thảo luận hệ thống thông tin quản lý

LỜI MỞ ĐẦUKinh tế ngày càng phát triển, đi cùng với đó là sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt hơn. Vì vậy để khẳng định được tên tuổi và đứng vững được trên thị trường thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm tòi, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong kinh doanh. Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một việc không thể thiếu, vì nó giúp cho doanh nghiệp tăng năng suất công việc, giảm khối lượng công việc lao động bằng chân tay, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và hiệu quả công việc được thể hiện một cách rõ rệt. Trong đó, ứng dụng ERP đã trởthành công cụ quản lý mới để điều hành doanh nghiệp, ERP viết tắt của (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Ứng dụng ERP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp năng suất lao động sẽ tăng do dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch liên quan, đồng thời báo cáo với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn, doanh ghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn về chi phí, hạn mức hàng tồn kho,...tối ưu hóa nguyên vật liệu, nhân công...Vì vậy việc ứng dụng ERP là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là điều không thể thiếu được.PHẦN 1: TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP1.Khái niệm ERP, đặc điểm chung của hệ thống, vai trò của ERP đối với doanh nghiệp.1.1. Khái niệm ERP ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh nghiệp bao trùm lên toàn bộ các hoạt động, chức năng của doanh nghiệp như: Kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.1.2. Đặc điểm chung của hệ thống Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler); có tính tích hợp chặt chẽ; có khả năng phân tích quản trị; tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính hướng dẫn (driver). Mặt tích cực này cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý doanh nghiệp trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu thảo luận về “Manufacturing ResourcePlanning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communicationamong Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ. 1.3.Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai: Các số liệu được lưu lại đầy đủ, và chính xác cùng với những phân tích tài chính hỗ trợ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp với năng lực và tài chính của công ty qua nhiều năm. Đem đến cho doanh nghiệp không phải một phần mềm máy tính mà là một giải pháp tổng thể, một công nghệ quản lý, một nghệ thuật quản trị hiện đại.Giải quyết các bài toán tích hợp mà các hệ thống rời rạc không thể thực hiện được. Giảm chi phí đầu tư so với nhiều hệ thống rời rạc, một hệ thống thống nhất, dễ vận hành, bảo trì. Thông tin tập trung, chính xác, kịp thời: Thông tin cập nhật theo thời gian thực và được lưu lại theo từng nguồn cấp tin nên đảm bảo chính xác, đầy đủ do dễ dàng phát hiện vị trí lỗi dữ liệu để kịp thời sửa chữa. Không giới hạn về quy mô doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, vị trí địa lý: Các hệ thống ERP hoạt động linh hoạt và được các nhà cung cấp dịch vụ phân tích thiết kế theo từng đặc thù nên đảm bảo hoạt động tốt trong mọi quy trình nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. Mặt khác, việc ứng dụng quản trị cơ sở dữ liệu trực tuyến giúp lãnh đạo truy xuất các dữ liệu, báo cáo mọi lúc, mọi nơi dễ dàng và thuận tiện. Dễ dàng nâng cấp, mở rộng: Trong quá trình hoạt động, luôn phát sinh những diễn biễn mới khiến người quản trị ngày càng phải cập nhật và giải quyết những mâu thuẫn mới dẫn đến phát sinh những nhu cầu quản lý mới. Do đó, một hệ thống linh hoạt, dễ nâng cấp và mở rộng dẫn ra một cách thức hoạt động hiệu quả và phù hợp hơn với sự biến đổi từng ngày tại doanh nghiệp. Tối ưu hóa quy trình hoạt động, lập quy trình tiêu chuẩn thích ứng với các quy trình kinh doanh đặc thù để từ đó sẽ đưa đến việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả nguồn lực, tăng cường giám sát hoạt động. ERP giúp giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động do dữ liệu từ các bộ phận được liên kết và kế thừa nhau, với những ràng buộc bởi các thuật toán giúp dễ dàng phát hiện lỗi phát sinh trong dữ liệu. Thay vì phải đi dò từng con số khi sử dụng tính toán bằng excel. Hạn chế các lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh cho doanh nghiệp. Đáp ứng yêu cầu về thương mại điện tử: Hỗ trợ mua, bán hàng trực tuyến, nhắc nhở giao hàng cho đơn hàng giao hàng sau …1.4.Các loại hệ thống ERP: Thương Mại, Mã Nguồn Mở, Miễn Phí1.4.1.Miễn phí Một vài doanh nghiệp trên con đường tiến đến sử dụng phần mềm EPR có trả phí sẽ triển khai, sử dụng loại phần mềm này. Phần lớn chúng được tạo bởi các hãng có tên tuổi. Vì là miễn phí nên một một vài chức năng hay số lượng người dùng sẽ bị giới hạn. Một số cái tên có thể kể tới: ERP5, ,Odo ERP, Dolibarr, PostBooks, Apache OFBiz ... 1.4.2. Mã nguồn mở Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn lực tài chính còn hạn hẹp để đầu tư và duy trì vận hành hệ thống ERP là cả một vấn đề. Vì vậy, phần mềm mã EPR mã nguồn mở là lựa chọn của không ít các doanh nghiệp trong nước khi bước đầu tiếp cận chuyển sang các giải pháp phần mềm doanh nghiệp để cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng, sắp xếp các hoạt động kinh doanh và tăng tính minh bạc trong tổ chức. Cũng như các phần mền mã nguồn mở khác ERP có khả năng tùy biến cao, đáp ứng được những nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp. Tùy vào các lựa chọn module bổ sung khác nhau mà giá duy trì theo tháng cũng khác nhau. Mã nguồn mở phần mềm ERP cũng cung cấp nhiều tài liệu, kinh nghiệm, kỹ thuật,... mà cộng đồng người sử dụng chia sẻ. Môt số sự án ERP mã nguồn mở có thể kể đến như Open ERP, OpenBravo ERP, Opentaps,... 1.4.3.Thương mại Đây là bộ phần mềm hướng tới các doanh nghiệp lớn, với hệ thống quản lý phức tạp. Ngoài chi phí bản quyền ban đầu, để sử dụng ERP doanh nghiệp còn phải trả chi phí hạ tầng,chi phí triển khai, tích hợp và tùy biến ERP và bảo trì. Đôi khi những chi phí này cao gấp nhiều lần chi phí bản quyền.Chi phí cao là rào cản lớn nhất để phần lớn nhất đối với doanh nghiệp trong nước trong việc tiếp cận với bộ phần mềm trong phân khúc này. Nổi bật trong phân khúc này có thể kể đến các cái tên như: SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle EBusiness Suite, Microsoft Dynamics,... 2.ERP trên thị trường2.1.ERP trên thị trường thế giới Công ty cung cấp:Với tốc độ tăng trưởng và sự phổ biến của phần mềm ERP, ngày càng có nhiều doanh nghiệp dự định đưa ra kế hoạch sở hữu một phần mềm ERP cho mình. Điều này dẫn đến các công ty phần mềm nhảy vào thì trường để lấp đầy các nhu cầu của doanh nghiệp với các ngành công nghiệp cụ thể, các giải pháp dựa trên giải pháp ERP. Có nhiều nhà cung cấp ERP trên thế giới và dưới đây là một số nhà cung cấp lớn: Tập đoàn phần mềm Epicor, một tập đoàn phần mềm đứng đầu toàn cầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm kinh doanh cho hoạt động sản xuất, phân phối, bán lẻ và ngành công nghiệp dịch vụ, mới đây đã nhận giải ‘Nhà cung cấp Hệ thống ERP tốt nhất’ cho giải pháp lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thế hệ mới.Giải pháp của Epicor mang tới các chức năng sâu rộng cho các nhà sản xuất khắp Châu Á, cùng công nghệ sáng tạo, có “tầm nhìn xa trông rộng và cụ thể cho từng ngành công nghiệp, cũng như quá trình cống hiến của Epicor trong việc hỗ trợ giáo dục cho ngành sản xuất tại Châu Á. Được xây dựng trên cấu trúc hướng dịch vụ và công nghệ Microsoft.NET, Epicor ERP là một giải pháp phần mềm doanh nghiệp đầu cuối theo ngành công nghiệp để doanh nghiệp tự do lựa chọn cách thức triển khai – cài đặt tại doanh nghiệp, trên máy chủ hay trên mạng theo giải pháp sử dụng phần mềm như dịch vụ (SaaS).Tại Việt Nam, giải pháp ERP đoạt giải thưởng của Epicor cũng đã được triển khai tại nhiều doanh nghiệp sản xuất và phân phối địa phương bao gồm Tập đoàn Sino Việt Nam, Công ty cổ phần Dược phẩm Dược liệu Pharmedic, Công ty TNHH IIVI Việt Nam, Tập đoàn PATC thông qua đối tác địa phương của Epicor, Công ty TNHH Phần mềm 3s. Với Epicor ERP, các doanh nghiệp trong nước đã có thể hợp lý hóa các thông tin nội bộ và quy trình kinh doanh, giảm thiểu việc nhập dữ liệu không chính xác và trùng lặp, cũng như cập nhật thông tin và báo cáo theo thời gian thực, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất tổng thể. SAP được thành lập năm 1972 tại Đức và là nhà cung cấp dịch vụ phần mềm lớn nhất thế giới hiện nay, ban đầu giải pháp ERP của SAP rất tốn kém và chỉ có 500 công ty triển khai. Phiên bản ERP mới nhất hiện tại của SAP là SAP ECC 6.0 với cái tên được đặt trước đó la SAP R 3, các sản phẩm khác dành cho các công ty vừa và nhỏ là SAP business one và SAP All in one. Tất cả các phần mềm đó là 1 phần của bộ phần mềm doanh nghiệp, SAP kinh doanh bằng cách thiết kế mô hình phần mềm hướng dịch vụ (SaaS – Software as a Service) cung cấp giải pháp lưu trữ ERP cho khách hàng. Infor Global Solution là 1 “đại gia” khác trong thị trường ERP, được thành lập năm 2002 với tên Agilisys tại Mỹ, Sau khi mua lại Infor Global Solutions thì sử dụng tên này đến thời điểm hiện tại. Công ty này cung cấp các giải pháp đặc thù trong giải pháp ERP như SCM, CRM, Quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý sản phẩm, PLM, HCM và quản lý tài chính. Các ngành đặc thù như lĩnh vực công, bệnh việny tế, khách sạn cũng là một thế mạnh của Infor trong thị trường phần mềm ERP.Giải pháp ERP của Infor cũng phổ biến trong lĩnh vực sản xuất vì sự tiện dụng của nó.Phần mềm ERP của Infor hỗ trợ tất cả các loại hình sản xuất, quy trình sản xuất rời rạc khác nhau đối với từng doanh nghiệp cụ thể. Epicor cũng khẳng định vị trí của mình trong thị trường ERP đầy cạnh tranh. Họ cung cấp các giải pháp về kinh tế cho các lĩnh vực kinh doanh cụ thể.Epicor cung cấp các giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như quản lý chuỗi cung ứng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý nguồn nhân lực, bán lẻ, quản lý dịch vụ IT. Netsuite là công ty dẫn đầu thế giới về cung cấp dịch vụ ERP lưu trữ – tức ERP hoạt động theo mô hình SaaS, mặc dù công ty chủ yếu tập trung vào thị trường dành cho doanh nghiệp vừa va nhỏ tuy nhiên Netsuite cũng có các công ty con nằm rải rác khắp thể giới nhằm tạo ra giải pháp và có dịch vụ hỗ trợ tốt hơn cho khách hàng. WinMain ra đời nhằm cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp với dịch vụ tư vấn, triển khai giải pháp phần mềm ERP là OpenERP. Với tính năng gần như hoàn thiện, OpenERP cung cấp giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.Với phương châm không để khách hàng phải bỏ ra ngân sách quá lớn để đạt được hiệu quả cao trong quản lý kinh doanh.Đã và đang cung cấp 1 giải pháp “mềm” phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.Giá thành:ERP là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP có tác dụng tối ưu hoá việc hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng thế giới như SAP, Oracle... đã vào Việt nam dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác Việt nam. Triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp là dự án phần mềm lâu dài và gian khổ. Ngoài chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức cho việc triển khai ERP. Các sản phẩm ERP ngoại có bề dầy lịch sử lâu dài và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Các hệ thống ERP ngoại rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm nữa. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại lên rất cao. Đối với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP ngoại thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD.2.2.ERP trên thị trường Việt NamNhà cung cấp:Hiện nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc sử dụng phần mềm ERP ngày càng ph ổ biến ở doanh nghiệp Việt Nam. Chính vì thế cũng ngày càng có nhiều các công ty cung cấp phần mềm ERP ở nươc ta như: FPT, Lạc Việt, Misa, Fast... Hiện nay công ty Cổ phần phần mềm BRAVO là công ty chuyên sâu trong việc nghiên cứu, phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh – xã hội. (Sản xuất phần mềm phục vụ các doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanhxã hội). Sản phẩm chính của BRAVO là “Phần mềm Quản trị tài chính kế toán”, “Phần mềm Quản lý doanh nghiệp (ERP)” và các dịch vụ.BRAVO là một trong những nhà cung cấp phần mềm “Quản trị doanh nghiệp Tài chính kế toán” có quy mô và uy tín của