Hướng dẫn sử dụng powerPonit

Phần mềm PowerPoint Hiện tại một trong những phần mềm công cụ được sử dụng nhiều nhất trong nhà trường cho công việc biên soạn bài giảng điện tử là phần mềm trình diễn PowerPoint của công ty Microsoft. Phần mềm này nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office rất nổi tiếng. Mục đích Mục đích chính của bài học này là trang bị một số kiến thức tối thiểu cho học viên về kỹ năng, công cụ, khái niệm và định hướng các phần mềm cho phép tạo ra các "chương trình", "tệp" đóng vai trò trợ giúp cho giáo viên trong khi giảng bài trên lớp. Cần nhấn mạnh rằng các "bài giảng" được tạo ra trong chương trình này không thể thay thế các giáo viên trên lớp hoặc không thể làm nhiệm vụ giảng dạy của giáo viên, chúng chỉ đóng vai trò các Công cụ trợ giúp cho giáo viên khi giảng bài mà thôi. Đối tượng Đối tượng là các giáo viên bộ môn, giáo viên tin học với một số hiểu biết nhất định về Tin học và có một số kỹ năng tối thiểu sử dụng các ứng dụng cơ bản như WinWord, Excel, PowerPoint. Yêu cầu cụ thể đối với giáo viên: - Sử dụng thành thạo môi trường Windows 32 bit (Windows 95/98/NT/ME/2000/XP). - Hiểu biết và xử lý được tiếng Việt trên máy tính. Có hiểu biết nhất định về bảng mã tiếng Việt (8-bit và 16-bit Unicode), nắm vững một số phần mềm gõ tiếng Việt chính hay dùng tại Việt Nam (ABC, Vietkey, Unikey, ). - Sử dụng tương đối thành thạo một số phần mềm văn phòng của Microsoft như WinWord, Excel, PowerPoint. Riêng PowerPoint không cần nắm vững các công cụ tạo hiệu ứng Animation và Multimedia. - Có một số hiểu biết nhất định về phần cứng máy tính. - Có một số hiểu biết nhất định về lập trình trên máy tính (ví dụ Pascal). Khái niệm"Bài giảng điện tử" trên máy tính Khái niệm "Bài giảng" trên máy tính trong bài viết này được hiểu theo một nghĩa hẹp và đơn giản như sau: - Là một hay nhiều trang tư liệu bài giảng được viết và thể hiện trên máy tính, có thể xem, trình diễn hoặc in ra máy in. - Giáo viên có thể điều khiển được thể hiện của nội dung bài giảng này thông qua bàn phím, chuột và các nút lệnh ngay trên các trang tư liệu này. - Tư liệu bài giảng có thể là chữ, hình ảnh, bảng biểu, đồ họa với màu sắc và âm thanh kết hợp. - Giáo viên có khả năng điều chỉnh việc thể hiện dữ liệu bằng những thao tác đơn giản nhằm phục vụ mục đích giảng dạy và sư phạm của môn học. - Giáo viên có khả năng trình diễn bài giảng của mình ngay trên máy tính hoặc thông qua bộ chuyển đổi lên màn hình lớn nhằm phục vụ nhiều đối tượng cùng một lúc. Trong bài viết này chúng tôi sẽ trình bày một công cụ đơn giản để tạo ra được các bài giảng như ý muốn, đó là PowerPoint, một phần mềm rất nổi tiếng nằm trong bộ phần mềm văn phòng của Microsoft. Power Point là phần mềm tương đối đơn giản, dễ sử dụng và được sử dụng rất hữu ích trong hoàn cảnh cụ thể của Việt Nam. PowerPoint có thể làm được những gì? PowerPoint có thể tạo ra các "trình diễn đồ họa" (Presentation) được khởi tạo sử dụng với các mục đích và đặc thù sau: - Thể hiện các bài viết, bài giảng, hình vẽ, sơ đồ, bảng dữ liệu, biểu đồ trên nhiều trang bao gồm chữ, đồ họa, biểu đồ, bảng biểu với những công cụ rất thuận tiện và dễ dàng sử dụng. - Rất dễ dàng điều chỉnh, tạo khuôn, di chuyển trên trang tạo ra sự tự do gần như tuyệt đối đối với người thiết kế. - Cho phép tạo ra các liên kết trên các đối tượng của trang như Text, Đồ họa, chuyển nhanh đến một Slide bất kỳ cho trước hoặc thực hiện một lệnh bên ngoài PowerPoint (chạy một tệp, mở một video, bật nhạc, .). Với chức năng này, giáo viên có thể linh hoạt chuyển nhanh đến các chủ đề bài giảng của mình hoặc Demo một đoạn phim hay nhạc minh họa cho bài giảng. - Với những Object có sẵn trên bài giảng, cho phép tạo các hiệu ứng Animation (ảnh động) gắn liền với các thao tác bàn phím, chuột điều khiển các hiệu ứng này. Chức năng này đặc biệt quan trọng trong việc mô phỏng thực tế (thí nghiệm), điều khiển việc xuất hiện dữ liệu theo ý đồ giảng dạy của giáo viên, tạo nên một bài giảng sinh động, mang tính sư phạm cao. - Việc chuyển đổi cảnh từ Slide này sang Slide khác có thể tạo ra bởi các hiệu ứng xuất hiện chuyển đổi khác nhau tạo sự sinh động của bài giảng. - Việc khởi tạo một "trình diễn" trên các trang PowerPoint được thực hiện tương đối dễ dàng (so với HTML và HTML Help) và rất phù hợp với hoàn cảnh các nhà trường của Việt Nam hiện nay. Mô hình bài giảng trên PowerPoint Trong bài viết này chúng tôi sẽ sử dụng và mô tả các thao tác, hình ảnh dựa trên phiên bản PowerPoint 2000 hoặc XP. Tuy nhiên toàn bộ các trình bày sẽ giữ nguyên giá trị (với một chút sửa đổi) đối với các phiên bản khác của PowerPoint. Ta đã biết rằng mỗi tệp .PPT do PowerPoint tạo ra sẽ bao gồm một hay nhiều "trang" hay còn gọi là Slide. Các Slide này đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra một bài giảng hoàn chỉnh trên PowerPoint. Mỗi tệp .PPT sẽ đóng vai trò một bài giảng hoàn chỉnh của giáo viên theo một tiết, một chương hoặc một phần của môn học. Bây giờ ta sẽ xét tổng quát một mô hình bài giảng trên PowerPoint. Mô hình một "bài giảng" trên PowerPoint được mô tả trong sơ đồ sau: Mô hình dãy các bài giảng đơn giản trong PowerPoint. - Nội dung của bài giảng được lưu trong các Slide riêng biệt, mỗi Slide có thể được hiểu như một trang giấy độc lập. - Công việc "giảng bài" thông qua một chức năng đặc biệt của PowerPoint gọi là Trình diễn hay Slide Show. Khi thực hiện chức năng này, phần mềm sẽ lần lượt chiếu lên màn hình nội dung đầy đủ của từng Slide, theo thứ tự mặc định là từ Slide đầu tiên đến Slide cuối cùng. - Về nguyên tắc nội dung giảng dạy không nhất thiết theo đúng trình tự của các slide theo thứ tự. Giáo viên có thể "điều khiển" để thay đổi thứ tự xuất hiện các Slide theo ý muốn trong khi "giảng bài" trên lớp của mình. Việc trình chiếu Slide của PowerPoint được gọi là các "Presentation". Có 2 cách (khả năng) cho việc trình diễn này: Cách 1: Trình diễn trực tiếp trên máy tính, người nghe đúng hoặc ngồi xung quanh. Cách 2: Trình diễn thông qua hệ thống máy chiếu Data Projector. Giáo viên trình bày trên bục giảng, học sinh ngồi dưới lớp nghe như trong lớp học bình thường. Bài 2 Bài 2 Bài 1 Bài 1 Bài 3 Bài 3 Bài 4 Bài 4 Slide 1 Slide 2 Slide 3 Slide 4 Để kích hoạt chế độ trình chiếu (presentation) có thể thực hiện một trong 3 cách sau: 1. Kích nút tại vị trí các nút lệnh phía dưới bên trái màn hình. 2. Bấm phím nóng F5. 