SKKN văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc xây dựng trường THCS nguyễn bá phát đạt chuẩn quốc gia

Tên đề tài: “VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA” I ĐẶT VẤN ĐỀ: Lý chọn đề tài: Xây dựng trường Trung học sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư số 06/2010/TT-BGDĐT Bộ Giáo dục đào tạo (BGDĐT) việc làm khó khăn trường học Trong khó khăn đó khó khăn lớn nhất, khó thực việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo tiêu chuẩn Bộ GD-ĐT quy định Đây cơng việc đòi hỏi người làm cơng tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ sử dụng đạt hiệu quả Hiện nay, trường nhiều khó khăn lúng túng trình lập hờ sơ Xuất phát từ vấn đề bản thân suy nghĩ không biết làm thế để thực công việc hàng ngày đạt kết quả cao,sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng tìm kiếm thuận lợi việc xây dựng trường chuẩn quốc gia Đó lý chọn đề tài Mục đích : Để góp phần thúc đẩy thực việc xây dựng trường đạt chuẩnQuốc gia Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh không thể thiếu hồ sơ minh chứng Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp thực nhiệm vụ trị giáo dục tồn diện học sinh độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường chấp hành đạo phòng Giáo dục Hòa Vang có mối quan hệ với quan hữu quan khác thường xuyên nên trình thực nhiệm vụ hay giải qút cơng việc, đòi hỏi phải có quy định thủ tục hành văn thư - lưu trữ Do đó để đảm bảo thông suốt giải quyết công việc cần phải có quản lý khoa học, có cải cách thủ tục hành chính, mà đó quan trọng cơng tác lập hồ sơ, yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân cán văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dời kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế công việc Biến khó thành dễ, để thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy đạt hiệu quả cao 3-Thực trạng: Trường THCS Nguyễn Bá Phát đơn vị nghiệp đạo Phòng GD&ĐT Hồ Vang cơng tác chun mơn; đờng thời chịu lãnh đạo cấp uỷ Đảng quyền địa phương hoạt động khác nhà trường Đặc biệt việc thực Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Hòa Liên việc phấn đấu xây dựng nhà trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2010-2012 Do vậy với công việc người làm công tác văn thư –lưu trữ nhỏ quan trọng việc xác lập loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành hờ sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn Trong qúa trình làm cơng tác văn thư - lưu trữ, thấy hết khó khăn, trở ngại q trình làm cơng việc 4.Phạm vi nghiên cứu: Xuất phát từ vấn đề trên, bản thân suy nghĩ không biết Làm thế để thực cơng việc đạt hiệu quả, lại vừa tìm tra cứu hờ sơ tài liệu cách nhanh chóng có người cần Cuối tìm cách cải tiến phương pháp làm việc Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng việc quản lý hành xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia Phương pháp nghiên cứu Lập hồ sơ công việc luôn đầu Mỗi công việc có liên quan với vấn đề phải lập hồ sơ công việc mà nhân viên văn thư phải làm; đặc biệt việc xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.Vì vậy tơi cần phải có phương pháp cải tiến công tác săp xếp loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả Kế hoạch thực hiện: Với nhiệm vụ cán văn thư-lưu trữ giúp cho lãnh đạo nhà trường điều hành công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng công tác đạo kiểm tra hoạt động tổ chun mơn, đồn thể; xử lý báo cáo thông tin cho cấp lãnh đạo Đảng, quyền địa phương lãnh đạo ngành…giải quyết thủ tục giấy tờ hành với quan cấp trên, với cấp uỷ Đảng Nhà nước, với cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv… II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: 1- Cơ sở lý luận: Hồ sơ tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với việc, vấn đề, người hình thành q trình giải qút cơng việc đó Lập hờ sơ chương trình cơng tác, kế hoạch làm việc, sở để giúp cho Lãnh đạo công tác đạo, điều hành công việc từng thời gian chủ động qn xún tồn mặt cơng tác, vừa thực công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ cách tối ưu Mọi người nhận thấy hoạt động quản lý nhà nước phải trật tự hoá, tiến hành theo thủ tục khoa học, loại thủ tục quan trọng quy định pháp luật để bảo đảm tuân thủ chặt chẽ Quản lý hành đổi thao tác liên tiếp theo trình tự định, thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành cơng việc khơng bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người thực công việc 2- Thời gian nghiên cứu : - Từ thực trạng vừa nêu qua thời gian công tác nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm cơng tác cần phải hiểu cơng tác văn thư tồn cơng việc xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ chức Muốn vậy bản thân tơi phải ln động, sáng tạo tâm niệm làm tốt cơng tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải quyết công việc quan nhanh chóng, xác Đờng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, đạo kiểm tra công việc quan chặt chẽ Góp phần tiết kiệm công sức, thời gian giải quyết công việc trước mắt đưa vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài - Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trường học cần nắm vững số nội dung sau để xử lý có hiệu quả: + Nhận vào sổ công văn đến + Vào sổ gửi công văn + Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu + Lập hồ sơ; phân loại lưu trữ hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp, không giống đơn vị hành khác; tất cả phòng ban lập hờ sơ theo cơng việc làm, cuối năm lại nộp cho phận văn thư lưu trữ Còn trường học tất cả cơng văn giấy tờ ngày đến trường phải qua phận văn thư xử lý vào sổ trình hiệu trưởng sau hiệu trưởng phê duyệt lưu, chuyển giao cho phận có liên quan để thực Như vậy, việc lập hồ sơ tiến hành theo từng thời gian, từng công việc Khi công việc kết thúc hờ sơ đó kết thúc, đờng thời hồ sơ việc đó phải lập xong để lưu trữ, cần thiết đem tra cứu Việc lập hồ sơ nhân viên văn thư xếp cách có hệ thống, có khoa học tạo điều kiện cho việc giải quyết nhiệm vụ cách nhanh chóng, xác đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trường học cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất tài liệu Do đó, năm gần máy hành trường từ hiệu trưởng đến tổ công tác thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, giúp cho công tác lãnh đạo, đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ nhà trường ngành thời gian qua 3- Giải pháp thực : a- Lập hồ sơ theo quy định : - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự vậy thực năm kế tiếp - Phân loại theo tính chất văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hờ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất cả đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi: Theo Thông tư 06/2010 Bộ GD&ĐT tiêu chuẩn quản lý nhà trường quy định loại hờ sơ trương chuẩn đó văn thư phải thiết lập số loại hồ sơ sau Hồ sơ học sinh, Sổ đăng bộ, Hồ sơ chuyển - đến, Sổ gọi tên chi điểm, Sổ ghi đầu Sở quản lý cấp phát tốt nghiệp THCS Sổ lưu công văn –đến, …vv Tất cả phải lưu cẩn thận Hồ sơ lưu công văn đi, công văn đến a/ Học bạ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc hết sức quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải làm: - Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại - Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ nếu có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng vào trang đầu tiên - Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ, phải lập biên bản cụ thể Nhân viên văn thư xem xét xử lý nếu có thiếu sót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý - Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào tủ riêng để lưu giữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập học sinh thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm Lưu hồ sơ học sinh b/ Sổ đăng bộ: Đây công việc quan trọng công tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh giá trình đào tạo cấp học tiêu chuẩn quản lý nhà trường sổ đăng loại sổ sách có tiêu chuẩn mà tiêu chuẩn 4.Sổ đăng phần quan trong trình đào tạo ,chất lượng giáo dục nhà trường khóa học - Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … giấy nháp sau đó mở trang sổ ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) - Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, thống kê đầu kỳ bao nhiêu, cuối kỳ lại bao nhiêu; học sinh trường bao nhiêu…Đây kết quả trình đào tạo để làm công tác phổ cập giáo dục xây dựng trường đạt chuẩn - Sổ đăng ghi đầy đủ thông tin cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối năm trình hiệu trưởng ký duyệt + Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) + Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng + Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp năm học) + Sổ ký mượn – trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết c/ Sổ quản lý việc cấp phát - Văn chứng học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học lưu giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền Nhờ vậy giúp cho lãnh đạo nhà trường quản lý tốt, cuối năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ d/ Hồ sơ Cán công chức Hồ sơ cán viên chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin bản CBCC bao gờm ng̀n gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ lực, mối quan hệ gia đình xã hội….Được ủy nhiệm Hiệu trưởng quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống ,khoa học quản lý đầy đủ xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật nhà nước quy định Thành phần hồ sơ CBCC gồm - Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, quyết định liên quan, cấp bản tự kiểm điểm, trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá cơng chức hàng năm- bì kẹp (nghị quyết – quyết định nhân – Nhận xét đánh giá đơn thưbảng kê thành phần tài liệu có hờ sơ ) Q trình lưu trư: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ - Khi chuyển giao hồ sơ CBCC tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ CBCC - Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; khơng thất lạc hờ sơ quản lí Ngồi việc lưu trữ hờ sơ tủ tơi lưu trữ phần mềm liệu PMIS máy vi tính,dựa vào chương trình tơi cập nhật thường xuyên thay đổi giáoviên, nhân viên thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,q trình đào tạo.Tồn hờ sơ lưu giữ cẩn thận cần dễ tra cứu Tử quản lí hờ sơ cán cơng chức b/ Hồ sơ theo cơng việc: Hằng ngày nhà trường ln hình thành loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời thường xuyên nhận văn bản hướng dẫn, đạo quan chủ quản, quyền cấp vv…Nên hình thành thêm hờ sơ mang tính cơng vụ( Hồ Sơ công việc) để dẽ quản lý công việc hồ sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn Quốc gia Có thể đơn cử số hồ sơ công việc sau: + Sau nhận văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thực