Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quá trình quản lý nguyên vật liệu tại phân xưởng Nhựa của Công ty Vật liệu Xây dựng Bưu điện

Chi phí về nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng nhất tạo nên giá thành sản phẩm Chính vì vậy ,giảm thiểu chi phí về nguyên vật liệu có nghĩa là hạ thấp được giá thành từ dó giúp cho doanh nghiệp có thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh,nâng cao lợi nhuận . Muốn giảm được những chi phí liên quan đến nguyên vật liêụ thì chúng ta phải quan tâm đến quá trình quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến việc tận dụng phế liệu ,phế phẩm. Nâng cao hiệu quả quấ trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng bưu điện ,nói riêng,cũng là một vấn đề hết sức quan trọng vì nguyên vật liệu của công ty hết sức đa dạng ,đặc biệt lại có nhiều nguyên vật liệu phải nhập khẩu với giá cao .Vấn đề này cũng chính là vấn đề mà em quan tâm hơn cả qua quá trình thực tập tại công ty ,chính vì vậy em đã chọn đề tài thực tập là :Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quá trình quản lý nguyên vật liệu tại phân xưởng Nhựa của Công ty Vật liệu Xây dựng Bưu điện.

lời nói đầu Chi phí về nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng nhất tạo nên giá thành sản phẩm Chính vì vậy ,giảm thiểu chi phí về nguyên vật liệu có nghĩa là hạ thấp đợc giá thành từ dó giúp cho doanh nghiệp có thể đứng vững trong thị trờng cạnh tranh,nâng cao lợi nhuận . Muốn giảm đợc những chi phí liên quan đến nguyên vật liêụ thì chúng ta phải quan tâm đến quá trình quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến việc tận dụng phế liệu ,phế phẩm. Nâng cao hiệu quả quấ trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng bu điện ,nói riêng,cũng là một vấn đề hết sức quan trọng vì nguyên vật liệu của công ty hết sức đa dạng ,đặc biệt lại có nhiều nguyên vật liệu phải nhập khẩu với giá cao .Vấn đề này cũng chính là vấn đề mà em quan tâm hơn cả qua quá trình thực tập tại công ty ,chính vì vậy em đã chọn đề tài thực tập là :Một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quá trình quản lý nguyên vật liệu tại phân xởng Nhựa của Công ty Vật liệu Xây dựng Bu điện. Dokiến thức và thời gian có hạn nên bài viết còn nhiều thiếu sót vì vậy em kính mong các thầy cô quan tâm giúp đỡ, góp ý kiến . Em xin chân thành cảm ơn các cô chú tại phòng vật t của công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ và cô giáo Trần Thị Thạch Liên đã hớng dẫn em hoàn thành báo cáo này. 1 Phần I Nguyên vật liệu và tầm quan trọng của việu tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu A.Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng trong quá trinh fsản xuát kinh doanh của doanh nghiệp 1. Khái niệm và phân loại nguyên vật liệu . a.Khái niệm . Quá trình sản xuất trong doanh nghiệp là quá trình kết hợp hài hoà của ba yếu tố :sức lao động ,t liệu lao động và đối tợng lao động .Với t cách là đối tợng lao động ,nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất .Nguyên vật liệu tham gia cấu thành thực thể chính của sản phẩm và chuyển hoá toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh . Giá trị của nguyên vật liệu là một phần giá trị của vốn lu động ,do vậy nó mang đầy đủ đặc điểm của vốn lu động.Trong quá trình tham gia vào sản xuất ,nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi về hình thái vật chất ban đâù để cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm b.phân loại nguyên vật liệu . Nguyên vật liệu sử dụng trong mỗi công ty thờng rất đa dạng về chủng loại và mỗi loạilại có những tính năng tác dụng riêng .Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Nếu căn cứ vào công dụng trong quá trình sản xuất,nguyên vật liệu đợc chia thành: 2 -Nguyên vật liệu là những sản phẩm cha qua chế biến công nghiệp (nh đay ,bông, chè búp)hoặc là sản phẩm của công nghiệp khai thác (nh quặng ,gỗ ,đá .)dùng để chế tạo sản xuất trong ngành công nghiệp chế biến. -Vật liệu :là nguên liệu đã đợc trải qua một hoặc một số bớc trong quá trình công nghệ chế tạo công nghiệp (gỗ xẻlà vật liệu ,sợi là vật liệu .) -Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng nh than đá ,củi,xăng dầu .Thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng ,về đặc tinh slý hoá hoàn toàn khác với các loại nguyên vật liệu phụ khác nên nhiên liệu đợc tách riêng thành một loại . +Căn cứ vào tính chất sử dụng ,nguyên vật liệu đợc chia thành hai loại: -Nguyên vật liệu thông dụng :là nguyên vật liệu phổ biến cho các ngành nh:sắt ,thép gỗ -Nguyên vật liệu chuyên dùng :là những loại nguyên vạt liệu dùng riêng cho từng ngành, từng xí nghiệp nh:tinh bột ,hoá chất,bột PVC. +Căn cứ vào nguồn hình thành ngời ta chia nguyên vật liệu thành : -Nguyên vật liệu mua ngoài . -Nguyên vật liệu tự sản xuất . 2.Vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất . Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm,quyết định trực tiếp đến chất lợng sản phẩm do chúng có đạc điểm sủ dụng là chỉ dùng một lần và giá trị chuỷên hết sang gúa trị thành phẩm . Nguyên vật lkiệu bao gồm cả nguuyên vạt liệu chính và nguyên vật liệu phụ đều ảnh hởng không nhỏ đến quá trình sản suất.nếu sết về mặt vật chất thì nguên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, nếu xét về mặt giá trị thì tỉ trọng 3 của yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu giá thành,nếu xét về lĩnh vực vốn thì số tiền bỏ ra mua nguyên vật liệu chiếm một lợng lớn trong tổng số vốn lu động của doanh nghiệp,nếu xét về chi phí quản lý thì quản lí nguyên vật liệu cần một lợng chi phí tơng đối lớn trong tổng chi phí quản lý. B.Những nội dung cơ bản của công tác quản lý nguyên vật liệu. công tác quản lý nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng tgong công tác quản lý doanh nghiệp ,nó là thớc đo để đánh giá trình độ quản lý doanh nghiệp của các cán bộ quản lý . Nếu công tác quản lý nguyên vật liệu đợc tổchức không tốt sẽ không chỉ gây ra sự trì trệ trong sản xuất mà còn toạ ra sự lãng phí rất lớn cho doanh nghiệp và xã hội . Để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu của nguyên vật liệu của doanh nghiệp cần thực hiện cacs công việc sau. 1.xây dựng và thực hiện các kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu . Các doanh nghiệp cần lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu để xác định toàn bộ nguyên vật liệu cần mua trong nam thông qua các chỉ tiêu sau: .Lợng nguyên vật liệu cần dùng .Lợng nguyên vật liệu caanf dự trữ. .Lợng nguyên vật liệu cần mua sám. a.Lợng nguyên vật liệu cần dùng. Lợng nguyên vật liệu cần dùng là lợng nguyên vật liệu cần thiết để sản suất ra một khối lợng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất.Lợng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mạt hiện vật và giá trị ,đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới,tự trang,t chế,sửa chữa máy móc thiết bị. 4 Lợng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà mà phải tính cho từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại ,quy cách. Tính toán nguyên vật liệu phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm ,nhiệm vụ sản xuất ,chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch . Để tính toán lợng nguyên vật liệu cần dùng ta có thể áp dụng công thức tính toán sau: Vcd= [(SixDvi)+(PixDvi)-Pdi]; trong đó : Vcd:Là lợng nguyên vật liệu cần dùng Si:Là số lợng sản phẩm i kỳ kế hoạch. Dvi:Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm i kỳ kế hoạch . Pi:Số lợng phế phẩm cho phép của sản phẩm i kỳ kế hoạch. Pdi:Lợng phế phẩm dùng lại của sản phẩm i. b.Xác định lợng nguyên vật liệu cần dự trữ Để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục,đạt hiệu quả kinh tế cao cần phải có một lợng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý.Lợng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn.Dự trữ nguyên vật liệu hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật liệu nh chi phí về bảo quản nhà kho ,bến bãi ;chi phí phát sinh do chất lợng nguyên vật liệu giảm ,do giá thị trờng giảm. Lợng nguyên vật dự trữ là lợng nguyên vật liệu tồn kho hợp lý đợc quy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục ,bình th- ờng.Căn cứ vao công dụng,tính chất của nguyên vật liệu,nguyên vật liệu dự trữ đợc chia làm ba loại . 