty cần giành khoản chi phí xứng đáng cho công tác thu thập thông tin cần thiết trước đàm phán Sau thu thập thông tin, công ty giành nhiều thời gian để kiểm chứng tính xác thơng tin tiến hành phân tích, xử lý để có thơng tin hiệu cho q trình đàm phán Vì kinh phí để thu thập thông tin số nhỏ, vậy, thông tin cần phải lưu trữ lại để phục vụ cho hoạt động đàm phán sau Cơng ty lưu trữ bảo quản thông tin dạng văn giấy mềm Bên cạnh đó, cơng ty nên xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin nội phải thường xuyên cập nhật để cung cấp thông tin xác kịp thời 4.2.3 Giải pháp cơng tác lập kế hoạch Lập kế hoạch khâu vô quan trọng quy trình đàm phán Một kế hoạch chi tiết, phù hợp, chặt chẽ tạo chủ động cho công ty bàn đàm phán Giao dịch, đàm phán với đối tác Mỹ cần đảm bảo xếp cách khoa học, tiết kiệm thời gian lập kế hoạch phải cụ thể, chi tiết Trước tiên phân tích tình đàm phán: nhà đàm phán phải lập kế hoạch, cân nhắc dàn ý, phác thảo tình giao dịch đàm phán Đầu tiên công ty cần phải xây dựng phương án đàm phán cụ thể, xác định rõ mục tiêu, sau xem xét mơi trường thị trường dự đốn vấn đề nảy sinh Cần xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt xếp theo thứ tự ưu tiên SVTH: Hồng Thị Tuyết Ngân 37 Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh cần có linh hoạt tình đàm phán có thay đổi Đồng thời cần dự báo phản ứng đối tác: mức độ nhượng đối tác, đòi hỏi đối tác,… Việc xác định trước mục tiêu đối tác giúp đoàn đàm phán cơng ty cân lợi ích hai bên chủ động đưa phương án cách thức tiếp cận phù hợp với đối tác nhằm đạt thoả thuận mà đôi bên có lợi Kế hoạch đàm phán phải chuẩn bị nội dung mà mặt hình thức Đó khơng gian đàm phán, thời điểm đàm phán, tài liệu phục vụ đàm phán,… Càng chuẩn bị kỹ lưỡng ý đến đặc điểm văn hóa đồn đàm phán phía đối tác hiệu đàm phán cao Sự chuẩn bị chu đáo cho thấy thái độ muốn hợp tác, gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp dẫn đến hợp tác lâu dài hai bên Về nhân tham gia đàm phán: Cần định rõ trách nghiệm, quyền hạn cá nhân, kiểm tra việc thực trách nhiệm quyền hạn đó, kích thích, động viên tinh thần sang tạo thành viên việc chuẩn bị đàm phán 4.2.4 Giải pháp công tác tiến hành đàm phán Cần phải xác định rằng, mục tiêu công ty TNHH TM Hùng Vượng đàm phán với đối tác Mỹ không để ký hợp đồng lúc đó, mà nỗ lực trì mối quan hệ lâu dài với họ Đối tác Mỹ thường nắm bắt tình hình nhanh nhạy, thường tỏ rõ lực bàn đàm phán, họ nhà đàm phán đoán với chủ trương giải vấn để nhanh gọn Do vậy, cách tiếp cận công ty với phía Mỹ thường cách tiếp cận hợp tác, cương nhu linh hoạt, thời điểm Khi tiến hành đàm phán, công ty nên lưu ý số điểm sau: - Mở đầu đàm phán: Cần gây ấn tượng tốt phút tạo bầu khơng khí thoải mái, thân thiện Người Mỹ có thiện cảm với người có óc hài hước Do vậy, nên mở đầu đàm phán câu chuyện vui vẻ không nên rông dài mà nên nhanh vào chủ để - Giai đoạn truyền đạt thu thập thông tin: Theo đánh giá nội cơng ty kỹ trả lời câu hỏi từ phía đối tác cơng ty chưa tốt lắm, lung túng, dễ gây hiểu lầm với đối tác Trong giai đoạn này, nhà đàm phán cần phải tỏ rõ tự tin, nhanh nhẹn, linh hoạt Thông tin truyền đạt cho đối tác phải xác, rõ ràng, ngắn gọn phải đảm bảo đầy đủ súc tích Đồng thời cần phải SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 38 Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh ý quan sát thái độ đồn đàm phán phía đối tác xem họ phản ứng để từ có cách ứng phó phù hợp - Giai đoạn nhượng thỏa thuận: Dựa mục đích trì quan hệ lâu dài với đối tác đến từ Mỹ, công ty tiến hành trình bày giải thích luận nhằm làm cho đối tác hiểu quan điểm mục tiêu quan điểm tiếp cận hợp tác đơi bên có lợi Việc lập luận cần hạn chế căng thẳng cần phải đốn, khơng dự, ngả nghiêng để đối tác hiểu rõ thiện chí từ phía - Kết thúc đàm phán: Khi đàm phán đạt mục tiêu quan trọng mà xác định từ đầu nên chuyển sang giai đoạn kết thúc Có thể kết thúc cách đưa yêu cầu kết thúc chờ câu trả lời từ phía đối tác Hoặc đưa định riêng lẻ để hướng dần đối tác đến mục tiêu cuối 4.2.5 Giải pháp công tác giám sát, điều hành, rút kinh nghiệm Sau đàm phán kết thúc cần thực bước kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm: - Xem xét lại q trình: bước thiếu, bước hiệu quả, bước làm có cần bổ sung khơng - Xem xét lại việc công ty giành lợi khâu nào, điều khoản nhượng đối tác, có ảnh hưởng đến kết giao dịch - Đánh giá tổng quát thành công hạn chế để đưa học kinh nghiệm cho đàm phán Công ty cần xác định rõ phải tiến hành giám sát điều hành lúc nơi, kể từ bắt tay vào lập kế hoạch đàm phán sau đàm phán kết thúc Đồng thời việc rút kinh nghiệm cần lưu trữ cẩn thận để làm tư liệu cho lần đàm phán sau 4.3 Một số kiến nghị với phủ Để giúp cơng ty TNHH TM Hùng Vượng nói riêng doanh nghiệp kinh doanh máy móc thiết bị y tế nhập từ thị trường Mỹ nói chung phát triển thời gian tới, em xin có số kiến nghị với phủ sau: - Chính phủ cần phát triển quan hệ tốt với thị trường Mỹ, thường xuyên tổ chức hội chợ, triển lãm quốc tế Việt Nam để thu hút doanh nghiệp từ Mỹ đến giới thiệu sản phẩm, tạo điều kiện để doanh nghiệp Việt Nam tìm kiếm đối tác để ký hợp đồng Mối quan hệ tốt đẹp hai nước tạo thuận lợi lớn cho hai bên đến thống ký kết hợp đồng thương mại quốc tế SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân 39 Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh - Chính phủ cần xây dựng mơi trường pháp lý rõ ràng, minh bạch, đồng thời cần thiết phải cải cách thủ tục hành chính: bao gồm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan… Hiện thủ tục hành rườm rà, phức tạp làm cản trở lớn đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Mặc dù thủ tục xuất nhập thông quan hải quan cải cách chưa thực tốt khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn việc xuất nhập hàng hóa - Nhà nước cần thực hỗ trợ, xúc tiến thương mại khuyến khích ngành liên quan lưu hành ấn phẩm nhằm giúp doanh nghiệp có nguồn thông tin đáng tin cậy thị trường Mỹ phong tục tập quán, quy định luật pháp,… Chính phủ ngành liên quan nên mở triển lãm, giới thiệu quảng bá doanh nghiệp Việt Nam giúp cho đối tác thị trường Mỹ thị trường khác giới hiểu rõ doanh nghiệp Việt Nam Từ việc trao đổi thông tin hai bên bàn đàm phán tới ký kết hợp đồng diễn nhanh chóng SVTH: Hồng Thị Tuyết Ngân 40 Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh KẾT LUẬN Đàm phán phần sống ngày kinh doanh lại có vai trò quan trọng thành công doanh nghiệp Đàm phán không khéo, công ty khách hàng Đàm phán thành công yêu cầu thời gian, sáng tạo khả đoán trước bước đối tác Đàm phán ván cờ mà bên cần phải cẩn trọng bước Và thực quy trình đàm phán ổn định doanh nghiệp tạo thành cơng bước đầu cho Cơng ty TNHH TM Hùng Vượng thực bước hoàn thiện Tuy nhiên nhược điểm cần phải khắc phục Bằng thực tế nghiên cứu lý luận học thời gian học thực tập công ty TNHH TM Hùng Vượng, đưa số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH TM Hùng Vượng Trong chuyên đề nghiên cứu giải vấn đề sau: Giới thiệu công ty, đưa lý luận quy trình đàm phán ký kết hợp đồng, nhân tố ảnh hưởng tới quy trình đàm ký kết hợp đồng, thành tựu tồn quy trình đàm phán Cuối đưa đề xuất giải pháp Trong trình nghiên cứu làm chuyên đề, em xin cảm tận tình giúp đỡ Ban Giám Đốc, phòng ban công ty Và đặc biệt em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thiện đề tài SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tài từ năm 2009 – 6/2012 công ty TNHH TM Hùng Vượng PGS.TS Dỗn Kế Bơn (Chủ biên), 2008, Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Thống Kê TS Đào Thị Bích Hòa, PGS.TS Dỗn Kế Bơn, PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh (2010) Giáo trình quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế Nhà xuất trịhành Hồng Đức Thân ( 2006), Giáo trình giao dịch đàm phán kinh doanh, Nhà xuất Thống Kê Vũ Hữu Tửu (2002), Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại thương, Trường đại học Ngoại Thương Trang Web : Website công ty TNHH TM Hùng Vượng: www.hungvuongmed.com Website tin tức kinh doanh tài chính: www.vneconomy.vn Website Bộ Công Thương Việt Nam: www.moit.gov.vn Website Cục xúc tiến Thương Mại: www.viettrade.gov.vn SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng tổng hợp kết điều tra trắc nghiệm STT Các hoạt động cần thiết cho đàm phán Cần thiết Điểm đánh giá I Giai đoạn lập kế hoạch đàm phán √ II Giai đoạn chuẩn bị đàm phán √ Chuẩn bị thông tin cho đàm phán √ 3.