dạy thêm –học thêm Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Hồ Vang Nhân viên văn thư hình thành hồ sơ công việc sau: - Quyết định UBNDThành phố Đà Nẵng ban hành quy định quản lý dạy thêm - học thêm - Công văn Sở Giáo dục- Đào tạo Hướng dẫn thực quyết định quản lý dạy thêm - học thêm UBND Thành phố Đà Nẵng - Công văn Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm Trên địa bàn thành phố Đà Nẵng - Công văn Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm học 2011-2012 phòng Giáo dục & Đào tạo Hòa Vang - Đơn đề nghị cấp giấy phép dạy thêm Giáo viên - Biên bản xét duyệt hồ sơ đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm 20112012 - Quyết định phân công cán phụ trách theo dõi việc dạy thêm học thêm hiệu trưởng -Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm - Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm - Biên bản kiểm tra dạy thêm - Học thêm (nếu có) - Danh sách giáo viên cấp giấy phép dạy them - Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm Hiệu trưởng Kết thực : Trên hồ sơ công việc việc Có thể sau xem xét chứng kiến xếp người ta cho đó nguyên tắc buộc phải có, cho đó rườm rà, máy móc Nhưng thực tế hồ sơ minh chứng việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia Là việc làm có ý nghĩa lớn cho công tác lưu trữ tra cứu tài liệu, hồ sơ sau cần thiết Chính từ thao tác thận trọng tỷ mỷ xếp loại văn bản cách ngăn có khoa học nên từ năm 2010 đến trường THCS Nguyễn Bá Phát ln hồn thành tốt nhiệm vụ Riêng bản thân tơi ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Bài học kinh nghiệm Hiện nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác trường học hỏi cách làm áp dụng cho tổ lập nhiều loại hờ sơ liên quan đến công việc làm tổ để tập hợp hình thành hờ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” (nêu cụ thể dựa giải pháp) III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 1.Kết luận: Qua việc lập hồ sơ theo quy định lập hồ sơ theo cơng việc bản thân tơi, ngồi việc giúp cho tơi hồn thành nhiệm vụ cách tốt nhất, mà giúp cho cán quản lý xếp cơng việc làm cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng công tác dạy học Nó giúp cho đơn vị hệ thống tồn công việc thực thời gian qua Tôi cho ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao thiết thực đó thành quả xứng đáng Bởi vậy năm cơng tác tơi xây dựng cho kế hoạch thực cơng việc cách xác, theo dõi cơng việc tồn diện, bảo đảm cơng việc chung trường; Đồng thời phổ biến hướng dẫn cho số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ tổ trưởng chuyên môn, trưởng đồn thể cách hình thành hờ sơ cơng việc Chính vậy mà tổ chun mơn tổ cơng đồn lập nhiều loại hờ sơ: hờ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện Qua trình thực công việc lập hồ sơ cho từng công việc thế giúp cho lãnh đạo nhà trường lập nhiều loại hồ sơ lưu giữ cẩn thận Và quan trọng công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” Công tác văn thư –lưu trữ đóng góp vai trò quan trọng ng̀n cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lí việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo trình đó thực tiển việc lập hồ sơ “xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” -Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , xác nên thời gian qua cơng tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thơng tin –đến cách đầy đủ xác kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý nhà trường đạt hiệu quả cao ,Thực hiên Thắng lợi nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề Trong thời kỳ đất nước đổi theo hướng cơng nghiệp hố - đại hố, thời kỳ Cơng nghệ thơng tin, máy tính thay thế người làm nhiều việc đó có lĩnh vực hành Tuy nhiên máy tính khơng thể chủ động thay thế người xếp thời gian, công việc cách cụ thể Mà phải người quyết định thời gian tổ chức xếp cơng việc cho mình.Trong q trình cơng tác, bản thân tơi rút kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết phải trọng khâu hình thành hồ sơ ban đầu Vậy nếu tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ xếp trật tự quy trình bản thân nêu trên, tất yếu đảm bảo công việc thực đầy đủ, hiệu quả, thời gian Vì vây, năm làm công tác đúc kết kinh nghiệm phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực nhiệm vụ giúp hiệu trưởng quản lý cơng việc chặt chẽ, sâu sát Đặc biệt việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia” Kiến nghị: Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư phải thiết lập loại hồ sơ theo quy định rõ ràng quy chế chuyên môn Nên thành lập loại hồ sơ hành theo thời gian hình thành cơng việc đó Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ Trên kinh nghiện mà thực q trình cơng tác thực tế trường THCS Nguyễn Bá Phát việc “xây dựng trường THCS Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia”  ... pháp làm việc Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng việc quản lý hành xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia Phương pháp nghiên cứu Lập hồ sơ công việc luôn đầu Mỗi công việc có liên quan với vấn... gian công tác nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công tác cần phải hiểu công tác văn thư tồn cơng việc xác lập hờ sơ tổ chức gia i... Đặc biệt việc phục vụ công tác Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia Kiến nghị: Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư phải thiết lập loại hồ sơ theo