Một số ý kiến về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp công nghiệp

Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nguyên vật liệu có nhiều loại, nó chiếm tỷ trọng lớn và là yếu tố quyết định trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Do đó quản lý các chi phí về nguyên vật liệu là việc cấp bách trước mắt cũng như lâu dài trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, là trung tâm và thực chất của việc quản lý các chi phí. Chi phí nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp có mối liên hệ mật thiết với nhau. Chỉ cần một chút thay đổi về chi phí nguyên vật liệu cũng tác động lớn đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu sẽ làm tiết kiệm lớn tổng chi phí sản xuất, làm hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, đẩy nhanh việc tiêu thụ sản phẩm từ đó tạo cho doanh nghiệp sự tăng trưởng và phát triển bền vững. Mặt khác để cho quá trình sản xuất được duy trì liên tục thì ngoài vật liệu được đưa vào sản xuất vẫn cần một lượng nguyên vật liệu dự trữ nhất định. Như vậy nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp vì vậy để cho doanh nghiệp đứng vững và đi lên cần phải quan tâm chú ý đến đầu vào của sản xuất đó là nguyên vật liệu. Vì vậy việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu không thể thiếu trong quản lý. Trên cơ sở nghiên cứu và phân tích hệ thống kế toán ở nước ta nói chung và hệ thống kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Chuyên đề: "Một số ý kiến về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp công nghiệp"

Lời nói đầu Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nguyên vật liệu có nhiều loại, nó chiếm tỷ trọng lớn và là yếu tố quyết định trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Do đó quản lý các chi phí về nguyên vật liệu là việc cấp bách trớc mắt cũng nh lâu dài trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, là trung tâm và thực chất của việc quản lý các chi phí. Chi phí nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp có mối liên hệ mật thiết với nhau. Chỉ cần một chút thay đổi về chi phí nguyên vật liệu cũng tác động lớn đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu sẽ làm tiết kiệm lớn tổng chi phí sản xuất, làm hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, đẩy nhanh việc tiêu thụ sản phẩm từ đó tạo cho doanh nghiệp sự tăng trởng và phát triển bền vững. Mặt khác để cho quá trình sản xuất đợc duy trì liên tục thì ngoài vật liệu đợc đa vào sản xuất vẫn cần một lợng nguyên vật liệu dự trữ nhất định. Nh vậy nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp vì vậy để cho doanh nghiệp đứng vững và đi lên cần phải quan tâm chú ý đến đầu vào của sản xuất đó là nguyên vật liệu. Vì vậy việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu không thể thiếu trong quản lý. Trên cơ sở nghiên cứu và phân tích hệ thống kế toán ở nớc ta nói chung và hệ thống kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Chuyên đề: "Một số ý kiến về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp công nghiệp" Chuyên đề đợc hoàn thành với nội dung nh sau: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nhập xuất nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện những vấn đề về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Do điều kiện về thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết còn hạn chế nên trong chuyên đề này em chỉ đa ra một số khía cạnh nhìn nhận của bản thân. Vì vậy em rất mong nhận đợc những ý kiến đánh giá giúp đỡ của thầy giáo, cô giáo và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! 1 Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp công nghiệp I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nhập xuất vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1. Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. a. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện bằng hình thái vật chất khi tham gia vào quá trình sản xuất trị giá nguyên vật liệu đợc chuyển một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. b. Đặc điểm vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản, chủ yếu, quyết định việc hình thành nên sản phẩm, ngoài ra nó còn là một bộ phận của hàng tồn kho nằm trong tài sản lu động của doanh nghiệp tạo cho quá trình sản xuất sản phẩm hoạt động liên tục. Hoạt động của quá trình sản xuất sản phẩm chịu ảnh hởng rất lớn của nguyên vật liệu, việc cung cấp nguyên vật liệu đúng về số l- ợng, chủng loại, chất lợng sẽ quyết định tới việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, tới chất lợng sản phẩm và giá trị sản phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu là thành phần chủ yếu trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản phẩm. Do đó việc tập trung quản lý, sử dụng hợp lý nguyên vật liệu nhằm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất từ đó hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm làm tăng u điểm của sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Vì vậy nó là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp và ở một chừng mực nào đó nó còn tác động tích cực đến xã hội nh giảm ô nhiễm môi trờng, tiết kiệm tài nguyên, nâng cao mức sống . Mặt khác nguyên vật liệu là bộ phận chủ yếu trong tài sản l động của doanh nghiệp nên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ làm tăng vòng quay của tài sản lu động. Nh vậy tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu là điều hết sức cần thiết để quản lý nguyên vật liệu và cung cấp kịp thời, đầy đủ đồng bộ các loại vật liệu cho sản xuất, đồng thời kiểm tra theo dõi đợc những định mức dự trữ nhằm ngăn ngừa và hạn chế mất mát, tránh lãng phí trong tất cả các khâu của qúa trình sản xuất. Đây là nơi cung cáp thông tin cho các bộ phận kế toán, phòng ban khác từ đó hoàn thành tốt nhiệm vụ của kế toán quản trị. 2 2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp sản xuất khi tiến hành tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức, đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu quản lý doanh nghiệp và các yêu cầu nguyên tắc quản lý thống nhất của nhà nớc. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để phân loại, ghi chép và tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời cung cấp số liệu kịp thời, trung thực để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện việc phân tích đánh giá việc thực hiện kế hoạch mua và việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. II. Phân loại đánh giá vật liệu. 1. Phân loại vật liệu. a. Phân loại theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh ta có: - Nguyên vật liệu chính TK1521 là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. - Vật liệu phụ TK 1522 là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, mùi vị của sản phẩm làm tăng thêm đặc tính chất lợng của sản phẩm kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc tạo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành thuận lợi. - Nhiên liệu TK 1523 là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất nh xăng, dầu, củi . - Phụ tùng thay thế TK 1524 là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy doanh nghiệp mua về để thay thế sửa chữa tài sản cố định. - Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những loại vật liệu doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t xây dựng cơ bản và các thiết bị máy móc doanh nghiệp mua về để lắp đặt tạo nên tài sản cố định. - Phế liệu và các loại vật liệu khác. 3 Phế liệu là những loại vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, phế liệu có thể thu hồi do sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản cố định có thể do các nguyên nhân khác. Các loại vật liệu khác là những loại vật liệu có tính đặc thù riêng có trong một số ngành sản xuất nh vật liệu sử dụng luân chuyển trong xây lắp. b. Phân loại theo nguồn nhập vật liệu có thể phân thành các loại nh sau: - Nguyên vật liệu đợc cấp - Nguyên vật liệu đợc biếu tặng viện trợ không hoàn lại - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh - Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công - Nguyên vật liệu mua ngoài. 2. Đánh giá nguyên vật liệu a. Đối với vật liệu nhập kho kế toán phải theo dõi và ghi sổ theo giá thực tế của vật liệu nhập. * Với vật liệu mua ngoài. - Vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. = + - Vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm không thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng hoặc chịu thuế gía trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp. = + * Với nguyên vật liệu đợc cấp = * Với nguyên vật liệu tự sản xuất gia công = * Với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh. = 4 * Với nguyên vật liệu đợc viện trợ biếu tặng. = * Với trờng hợp nhập khẩu có thuế nhập khẩu thì thuế nhập khẩu đợc tính vào giá mua ghi trong hoá đơn. * Với phế liệu thu hồi đợc xác định theo đánh giá của cán bộ kỹ thuật và tính theo mức giá trên thị trờng. b. Đối với vật liệu xuất kho kế toán phải xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho để tiến hành ghi sổ. Tuỳ vào từng trờng hợp và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà kế toán có thể tính giá thực tế của vật liệu theo một trong các phơng pháp sau: Phơng pháp 1: Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. + + = x Phơng pháp 2: Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập + + Phơng pháp 3: Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc = x Phơng pháp 4: Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO) Theo phơng pháp này giả định những vật liệu nhập trớc sẽ đợc u tiên xuất tr- ớc nh vậy các vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là các vật liệu mua vào các lần sau cùng trong kỳ. Phơng pháp 5: Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO) Theo phơng pháp này giả định những vật liệu nhập sau sẽ đợc xuất trớc nh vậy các vật liệu tồn cuối kỳ sẽ là các vật liệu tồn đầu kỳ và các vật liệu mua vào các lần đầu trong kỳ. 5 Giá đơn vị bình quân = Giá đơn vị bình quân lần nhập n = Phơng pháp 6: Phơng pháp giá hạch toán. Theo phơng pháp này kế toán sử dụng giá hạch toán hoặc