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán √ 3.2 Chuẩn bị nhân địa điểm đàm phán √ 3.6 Chuẩn bị chương trình đàm phán √ 3.9 II Giai đoạn tiến hành đàm phán √ Tiếp cận trao đổi thông tin √ 4.2 Nhượng thỏa thuận √ III Kết thúc đàm phán √ 4.2 IV Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm √ 3.4 SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Phụ lục 2: Mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm Đề tài: Hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập máy móc, thiết bị từ thị trường Mỹ công ty TNHH TM Hùng Vượng Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Tuyết Ngân Lớp: K45E3 Trường: Đại học Thương mại Kính gửi: Ơng (bà)………………………………… Để giúp cho q trình nghiên cứu Khóa luận sinh viên bám sát tình hình đáp ứng u cầu thực tế q cơng ty, kính đề nghị Ơng ( Bà ) vui lòng cho biết thông tin sau: Họ tên ông(bà):………………… Chức vụ:…………………………………… SĐT:……………………… Email:……………………………… Xin ông(bà) vui lòng cho biết hoạt động chuẩn bị cho đàm phán có cần thiết mức độ quan trọng nào?(xếp thứ tự độ quan trọng tiêu chí,thang điểm từ đến 5,cho điểm đánh giá với tốt,4 tốt ,3 khá,2 trung bình,1 yếu ) STT Cần Các hoạt động cần thiết cho đàm phán Điểm đánh giá thiết Rất Tốt Khá Trung Yếu tốt (4) (3) bình (1) (5) I Giai đoạn lên kế hoạch đàm II phán Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Chuẩn bị thông tin cho đàm phán Chuẩn bị nội dung đàm phán Chuẩn bị nhân địa điểm đàm phán Chuẩn bị chương trình đàm phán II Giai đoạn tiến hành đàm phán SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân (2) Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Tiếp cận trao đổi thông tin Nhượng thỏa thuận III Kết thúc đàm phán IV Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm Xin ông (bà) cho biết q trình thu thập thơng tin đối tác Mỹ, công ty gặp gặp trở ngại việc thu thập thông tin nhất? a Thông tin hàng hóa b Thơng tin đối tác c Thơng tin đồn đàm phán Xin ơng (bà) cho biết thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán cần u cầu cao nhất? a Thơng tin xác b Thơng tin mang tính cập nhật c Thơng tin kịp thời Xin ông (bà) cho biết trình đàm phán với đối tác Mỹ, cơng ty thường sử dụng chiến lược đàm phán nhiều nhất? a Chiến lược đàm phán kiểu cứng b Chiến lược đàm phán kiểu mềm c Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc Xin ơng (bà) cho biết q trình đàm phán với đối tác Mỹ, công ty thường sử dụng phương thức đàm phán nào? a Đàm phán qua thư b Đàm phán qua điện thoại c Gặp gỡ trực tiếp d Đàm phán qua trung gian môi giới Xin ơng(bà )cho biết q trình đàm phán với đối tác Mỹ, cơng ty thường gặp sai sót khâu nhất? a Giai đoạn tiếp cận SVTH: Hồng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh b Trao đổi thông tin c Giai đoạn thuyết phục d Giai đoạn nhượng thỏa thuận Xin ông (bà) cho biết tiêu chí quan trọng để lựa chọn thành viên tham gia đồn đàm phán có đàm phán với đối tác Mỹ? a Phẩm chất đạo đức b Trình độ chun mơn c Kinh nghiệm Phụ lục 3: Danh sách người điều tra trắc nghiệm SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh STT Họ tên Vị trí Trịnh Hà Thanh Giám đốc cơng ty Trần Hải Đăng Phó giám đốc kinh doanh Đặng Thị Ngọc Loan Phó giám đốc hành quản trị Nguyễn Thị Phương Nhung Nhân viên phòng hành quản trị Nguyễn Hồng Lê Nhân viên phòng XNK phát triển thị trường Trịnh Văn Minh Nhân viên phòng XNK phát triển thị trường Nguyễn Hữu Sơn Nhân viên phòng XNK phát triển thị trường Lê Thị Hồng Vân Nhân viên phòng tài chính-kế tốn Mai Văn Hiệp Nhân viên phòng kinh doanh vật tư 10 Nguyễn Đức Long Nhân viên phòng kinh doanh vật tư Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Sinh viên: HOÀNG THỊ TUYẾT NGÂN Ngày sinh: 24/01/1991 Lớp: K45E3 Mã sinh viên: 09D130197 Khoa: Thương Mại Quốc Tế - Đại học Thương Mại Đơn vị thực tập: Công ty TNHH TM Hùng Vượng NHẬN XÉT …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày……tháng……năm 2013 Giáo viên hướng dẫn SVTH: Hoàng Thị Tuyết Ngân Khoa Thương mại Quốc tế