Việt nam. Đồng thời là công ty đầu tiên chuyên sâu vào lĩnh vực kế toán cho doanh nghiệp sản xuất, cũng như cung cấp các giải pháp về hệ thống Quản trị Tài chính Kế toán và Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP).Gía thành.Tổng chi phí sỡ hữu của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ tư vấn và các chi phí nhân sự nội bộ. Các con số tổng chi phí bao gồm cài đặt phần mềm và chi phí 2 năm đầu tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. Tổng chi phí trung bình là 15 triệu đôla Mỹ, con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô.Khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP nội thì giá thành sẽ rẻ hơn nhiều, chi phí khoảng hơn một triệu một tháng.Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng loại hệ thống này vao Việt Nam.Thuận lợi:Phân tích về hiệu quả ERP: “Cái lợi đầu tiên mà nó đem lại chính là con người bởi nó làm thay đổi tư duy làm việc của mọi vị trí trong mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng một hệ thống quản lý hiện đại, ban lãnh đạo doanh nghiệp có được thông tin nhanh chóng và chính xác.Các cấp quản lý có thể tối ưu hóa năng suất lao động tại mỗi công đoạn”.Công ty Savimex đầu tư trọn gói bộ sản phẩm ERP của Oracle dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Đông Nam Á do Trung tâm dịch vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai. Đồng thời, Savimex cũng kiên quyết cải tổ quy trình quản lý sản xuất theo phương pháp của ERP. Điều này ban đầu đã gây không ít xáo trộn và khó khăn bên trong doanh nghiệp.Tuy nhiên, khi mọi thứ đã “vào guồng” thì hiệu quả tăng lên rõ rệt. Tổng kết 3 quý đầu thử nghiệm ERP tại 2 nhà máy Satimex và SaviWoodtex (thuộc Savimex), năng suất lao động tăng khoảng 10%, kết quả kinh doanh tăng lần lượt 28% và 46%. Những kết quả đó là cơ sở để Savimex mở rộng ứng dụng ra toàn công ty.Việc tin học hóa tổng thể quy trình quản lý mang lại một hệ thống hoàn chỉnh, đảm bảo thông tin chính xác, nhanh chóng từ đầu vào đến đầu ra sản phẩm, ông Vương Quân Ngọc, Phó phòng Phát triển thị trường, Trung tâm dịch vụ ERP FPT, nói.Tại Việt Nam, các công ty liên doanh hoặc 100% vốn đầu tư nước ngoài là những đơn vị đầu tiên ứng dụng ERP.Với ngân sách hàng năm dành cho phát triển hệ thống không nhỏ, các chuyên gia CNTT tại những doanh nghiệp này luôn nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ tại công ty mình. Vì vậy, khi triển khai một phân hệ mới, họ có điều kiện mời chuyên gia nước ngoài có kinh nghiệm lâu năm về chuyên môn, biết cách ứng dụng những thông lệ tốt nhất được sử dụng trên thế giới vào giải pháp chuyên ngành tại doanh nghiệp.Trong buổi ký kết hợp đồng triển khai ERP tại doanh nghiệp mình, ông Trần Văn Sen, Tổng giám đốc Công ty Hương Sen, khẳng định, việc triển khai giải pháp ERP là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển toàn diện, mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm bia Đại Việt. Việc ứng dụng CNTT cho quy trình quản lý doanh nghiệp là đúng đắn và rất cần thiết trên thị trường đầy cạnh tranh. Để có thể so tài với các tên tuổi khác như bia Hà Nội, bia Sài Gòn, Halida... bia Đại Việt cần được quản lý một cách hiệu quả, ông Sen nói.Theo kinh nghiệm tại các doanh nghiệp đã triển khai ERP, sử dụng chỉ số về thời gian hoàn vốn (ROI – Returns On Investment) để đánh giá hiệu quả kinh tế thể hiện khá rõ vai trò của ERP.Khó khăn: Những doanh nghiệp đã triển khai ERP hầu hết có quy trình sản xuất và mô hình tổ chức khá phức tạp, cần sự chính xác trong quản lý.Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người. Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhưng riêng mức giá khoảng 100.000 USD cho một dự án ERP trung bình cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở, thời gian “hoàn vốn” có thể xác định tương đối nhanh mới có thể mạnh dạn với ERP. Nguyên nhân được lý giải là trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa nhiều khi phải thay đổi để thích ứng được với sự phát triển nóng. Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo phương pháp đã có của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất có công đoạn thủ công thì việc tùy biến giải pháp ERP trở thành cơn ác mộng đối với nhà cung cấp. Thậm chí những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, đa phần chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát.Những doanh nghiệp có thể vận dụng tính năng kế hoạch hóa rất ít, mặc dù đây mới là điểm nổi bật của ERP.Các nhà cung cấp ERP cũng thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít, chủ yếu trưởng thành trong quá trình triển khai ERP ở các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh nghiệp thì 80% khối lượng công việc là tư vấn và chỉ có 20% khối lượng là công việc kỹ thuật. Đội ngũ tư vấn viên của các công ty cung cấp ERP cũng mới chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, ít khi dám “tư vấn” cho khách hàng về những quy trình mới mà giải pháp ERP của họ mang lại. Đây là “bài học tiền tỷ” mà Savimex đúc kết được qua 4 lần thất bại trước khi trở thành một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP. Bà Trương Thị Hoàng Ngọc, Giám đốc CNTT của Savimex, phân tích nguyên nhân của những thất bại là do lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể. Bên cạnh đó còn là sự cả nể, chiều theo ý doanh nghiệp của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích... Ngoài ra, quy trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở vì họ buộc phải thay đổi hàng loạt quy trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ.Những khó khăn từ hai phía khiến các doanh nghiệp vẫn lúng túng trước ERP dù những lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong quản lý quá rõ ràng. Theo nhận định của TS. Bùi Quang Ngọc, Tổng giám đốc Trung tâm dịch vụ ERP FPT, đây là nhu cầu bức bách của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế. Phần 2: Thực hành1.Giới thiệu khách sạn Khách sạn Yến:Tọa lạc tại trung tâm quận Cầu Giấy, Khách sạn Yến có vị trí giao thông rất thuận lợi: tới sân bay Nội Bài 25’, và chỉ 15’ để đến khu phố cổ Hà Nội. Khách sạn Yến liền kề với Văn phòng Chính phủ, Bộ kế hoạch đầu tư, Bộ Tài nguyên môi trường, Trung tâm Hội nghị Quốc Gia, Bảo tàng Hà Nội, Sân vận động Mỹ Đình, Trung tâm thương mại Kangnam, Siêu thị BigC...Khách sạn Yến đạt tiêu chuẩn ba sao, với 30 phòng sang trọng với trang thiết bị hiện đại cao cấp theo phong cách Châu Âu. Điều đặc biệt nhất của Khách sạn Yến chính là bầu không khí thân mật ấm cúng, sự quan tâm chăm sóc tận tình như người trong gia đình, luôn giữ phong cách lịch sự, lễ phép, hướng tới sự hoàn hảo cho mỗi dịch vụ mà Khách sạn Yến cung cấp.2.Xây dựng bài toán:

LỜI MỞ ĐẦU Kinh tế ngày phát triển, với cạnh tranh ngày trở nên gay gắt Vì để khẳng định tên tuổi đứng vững thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm tòi, ứng dụng công nghệ thông tin vào kinh doanh Việc ứng dụng công nghệ thông tin việc thiếu, giúp cho doanh nghiệp tăng suất công việc, giảm khối lượng công việc lao động chân tay, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí hiệu công việc thể cách rõ rệt Trong đó, ứng dụng ERP trởthành công cụ quản lý để điều hành doanh nghiệp, ERP viết tắt (Enterprise Resource Planning) có nghĩa “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Ứng dụng ERP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch liên quan, đồng thời báo cáo với tốc độ nhanh hơn, xác hơn, doanh ghiệp có khả kiểm soát tốt chi phí, hạn mức hàng tồn kho, tối ưu hóa nguyên vật liệu, nhân công Vì việc ứng dụng ERP hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp điều thiếu PHẦN 1: TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP Khái niệm ERP, đặc điểm chung hệ thống, vai trò ERP doanh nghiệp 1.1 Khái niệm ERP ERP (Enterprise Resource Planning) hệ thống thông tin quản lý tích hợp nguồn lực doanh nghiệp bao trùm lên toàn hoạt động, chức doanh nghiệp như: Kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Đặc điểm chung hệ thống 1.2 Theo chuyên gia ERP, hệ thống đạt tầm ERP cần phải: thiết kế theo phần nghiệp vụ (moduler); có tính tích hợp chặt chẽ; có khả phân tích quản trị; tính mở Hệ thống ERP có khả sửa chữa, khai thác thông tin Do đó, với quy trình vận hành, ERP có tính hướng dẫn (driver) Mặt tích cực cho phép doanh nghiệp học tập quy trình quản lý doanh nghiệp chương trình, từ thiết lập quy trình quản lý hoạch định quy trình dự kiến tương lai Theo Marcelino Tito Torres tài liệu thảo luận “Manufacturing Resource Planning” hệ thống ERP có đặc điểm sau: - ERP hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System) Tích hợp – có nghĩa công đoạn, người, phòng ban chức liên kết, cộng tác với - trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống ERP hệ thống người làm chủ với hỗ trợ máy tính (People System Supported by the Computer) Những cán chức năng, nghiệp vụ chính, phần mềm máy tính hỗ trợ Người sử dụng phải đào tạo cẩn thận, tính tích cực nhân viên - yếu tố định ERP hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa phải hệ thống hoạt động theo quy tắc kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải lập theo năm, tháng, tuần; hệ thống không hoạt động kế hoạch; quy tắc, quy trình - xử lý phải quy định trước ERP hệ thống với tránh nhiệm xác định rõ (Defined Responsibilities) Ai làm việc gì, trách nhiệm phải xác định rõ trước ERP hệ thống liên kết phòng ban công ty (Communicationamong Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với phòng ban cát 1.3 Vai trò ERP doanh nghiệp - Hệ thống ERP tạo tảng bền vững cho phát triển doanh nghiệp tương lai: Các số liệu lưu lại đầy đủ, xác với phân tích tài hỗ trợ cho ban giám đốc định phù hợp với lực tài công ty qua nhiều năm - Đem đến cho doanh nghiệp phần mềm máy tính mà giải pháp tổng thể, công nghệ quản lý, nghệ thuật quản trị đại.Giải toán tích hợp mà hệ thống rời rạc thực - Giảm chi phí đầu tư so với nhiều hệ thống rời rạc, hệ thống thống nhất, dễ vận hành, bảo trì - Thông tin tập trung, xác, kịp thời: Thông tin cập nhật theo thời gian thực lưu lại theo nguồn cấp tin nên đảm bảo xác, đầy đủ dễ dàng phát vị trí lỗi liệu để kịp thời sửa chữa - Không giới hạn quy mô doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, vị trí địa lý: Các hệ thống ERP hoạt động linh hoạt nhà cung cấp dịch vụ phân tích thiết kế theo đặc thù nên đảm bảo hoạt động tốt quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp Mặt khác, việc ứng dụng quản trị sở liệu trực tuyến giúp lãnh đạo truy xuất liệu, báo cáo lúc, nơi dễ dàng thuận tiện - Dễ dàng nâng cấp, mở rộng: Trong trình hoạt động, phát sinh diễn biễn khiến người quản trị ngày phải cập nhật giải mâu thuẫn dẫn đến phát sinh nhu cầu quản lý Do đó, hệ thống linh hoạt, dễ nâng cấp mở rộng dẫn cách thức hoạt động hiệu phù hợp với biến đổi ngày doanh nghiệp - Tối ưu hóa quy trình hoạt động, lập quy trình tiêu chuẩn thích ứng với quy trình kinh doanh đặc thù để từ đưa đến việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu nguồn lực, tăng cường giám sát hoạt động - ERP giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh trình hoạt động liệu từ phận liên kết kế thừa nhau, với ràng buộc thuật toán giúp dễ dàng phát lỗi phát sinh liệu Thay phải dò số sử dụng tính toán excel - Hạn chế lỗ hổng thông tin, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh cho doanh nghiệp - Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử: Hỗ trợ mua, bán hàng trực tuyến, nhắc nhở giao hàng cho đơn hàng giao hàng sau … 1.4 Các loại hệ thống ERP: Thương Mại, Mã Nguồn Mở, Miễn Phí 1.4.1 Miễn phí Một vài doanh nghiệp đường tiến đến sử dụng phần mềm EPR có trả phí triển khai, sử dụng loại phần mềm Phần lớn chúng tạo hãng có tên tuổi Vì miễn phí nên một vài chức hay số lượng người dùng bị giới hạn Một số tên kể tới: ERP5, ,Odo ERP, Dolibarr, PostBooks, Apache OFBiz 1.4.2 Mã nguồn mở Với doanh nghiệp vừa nhỏ, nguồn lực tài hạn hẹp để đầu tư trì vận hành hệ thống ERP vấn đề Vì vậy, phần mềm mã EPR mã nguồn mở lựa chọn không doanh nghiệp nước bước đầu tiếp cận chuyển sang giải pháp phần mềm doanh nghiệp để cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng, xếp hoạt động kinh doanh tăng tính minh bạc tổ chức Cũng phần mền mã nguồn mở khác ERP có khả tùy biến cao, đáp ứng nhu cầu đặc thù doanh nghiệp Tùy vào lựa chọn module bổ sung khác mà giá trì theo tháng khác Mã nguồn mở phần mềm ERP cung cấp nhiều tài liệu, kinh nghiệm, kỹ thuật, mà cộng đồng người sử dụng chia sẻ Môt số án ERP mã nguồn mở kể đến Open ERP, OpenBravo ERP, Opentaps, 1.4.3 Thương mại Đây phần mềm hướng tới doanh nghiệp lớn, với hệ thống quản lý phức tạp Ngoài chi phí quyền ban đầu, để sử dụng ERP doanh nghiệp phải trả chi phí hạ tầng,chi phí triển khai, tích hợp tùy biến ERP bảo trì Đôi chi phí cao gấp nhiều lần chi phí quyền.Chi phí cao rào cản lớn để phần lớn doanh nghiệp nước việc tiếp cận với phần mềm phân khúc Nổi bật phân khúc kể đến tên như: SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics, tranh Để so tài với tên tuổi khác bia Hà Nội, bia Sài Gòn, Halida bia Đại Việt cần quản lý cách hiệu quả", ông Sen nói Theo kinh nghiệm doanh nghiệp triển khai ERP, sử dụng số thời gian hoàn vốn (ROI – Returns On Investment) để đánh giá hiệu kinh tế thể rõ vai trò ERP  Khó khăn: Những doanh nghiệp triển khai ERP hầu hết có quy trình sản xuất mô hình tổ chức phức tạp, cần xác quản lý.Trên thực tế, ERP dành cho tất người Dù nhìn nhận lợi ích, hiệu ứng dụng ERP mang lại riêng mức giá khoảng 100.000 USD cho dự án ERP trung bình khoản đầu tư đáng kể cần cân nhắc Chỉ doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không vấn đề cản trở, thời gian “hoàn vốn” xác định tương đối nhanh mạnh dạn với ERP Nguyên nhân lý giải trình độ quản lý doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa nhiều phải thay đổi để thích ứng với phát triển nóng Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo phương pháp có doanh nghiệp không mang lại hiệu mong muốn Với quy trình sản xuất có công đoạn thủ công việc tùy biến giải pháp ERP trở thành "cơn ác mộng" nhà cung cấp Thậm chí doanh nghiệp triển khai không vận dụng hết lực hệ thống, đa phần dừng lại mức độ kiểm soát.Những doanh nghiệp vận dụng tính kế hoạch hóa ít, điểm bật ERP Các nhà cung cấp ERP thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi lĩnh vực ít, chủ yếu trưởng thành trình triển khai ERP doanh nghiệp nước Việt Nam Để triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp 80% khối lượng công việc tư vấn có 20% khối lượng công việc kỹ thuật Đội ngũ tư vấn viên công ty cung cấp ERP dừng lại mức độ triển khai, dám “tư vấn” cho khách hàng quy trình mà giải pháp ERP họ mang lại Đây “bài học tiền tỷ” mà Savimex đúc kết qua lần thất bại trước trở thành số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP Bà Trương Thị Hoàng Ngọc, Giám đốc CNTT Savimex, phân tích nguyên nhân thất bại lực lượng triển khai mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp ngắn, trọng đầu tư thiết bị, thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể Bên cạnh nể, chiều theo ý doanh nghiệp chuyên gia tư vấn trình phân tích Ngoài ra, quy trình triển khai ERP lại gặp phản đối từ đơn vị sở họ buộc phải thay đổi hàng loạt quy trình làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu cách làm cũ Những khó khăn từ hai phía khiến doanh nghiệp lúng túng trước ERP dù lợi ích việc ứng dụng CNTT quản lý rõ ràng Theo nhận định TS Bùi Quang Ngọc, Tổng giám đốc Trung tâm dịch vụ ERP FPT, nhu cầu bách nhiều doanh nghiệp Việt Nam thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế Phần 2: Thực hành Giới thiệu khách sạn Khách sạn Yến: Tọa lạc trung tâm quận Cầu Giấy, Khách sạn Yến có vị trí giao thông thuận lợi: tới sân bay Nội Bài 25’, 15’ để đến khu phố cổ Hà Nội Khách sạn Yến liền kề với Văn phòng Chính phủ, Bộ kế hoạch đầu tư, Bộ Tài nguyên môi trường, Trung tâm Hội nghị Quốc Gia, Bảo tàng Hà Nội, Sân vận động Mỹ Đình, Trung tâm thương mại Kangnam, Siêu thị BigC Khách sạn Yến đạt tiêu chuẩn ba sao, với 30 phòng sang trọng với trang thiết bị đại cao cấp theo phong cách Châu Âu Điều đặc biệt Khách sạn Yến bầu không khí thân mật ấm cúng, quan tâm chăm sóc tận tình người gia đình, giữ phong cách lịch sự, lễ phép, hướng tới hoàn hảo cho dịch vụ mà Khách sạn Yến cung cấp Xây dựng toán: 2.1 Đặc tả toán: Ban giám đốc đặc biệt bận tâm công việc Phòng tiếp tân Chính khâu mà khách liên hệ đặt chổ, tìm phòng thuê, nhận chìa khóa phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ) toán tiền lúc rời khách sạn Khách đặt chổ phải liên hệ với nhân viên phòng tiếp tân, nhân viên phải phân tích yêu cầu khách, tham khảo hồ sơ dành chổ trạng khách sạn để giải yêu cầu khách Cần phải biết khách có người, khách từ ngày đến ngày nào, khách cần phòng hạng (phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu đặc biệt không? Để dành chổ cho khách đến thời điểm khách đến phòng trống (phòng chưa đặt chỗ không khách ở) - Khi khách hàng đến: Ða số khách đến khách sạn có dành chỗ trước (hoặc nhờ hướng dẫn viên du lịch dành chỗ) Số lại đến thuê ngay, với hy vọng thuê phòng để thuê Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận hỏi xem vị khách có dành chỗ trước hay không, dành trước với tên Như cần phải tham khảo đến hồ sơ dành chỗ trước Ðôi khách khăng khăng có dành chỗ trước, thật Khi khách đến không dành chổ trước, nhân viên tiếp nhận phải xem phòng trống hay không Nếu không, nhân viên phải thông báo cho khách biết tên số khách sạn khác có khả phòng Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách chứng minh nhân dân) Giấy tờ trả lại khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân phải lập bảng kê Mỗi bảng kê có số thứ tự lập cho khách, ghi tất dịch vụ mà khách yêu cầu suốt trình lưu trú khách sạn Trong phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ vào thời điểm nào, chi phí tương ứng Bảng kê chi phí nhân viên tiếp tân giữ lại yêu cầu khách toán rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ Khi khách đi: - Mọi thủ tục diễn Phòng tiếp tân Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ hoá đơn tiệc tùng chưa toán sở yêu cầu khách phải trả Bộ phận phục vụ kiểm tra phòng mà khách xem có hư hao không xác nhận vào phiếu đến Nếu khách làm hư hại đồ đạc phòng khách phải đền bù trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Khi khách trả tiền phiếu thu lập Mỗi phiếu thu có số thứ tự, thu tiền khách hàng, ngày thu, lý (thu phiếu đến, bảng kê hoá đơn nào) với số tiền thu Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách hàng, ký xác nhận vào phiếu thu, lập thành hai liên liên giữ lại, liên giao khách hàng Ban Giám Ðốc muốn tin học hóa công việc: dành chổ trước, theo dõi lưu trú, yêu cầu dịch vụ, đặt tiệc toán khách hàng Phân tích chức 2.2 Gồm chức năng: - Quản lí phòng Theo dõi lưu trú Quản lí dịch vụ - Quản lí toán 2.2.1 Quản lí phòng Chức làm nhiệm vụ chình lập nên danh sách phòng để tra cứu: Quản lý trạng thái phòng (Còn trống, phòng hết, phòng sửa chữa, dọn dẹp); quản lý trang thiết bị tiện nghi phòng; quản lý hoạt động đặt thuê phòng có khách đến thuê; quản lý việc dành chỗ trước 2.2.2 Quản lý theo dõi lưu trú Chức làm nhiệm vụ là: yêu cầu khách xuất trình giấy tờ; giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách chứng minh nhân dân) trả lại khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn 2.2.3 Quản lý dịch vụ Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân phải lập bảng kê giữ lại bảng kê 2.2.4 Quản lý toán Phiếu đến, bảng kê dịch vụ hoá đơn tiệc tùng chưa toán sở yêu cầu khách phải trả Khi khách trả tiền, phiếu thu lập Người lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách hàng, ký xác nhận vào phiếu thu, lập thành hai liên liên giữ lại, liên giao khách hàng Biểu đồ 3.1 Biểu đồ phân cấp chức Hoạt động quản lý khách sạn Quản lí phòng Quản lí Việc Dành Chỗ Trước Kiểm Tra Trạng Thái Phòn g Theo dõi lưu trú Quản lí trang thiết Bị Yêu cầu Xuấ t trìn h giấy tờ Giữ giấy tờ KH Trả lại giấy tờ Quản lí toán Quản lý dịch vụ Tiếp Nhận Dịch Vụ Lập bảng kê Lưu Bảng kê Yêu Cầu Khá ch Tha nh toán Lập Phiế u thu Nh kí ận P tiền hi ế u th u 3.2 Biểu đồ luồng liệu 3.2.1 Biều đồ ngữ cảnh hệ thống: 3.2.2 Biều đồ luồng liệu mức đỉnh 3.2.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 3.2.3.1 Chức quản lý phòng 3.2.3.2 Chức theo dõi lưu trú 3.2.3.3 Chức quản lí dịch vụ 3.2.3.4 Chức quản lý toán KẾT LUẬN Trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế đặc biệt nước ta gia nhập WTO việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất doanh nghiệp điều thiếu ERP ngày trở nên quan trọng, mở nhiều hội thách thức Hiện nhiều doanh nghiệp giới Việt Nam tìm đến ERP chiế lược kinh doanh hiệu Trên giới ERP có lâu Việt Nam ERP thực môi trường công việc, giải pháp kinh doanh mẻ đầy hấp dẫn đầy thách thức cho doanh nghiệp đơn vị triển khai phát triển