HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POWERPOINT 2007

Những phần thay đổi dễ nhận thấy nhất là khu vực phía trên của cửa sổ PP. Thay vì những menu và toolbar như trước đây thì người dùng PP 2007 sẽ thấy cách sắp xếp khoa học hơn với những lệnh liên quan được đưa vào 1 nhóm. Dãy lệnh trên cửa sổ PP7 được gọi là Ribbon, nó được xem là trung tâm điều khiển cho việc tạo ra các bài thuyết trình (Presentation). Nếu tìm hiểu chi tiết về cách thiết kế cũng như cấu trúc của Ribbon, bạn sẽ thấy nó rất thuận tiện cho việc sử dụng.

POWERPOINT 2007 I CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN Làm quen nhanh với Powerpoint 2007 Làm quen với giao diện mới, Ribbon Những phần thay đổi dễ nhận thấy khu vực phía cửa sổ PP Thay menu toolbar trước người dùng PP 2007 thấy cách xếp khoa học với lệnh liên quan đưa vào nhóm Dãy lệnh cửa sổ PP7 gọi Ribbon, xem trung tâm điều khiển cho việc tạo thuyết trình (Presentation) Nếu tìm hiểu chi tiết cách thiết kế cấu trúc Ribbon, bạn thấy thuận tiện cho việc sử dụng Ribbon bao gồm số tab với chức cụ thể sau: − Insert: Đây nơi bạn thêm vào slide từ table, hình ảnh, biểu − đồ, đoạn text, âm thanh, header footer Design: Là nơi làm cho slide có hình thức đẹp bao gồm cách thiết kế − thông tin nền, font chữ cách xếp màu sắc Animations: Đây tab tạo nên sinh khí cho thuyết trình Bạn − dễ dàng sử dụng nhiều hiệu ứng tab Slide Show: Khi bắt đầu thuyết trình chắn bạn phải sử dụng Tab Ngoài có chức thu lại tường thuật suốt thuyết − trình, bên cạnh chức chuẩn bị thuyết trình Review: Với tab bạn kiểm tra tả bảo đảm an toàn cho − thuyết trình View: Với tab bạn xem lại thuyết trình xếp thuyết trình cửa sổ Tìm hiểu thư viện (Gallery) − − số hiệu ứng chuyển tiếp slide (Slide Transition) Ribbon Để tìm hiểu nhiều mẫu Slide Transition, nhấn nút More Toàn thư viện Slide Transition thể hình, rê chuột − vào Transition để xem thử, click vào Transition phù hợp để áp dụng cho thuyết trình Khám phá chức khác không Ribbon − Nếu bạn không thấy chức nhóm nhóm Font hình − trên, click vào mũi tên góc nhóm hộp thoại xuất với nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn − Thông thường có nhiều lệnh nhóm, diện tích có giới hạn Ribbon, nên có lệnh thường sử dụng hình, trường hợp không thấy bạn nên click vào mũi tên Ribbon để tìm kiếm thêm lệnh cần thiết Sử dụng Quick Access Toolbar Khi bạn làm việc với thuyết trình có số tình bạn muốn lặp lại, chẳng hạn lưu tài liệu, nên sử dụng Quick Access Toolbar Nó nhóm nhỏ nút lệnh nằm phía bên trái Ribbon Các nút lệnh bao gồm Save, Undo, Repeat Redo Bạn thêm lệnh thường dùng vào Quick Access Toolbar cách click phải chuột vào lệnh Ribbon chọn Add to Quick Access Toolbar Thay đổi góc nhìn cho thuyết trình − Nút View giống phiên trước đây, chúng bị thay đổi vị trí cửa sổ − Kéo zoom để phóng to thu nhỏ slide thuyết trình click nút − cộng trừ có tính phóng to thu nhỏ slide Nhấn vào nút hình để chọn góc nhìn phù hợp Phím tắt Powerpoint 2007 Nếu bạn thích sử dụng bàn phím chuột, chắn bạn cần phải biết phím tắt PP 2007 Cách thiết kế Ribbon kèm với cách sử dụng phím tắt Có ưu điểm sử dụng nút đơn giản cho phím tắt sử dụng tổ hợp phím Đây cách sử dụng phím tắt Đầu tiên nhấn phím Alt bàn phím Những ký tự số xuất hầu hết phần Ribbon gọi Key Tips Những ký tự tab Ribbon nút Microsoft Office, số xuất Quick Access Toolbar Bây bạn sử dụng để thêm nhiều lệnh nút khác Vd nhấn nút H để lên Key Tip cho tất nhóm tab Home Sau nhấn Key Tip nhóm để thực lệnh Chẳng hạn bạn nhấn Alt, H, L, bạn có lệnh