Huong dan su dung spa

Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN TẠO MỚI DỮ LIỆU TỪ ĐẦU Áp dụng: Phần mềm SPA I Tạo liệu Sau cài đặt chương trình, bạn thực thi chương trình từ shortcut hình Cửa sổ bạn click chọn “Tạo liệu trắng” Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Cửa sổ ghi file ra, bạn chọn đường dẫn để lưu file liệu nhập tên file liệu (file lưu trữ toàn liệu bạn) Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Cửa sổ đăng nhập ra: Bạn click “Đăng nhập” để truy cập vào liệu vừa tạo (dữ liệu trống) Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA II Tạo danh mục ghế khu vực Khi mở liệu trống chương trình hỏi bạn tạo khu vực danh sách bàn Bạn click “Yes” Cửa sổ danh mục ghế khu vực Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn click vào nút dấu + bên tay trái để tạo khu vực Bạn nhập tên khu vực (tầng 1, tầng 2, …) Sau tạo khu vực, bạn tạo ghế khu vực tương ứng Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Cửa sổ thơng tin ghế xuất Ở phía danh sách đồ có sẵn ghế Ví dụ: Mỗi khách toán xong, nhân viên chuẩn bị sẵn: chai nước lọc… Bạn thiết lập đây, tạo hóa đơn, hệ thống tự động điền mặt hàng tương ứng vào hóa đơn Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA III Tạo Danh mục mặt hàng Sau tạo xong khu vực ghế, bước bạn tạo danh sách nhóm hàng hóa mặt hàng Bạn chọn thực đơn “Hoạt động | Danh mục mặt hàng” Cửa sổ Danh mục mặt hàng xuất gồm vùng, vùng Nhóm hàng bên trái vùng Mặt hàng bên phải: Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn thêm nhóm mặt hàng cách click vào nút dấu + bên trái Cửa sổ Nhóm mặt hàng xuất hiện: (Lưu ý: Bạn chọn thuộc tính “Ngun liệu” cho nhóm mặt hàng để nhóm khơng hiển thị hóa đơn bán hàng) Sau tạo Nhóm hàng rồi, bạn thêm mặt hàng cách chọn nhóm hàng có mặt hàng cần tạo, sau bấm dấu “+ Thêm mới” vùng cửa sổ bên phải: Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Cửa sổ thêm Mặt hàng xuất hiện, bạn điền thông tin mặt hàng cần tạo mới, sau bấm “Ghi liệu” để hồn thành: Các thuộc tính + Gói dịch vụ (mặt hàng chế biến từ nguyên liệu: Gội đầu, nhuộm tóc, uốn tóc…): dạng mặt hàng chế biến sau khách đặt dịch vụ, có cơng thức định lượng vật tư + Mặt hàng kiêm vật tư: mặt hàng mua bán khơng cần chế biến, ví dụ: dầu gội, dầu xả, thuốc nhuộm, tinh dầu… + Nguyên liệu: Dầu gội, dầu xả, thuốc nhuộm, … + Dịch vụ: phòng lạnh, nhân viên… + Hoa hồng nhân viên: Mỗi lần thực xong dịch vụ, nhân viên trích phần trăm hay tiền Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Nếu bạn có danh sách mặt hàng file excel (dòng file excel dòng ghi tên cột), bạn import file excel vào chương trình để giảm thời gian nhập liệu Bạn nháy phải vào danh sách mặt hàng chọn “Thêm nhanh” 10 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn thiết lập sau: - Ở ô “Hoa hồng nv 1” bạn điền số “5” (bên trái dấu “%”) - Ở ô “Hoa hồng nv 2” bạn điền số “3” (bên trái dấu “%”) 42 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn vào Sử dụng dịch vụ, tạo hóa đơn với mặt hàng vừa thiết lập hoa hồng nhân viên theo phần trăm: - Nháy đúp vào ghế có khách để tạo hóa đơn sử dụng dịch vụ: - Nháy đúp vào mặt hàng Nhuộm tóc nữ (SP Davines), cửa sổ Chọn nhân viên thực xuất + Thợ (nv 1) có hoa hồng hiển thị 40.000 VNĐ (=5% x 800.000) + Thợ phụ (nv 2) có hoa hồng hiển thị 24.000 VNĐ (=3% x 800.000) + Bấm chấp nhận để tiếp tục 43 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Ví dụ 2: Khi hoàn thành lần Gội đầu + Sấy khô - Hoa hồng cho nhân viên 5.000 VNĐ - Hoa hồng cho nhân viên 3.000 VNĐ Bạn thiết lập sau: - Ở ô “Hoa hồng nv 1” bạn điền số “5.000” (bên phải dấu “%”) - Ở ô “Hoa hồng nv 2” bạn điền số “3.000” (bên phải dấu “%”) 44 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn vào Sử dụng dịch vụ, tạo hóa đơn với mặt hàng vừa thiết lập hoa hồng nhân viên theo tiền: - Nháy đúp vào ghế có khách để tạo hóa đơn sử dụng dịch vụ: - Nháy đúp vào mặt hàng Gội đầu + Sấy khô cửa sổ Chọn nhân viên thực xuất + Thợ (nv 1) có hoa hồng hiển thị 5.000 VNĐ + Thợ phụ (nv 2) có hoa hồng hiển thị 3.000 VNĐ + Bấm chấp nhận để tiếp tục 45 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Để xem tổng tiền hoa hồng nhân viên, bạn vào menu: Nhân sự| Tổng hợp hoa hồng: Cửa sổ tổng hợp hoa hồng xuất sau: 46 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA VIII Thiết lập theo dõi số lần điều trị Ví dụ 3: Một gói “Spa làm chữa trị da đầu rụng tóc, dầu, gàu” có lần chăm sóc, bạn ghi số vào “Số lần điều trị/chăm sóc”: 47 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Đối với khách sử dụng lần gói dịch vụ, bạn tạo hóa đơn sử dụng dịch vụ bình thường, chọn ghế khách ngồi nháy đúp vào gói dịch vụ “Spa làm chữa trị da đầu rụng tóc, dầu, gàu”, chọn nhân viên phục vụ: - Tạo khách hàng từ hóa đơn: + Bấm vào nút tìm kiếm Khách hàng: 48 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA + Cửa sổ tìm kiếm khách hàng ra, bạn bấm vào nút Thêm mới: + Cửa sổ Thông tin khách hàng ra, bạn điền thông tin khách bấm Ghi liệu: 49 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA + Bạn nháy đúp vào tên khách để chọn, sau sử dụng dịch vụ toán, hệ thống lưu lại thông tin khách lịch sử điều trị khách hàng (tổng lần điều trị, sử dụng lần, lại lần) Những lần khách tiếp tục sử dụng gói dịch vụ + Vào menu Hoạt động| Theo dõi điều trị: + Cửa sổ Theo dõi điều trị xuất hiện: + Bạn bấm vào nút “+ Thêm” vùng Lịch sử điều trị để thêm lần điều trị 50 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA + Cửa sổ Chi tiết điều trị ra, bạn chọn nhân viên thực hiện: Nếu nhân viên cũ, hoa hồng để tiền hoa hồng tính tồn cho nhân viên thực lần đầu gói dịch vụ Nếu nhân viên khác, bạn ghi số tiền hoa hồng chuyển sang cho nhân viên để trừ vào hoa hồng nhân viên cũ: + Bấm Ghi liệu để hoàn thành + Cửa sổ Theo dõi điều trị hiển thị sau: 51 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA IX Tạo phân quyền người dùng Khi cài đặt hệ thống, để đơn giản hóa, hệ thống để mật admin trống (để trắng, để rỗng) chế độ lưu tài khoản, tự động đăng nhập Bạn bỏ chế độ cách: + Đổi mật đăng nhập cách vào “Hệ thống | Đổi mật đăng nhập” Ô mật cũ không nhập, nhập lại mật lần vào ô bấm “Ghi liệu” + Bỏ chế độ tự động đăng nhập cách vào menu “Hệ thống | Đăng xuất khỏi hệ thống” Hộp thoại lên chọn Yes Nếu cửa sổ lên cửa sổ chọn liệu, bạn click đúp vào liệu để quay lại cửa sổ đăng nhập 52 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn bỏ tick “Ghi nhớ mật khẩu” “Tự động đăng nhập” đi,, nhập mật bấm Đăng nhập 53 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Quá trình đổi mật tài khoản có quyền cao nhất, tài khoản Admin hoàn thành Để tạo tài khoản thu ngân, bạn click chọn menu “Quản trị | Người dùng phân quyền” Cửa sổ ra, bên tay trái nhóm người dùng, bên tay phải danh sách người dùng nhóm Bạn bấm chọn “Thu ngân” Để tạo thu ngân bạn click “Thêm mới” 54 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn chọn nhân viên (nếu chưa có chọn “Danh mục nhân viên” thêm nhân viên), nhập tài khoản đăng nhập hệ thống click “Ghi liệu” Bạn thử đăng nhập với tài khoản vừa tạo Chú ý: không đăng nhập hệ thống có nghĩa quyền “Đăng nhập” nhóm người dùng khơng kích hoạt Xem hình trang sau, quyền dòng 55 Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Phân quyền người dùng Hệ thống phân quyền theo nhóm người dùng Ở cửa sổ người dùng phân quyền bạn click chọn “Nhóm người dùng” mở tab “Phân quyền sử dụng” Bạn lựa chọn quyền cho nhóm người dùng chọn Hệ thống hỗ trợ mức từ thấp Bị khóa: khơng cho phép truy cập Và cao nhât Xóa vĩnh viễn Để đơn giản bạn lựa chọn quyền: “Bị khóa” “Xóa vĩnh viễn” tương ứng “Khơng cho phép truy cập” “Cho phép truy cập” Phần hướng dẫn chức bán hàng để bạn thao tác với hệ thống Bạn xem thêm phần trợ giúp chương trình để biết rõ hết chức hệ thống: Định lượng, kho, thu chi, nhân sự… CHÚC BẠN THÀNH CÔNG! 56 ... dẫn Phần mềm SPA II Tạo danh mục ghế khu vực Khi mở liệu trống chương trình hỏi bạn tạo khu vực danh sách bàn Bạn click “Yes” Cửa sổ danh mục ghế khu vực Tài liệu hướng dẫn Phần mềm SPA Bạn click... hướng dẫn Phần mềm SPA III Tạo Danh mục mặt hàng Sau tạo xong khu vực ghế, bước bạn tạo danh sách nhóm hàng hóa mặt hàng Bạn chọn thực đơn “Hoạt động | Danh mục mặt hàng” Cửa sổ Danh mục mặt hàng... dẫn Phần mềm SPA Nếu bạn có danh sách mặt hàng file excel (dòng file excel dòng ghi tên cột), bạn import file excel vào chương trình để giảm thời gian nhập liệu Bạn nháy phải vào danh sách mặt