SKKN một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp báo cáo tại phòng giáo dục và đào tạo huyện như xuân

1 MỞ ĐẦU 1.1 Lí chọn đề tài Cơng tác tổng hợp, xây dựng báo cáo theo quy định phòng GD&ĐT như: tuần, tháng, sơ kết, tổng kết, báo cáo thi đua…; Kế hoạch, chương trình cơng tác năm, quý, tháng… Với khối lượng công việc lớn, tham mưu, xây dựng báo cáo phải tổng hợp nhiều thông tin, kết công tác tất phận nghiệp vụ, tổ chuyên môn đơn vị, nguồn thông tin, báo cáo từ đơn vị, trường học huyện đòi hỏi vị trí tổng hợp phải thường xuyên nghiên cứu, nắm vững quy định, yêu cầu công tác thông tin, chế độ báo cáo Do vậy, để hồn thành tốt cơng tác tham mưu tổng hợp, giúp cho công tác quản lý, đạo, điều hành Lãnh đạo đạt hiệu cao cần có phương pháp tổng hợp đảm bảo yếu tố nhanh, xác, đầy đủ Đó lí nghiên cứu thực giải pháp hữu ích đề tài: “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp, báo cáo Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Như Xuân.” 1.2 Mục đích nghiên cứu: - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác tham mưu, tổng hợp Phòng GD&ĐT Như Xuân - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp; phục vụ lãnh đạo, đạo quản lý ngành Giáo dục đáp ứng yêu cầu đổi toàn diện 1.3 Đối tượng nghiên cứu: - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu tổng hợp, báo cáo phòng GD&ĐT - Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Bộ phận tổng hợp phòng GD&ĐT từ năm học 2015-2016 đến 1.4 Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội; ứng dụng Cơng nghệ thơng tin, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin; tài liệu lưu trữ phòng GD&ĐT + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn Sở GD&ĐT Thanh Hóa; phòng, ban, ngành cấp huyện đơn vị trường học; chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết 2 NỘI DUNG SÁNG KIẾN 2.1 Cơ sở lí luận Ở giai đoạn khác nhau, chức tham mưu - tổng hợp có thay đổi định Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác, thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo… Ngoài ra, vị trí tham mưu – tổng hợp nhiệm vụ trực tiếp phục vụ hoạt động ngày lãnh đạo gioao nhiệm vụ phát sinh Chức tham mưu - tổng hợp phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu để phục vụ, phục vụ có tham mưu Tổng hợp tốt mà tham mưu khơng tốt khơng làm việc Theo tơi tham mưu khơng đề xuất chủ trương sách cho lãnh đạo, quản lý mà phải hướng dẫn thực lĩnh vực đảm trách Do vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn giúp việc, bảo làm mà phải người có lĩnh, trung thực, thẳng thắng, có thái độ nghiêm túc cơng việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng, có tính ngun tắc cao; người phải có tư biện chứng, khơng định kiến, hẹp hòi, khơng bảo thủ; khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ đúng, không sợ cấp trù dập Với việc xác định rõ vai trò tầm quan trọng cơng tác tham mưu tổng hợp, năm qua thân coi trọng không ngừng nỗ lực, cố gắng làm tốt chức tham mưu - tổng hợp, giúp lãnh đạo Phòng, trực tiếp đồng chí Trưởng phòng tổ chức, điều hành, lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan phận chuyên mơn Với phương châm“Kịp thời, xác, khoa học chu đáo”, Bản thân thực nhiều biện pháp nhằm đổi nâng cao chất lượng công tác Trong tập trung đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng chương trình cơng tác, chế độ thông tin báo cáo; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin xử lý nhiệm vụ 2.2 Thực trạng vấn đề Trong năm qua, có nhiều khó khăn phòng GD&ĐT tích cực, chủ động triển khai thực nhiệm vụ đạt kết quan trọng, góp phần hồn thành mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội huyện nhà, bước khẳng định vai trò, vị trí hệ thống quan hành huyện; tham mưu cho Huyện ủy, UBND huyện chủ trương, giải pháp xây dựng quản lý ngành đáp ứng yêu cầu đổi Trong kết có phần đóng góp khơng nhỏ phận tổng hợp Tuy nhiên, công tác tham mưu- tổng hợp từ phòng GD&ĐT đến đơn vị, trường học thời gian quan hạn chế, chưa coi trọng, thể hiện: Công tác báo cáo, tổng hợp chậm tiến độ, tình trạng báo cáo chung chung, phản ảnh chưa thật sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất, có lúc mang tính đối phó; số văn bản, báo cáo chất lượng chưa đảm bảo (năm học 2014-2015 có 45 trường hợp báo cáo chậm muộn bị nhắc nhở; năm học 2015-2016 có 32 trường hợp báo cáo chất lượng); xử lý tình thiếu linh hoạt, làm việc theo kiểm rập khuôn, phương thức gửi nhận báo cáo lạc hậu, phụ thuộc nhiều vào giấy tờ hành chính, chưa ứng dụng mạnh me CNTT gây thất lãng phí Những tồn hạn chế có nhiều nguyên nhân, chủ yếu là: Áp lực thời gian xử lý nhiệm vụ; CBQL, CBGV phụ trách công tác tổng hợp, báo cáo trường chưa thật chuyên tâm, chuyên sâu, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt; chưa thật nỗ lực học tập, tìm tòi nghiên cứu, chưa thật trăn trở, “dấn thân” tổ chức, nhiệm vụ giao 2.3 Giải pháp tháo gỡ tình trạng Từ thực trạng trên, qua thực tiễn làm công tác tổng hợp, xây dựng báo cáo có số giải pháp áp dụng nhờ vậy, tất công việc giao hoàn thành tốt, báo cáo đảm bảo chất lượng, kịp thời, xác đầy đủ nội dung yêu cầu, bật như: 2.3.1 Xây dựng hệ thống tổng hợp thông tin - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc Từng tổ chun mơn phòng GD&ĐT, BGH trường học phải xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc cụ thể hàng tuần, hàng tháng; làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật Cuối tuần, tháng phải có đánh giá việc làm được, việc chậm tiến độ, việc tồn đọng… từ cung cấp nguồn thơng tin tổng hợp có chất lượng cho phận tham mưu - Làm tốt công tác phối hợp nội quan phòng; phòng với phòng, ban, ngành tổ chức đoàn thể trực thuộc UBND huyện công tác tổng hợp tổng hợp thông tin - Sử dụng hệ thống đăng nhập, chia sẻ trực tuyến (online- phần mềm Google Driver) mạng để thống kê, tổng hợp số liệu giúp rút ngắn thời gian cập nhật thông tin, đảm bảo thông tin tổng hợp cập nhật nhanh nhất, tránh gây thời gian, lãng phí nhân lực, tiền bạc 2.3.2 Đổi cơng tác xây dựng báo cáo: - Yếu tố vị trí tham mưu tổng hợp phải tận tâm với cơng việc, chịu khó nghiên cứu nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau; thường xuyên tiếp thu, học tập kinh nghiệm; tinh thần trách nhiệm với công việc phải thật cao, tham mưu cho lãnh đạo xây dựng báo cáo phải trung thực, nội dung, số liệu theo yêu cầu; xếp công việc phải khoa học, hợp lí… - Khi xây dựng loại báo cáo khơng nghiên cứu tài liệu quy định báo cáo mà cần phải nghiên cứu tất loại văn bản, tài liệu liên quan nhiều lĩnh vực, tập hợp vấn đề liên quan, có ảnh hưởng đến nội dung báo cáo để xây dựng báo cáo hoàn chỉnh, đảm bảo đầy đủ nội dung có chiều sâu - Tất loại báo cáo xây dựng lưu trữ máy vi tính phận tổng hợp, báo cáo lưu trữ theo năm, theo loại, theo thứ tự thời gian thành file riêng Điều nay, giúp cho việc tìm kiếm nội dung hay việc tổng hợp số liệu liên quan báo cáo sau dễ dàng khoa học; tránh việc nội dung, liệu mà phải đầu tư nhiều lần làm thời gian không cần thiết Tuy nhiên, việc đòi hỏi cán làm phải tập trung với tinh thần trách nhiệm cao không dễ dẫn đến tình trạng copy sai nội dung, liệu - Xây dựng ghi công việc cụ thể hàng ngày, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành loại báo cáo để xếp thời gian thực có tuần tự, khoa học, hợp lí Tránh tình trạng cơng việc bị tồn, bị sót, khơng thực kịp dẫn đến không đảm bảo chất lượng, thời hạn 2.3.