3. Kích chuột vào thực đơn Slide Show, sau đó thực hiện lệnh View Show như hình vẽ dưới đây. Các đối tượng chính trên trang PowerPoint (Slide) Trên các trang chính (slide) của PowerPoint chúng ta phải làm việc với các "đối tượng" khác nhau. Mỗi đối tượng có một đặc thù riêng, thể hiện riêng và tính chất riêng. Bài viết này không đi sâu vào mô tả chi tiết thao tác cụ thể với các đối tượng này mà chỉ nhấn mạnh một số đặc tính quan trọng liên quan đến việc thiết kế và trình diễn bài giảng. Trên các trang của PowerPoint có thể đưa vào các đối tượng (text, đồ họa) chính sau đây: (1) Text Object Là các đối tượng chứa text (chữ). Mỗi đối tượng Text bao gồm một Khung hình chữ nhật chứa một hoặc nhiều đoạn văn bản bên trong. Các thao tác với văn bản này hoàn toàn tương tự như soạn thảo trong WinWord do đó rất dễ dàng đối với giáo viên. Sử dụng các lệnh từ thực đơn Format dưới đây để tạo khuôn cho vùng văn bản này. Đối với viền khung và nền sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ Drawing sau đây để tạo khuôn cho khung và nền của Text Object. Cần phân biệt 3 loại Text Object của PowerPoint: Title Text Object, Paragraph Text Object và Normal Text Object. Title Text Object - là object text đặc biệt chỉ có đúng 1 trên mỗi Slide. Có 2 loại Title Text Object là Title và SubTitle. Paragraph Text Object - là object text đặc biệt thường nằm dưới của Title Text Objects. Paragraph Text Object có các tính năng đặc biệt sau đây: - Mặc định các paragraph (đoạn văn bản) đã được đánh số hoặc bullet sẵn. - Trong Paragraph Text Object, các đoạn văn bản được tự động đánh số hoặc bullet theo các mức khác nhau. Paragraph Text Objects Mặc định, các Title Text luôn xuất hiện trên Slide. Tuy nhiên nếu không có, bạn có thể khởi tạo lại Title Text bằng cách thực hiện lệnh Format/Slide Layout và chọn kiểu xuất hiện tương ứng của Title Text. Title Text có ý nghĩa quan trọng: nó chính là "Tên" của Slide hiện thời (trong trường hợp Title Text không tồn tại thì Slide sẽ mang tên "Slide n" với n là số thứ tự của Slide). Tên của Slide rất quan trọng nếu chúng ta cần thiết điều khiển thay đổi thứ tự trình diễn Slide trong bài giảng của mình. Các đối tượng Title, Subtitle và Paragraph Text sẽ được tự động định dạng trước trong Master Slide. Do vậy mặc định, tất cả các Title Text Object đều có định dạng như nhau, và do đó chúng đóng vai trò chỉ ra các tiêu đề, đầu đề chính của các tiết học hay bài giảng. Để vào được Slide đặc biệt này (Master Slide) thực hiện lệnh View/Master/Slide Master. Trên màn hình sẽ xuất hiện một Slide đặc biệt với các Text Object chính là Title và Paragraph. Công việc tiếp theo chỉ là định dạng cho hai Text Object này. Các định dạng này sẽ được áp dụng mặc định cho tất cả các Title Text Object trên Slide của tệp PowerPoint. Normal Text Object - là text object bình thường được tạo ra bởi công cụ trên thanh công cụ Drawing. Các thao tác với Text Object này hoàn toàn không có gì khác biệt, điểm khác duy nhất là chúng không được tạo khuôn trước và nội dung sẽ không liên quan đến tên của Slide hiện thời. (2) Drawing Object Đây là các đối tượng quan trọng rất hay được sử dụng trong các bài giảng và trình diễn. Đó là các hình vẽ, đường cong, mũi tên được tạo bởi công cụ AutoShapes. Các đối tượng Drawing được khởi tạo từ bảng lệnh AutoShapes như sau: Các mức khác nhau của Paragraph Text Object: - Mức 1 - Mức 2 - Mức 3 PowerPoint có khả năng xử lý rất mạnh đối với các đối tượng Drawing này ví dụ như - quay, - tinh chỉnh bằng điểm trên line, . Với Drawing Object, các giáo viên sẽ có một công cụ khá đầy đủ để thiết kế các bài giảng phức tạp như Toán, Lý, Hóa, Sinh. Tuy nhiên các công cụ này chưa thể thay thế những