5 *Dự trữ thờng xuyên . *Dự trữ bảo hiểm . *Dự trữ theo mùa. c.Xác định lợng nguyên vật liệu cần mua sắm. Xác định chính xác lợng nguyên vật liệu cần mua sắm giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lu động đợc hợp lý hơn do chi phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm đa phần trong vốn lu động.Lợng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau: *Lợng nguyên vật liệu cần dùng. *Lợng nguyên vật liệu dự trữ đầukỳ. *Lợng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ. Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm nh sau: Vc=Vcd+Vd2-Vd1. Trong đó: Vc:Lợng nguyên vật liệu cần mua. Vcd: Lợng nguyên vật liệu cần dùng. Vd1: Lợng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ. Vd2: Lợng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ. d.Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu . Sau khi xác định dợc lợng nguyên vật liệu cần dùng,cần dự trữ và cần mua trong năm,chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu.Xây dựng kế hoạch này nghĩa là xác định số lợng,chất lợng,thời điểm mua của mỗi lần xác định số lần mua trong năm. Khi kế hoạch tiến độ mua nguyên vật liệu dợc xác định hợp ly sẽ giúp doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn,đảm bao dự trữ hợp lý về số lợng,chất lợng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 6 2.Tổ chức mua sắm nguyên vật liệu a.Tìm kiếm nhà cung cấp. Đối với mỗi doanh nghiệp ,hạ giá thành sản phẩm luôn là một biện pháp hạ giá thành.tìm kiếm đợc một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lợng vật t có chất lợng cao,giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm đợc chi phí về nguyên vật liệu ,nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Các công ty nên tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những tránh đ- ợc đọc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà cung ứng phải cạnh tranh đẻ bán nguyên vật liệu >nh vậy công ty sẽ mua đợc với giá u dãi hơn. b)Ký hợp đồng. Ký hộp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm nguyên vật liệu. Hợp đồng phải đợc ký kết theo đúng quy định của pháp luật. Phải có đầy đủ các điều khoản,các thoả thuận,nội dung hợp đồng phải rõ ràng ,chính xác về số lợng ,chủng loại,chất lợngvật t,phơng thức vận chuyển ,giao nhận,thanh toán . Hợp đốngau khi đã ký là một văn bản mang tính pháp lýđẻ quy định chach nhiệm khi có phát sinh tranh chấp do vậy cần ký kết một hợp đồng phải thận trọng,phải có những ngời có trình độ xem xét và quyết định ký. 3.Tổ chức vận chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu. Sau khi ký hộp đòng mua nguyên vật liệu ,cán bộ quản lý vật t có trách nhiẹm tổ chức vận chuyển đợc ký kết .Do bên mua chiu trách nhiệm .Nếu phơng 7 tiện là cuả doanh nghiệp hay đi thue đều phải khoán chi phí vận chuyển phải kiểm tra về số lợng,chât lợng khi nhận vật t. tiếp nhân nguyên vật liệu là bớc chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua,vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp,nó còn là cơ sơ để hạch toán chính xác chi phi lu thông và giá cả nguyên vật liệu .tổ chức tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho nắm chác đợc số lợng ,chất lợng và chủng loại nguyên vật liệu,phát hiện kip thời tình trạng của nguyên vật liệu,hạn chế nhầm lẫn tham ô,thất thoát.Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: tiếp nhận chính xác số lợng ,chủng loại và chất lợng nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng ,hoá đơn,phiếu giao hành,phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng. Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vao kho tránh h hong,mất mát. Để thực hiện tốt hai nhiêm vụ đó khi tiếp nhan phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau: Khi nguyên vật liệu tiếp nhận phải có đủ cácgiấy tơ hợp lệ . Mọi nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm sác định chính xác số lợng (cân,đong,đo,đếm),chất lợng,chung loại.Sau khi kiểm tra phai có biên bản xác nhận khi tiếp nhận thủ kho phải khi rõ số thực nhân theo đúng chủng loại,kích cỡ,chất lợng của từng loạivật t,cùng với ngời giao hàng ký vao phiếu nhập kho và bộ phận kí vào sổ giao chứng từ. 4.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong kho . Để đảm bảo toàn vẹn về số lợng ,chất lợng nguyên vật liệu ngan chặn mất mát ,h hỏng cần phải tập trung dự chữ nguyên vật liệu trớc khi đi vào sản xuất .Nơi tập trung dự trữ đó là kho .Kho không chỉ là nơi dự chữ bảo quản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trớc khi sản xuất ,tập trung thành phẩm trớc 8 khi tiêu thụ .Chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khac nhau để phù hợp với từng đối tợng dự trữ . Nếu căn cứ vao công dụng của kho chia thành .Kho nguyên vật liệu chính ,kho nguyên vật liệu phụ,kho nhiên liệu,kho nửa thành phẩm,kho công cụ dụng cụ . Nếu că cứ vao địa điểm và phơng pháp bao quảnchia thanh: kho trong nhà và kho ngoai trời. bên cạnh đo doanh nghiêp còn có thể có các kho đi thuê ngoái để dự trữ ,tập trung vật liệu mấy móc .Đối với các kho đi thuê này cần phải kí hợp đồng với ngời cho thuê về các mặt nh giá cả,về việc trông coi ,bảo quản .Cần quan tâm đến chất lợng nhà kho sao cho không gây ảnh hởng đến chấy lợng nguyên vật liệu. Ngời làm công tác quản lý nguyên vật liệu cần quan tâm đến hệ thống kho bãi,xá định vị trí đặt kho hợp lý sao cho chi phí vận chuyển đến nơi sản xuất là tối u ;đảm bảo hạ thấp chi phí bảo quản toàn vẹn về số lợng,chất lợng nguyên vật liêu,nắm vững lợng nguyên vật liệu trong kho tại mọi thời điểm, sẵn sàng cấp phát kịp thời phục vụ sản xuất ,dẩm bảo việc xuất ,nhập ,kiểm kê. Để đảm bảo tốt công tác trên ,nội dung chủ yếu của công tác bảo quản la: -Cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng,luôn luôn nắm vững số lợng,chất lợng dối với từng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. -Bảo đảm nguyên vật liệu:nguyên vật liệu sau khi sắp xép phải bảo quản theo đúng quy định . - Xây dựng và thực hiện tốt nội quy bảo quản,nọi quy về nhập xuất nguyên vật liệu,nội quy về an toàn trong bảo quản. 5.Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu. 9 Cấp phát nguyên vật liệu nghĩa là chuyển nguyên vật liệu từ nơi bảo quản,dự trữ hoặc trực tiếp sau khi mua kịp thời cho các bộ phận sản xuất giúp cho bộ phận sản xuất có thể tận dụng triệt để,tận dụng hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân.cấp phát nguyên vật liệu kịp thời góp phần nâng cao năng suất lao động ,nâng cao chất lợng sản phẩm ,tiết kiệm nguyên vật liệu dẫn đến hạ giá thành sản hẩm.Không chỉ vậy,tổ chức tốt công tác cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lơng theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp . Có 2hình thức tổ chức cấp phát nguyên vật liệu nh sau: -Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: Theo hình thức này các phân xởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về lợng vật t lên phòng vật t . đối chiếu theo yêu cầu đó và lợng vật t trong kho dựa trên hệ thống định mức và nhiệm vụ đợc giao ,phòng vật t lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu . -Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch ): căn c vào hệ thống định mức tiêu dùng nguên vật liệu ,căn cứ vào số lợng ,chủng loại sản phẩm đazx xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất . phòng vật t lâp phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất. 6.Thanh quyết toán nguyên vật liệu . Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc bộ phận quản lý nguyên vật liệu và bộ phận sử dụng đối chiếu ,so sánh giữa lợng nguyên vật liệu các đơn vị nhận về với lợng sản phẩm giao nộp để biết đợc kêts quả của việc sử dụng nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất . Dựa vào kết quả của công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu ,chúng ta thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu , xem xét đ- ợc tính hợp lý ,tiết kiệm việc sử dụng nguyên vật liệu ,đảm bảo hạch toán đầy đủ 10