Phương pháp và kỹ năng soạn thảo văn bản

Phương pháp kỹ soạn thảo văn I Khái niệm: Văn phương tiện cần thiết để triển khai mặt hoạt động; công bố chủ trương, sách, giải cơng việc cụ thể giao dịch hàng ngày Văn Hội Sinh viên phương tiện quan trọng q trình lãnh đạo, đạo cơng tác Hội phong trào sinh viên II- Các loại văn thường sử dụng: Các văn có tính pháp quy: 1.1 Nghị quyết: Là văn ghi lại định thông qua đại hội, hội nghị đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch vấn đề cụ thể Nghị loại văn có tính lãnh đạo, đạo, viết khơng chia thành điều khoản 1.2 Quyết định: Quyết định có tính lãnh đạo, đạo nghị thể thành điều khoản cụ thể có dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định, định cụ thể chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo 1.3 Chỉ thị: Là văn nhằm truyền đạt chủ trương, biện pháp quản lý, đạo chung lệnh cấp truyền cho cấp Thường thể ngắn gọn dành cho hoạt động tập trung 1.4 Thông tri: Là văn thường dùng để đề biện pháp thực Nghị triệu tập hội nghị, đại hội 1.5 Quy định: Là văn xác định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục chế độ cụ thể lĩnh vực công tác định cấp Hội, tổ chức, quan lãnh đạo Hội hệ thống quan chun mơn có chức năng, nhiệm vụ 1.6 Quy chế: Là văn xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ lề lối làm việc tổ chức quan lãnh đạo Hội phận tổ chức Đoàn, Hội (Quy chế làm việc Ban Chấp hành Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam khóa VII, Quy chế tổ chức, hoạt động Câu lạc Sinh viên ) 1.7 Thể lệ: Là văn quy định chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức phận tổ chức Đoàn, Hội (Thể lệ thi tìm hiểu ) thường ban hành độc lập kèm theo sau định sau thỏa thuận, thống Các văn hành thông thường: 2.1 Thông báo: Là văn truyền đạt kịp thời định kết việc tiến hành 2.2 Báo cáo: Là văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo 2.3 Chương trình: Là văn để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp khoảng thời gian định công tác tổ chức thực cấp Hội chủ trương công tác Hội 2.4 Hướng dẫn: Là văn giải dẫn cụ thể việc tổ chức thực văn chủ trương cấp Hội quan lãnh đạo Hội cấp 2.5 Kế hoạch: Là văn dùng để xác định mục đích yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ 2.6 Tờ trình: Là văn dùng để thuyết trình tổng quát đề án, vấn đề, dự thảo văn để cấp xem xét, định 2.7 Lời kêu gọi: Là văn dùng để yêu cầu động viên cán bộ, sinh viên thực nhiệm vụ hưởng ứng chủ trương có ý nghĩa trị 2.8 Đề án: Là văn dùng để trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp, giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt 2.9 Cơng văn: Là văn dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp 2.10 Biên bản: Là văn ghi ý kiến họp lập biên kiện đặc biệt xảy Các loại giấy tờ hành chính: 3.1 Giấy giới thiệu: Cấp cho đại diện ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải công việc Thường dùng mẫu in sẵn 3.2 Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận): Cấp cho người hoàn thành chương trình, lớp tập huấn đạt giải thưởng Hội 3.3 Giấy đường (Công lệnh): Cấp cho đại diện công tác để liên hệ, giải cơng việc, đạo kiểm tra chương trình cơng tác nhằm xác định chứng nhận người đến địa điểm công tác Thường dùng mẫu in sẵn III Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng: Soạn thảo báo cáo: 1.1 Những yêu cầu soạn thảo báo cáo: a) Đảm bảo trung thực, xác b) Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm c) Báo cáo phải kịp thời 1.2 Các loại báo cáo: a) Báo cáo tuần, tháng, quý Báo cáo tháng, năm năm học, nhiệm kỳ b) Báo cáo bất thường, đột xuất c) Báo cáo chuyên đề d) Báo cáo hội nghị 1.3 Phương pháp viết báo cáo: a) Cơng tác chuẩn bị: - Xác định mục đích yêu cầu báo cáo - Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết - Phần nội dung thường có phần sau: + Phần 1: Nêu thực trạng tình hình mơ tả việc, tượng xảy + Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, tượng, đánh giá tình hình, xác định công việc cần tiếp tục giải + Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực - Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp kiện số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm báo cáo - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu cách khái quát - Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp b) Xây đựng đề cương chi tiết: - Mở đầu: Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức mình, chủ trương cơng tác cấp hướng dẫn việc thực kế hoạch công tác đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Nội dung chính: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Kết luận báo cáo: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Các biện pháp tổ chức thực + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng c) Viết dự thảo báo cáo: - Báo cáo nên viết ngôn ngữ phổ cập, nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ đối chiếu xét thấy dễ hiểu ngắn gọn - Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ - Những báo cáo chuyên đề dùng bảng phụ lục để tổng hợp số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, lập bảng thống kê biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo d) Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức họp hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi dự thảo báo cáo cho thống khách quan e) Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị Soạn thảo công văn: 2.1 Những yêu cầu soạn thảo công văn: - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng thống vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải - Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề - Cơng văn tiếng nói quan khơng tiếng nói riêng cá nhân nào, dù thủ trưởng Vì vậy, nội dung nói đến cơng vụ, ngơn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, khơng dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, trao đổi việc mang tính riêng cơng văn 2.2 Xây dựng bố cục cơng văn: Cơng văn thường có yếu tố sau: + Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn + Chủ thể nhận công văn + Số ký hiệu công văn + Trích yếu nội dung cơng văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi nhận 2.3 Phương pháp soạn thảo nội đung công văn: Nội dung công văn gồm phần: + Đặt vấn đề + Giải vấn đề + Kết luận vấn đề - Cách viết phần viện dẫn: Phần phải nêu rõ lý sao, dựa sở để viết cơng văn Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa làm rõ mục đích, yêu cầu - Cách viết phần nội dung, nhằm nêu phương án giải vấn đề nêu: + Xin lãnh đạo cấp hướng giải + Sắp xếp ý cần viết được, ý sau để làm bất chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ quan điểm đưa Đối với loại cơng văn có cách thể đặc thù + Cơng văn đề xuất phải nêu lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Cơng văn tiếp thu phê bình sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng kiện thật khách quan, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác + Cơng văn từ chối phải dùng ngơn ngữ lịch có động viên cần thiết + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu cơng việc khơng hồn thành kịp thời + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng - Cách viết phần kết thúc công văn: + Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý viết lời chào chân thành, lịch trước kết thúc (có thể lời cảm ơn nêu thấy cần thiết) Soạn thảo Tờ trình: 3.1 Những yêu cầu soạn thảo tờ trình: - Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Nêu nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể - Các ý kiến phải hợp lý, dự đốn, phân tích phản ứng xảy xoay quanh đề nghị - Phân tích khả trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn 3.2 Xây dựng bố cục tờ trình: Thiết kế bố cục thành phần: - Phần 1: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt - Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) - Phần 3: Kiến nghị cấp (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn phương án xin cấp phê duyệt vài phương án xếp thứ tự, hồn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phịng - Trong phần nêu lý do, dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hoàn cảnh thực tế địi hỏi - Phần đề xuất: Dùng ngơn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình Soạn thảo thơng báo: 4.1 Xây dựng bố cục thơng báo: Bản thơng báo cần có yếu tố: - Địa danh ngày tháng năm thông báo - Tên quan thông báo - Số ký hiệu công văn - Tên văn (thông báo) trích yếu nội dung thành mục, điều cho dễ nhớ 4.2 Trong thông báo: Cần đề cập vào nội dung cần thông tin không cần nêu lý do, cứ, nêu tình hình chung văn khác Loại thông báo cần giới thiệu chủ trương, sách phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu mang tính đại chúng cao, cần viết ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm cơng văn, phần kết thúc cần tóm tắt lại mục đích đối tượng cần thơng báo Ngồi ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao công văn xác định trách nhiệm thi hành văn pháp quy Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải thủ trưởng quan, mà người giúp việc có trách nhiệm lĩnh vực phân công hay uỷ quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan Soạn thảo biên bản: 5.1 Yêu cầu biên bản: - Số liệu, kiện xác, cụ thể - Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm - Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao người lập người có trách nhiệm ký chứng thực biên Thơng tin muốn xác, có độ tin cậy cao phải đọc lại cho người có mặt nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đắn tự giác (không cưỡng bức) ký vào biên để chịu trách nhiệm 5.2 Cách xây dựng bố cục: Trong biên phải có yếu tố sau: - Quốc hiệu tiêu ngữ - Tên biên trích yếu nội dung - Ngày, tháng, năm, (ghi cụ thể thời gian lập biên bản) - Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận kiện thực tế, dự họp hội, v.v ) - Diễn biến kiện thực tế (phần nội dung) - Phần kết thúc (ghi thời gian lý do) - Thủ tục ký xác nhận 5.3 Phương pháp ghi chép biên bản: Các kiện thực tế có tầm quan trọng xảy như: Đại hội, việc xác nhận kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v phải ghi đầy đủ, xác chi tiết nội dung tình tiết phải ý vào vấn đề trọng tâm kiện Nếu lời nói họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai phải ghi nguyên văn, đầy đủ yêu cầu người nghe lại xác nhận trang Trong kiện thông thường khác biên họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v áp dụng loại biên tổng hợp, tức cần ghi nội dung quan trọng cách đầy đủ, ngun văn, cịn nội dung thơng thường khác ghi tóm tắt ý chính, ln phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc ngày biên đọc lại cho người nghe (có bổ sung sửa chữa có yêu cầu) xác nhận biên phản ánh việc ký xác nhận Trong biên cần lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thơng tin biên có độ tin cậy cao Thơng thường họp, hội nghị biên phải có thư ký chủ toạ ký xác nhận IV Thể thức văn bản: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể loại văn định theo quy định pháp luật Mỗi văn thông thường bao gồm yếu tố sau: Quốc hiệu tiêu ngữ: Biểu chế độ trị mục tiêu Nhà nước CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Trình bày dịng nằm trang giấy chếch phía phải, có gạch chân Thơng thường, văn Đồn, Hội lưu hành hệ thống khơng cần viết Quốc hiệu tiêu ngữ Tên quan văn bản: Nêu rõ mối quan hệ hệ thống Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM THÀNH PHỐ HÀ NỘI BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Trình bày dịng bên góc trái văn 3 Số ký hiệu văn bản: Ví dụ: Số ./ (Số /TB - HSV) Số văn đánh theo thứ tự nhiệm kỳ, ghi liên tục từ số 01 cho loại văn Hội ban hành nhiệm kỳ Nhiệm kỳ Hội tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Hội lần đến hết ngày bế mạc Đại hội Hội lần Số văn viết chữ số Ả rập (1,2,3 ) Ký hiệu văn bao gồm tên viết tắt thể loại văn tổ chức ban hành văn Ký hiệu văn viết chữ in hoa 4- Địa danh ngày tháng: Ví dụ: Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2005 Địa danh ngày tháng trình bày Quốc hiệu tiêu ngữ Thơng thường, văn Đồn, Hội khơng phải trình bày Quốc hiệu tiêu ngữ nên địa danh ngày tháng văn thường viết dịng thứ ba phía bên phải văn Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản: 5.1 Tên loại văn tên gọi thể loại văn bản, trình bày chữ in hoa đứng 5.2 Trích yếu nội dung văn phần tóm tắt ngắn gọn, xác chủ đề nội dung văn bản, trình bày tên loại văn chữ thường đứng, đậm Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH V/v trao tặng Giải thưởng "Sao Tháng Giêng" năm học 2004 - 2005 Thơng thường, cơng văn đề: Kính gửi: (Phần trích yếu công văn đặt số ký hiệu chữ in thường nghiêng, cỡ chữ 12) Nội dung văn bản: a) Nội dung văn bản: Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy phạm pháp luật (đối với văn quy phạm pháp luật), quy định đặt ra; vấn đề, việc trình bày Nội đung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp quy định pháp luật - Các quy phạm phát luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn - Khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn ngày sau từ, cụm từ - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn b) Bố cục văn bản: Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Văn quy phạm pháp luật bố cục sau: - Nghị quyết: Theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định: Theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: Theo khoản, điểm; Văn hành bố cục sau: - Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm; Các hình thức văn hành khác: Theo phần, mục, khoản, điểm Phần chứng nhận văn bản: Đây phần thể tính pháp quy, hiệu lực văn thông qua dấu tổ chức chữ ký người có trách nhiệm văn Phần trình bày bên góc phải cuối văn Ví dụ: TM (TL) Chức vụ Chữ ký Họ tên người ký 7.1 Việc ghi quyền hạn người ký: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt "TM" (Thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt "KT" (Ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt "TL" (Thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức - Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt "TUQ" (Thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức 7.2 Chức vụ người ký: Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phịng Khơng ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành 7.3 Chữ ký: Thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Người ký khơng dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn thức (ký thay mặt (TM) thừa lệnh (TL)) 7.4 Tên người ký văn bản: Ghi rõ họ, tên, tên đệm, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học Cỡ chữ 14 VnTime đậm 7.5 Dấu quan ban hành: Xác nhận tính pháp quy, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định Bộ Nội vụ Phần khách thể văn bản: Ghi nơi cần chuyển công văn (nơi nhận văn bản) Nơi nhận văn cá nhân quan nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để báo cáo, để đạo, để biết, để theo dõi, để thực Đối với cơng văn nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi" "Đồng kính gửi" Đối với loại văn khác nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn Các thành phần thể thức khác: Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: - Địa quan, tổ chức; địa E-mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ - Các dẫn phạm vi lưu hành như: Trả lại sau họp (hội nghị, "xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn thảo văn "dự thảo" hay "dự thảo lần " Các dẫn đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn - Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành - Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã - Số trang: Văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự chữ số Ả rập; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục 10 Thể thức sao: Thể thức dược thực sau: - Hình thức bao gồm dịng chữ: "Sao y chính", "Trích sao" "Sao lục" - Tên quan, tổ chức văn tên quan, tổ chức thực việc văn - Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại văn quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn Số ghi chữ số Ả rập, số 01 vào ngày đầu nhiệm kỳ ngày đầu năm kết thúc vào ngày cuối đại hội vào ngày 31/12 hàng năm - Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận V Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản: Kỹ thuật trình bày văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp đụng văn soạn thảo máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn in giấy; áp dụng văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn bản: a) Khổ giấy: Văn trình bày (đánh máy in) giấy A4 (kích thước 210 mm x 297 mm, sai số cho phép ± mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ hơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210mm) mẫu giấy in sẵn b) Kiểu trình bày: Các loại văn trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) c) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4): - Trang mặt trước Lề trên: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề dưới: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm - Trang mặt sau (nếu in mặt): Lề trên: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề dưới: Cách mép từ 20 - 25 mm Lề trái: Cách mép trái từ 15 - 20 mm Lề phải: Cách mép phải từ 30 - 35 mm 2 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn bản: Vị tờ trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn phụ lục I Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Kiểu chữ trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo phụ lục II Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự phụ lục II Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức sao: Các thành phần thể thức trình bày trang giấy, sau phần cuối văn sao, đường kẻ nét trên, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Vị tờ trình bày thành phần thể thức trang giấy A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức theo phụ lục Các thành phần thể thức trình bày sau: - Hình thức sao: Cụm từ "Sao y chính", từ "Trích sao" "Sao lục" trình bày số (phụ lục 2) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Các thành phần thể thức khác thực phụ lục 2, kiểu chữ, cỡ chữ thực phụ lục VI Một số vấn đề cần lưu ý xây dựng văn bản: Nắm vững vấn đề đặt để chọn thể loại cho phù hợp Trong văn nên tập trung vào vấn đề, tránh nêu vấn đề đối lập trùng lặp để nâng cao tính hiệu lực Trong văn cần xác định rõ phạm vi hiệu lực, thẩm quyền ban hành văn bản, đối tượng tác động, thời gian, không gian, trách nhiệm thực Bảo đảm tính kế thừa văn bản, ý đến văn hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống, khoa học, bảo đảm văn cấp phục tùng văn cấp Văn có nhiều trang từ trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ả rập cách mép trang giấy 25 mm góc phải Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã Phụ lục 1: Ví trí thành phần thể thức văn bản: Ghi chú: Tiêu đề Tên quan ban hành văn Số, ký hiệu Địa điểm, ngày tháng, năm ban hành văn 5a Tên loại văn trích yếu nội dung văn 5b Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung cơng văn (có thể có nhiều trang) 7a Thể thức đề ký, chức vụ người ký 7b Chữ ký 7c Họ tên người ký 8a Nơi nhận công văn 8b Nơi nhận văn Dấu mức độ mật 10 Dấu mức độ khẩn 11 Dấu phạm vi phổ biến 12a Dấu tài liệu hội nghị 12b Dấu dự thảo Phụ lục 2: Vị trí thành phần thể thức văn bản Ghi chú: Ơ số 1: Hình thức sao: "Sao y chí", "Trích sao", "Sao lục" Ơ số 2: Tên quan, tổ chức Ô số 3: Số, ký hiệu Ô số 4: Địa danh, ngày, tháng , năm Ô số 5a, b, c: Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Ô số 6: Dấu quan, tổ chức Ô số 7: Nơi nhận Phụ lục 3: Kiểu (font) chữ, cỡ chữ chương trình Windows dùng để trình bày thể thức văn TT Thành phần thể thức Tiêu đề: Hội Sinh viên Việt Nam Tên quan ban hành văn Kiểu chữ Cỡ chữ Dáng chữ VnTimeH Đứng 15 nt 14 b Tên quan cấp Số ký hiệu văn Địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại văn trích yếu nội dung văn nt nt 14 14 VnTime 14 b Trích yếu nội dung văn c Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn Chữ ký, thể thức ký dấu quan HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM nt a Tên quan ban hành văn a Tên loại văn Ví dụ trình bày thực tế BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Đứng THÀNH PHỐ HÀ NỘI Đứng Số 127-QĐ/HSV Hà nội, ngày 21 tháng Nghiêng năm 2005 Đứng Đứng Thông báo Đậm Đứng VnTime 14 Kết hội nghị Đậm nt 12-14 Nghiêng Về chế độ cơng tác phí nt 14 Đứng Trong công tác đạo VnTimeH 16 ban hành Đứng, Hoa Đứng, Đậm nt T/M Ban Thư ký Hội Sinh viên trường a Thể thức đề ký VnTimeH 14 b Chức vụ người VnTime 12 nt 14 VnTime 14 b Nơi nhận cụ thể nt 12 Chỉ mức độ mật VnTimeH 14 nt 14 Đứng, Nơi nhận: Đậm Nghiêng Trung ương Hội SV Đứng, Mật Đậm nt Khẩn nt Nghiêng T.31/QĐ/TƯ320 c Họ tên người ký Nơi nhận văn a Nơi nhận 10 Chỉ mức độ khẩn Ký hiệu người đánh máy, mã số văn 11 bản, số lượng phát hành Chủ tịch: Nguyễn Văn Q Ghi chú: Nếu dùng dấu khắc để thay số thành phần thể thức văn kiểu chữ, cỡ chữ dấu nên tương xứng với kiểu chữ cỡ chữ chế máy vi tính  ... khác, áp đụng văn soạn thảo máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn in giấy; áp dụng văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành... thức văn bản: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể loại văn định theo quy định pháp luật Mỗi văn thông... thường, công văn đề: Kính gửi: (Phần trích yếu cơng văn đặt số ký hiệu chữ in thường nghiêng, cỡ chữ 12) Nội dung văn bản: a) Nội dung văn bản: Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó,