ÐÀM PHÁN HỢP ÐỒNG NGOẠI THƯƠNG Ðàm phán q trình hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận mối quan tâm chung quan điểm bất đồng để tới thỏa thuận mà bên có lợi Ðàm phán nghệ thuật, kỹ năng, hồn thiện Chính nhà đàm phán cần phải có kỹ sau cần phải ln hồn thiện chúng: - Có khả nhìn giới người khác nhìn hiểu hành vi người khác từ quan điểm họ - Có khả chứng tỏ thuận lợi đề nghị đưa để thuyết phục đối tác đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm họ - Có khả chịu đựng căng thẳng đối mặt với hoàn cảnh rắc rối, đòi hỏi khơng đự đốn - Có khả diễn đạt ý kiến để người đàm phán hiểu xác ý - Nhạy cảm với tảng văn hoá người khác điều chỉnh đề nghị cho phù hợp với giới hạn sức ép Ðể có kỹ trên, nhà đàm phán cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng không ngừng nghiên cứu, đúc rút, vận dụng kinh nghiệm người khác để vươn tới Phần xin giới thiệu số vấn đề bảìn nghệ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương I NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ ÐỂ TIẾN HÀNH ÐÀM PHÁN HỢP ÐỒNG NGOẠI THƯƠNG Muốn đàm phán thành công cần chuẩn bị tốt yếu tố sau : · Ngôn ngữ · Thơng tin · Năng lực đồn đàm phán · Thời gian địa điểm đàm phán Ngôn ngữ Trong giao dich ngoại thương, bất đồng ngôn ngữ trở ngại lớn Ðể khắc phục khó khăn người cán ngoại thương cần nắm vững sử dụng thành thạo ngoại ngữ u cầu khơng có giới hạn, biết nhiều ngọai ngữ tốt Trong điều kiện Việt Nam nay, cán ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anhngơn ngữ thương mại tồn cầu Nhưng dừng lại chưa đủ, phải học ngọai ngữ khác Trong trường hợp sử dụng phiên dịch bạn nên nhớ rằng: vấn đề không đơn giản Ðể giúp bạn sử dụng phiên dịch tốt, xin giới thiệu với bạn số kinh nghiệm sau: · Nói sơ qua trước chủ đề với người phiên dịch (Nếu đàm phán phức tạp, nên ''diễn tập'' lời nói người phiên dịch vài lần trước đàm phán) · Nói rõ chậm · Tránh dùng từ ngữ biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương · Giải thích ý theo - cách khác nhau, nói cách ý bị · Nói ngắn, khơng nói lâu 1-2 phút mà khơng người phiên dịch có hội nói · Trong nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi điều nói · Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ điểm mà nghiỵa mù mờ · Khơng ngắt lời phiên dịch làm gây nhiều hiểu lầm · Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần hình thức khẳng định dùng · Cố gắng diễn đạt dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói · Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, khơng nhìn vào phiên dịch · Trong đàm phán, nên viết điểm cần thảo luận Nhờ đó, bên kiểm tra vấn đề hai lần · Sau đàm phán, xác nhận văn điều đồng ý · Ðừng nghĩ phiên dịch làm việc hai mà không cần phải nghỉ ngơi · Nếu đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi · Hãy biết thông cảm phiên dịch mắc sai lầm · Nghe phiên dịch báo cáo sau phiên họp, thường họ nghe thông tin quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết Thơng tin Trong thời đại ngày - thời đại thông tin bùng nổ thông tin, dù hoạt động lĩnh vực ngọai thương hay lĩnh vực nào, người nắm bắt thơng tin nhanh chóng xác ln ln người chiến thắng Nội dung thông tin cần thu thập để phục vụ cho đàm phán phong phú, kể đến thông tin a) Thơng tin hàng hóa Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ mặt hàng định kinh doanh khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, cơng dụng, tính chất lý hóa ,cùng yêu cầu thị trường mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, trang trí bên ngòai, cách lựa chọn, phân loại Bên cạnh , để chủ động giao dịch mua bán, cần phải nắm vững tình hình sản xuất mặt hàng như: thời vụ, khả nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản suất Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) sản phẩm để lựa chọn thời điểm đối pháp kinh doanh thích hợp Nghiên cứu giá công ty cạnh tranh Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ mặt hàng Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất tổng chi phí (có tính lãi định mức) tiền Việt Nam để thu đơn vị ngọai tệ Còn trường hợp nhập khẩu, tổng số tiền Việt Nam thu đơn vị ngoại tệ để nhập b)Thông tin thị trường - Các thông tin đại cương đất nước người, tình hình trị xã hội: diện tích, dân số, ngơn ngữ, địa lý khí hậu, trung tâm công nghiệp thương mại chủ yếu, chế độ trị, hiến pháp, sách kinh tế xã hội, thái độ trị quốc gia - Những thơng tin kinh tế bản: đồng tiền nước, tỷ giá hối đối tính ổn định chúng, cán cân toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, số bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v - Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, phương tiện giao thông, hệ thống thơng tin liên lạc, bưu - Chính sách ngoại thương: nước có thành viên tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự không ?, mối quan hệ bn bán đặc biệt, sách kinh tế nói chung, sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, chế độ ưu đãi đặc biệt ,.v v .) - Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng - Ðiều kiện vận tải tình hình giá cước Bên cạnh đó, cần nắm vững điều kiện có liên quan đến mặt hàng dự định kinh doanh thị trường nước ngồi như: dung lượng thị trường, tập quán thị hiếu người tiêu dùng, kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), biến động giá v.v c) Thông tin thương nhân - Lịch sử hình thành, khứ cơng ty Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia v v .) - Phạm vi mức độ mặt hàng kinh doanh - Thái độ cư xử thiện chí làm ăn - Kinh nghiệm uy tín Phong tục tập quán kinh doanh lãnh vực khác đời sống xã hội - Phương hướng phát triển Ngồi thu thập thêm: + Thơng tin thân cơng ty + Thơng tin cạnh tranh ngồi nước: quy mơ, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, mạnh, điểm yếu + Dự đoán xu hướng biến động giá sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng, v v d) Các biện pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước · Nghiên cứu bàn (desk research) Dựa vào tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường Ðây cách nghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí khơng thể cho kết nhanh độ xác khơng cao Các tài liệu thu thập: loại tạp chí kinh tế xuất định kỳ, loại sách chuyên khảo, thống kê, thông báo công ty môi giới lớn , tham tán thương mại nước ngồi, thơng tin Internet Chìa khóa giúp nghiên cứu bàn thành cơng biết tìm nguồn thơng tin khai thác triệt để nguồn thơng tin Nhiều đơn vị làm xuất nhập lấy thông tin đâu, xin giới thiệu số nguồn thông tin: * Các nguồn nội địa: Ðầu tiên, cần tìm thơng tin quan mình, tủ sách thương mại quan (lập tủ sách thương mại cách khoa học quan việc ất quan trọng, nên làm cần làm) * Những nguồn thông tin từ tổ chức, quan: - Các Thư viện - Các quan Chính phủ: Bộ Thương mại, Cơ quan thống kê - Các Phòng thương mại - Các Hiệp hội thương mại - Các Nhà xuất - Các Viện nghiên cứu - Các Ngân hàng - Các Tổ chức người tiêu dùng - Các Công ty Thu thập thông tin việc quan trọng, quan trọng phải đánh giá xác thơng tin Ở có thể, tất nguồn tin cần kiểm tra chéo qua nguồn độc lập khác để đảm bảo xác · Nghiên cứu chỗ (field research) Nghiên cứu trực tiếp thiû trường Phương pháp phức tạp, tốn có kết nhanh chóng, xác Trước bắt đầu nghiên cứu chỗ cần làm tốt công tác chuẩn bị như: - Quyết định mục tiêu nghiên cứu - Quyết định đối tượng nghiên cứu địa họ - Dự thảo số câu hỏi - Chuẩn bị biểu mẫu - Sắp xếp vấn Ðể thực việc nghiên cứu sử dụng phương tiện sau: - Các vấn cá nhân trực tiếp - Các vấn qua điện thoại - Các thăm dò qua thư từ - Thăm viếng kho tàng, cửa hàng v v Sau vấn viết báo cáo, tiến hành phân tích số liệu thu thập được, rút nhận xét, dự báo kết luận Ngồi nhiều phương pháp khác như: bán thử, sử dụng gián điệp kinh tế v v Trong thực tế, để đạt kết cao, người ta thường sử dụng kết hợp phương pháp e) Lập phương án kinh doanh Có người khơng hiểu, cố tình khơng hiểu kinh tế thị trường Họ cho rằng: hồn tồn khơng có kế hoạch Chính quan điểm sai lầm dẫn đến hai khuynh hướng kinh doanh trái ngược Khuynh hướng thứ nhất: làm thụ động, người lần mò bóng đêm, gặp khách hàng đến đặt hàng làm, làm ăn tốt khách hàng hủy hợp đồng hàng bị tồn kho, vốn ứ động kết cục đen tối phá sản Khuynh hướng thứ hai: làm ăn theo kiểu "chụp giựt", thấy người khác có mối hàng "xơng" vào tìm thủ đoạn để cướp (thường bắt đầu cạnh tranh giá), cách làm giẫm đạp lên nhau, tự giết có lợi cho người nước Như vậy, hai cách làm chấp nhận Phải đặt chiến lược hàng hóa thị trường dài lâu, tự chủ doanh nghiệp Ðể quen dần với cách làm trước hết tập lập phương án kinh doanh Phương án kinh doanh kế hoạch hoạt động đơn vị nhằm đạt đến mục tiêu xác định kinh doanh Một dự án kinh doanh thường gồm nội dung như: Tình hình hàng hóa, thị trường khách hàng, dự đốn hướng biến động thị trường, xác định thời mua bán, phương hướng thị trường thương nhân, đặt mục tiêu (tối đa tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ đánh giá hiệu Ðể xây dựng dự án kinh doanh cần tiến hành bước sau: Bước 1: Ðánh giá tổng quát tình hình thị trường thương nhân Phân tích khó khăn, thuận lợi kinh doanh Bước 2: Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện phương thức kinh doanh (phải chứng minh lựa chọn sở phân tích tình hình thực tế) Bước 3: Ðề mục tiêu: phải mục tiêu cụ thể, số liệu rõ ràng: - bán (mua) hàng, với giá bao nhiêu, - thâm nhập vào thị trường nào? Mua (bán) với ? Bước 4: Ðề biện pháp thực Những biện pháp công cụ, để đạt tới mục tiêu đề Bao gồm biện pháp nước (như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, tăng giá thu mua ) biện pháp nước như: đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý Bước 5: Sơ đánh giá hiệu kinh tế việc kinh doanh thông qua việc tính loạt tiêu Những tiêu chủ yếu là: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoàn vốn v.v Năng lực cán đàm phán Thành phần đàm phán: Vấn đề nhân đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có chuẩn bị chu đáo Thành phần nhân đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia lãnh vực: pháp lý, kỹ thuật thương mại Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng loại chuyên gia sở quan trọng trình đàm phán để đến ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi hiệu cao Xét lâu dài, để đảm bảo cho tồn phát triển mình, cơng ty Việt Nam, thiết phải có sách tuyển dụng, đào tạo thích đáng nhằm giải vấn đề chuyên gia kể ... nhiều ngọai ngữ tốt Trong điều kiện Việt Nam nay, cán ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anhngôn ngữ thương mại tồn cầu Nhưng dừng lại chưa đủ, phải học ngọai ngữ khác Trong trường hợp sử... ngoại tệ mặt hàng Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất tổng chi phí (có tính lãi định mức) tiền Việt Nam để thu đơn vị ngọai tệ Còn trường hợp nhập khẩu, tổng số tiền Việt Nam thu đơn vị ngoại... nhau, nói cách ý bị · Nói ngắn, khơng nói lâu 1-2 phút mà khơng người phiên dịch có hội nói · Trong nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi điều nói · Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian