HƯỚNG dẫn vận HÀNH áp DỤNG hệ THỐNG tài LIỆU ISO

HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU STT Tên tài liệu Tài liệu chung: Sổ tay chất lượng Mã hiệu Các việc cần làm STCL - Đọc, chỉnh sửa phần phạm vi danh mục tài liệu kèm theo hướng dẫn - Phổ biến cho toàn thể cán nhân viên phường/xã, hình thức phổ biến là: họp, đóng khung treo phòng họp/khu vực cửa - Lập mục tiêu chất lượng năm 2017 - Ban hành phổ biến cho toàn thể cán nhân viên phường/xã, hình thức phổ biến là: họp, đóng khung treo phòng họp/khu vực cửa - Đọc quy trình để hiểu cách thức ban hành, phân phối, sửa đổi cập nhật tài liệu - Lập danh mục tài liệu bên - Lập danh mục tài liệu nội Chính sách chất lượng CSCL Mục tiêu chất lượng MTCL QT kiểm soát tài liệu QT.ISO.01 Các biểu mẫu áp dụng Người làm/ lưu Không có Thư ký ISO Không có Thư ký ISO, Ban lãnh đạo UBND Không có Thư ký ISO, Ban lãnh đạo UBND BM.ISO.01.01 BM.ISO.01.02 - Tất cán nhân viên sử dụng mẫu danh mục tài liệu bên ngoài, cập nhật văn pháp luật, quan cấp theo mẫu - Thư ký ISO lập toàn danh mục tài liệu lãnh đạo UBND ký ban hành cho lĩnh vực vào danh mục tài liệu nội - Trong trình áp dụng, có văn liên quan thay đổi tác động đến quy trình, phải mở quy trình sửa phần liên quan, ví dụ: Nghị định phí lệ phí lĩnh vực tư pháp thay NĐ 158 từ 1/1/2017; cán tư pháp mở QT tư pháp, sửa phần: 1/ Phần nội dung phí lệ phí; 2/ Phần 5.8 tài liệu viện dẫn sở pháp lý 3/ Phần lịch sử quy trình: ghi rõ phần nội dung bị thay đổi, ngày sửa đổi, ngày ban hành (theo lần ban hành lần 2, lần sửa đổi lần 1); lần sau tăng dần QT kiểm soát hồ sơ QT đánh giá nội QT.ISO.02 QT.ISO.03 - Đọc quy trình để hiểu cách thức lưu trữ, quản lý hồ sơ; - Từng lĩnh vực/cán lập danh BM.ISO.02.01 mục hồ sơ quản lý theo mẫu - Đọc quy trình để hiểu cách thức triển khai quản lý hoạt động đánh giá nội - Lập kế hoạch đánh giá, triển khai đánh giá nội lần trước BM.ISO.03.01 ngày 15.03.2017 theo Checklist checklist tư vấn gửi, sau gửi checklist điền cho tư vấn Xem hồ sơ phải lưu theo mục quy trình tác nghiệp lĩnh vực phụ trách Thư ký ISO/các thành viên nhóm đánh giá viên nội tư vấn đào tạo QT kiểm soát công việc KPH QT hành động khắc phục QT.ISO.04 QT.ISO.05 QT hành động phòng ngừa QT.ISO.06 10 11 QT xem xét LĐ HTQLCL QT vận hành HTQLCL QT.ISO.07 QT.ISO.08 để tổng hợp báo cáo - Đọc quy trình để hiểu cách thức triển khai quản lý công việc không phù hợp - In, đóng mẫu sổ kiểm soát công việc không phù hợp để ghi chép thống kê có phát sinh công việc không phù hợp, ví dụ: công văn sai thẩm quyền, sai hình thức…; giải thủ tục trễ hẹn, phần mềm lỗi… - Đọc quy trình để hiểu cách thức triển khai khắc phục sau có công việc không phù hợp xảy đến BM.ISO.05.01 - Mở phiếu khắc phục sai lỗi xảy - Đọc quy trình để hiểu cách thức triển khai khắc phục sau có công việc không phù hợp xảy đến BM.ISO.05.01 - Mở phiếu phòng ngừa sai lỗi tiềm ẩn, xảy đến Phần tư vấn hướng dẫn sau - Đọc quy trình để hiểu cách thức vận hành hệ thống QLCL sau xây dựng, áp dụng, trì cải tiến - Lập kế hoạch trì cải tiến BM.ISO.08.01 hệ thống hàng năm, trình lãnh đạo ký, theo dõi triển khai - Tất cán thuộc lĩnh vực chuyên môn - Các lĩnh vực nơi có sai lỗi Thư ký ISO 12 QT quản lý văn đến QT.ISO.09 13 QT tiếp nhận trả kết TTHC QT.ISO.10 14 QT đo lường thỏa mãn KH QT.ISO.11 15 Các quy trình thủ tục hành lĩnh vực • thực theo kế hoạch lập - Đọc quy trình để hiểu cách thức quản lý văn đến; - Ghi chép hoạt động văn đến theo quy trình quy định - Lưu hồ sơ liên quan: sổ công văn đi, sổ công văn đến, công văn đến - Đọc thực theo quy trình; xem hoạt động có phù hợp với định 14/2015; định 07….; xác định số lượng hồ sơ giải theo lĩnh vực theo mức độ - Chưa triển khai, chờ tư vấn hướng dẫn - Đọc quy trình, triển khai thực - Lưu hồ sơ theo mục quy trình tác nghiệp viết - - Cán văn phòng/cán chuyên môn (theo mục quy trình này) Bộ phận cửa Mẫu biểu theo Các cán chuyên môn phụ định 14/2015 trách lĩnh vực văn hướng dẫn huyện, thành phố, thị xã Lưu ý: hồ sơ lập thành file có nhãn, tương tự file tài liệu, có dán nhãn “hồ sơ hệ thống QLCL” lưu theo trình tự thời gian vụ việc  ... xảy đến Phần tư vấn hướng dẫn sau - Đọc quy trình để hiểu cách thức vận hành hệ thống QLCL sau xây dựng, áp dụng, trì cải tiến - Lập kế hoạch trì cải tiến BM .ISO. 08.01 hệ thống hàng năm, trình... QT kiểm soát công việc KPH QT hành động khắc phục QT .ISO. 04 QT .ISO. 05 QT hành động phòng ngừa QT .ISO. 06 10 11 QT xem xét LĐ HTQLCL QT vận hành HTQLCL QT .ISO. 07 QT .ISO. 08 để tổng hợp báo cáo -... phụ định 14/2015 trách lĩnh vực văn hướng dẫn huyện, thành phố, thị xã Lưu ý: hồ sơ lập thành file có nhãn, tương tự file tài liệu, có dán nhãn “hồ sơ hệ thống QLCL” lưu theo trình tự thời gian