phần mềm hỗ trợ học tập chuyên dụng như Crocodile, Geometer Sketchpad, . (3) ClipArt Object Các hình vẽ được lấy từ một thư viện tranh có sẵn của Microsoft PowerPoint. Nút lệnh ClipArt có dạng . Nếu bạn thấy thư viện tranh trên máy tính của mình còn ít thì đó là do chưa cài đặt đầy đủ bộ ClipArt của phần mềm. Khi đó chúng ta sẽ nhờ các chuyên gia Tin học (hoặc chính chúng ta) cài đặt thêm bộ ClipArt đầy đủ vào máy tính của mình. ClipArt Object là những bức tranh, ảnh rất cần thiết để minh họa cho bài giảng của giáo viên, là một yếu tố không thể thiết của bất kỳ một bài giảng nào trên máy tính. (4) WordArt Object Các dòng chữ trang trí đặc biệt được khởi tạo từ các mẫu có sẵn. Nút lệnh tạo WordArt có dạng sau . (5) Chart Object Biểu đồ được tạo bởi một bảng số. Đây là một dạng đồ họa rất phổ biến hay dùng trong các ứng dụng văn phòng và trong thiết kế bài giảng. Các minh họa số liệu môn Địa lý, Lịch sử, Hóa học đều cần dùng đến Biểu đồ. Ví dụ: 0 20 40 60 80 100 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr East West North Để bắt đầu một Chat Object hãy kích nút trên thanh công cụ chính của PowerPoint. Nếu bạn không thấy nút lệnh này trên màn hình hãy thực hiện lệnh Insert/Chart. (6) Bảng biểu Bảng biểu được thiết lập trên slide bằng công cụ chèn bảng hoặc công cụ vẽ bảng trên thanh công cụ Tables and Border. Cách khởi tạo và làm việc với bảng tương tự như trong phần mềm soạn thảo văn bản Word. Khi đã khởi tạo xong, bảng sẽ thể hiện trên slide như một đối tượng độc lập, dễ dàng di chuyển và thay đổi kích thước trong phạm vi không gian của slide. (7) Các nút lệnh (Action button) Các nút lệnh có chức năng điều khiển quá trình "trình diễn" của các slide. Các nút này được chèn vào từ lệnh Slide Show / Action Buttons. Trong khi Trình diễn hay giảng bài, khi kích chuột vào các nút này sẽ tạo ra một lệnh điều khiển tương ứng. Chú ý: các nút lệnh (action button) không phải là công cụ duy nhất để điều khiển sự xuất hiện Slide trong khi trình diễn. Về nguyên tắc, bất kỳ một Object nào của PowerPoint cũng có thể tạo thành một nút lệnh điều khiển (xem trình bày trong các bài sau). Tuy nhiên các nút lệnh Action Button là những nút công cụ chuyên dụng, dễ dàng sử dụng và thiết kế đẹp trên màn hình nên chúng tôi khuyên các giáo viên nên dùng các công cụ này. Thông thường trên màn hình bài giảng nên dành ra một khoảng không gian cố định cho các nút lệnh điều khiển này. Khi khởi tạo chúng trên Slide, cửa sổ gán lệnh sau sẽ xuất hiện. Để làm xuất hiện lại màn hình gán Action Setting này, hãy chọn Object tương ứng, kích chuột phải và sau đó chọn lệnh Action Setting. Ngoài các chức năng cho phép tự động chuyển đến các Slide như tiếp theo (next), trước (previous), đầu tiên (first), cuối cùng (last), chương trình còn cho phép chuyển điều khiển đến một Slide bất kỳ theo ý muốn. Để làm việc này, bạn hãy chọn kiểu điều khiển là Slide như trong hình ảnh trên. Một cửa sổ tiếp theo xuất hiện cho phép chọn Slide. Bạn chỉ việc chọn Slide tương ứng và bấm nút OK. Chú ý trong hình ảnh trên, Slide số 4 không có Title Text Object do đó tên của Slide sẽ là "Slide 4" trong khi các Slide khác đều có tên bình thường. (8) Các đối tượng Multimedia khác (đồ họa, âm thanh, phim, .) Bao gồm các đối tượng đồ họa khác với các đối tượng đã nêu trên. Bạn có thể tạo ra một đối tượng là một tệp ảnh có sẵn trên