Layout cho thuyết trình Còn phím tắt trước nào? Nó sử dụng bình thường với PP 2007 Chẳng hạn Ctrl C copy, Ctrl V paste Các thao tác Tìm hiểu làm để có thêm slides mới, chọn layout cho slide sau thêm nội dung vào Bạn sử dụng slide từ thuyết trình khác cuối tìm hiểu cách để chuẩn bị ghi cho thuyết trình Tìm hiểu workspace (Không gian làm việc) Hình ảnh gọi Normal View, bạn mở PP, bạn thấy Normal View thuyết trình Bạn làm việc để tạo slide, có khu vực Normal View: Slide pane khu vực lớn giữa, bạn làm việc chủ yếu khu vực Trên slide, hộp tạo thành chấm đứt quãng gọi placeholders Chính nơi bạn nhập liệu, hình ảnh, biểu đồ thứ khác file hình ảnh, âm thanh, clip Những hộp nhỏ phía bên trái gọi thumbnail, khu vực gọi tab Slide bạn chọn Slide thumbnails (hình thu nhỏ slide) để tìm di chuyển đến slide khác Khu vực bên Notes pane, nơi bạn nhập ghi cần thiết Thêm slide vào thuyết trình Khi mở PP có slide hình bạn muốn thêm slide khác cách thông dụng chọn New Slide, tab Home, hình Có cách để sử dụng nút này: − Nếu bạn click phần nút này, slide xuất lập − tức Bên tab Slide, slide xuất Nếu bạn click phần nút này, bạn có thư viện layouts cho slide để bạn chọn lựa để thêm vào thuyết trình Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide Slide tiêu đề (Title Slide) hình tìm kiếm Layouts Gallery Thường slide tiêu đề ghi tên thuyết trình thông tin liên quan tác giả,… Layout slide tiêu đề bao gồm điểm định sẵn (placeholder) cho tiêu đề tiêu đề phụ Layout bạn sử dụng cho hầu hết slide khác gọi Title and Content (tiêu đề nội dung), bạn thấy Layouts Gallery Trên layout slide có placeholder cho tiêu đề placeholder cho việc nhập nội dung văn (text), hình ảnh (picture), phim ảnh (movie), biểu đồ (chart),… Nhập nội dung văn vào slide Bạn sử dụng nhiều cấp khác để thể nội dung nội dung phụ tương ứng Trên Ribbon, sử dụng lệnh nhóm Font để thay đổi định dạng cho ký tự, màu sắc kích cỡ chữ Sử dụng lệnh nhóm Paragraph để thay đổi định dạng đoạn text định dạng danh sách, xuống dòng Chèn slide vào thuyết trình khác Bạn sử dụng slide từ thuyết trình khác, cách làm sau: Trên tab Home, click mũi tên New Slide Nếu bạn muốn chèn slide chọn layout cho trước Phía layout gallery, chọn Reuse Slides Trong Reuse Slides, Insert slide from, chọn Browse để tìm lại thuyết trình có slide bạn muốn chèn sau nhấp vào mũi tên để mở slide Khi có slide bạn cần, chọn Keep source formatting bên cửa sổ Nếu bạn muốn giữ nguyên slide trước chèn bạn cần chọn Keep source formatting Nếu không chọn có định dạng giống slide bạn làm việc Tạo ghi cho người thuyết trình Khi xây dựng nội dung cho slide, bạn nhập ghi ô Notes phía bên Slide Bạn nới rộng ô Notes để dễ dàng làm việc cách kéo chia cách (Split bar) Những ghi bạn lưu trữ trang ghi bao gồm slide với ghi Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Theme) Mỗi thuyết trình có chủ đề Chủ đề xác định phong cách màu sắc cho slide bạn Trên hình kiểu slide có nội dung, với chủ đề khác Mỗi chủ đề bao gồm: − − − Thiết kế Màu sắc Kiểu kích cỡ font chữ − − Vị trí Placeholder (điểm định sẵn) Chủ đề màu sắc ảnh hưởng đến hình nền, màu font chữ, màu đường viền yếu tố khác bảng biểu biểu đồ Mỗi thuyết trình bắt đầu với chủ đề mặc định mà gọi Office Theme (chủ đề văn phòng) Cách chọn chủ đề cách nhấn vào tab Design tìm chủ đề cho thuyết trình Chủ đề mẫu bạn thấy nằm nhóm Themes Để tìm thêm chủ đề, click nút More mũi tên bên phải nhóm Themes Khi trỏ vào chủ đề mẫu nào, bạn thấy lên chủ đề slide Cách chèn hình ảnh thành phần khác Chọn biểu tượng Clip Art placeholder cửa sổ nhiệm vụ Clip Art mở ra, nhập từ khóa hộp Sreach for với chủ đề gợi ý phân loại, sau nhấn Go Những đoạn clip xuất phù hợp theo yêu cầu từ khóa Chọn để chèn vào slide Hình ảnh tự động có kích thước vị trí placeholder Bạn chèn bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh, cá nhân, video SmartArt graphics cách Nên lưu ý bạn phải giảm dung lượng hình ảnh cần thiết chèn vào Slide Cách chèn hình ảnh thành phần khác Tab Insert Có cách khác để chèn thành phần khác vào slide cách sử dụng tab Insert Ribbon Tất thứ bạn chèn từ Text boxes thuận tiện bạn muốn thêm đoạn text nơi cần thích cho Trước hết chọn Text Box tab Insert Và sau vẽ hộp slide nhập nội dung 10 Chỉnh sửa slide Khi chèn hình ảnh vào bạn muốn điều chỉnh chỉnh sửa kích thước, cắt bớt, chỉnh màu sắc, sử dụng Picture Tools để làm việc Nó có sẵn bạn chọn hình ảnh Chọn hình ảnh Piture xuất Ribbon Sử dụng lựa chọn tab Format để chỉnh sửa hình ảnh 11 Sắp xếp nội dung slide 10 Khi bạn có nội dung cần thiết cho slide bạn muốn xếp chúng ngăn nắp để làm cho thuyết trình ấn tượng Bạn sử dụng lệnh Arrange để điều chỉnh yếu tố Để xếp thẳng hàng ghi với hình ảnh chọn placeholder cách nhấn Ctrl chọn Tìm nhóm Arrange tab Format, Picture Tools Chọn nút Align sau chọn and then click Align left Lệnh Arrange có sẵn nhóm Drawing, tab Home II CÁCH SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ VÀ BẢNG BIỂU Tạo đồ họa Smart Art Có cách: Cách thứ chuyển đổi nội dung có sẵn cách thứ hai chèn thành phần đồ họa trước thêm thông tin vào Sau sử dụng thêm hình dạng cho nội dung text cách dùng Text pane Di chuyển dạng text vị trí 11 Chuyển đổi list (nội dung chia) thành slide đồ họa: Bạn chuyển đổi slide list thành slide đồ họa Smart Art cách chọn Convert to Smart Art Graphic Ribbon chọn layout thư viện Nếu bạn chưa tìm thấy vừa ý chọn More SmartArt Graphics phía thư viện Smart Art Blank Graphic Khi bạn muốn làm việc với đồ họa bạn phải nhập nội dung slide, mở thư viện đồ họa SmartArt chọn mẫu thích hợp Dưới bước thực hiện: − − Insert  SmartArt Chọn kiểu đồ họa bạn cảm thấy hài lòng Thêm nội dung text vào đồ họa 12 Mỗi đối tượng đồ họa SmartArt có cửa sổ văn để bạn thêm text không thêm text tùy ý Cửa sổ text dùng để nhập liệu cho đồ họa biên tập lại đồ họa Bạn làm việc trực tiếp với đồ họa − − Ô cửa sổ text nằm vị trí sát bên slide đồ họa Nhập liệu vào cửa sổ Nội dung text xuất tự động slide đồ họa Chú ý đồ họa xuất với mặc định có text kèm Cách thể nội dung văn (Text) vào hình đồ họa − − Kiểu layout SmartArt mà bạn chọn định cách mà văn thể hình đồ họa Hình minh họa cho thấy văn thể khác layout khác Muốn sử dụng thử layout cho slide? Bạn dễ dàng chuyển sang cài layout khác cách: − − Chọn thành phần đồ họa slide Chọn kiểu layout nhóm Layouts Kiểu layout áp dụng với slide đồ họa Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa − 13 Bây bạn khám phá giới thiết kế có sẵn đồ họa SmartArt Sử dụng thư viện đồ họa, màu sắc làm cho slide đồ họa chuyên nghiệp đẹp đẽ Các Theme (chủ đề) tác động đến thiết kế đồ họa bạn Các kiểu (style) màu sắc tồn hình thức đường nét văn thành phần đồ họa Các kiểu đổ bóng phát sáng (glow) làm cho slide đồ họa trở nên bật Cuối học cách làm việc với đồ thị bạn có thuyết trình cũ bạn muốn nâng cấp chúng giống đồ họa SmartArt hay bạn muốn giữ nguyên Hãy đưa ý tưởng cho việc bạn chọn lựa bạn mong muốn Chủ đề thuyết trình: Kiến thức mẫu slide Trước làm việc với mẫu màu sắc đặc biệt cho đồ họa SmartArt, cần phải tìm hiểu thêm theme theme cung cấp toàn thiết kế cho toàn thuyết trình theme tảng cho slide phong cách (style) slide 14 Slide áp dụng Theme PP gọi Office Theme Đây theme đơn giản chọn mặc định Slide thứ giống nội dung slide thứ 1, Theme khác nhau, gọi Module Như bạn thấy hình trên, đồ họa trông khác theme khác Theme xác định thiết kế hình nền, màu sắc slide, layout placeholder, vị trí văn màu chữ Mẫu SmartArt: ví dụ Cũng thuyết trình có nhiều Theme để lựa chọn, layout cho đồ họa SmartArt có chứa nhiều mẫu (Style) khác Khi chèn thành phần đồ họa vào áp mẫu mặc định, nhiên bạn hoàn toàn chọn mẫu khác tùy ý VD: Hình đồ họa kiểu Office Theme, lại ứng dụng mẫu khác, mẫu mặc định gọi Simply Fill, thay 15 mẫu Intense Effect Mẫu có màu Theme mặc định, lại có hình dạng nổi, có hình phản chiếu rõ nét Mẫu SmartArt: ví dụ Trong ví dụ mẫu 3D ứng dụng gọi Cartoon Nó làm cho hình dạng nâng khỏi slide chút Hình dạng có góc cạnh bật từ đầu đến đáy Thay đổi màu sắc cho mẫu (style) Giống thuyết trình có nhiều Theme để lựa chọn, layout cho đồ họa SmartArt có chứa nhiều mẫu (style) khác Bạn thay đổi màu sắc cho slide cách sử dụng thư viện hình Thư viện nằm tab Design tab với SmartArt Tools Ribbon, nhóm SmartArt Styles Để thay đổi màu sắc cho mẫu, làm sau: 16 10 Chọn Change colors Chỉ vào mẫu màu sắc Nhìn phần xem lại đồ họa, chọn mẫu để ứng dụng màu sắc Tìm hiểu thêm Shape (hình dạng) Mẫu bạn ứng dụng đồ họa trông tuyệt vời, bạn làm cách sử dụng tác động lên Shape (hình dạng) riêng lẻ Bạn làm điều tab Format Tab với SmartArt Tools Chọn hay nhiều Shape bạn thích Trên tab Format, nhìn vào nhóm Shape Styles để chọn Shape Effects nhấn vào mũi tên Chọn hiệu ứng, chẳng hạn Shadow (đổ bóng) 11 Tìm hiểu thêm mẫu cho văn (text style) Bạn hiệu chỉnh nội dung text đồ họa SmartArt Để định dạng WordArt với nội dung text, làm sau: Chọn hình dạng bao nội dung text mà bạn muốn định dạng Trên tab Format, nhấn vào mũi tên Quick Styles (Đây nhóm WordArt Styles) Chọn kiểu WordArt để ứng dụng cho nội dung text 12 Cập nhật biểu đồ cũ 17 biểu đồ cũ bạn tạo phiên cũ PP xử lý phiên PP 2007 Trong hình cho thấy hộp thoại cho bạn lựa chọn Khi bạn lần mở biểu đồ bạn tạo PP 2003 phiên trước biểu đồ không chỉnh sửa lại Khi bạn nhấp đôi (Double – click) biểu đồ hộp thoại Diagram Conversion xuất với chọn lựa: Lựa chọn convert the diagram to a SmartArt graphic (chuyển đổi biểu đồ sang đồ họa SmartArt Biểu đồ chuyển đổi có sẵn cho tất thiết kế công cụ định dạng đồ họa SmartArt Sự chuyển hóa ứng dụng layout thích hợp, mẫu mặc định màu sắc từ theme tại, bạn thay đổi chúng Lưu ý lựa chọn làm thay đổi biểu đồ cách không đoán trước Lựa chọn thứ là convert the diagram into shapes (chuyển đổi biểu đồ sang hình dạng) mà bạn định dạng Nếu muốn trì nguyên vẹn biểu đồ lựa chọn bạn Khi bạn chọn convert the diagram into shapes bạn chọn định dạng cho hình dạng PP (những phần thuộc Drawing Tools, ứng dụng cho hình dạng placeholders, phần SmartArt Tools) 18 19 ... Powerpoint 2007 Nếu bạn thích sử dụng bàn phím chuột, chắn bạn cần phải biết phím tắt PP 2007 Cách thiết kế Ribbon kèm với cách sử dụng phím tắt Có ưu điểm sử dụng nút đơn giản cho phím tắt sử. .. văn vào slide Bạn sử dụng nhiều cấp khác để thể nội dung nội dung phụ tương ứng Trên Ribbon, sử dụng lệnh nhóm Font để thay đổi định dạng cho ký tự, màu sắc kích cỡ chữ Sử dụng lệnh nhóm Paragraph... chỉnh chỉnh sửa kích thước, cắt bớt, chỉnh màu sắc, sử dụng Picture Tools để làm việc Nó có sẵn bạn chọn hình ảnh Chọn hình ảnh Piture xuất Ribbon Sử dụng lựa chọn tab Format để chỉnh sửa hình ảnh