giá ổn định nào đó để theo dõi vật liệu xuất ở trong kỳ, cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế. + + = x Phơng pháp 7: Phơng pháp giá thực tế đích danh. Theo phơng pháp này kế toán theo dõi một cách chi tiết vật liệu của từng lần nhập và khi xuất vật liệu sẽ biết đợc vật liệu xuất của lần nhập nào và do vậy sẽ xác định đợc giá thực tế vật liệu xuất dùng chính là giá mua của từng lần nhập. III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu, đợc ghi chép và phản ánh từng ngày theo từng lần phát sinh trên tài khoản 152. Do đó nó thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng giá trị cao sử dụng những nguyên vật liệu đắt tiền và có quy mô lớn, việc bảo quản và theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày một cách thuận lợi. Ưu điểm: Phơng pháp KKTX phản ánh chính xác kịp thời, chính xác tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp kịp thời các chỉ tiêu kinh tế cần thiết nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý và tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu. Nhợc điểm: Phơng pháp KKTX công việc ghi chép nhiều làm tăng tính phức tạp của công tác kế toán. Trình tự kế toán nhập xuất nguyên vật liệu đợc tiến hành nh sau: a. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu * Trờng hợp mua nguyên vật liệu 6 Hệ số giá = - Sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo ph- ơng pháp khấu trừ. + Hàng và hoá đơn cùng về. Nợ 152: Giá mua cha có VAT Nợ 1331: VAT đợc khấu trừ Có 111, 112, 331 Có 141 Có 311 + Hàng về trớc hoá đơn về cha về: ghi giá tạm tính: Nợ 152 Có 311 Khi hoá đơn về tiến hành điều chỉnh từ giá tạm tính sang giá thực tế. Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế thì kế toán thực hiện bút toán đó. Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế thì kế toán thực hiện bút toán bổ xung. + Hoá đơn về trớc, hàng cha về 7 Số tiền theo giá thanh toán Giá tạm tính Nếu cuối tháng hàng cha về: Nợ 151 Nợ 1331 Có 111, 112, 311 Khi hàng về ghi: Nợ 152 Có 151 - Sử dụng sản xuất sản phẩm chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế VAT. Nợ 152: giá mua có cả VAT Có 111, 112, 331, 141, 311: Số tiền theo giá thanh toán - Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu đợc hởng chiết khấu hàng mua (chiết khấu thanh toán) do việc trả tiền sớm trớc thời hạn cho ngời bán thì khoản chiết khấu thu đợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính. Nợ 111, 112, 331 Có 711 * Nguyên vật liệu đợc cấp phát, biếu tặng, viện trợ hoặc nhận vốn góp liên doanh. Nợ 152 Có 411 * Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công Nợ 152 Có 154 * Nguyên vật liệu mua vào nhập kho phát hiện thừa hoặc kiểm kê kho phát hiện thừa cha rõ nguyên nhân. Nợ 152 Có 3381 Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và các xử lý và ghi vào các tài khoản có liên quan Nợ 3381 Có 721, 152, 331 8 Chiết khấu hàng mua Trị giá nguyên vật liệu nhập kho Giá thành NVL tự sản xuất gia công Trị giá NVL thừa cha rõ nguyên nhân Trị giá NVL thừa đã xác định đợc nguyên nhân * Nguyên vật liệu mua vào nhập kho phát hiện thiếu khi nhập: Nợ 152: Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ 1381: Trị giá số thiếu không có VAT Nợ 1333: VAT theo hoá đơn Có 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý tuỳ thuộc vào môi trờng hợp thực tế phát sinh để phản ánh vào các tài khoản tơng ứng. b. Kế toán xuất kho nguyên liệu. Khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán ghi có TK 152 tuỳ theo từng trờng hợp xuất mà ghi nợ các tài khoản liên quan. * Xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Nợ 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ 627: Chi phí sản xuất chung Nợ 641: Chi phí bán hàng Nợ 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ 241 . Có 152 * Xuất nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh - Trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên liệu đem góp vốn. Nợ 128, 222: Trị giá vốn góp Có 152: trị giá thực tế của nguyên liệu Có 412 : chênh lệch - Trờng hợp trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị nhỏ hơn gía trị thực tế của nguyên liệu đem góp vốn. Nợ 128, 222 : trị giá vốn góp Nợ 412: chênh lệch Có 152: trị giá thực tế của nguyên liệu 9 * Xuất kho thuê ngoài gia công chế biến: Nợ 154 Có 152 * Trờng hợp kiểm kê nguyên liệu thiếu cha rõ nguyên nhân Nợ 1381 Có 152 Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi các tài khoản có liên quan. Nợ 1388, 334 Nợ 642 trị giá nguyên liệu thiếu tổn thất đã xác định Nợ 821 đợc nguyên nhân Có 1381 * Trờng hợp vật liệu giảm do các nguyên nhân khác Nợ 138 (1388) cho cá nhân tập thể vay tạm thời Nợ 136 (1368) cho vay nội bộ tạm thời Nợ 632 Nhợng bán, xuất trả lơng Có 152 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính VAT theo phơng pháp trực tiếp) 10 TK 111, 112, 331, 141 TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài (Tổng giá trị thanh toán) Xuất để chế tạo sản phẩm TK 151, 411, 222 Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác TK 627, 641, 642 nhân khác Xuất phục vụ bán quản lý PX, XDCB