đĩa, một tệp âm thanh (wav, mp3, .) hoặc một tệp video (avi, mov, dat, .) có sẵn. Nếu là âm thanh hoặc phim, khi trình diễn kích nhẹ lên đối tượng, chương trình sẽ tự động mở đoạn nhạc hoặc phim chiếu trên màn hình. Để chèn một ảnh đã có sẵn chúng ta dùng lệnh Inser/Picture/From File. Sau đó chỉ cần tìm chọn file tương ứng trên đĩa để chèn vào Slide hiện thời. Muốn chèn một file âm thanh hoặc video có sẵn trên đĩa, chúng ta dùng lệnh Insert/Movies and Sounds/Movie From File hoặc Insert/Movies and Sounds/Sound From File. Sau đó chỉ cần chọn tệp âm thanh hoặc video tương ứng trên đĩa. Sau đây là màn hình của Slide sau khi đã chèn vào 2 Object, một (bên trái) là Sound, một (bên phải) là video. Khi trình diễn bài giảng, bạn chỉ việc kích chuột nhẹ lên các Object này sẽ nghe được âm thanh và nhìn được đoạn phim tương ứng. Do vậy các Object Multimedia rất quan trọng trong quá trình thiết kế bài giảng, chúng sẽ làm cho bài giảng trở nên sinh động, hấp dẫn và sẽ tăng đáng kể hiệu quả của một tiết dạy trên lớp. Chú ý: Trong bài học này, chúng ta chỉ bàn đến các vấn đề kỹ thuật của bài giảng, coi như các giáo viên đã có sẵn các tư liệu. Với một thư viện đầy đủ các tư liệu cho môn học của mình, giáo viên sẽ đóng vai trò người thiết kế bài giảng trên máy tính, sử dụng phần mềm PowerPoint và với sự sáng tạo khác nhau, mỗi người có thể tạo ra cho một một bài giảng hay, hấp dẫn với phong cách riêng của mình. Tất nhiên việc tìm ra một Thư viện đầy đủ các tư liệu cho bài giảng là một công việc khổng lồ và rất khó khăn, chúng ta sẽ bàn về chủ đề này trong một bài viết khác. Có lẽ các công ty phần mềm Tin học sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và đưa ra các phần mềm cung cấp tư liệu bài cho giáo viên thiết kế bài giảng. Thiết lập nội dung bài giảng trên Slide Như đã trình bày ở trên, mỗi slide sẽ chứa các đối tượng thông tin (có thể là chữ, đồ họa, biểu đồ, bảng biểu, multimedia và các nút lệnh điều khiển) dùng làm nội dung bài giảng. Các nội dung thông tin này được giáo viên nhập trực tiếp trên các trang (slide) bài giảng của mình. Có thể tạm thời phân loại nội dung thông tin bài giảng thành các loại sau: (1) Thông tin nội dung khung chương trình chính. [...]... xong thông tin nội dung chính của bài giảng, công việc tiếp theo hết sức quan trong là thiết lập các hiệu ứng cho việc trình diễn slide khi giảng bài Các hiệu ứng này sẽ làm cho bài giảng trở nên hấp dẫn hơn, sinh động hơn Một số chức năng tạo Animation (chuyển động) các đối tượng trên slide còn là nội dung mô phỏng chính của kiến thức bài giảng (1) HyperText Link Các liên kết giữa các trang (slide)... trên Slide Các hiệu ứng Animation thường được dùng trong các trường hợp sau: - Tạo khả năng các đối tượng bài giảng xuất hiện theo thời gian, theo quá trình giảng bài của giáo viên, tăng khả năng hấp dẫn của bài giảng và sự tiếp thu của học sinh - Trong nhiều trường hợp tạo ra được sự mô phỏng quá trình thực hành (thí nghiệm) minh họa trực tiếp cho phần lý thuyết hay chứng minh của bài giảng (5) Multimedia . có một số kỹ năng tối thiểu sử dụng các ứng dụng cơ bản như WinWord, Excel, PowerPoint. Yêu cầu cụ thể đối với giáo viên: - Sử dụng thành thạo môi trường. phòng của Microsoft. Power Point là phần mềm tương đối đơn giản, dễ sử dụng và được sử dụng rất hữu ích trong hoàn cảnh cụ thể của Việt Nam. PowerPoint có