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa cơng sở; ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành - Đẩy mạnh công tác bồi dưỡng, tự bồi dưỡng khả ứng dụng CNTT CBQL, CBGV, CNV toàn Ngành - Tham mưu phối hợp Trung tâm viễn thông Quân Đội Viettel chi nhánh Như Xuân triển khai lắp đặt mạng cáp quang, ứng dụng phần mềm quản lý trường học đến tất 51 đơn vị trực thuộc - Định hướng cho CBGV ln có ý thức sưu tầm tài liệu hướng dẫn ứng dụng CNTT hiệu quả, cách làm Phòng GD&ĐT có nhiều tài liệu hay, dễ thực hành cho giáo viên sử dụng như: tài liệu hướng dẫn soạn giáo án Power Point, hướng dẫn sử dụng máy chiếu (projieter), hướng dẫn thiết kế giảng điện tử E-Learning, E Mind Maps, Lecture Maker, Photo Story hướng tới xây dựng kho tài liệu phục vụ công tác chuyên môn năm học 20182019 năm - Động viên CBGV tích cực tham gia thi ứng dụng CNTT trường, ngành tổ chức - Sử dụng hệ thống SCAN để chụp văn bản, hệ thống đăng nhập, chia sẻ trực tuyến (online) mạng để thống kê, tổng hợp số liệu giúp rút ngắn thời gian cập nhật thơng tin từ giảm đáng kể chi phí in ấn, phát hành văn so với cách làm truyền thống mà giữ tính Pháp quy hiệu lực văn ban hành - Thiết lập kho hồ sơ liệu online giúp công tác lưu trữ hồ sơ, văn mang tính hệ thống, khoa học khơng lãng phí Các hồ sơ sổ sách chuyên môn, loại biểu bảng liên quan công tác chuyên môn hệ thống hóa theo loại tài liệu lưu trữ đảm bảo theo năm học - Trong công tác Kế hoạch, thống kê, tổng hợp, kiểm định chất lương phổ cập giáo dục Toàn ngành sử dụng phần mềm chuyên biệt Microsoft Excel để thống kê số liệu năm Chính làm điều nên thời gian từ tháng 10/2015 đến số liệu thống kê từ trường đến phòng GD&ĐT ln đảm bảo tính hệ thống, xác mà khơng gây lãng phí tiền 2.4 Hiệu ứng dụng - Trong năm học 2017-2018, toàn ngành GD&ĐT Như Xuân xảy 02 trường hợp xử lý văn hạn, bị nhắc nhở, so với năm học 2015-2016 áp dụng giải pháp tháo gỡ thực trạng giảm 30 trường hợp Các báo cáo ngành, báo cáo định kỳ UBND huyện hàng tuần (thứ hàng tuần), hàng tháng (16 hàng tháng); báo cáo theo quý (ngày 05 tháng đầu quý) báo cáo năm (ngày 05/11 hàng năm); báo cáo sơ kết, tổng kết năm học; báo cáo theo chuyên đề như: Công tác Kế hoạch, tuyển sinh, xây dựng trường chuẩn, kiểm định chất lượng giáo dục, thi vụ… thực đầy đủ, khoa học, chi tiết xác Thống kê số lượng văn chậm cập nhật xử lý vượt khung thời gian quy định: Năm học 2015-2016 2016-2017 2017-2018 Số lượng văn 32 - Hiệu xử lý báo cáo đột xuất tăng lên đáng kể, cụ thể: + Năm học 2016-2017, UBND huyện, Sở GD&ĐT gửi 92 yêu cầu báo cáo đột xuất cần số liệu xác, phận tổng hợp xử lý thành công, kịp thời 75trường hợp, đạt tỷ lệ đảm bảo 81,5% + Năm học 2017-2018, Phòng GD&ĐT nhận 113 yêu cầu báo cáo đột xuất cần truy xuất số liệu xác có kèm theo bảng biểu tổng hợp từ trường, phận tổng hợp xử lý thành công, kịp thời 111 trường hợp, đạt tỷ lệ đảm bảo 98,2% - Tồn huyện có 51 trường trực thuộc đưa vào khai thác, sử dụng phần mềm Quản lý nhà trường E-MIS ứng dụng phần mềm quản lý nhân PMIS; Công việc liên quan đến thông tin, biểu mẫu sử dụng qua kênh điều hành trực tuyến (Online); công việc cần số liệu nhanh xác làm việc phận Phòng GD&ĐT SCAN thực qua Email - Ứng dụng CNTT ngành giáo dục đào tạo tiếp tục tăng cường, tỷ lệ đơn vị, trường học nối mạng Internet đạt 100%; Tỷ lệ trao đổi văn hướng dẫn, thông tin, báo cáo (khơng thuộc diện văn mật) hình thức điện tử ngành giáo dục đạt 99%; Trong công tác quản lí hồ sơ sổ sách, văn – đến Nhà trường lưu trữ đảm bảo theo năm học Công tác tông tin, báo cáo nhà trường Phòng GD&ĐT kịp thời xác Cụ thể: - Chi phí chi trả cho việc in ấn, chuyển phát văn bản, cập nhật thông tin từ hàng năm tiết kiệm từ 20-30 triệu đồng KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 3.1 Kết luận Trên số giải pháp hữu ích áp dụng cơng tác tổng hợp, xây dựng báo cáo Qua thực tiễn công tác, thực nhiệm vụ nhận thấy biện pháp có hiệu tích cực, giúp cơng việc hồn thành nhanh hơn, xác hơn, đồng thời làm giảm sức lao động phải bỏ công việc Từ việc nghiên cứu, phân tích đánh giá lại loại báo cáo, việc tham mưu cho lãnh đạo hiệu thực giải pháp này, rút kinh nghiệm tốt để tiếp tục phát huy kết đạt được, đồng thời có hướng khắc phục nhằm nâng cao hiệu công tác tham mưu, đảm bảo nhiệm vụ giao hoàn thành cách tốt nhất, có hiệu cao góp phần thực thắng lợi nhiệm vụ năm học 2017-2018 năm 3.2 Một số đề xuất - Đối với phận làm việc Phòng GD&ĐT CBQL trường cần thường xuyên chủ động bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ; đảm bảo tính khoa học, hệ thống hiệu cơng việc việc thực nhiệm vụ giao - Đối với đơn vị, trường học cần chủ động tìm nguồn lực chỗ nhằm tăng cường trang thiết bị, sở vật chất, máy tính mạng internet đơn vị để phục vụ tốt cho quản lý dạy học; hỗ trợ tích cực hoạt động nhà trường - Đối với UBND huyện, Sở GD&ĐT Thanh Hóa ban hành văn yêu cầu báo cáo cần lượng đủ thời gian quy định để phòng GD&ĐT, trường học có đủ khung thời gian tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo chất lượng Trên kinh nghiệm thân tôi, mong đóng đóng góp ý kiến bạn đồng nghiệp để việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý ngày đạt hiệu cao Xác nhận Thủ trưởng Như Xuân, ngày 02 tháng năm 2018 Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm viết, không chép người khác Người viết SKKN Trịnh Thanh Tùng TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nghị số 29-NQ/TW Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI) [2] Phạm Trường Thọ, Nghiên cứu thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ cấp ủy thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa, Đề tài: 11/2011/HĐ-ĐTKHXH [3] Ngơ Văn Thắng, Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổng hợp, báo cáo, thống kê, http://text.123doc.org [4] Nguyễn Văn Công, Đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng số liệu thống kê, đổi công tác kế hoạch cấp huyện, thị xã giai đoạn nay, http://text.123doc.org [5] Lê Nhân Trí, “Hiệu việc ứng dụng Công nghệ thông tin cơng tác quản lý phòng GD&ĐT huyện Như Xn”, Đề tài SKKN đạt giải A cấp huyện ngành GD Như Xuân năm 2015 ... Thắng, Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổng hợp, báo cáo, thống kê, http://text.123doc.org [4] Nguyễn Văn Công, Đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng số liệu thống kê, đổi công. .. phận tổng hợp Tuy nhiên, cơng tác tham mưu- tổng hợp từ phòng GD&ĐT đến đơn vị, trường học thời gian quan hạn chế, chưa coi trọng, thể hiện: Công tác báo cáo, tổng hợp chậm tiến độ, tình trạng báo. .. lượng cho phận tham mưu - Làm tốt công tác phối hợp nội quan phòng; phòng với phòng, ban, ngành tổ chức đoàn thể trực thuộc UBND huyện công tác tổng hợp tổng hợp thông tin - Sử dụng hệ thống đăng