Sáng kiến kinh nghiệm một vài kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ gốc ở trường

Đề Tài: “ Một vài kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ gốc ở trường TH” A. PHẦN MỞ ĐẦU I. Lí do chọn SKKN: 1 .Cở sở lí luận: Hầu hết các đơn vị trường học trên địa bàn Huyện Hướng Hóa hiện nay đã được tin học hoá trong lĩnh vực quản lý tài chính bằng phần mềm kế toán. Đó thực sự là một công cụ đắc lực giúp cho kế toán làm tốt công tác kế toán. Toàn bộ sổ sách, bảng biểu quyết toán đều được máy thực hiện tính toán thông qua phần mềm kế toán. Cơ sở cho toàn bộ số liệu tài chính để nhập vào chương trình máy là chứng từ gốc. Chứng từ gốc phản ánh mọi hoạt động thu, chi tài chính hàng ngày diễn ra tại đơn vị, là cơ sở pháp lý phản ánh tình hình quản lý tài chính tại đơn vị. Số liệu quyết toán có phản ánh trung thực, chính xác định mức chi có đúng quy định hay không đều thể hiện trên chứng từ gốc. 2. Cơ sở thực tiễn: Để bảo đảm tính trung thực, rõ ràng, chính xác chi đúng kế toán phải thực hiện việc kiểm soát chứng từ trước khi trình duyệt chi. Công việc này tuy thật đơn giản nhưng không phải đơn giản chút nào. Bởi vì qua một số biên bản thẩm tra số liệu quyết toán và các biên bản về thanh tra tài chính của một số trường nói chung và trường TH Hướng Phùng nói riêng đều lặp đi lặp lại tình trạng sai sót về mặt chứng từ gốc, trình tự luân chuyển và việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị về định mức chi tiêu vẫn còn hạn chế. Chính vì thế bản thân tôi rất trăn trở làm thế nào để việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ, giảm thiểu được sự sai sót trên chứng từ gốc, thực hiện tốt quá trình luân chuyển chứng từ đó cũng là một yếu tố quan trọng tham mưu cho hiệu trưởng về định mức chi nhằm quản lý và sử dụng tốt các nguồn kinh phí tại đơn vị trường học. Để giúp các cơ quan kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí là những biện pháp phải làm, phải có chế độ HCSN, từ đó nâng cao chất lượng hạch toán và hiệu quả của đơn vị HCSN. Đó là lý do mà tôi chọn đề tài này.

Đề Tài: “ Một vài kinh nghiệm việc kiểm soát chi luân chuyển chứng từ gốc trường TH” A PHẦN MỞ ĐẦU I Lí chọn SKKN: Cở sở lí luận: Hầu hết đơn vị trường học địa bàn Huyện Hướng Hóa tin học hoá lĩnh vực quản lý tài phần mềm kế toán Đó thực công cụ đắc lực giúp cho kế toán làm tốt công tác kế toán Toàn sổ sách, bảng biểu toán máy thực tính toán thông qua phần mềm kế toán Cơ sở cho toàn số liệu tài để nhập vào chương trình máy chứng từ gốc Chứng từ gốc phản ánh hoạt động thu, chi tài hàng ngày diễn đơn vị, sở pháp lý phản ánh tình hình quản lý tài đơn vị Số liệu toán có phản ánh trung thực, xác định mức chi có quy định hay chứng từ gốc Cơ sở thực tiễn: Để bảo đảm tính trung thực, rõ ràng, xác chi kế toán phải thực việc kiểm soát chứng từ trước trình duyệt chi Công việc thật đơn giản đơn giản chút Bởi qua số biên thẩm tra số liệu toán biên tra tài số trường nói chung trường TH Hướng Phùng nói riêng lặp lặp lại tình trạng sai sót mặt chứng từ gốc, trình tự luân chuyển việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị định mức chi tiêu hạn chế Chính thân trăn trở làm để việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ, giảm thiểu sai sót chứng từ gốc, thực tốt trình luân chuyển chứng từ yếu tố quan trọng tham mưu cho hiệu trưởng định mức chi nhằm quản lý sử dụng tốt nguồn kinh phí đơn vị trường học Để giúp quan kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm kinh phí biện pháp phải làm, phải có chế độ HCSN, từ nâng cao chất lượng hạch toán hiệu đơn vị HCSN Đó lý mà chọn đề tài II Lịch sử sáng kiến kinh nghiệm: Sau nhiều năm làm công tác kế toán, thấy thời gian trãi nghiệm để có kinh nghiệm lĩnh vực trình không gian nan nhà trường Trong đó, lĩnh vực quản lý tài thu –chi người kế toán cần phải sáng tạo, tính nguyên tắc tài chính, phải nhạy bén, nhìn nhận thực tế, tâm lý người, làm việc cần bàn bạc, có kế hoạch, phương pháp, qui trình, thời gian đối tác, đồng thời phải mang tính khoa học, triển khai, cần theo dõi, đôn đốc, nhắc nhỡ thực tốt mối quan hệ đa chiều để tạo uy tín cho nhà trường Việc “Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra” tất yếu tốt đẹp Bằng ngược lại…Trong thực tế, vấn đề cần xác định rõ tư tưởng trị người kế toán, nói suông kinh nghiệm thực tiễn Lý luận có vai trò lớn để nắm bắt áp dụng thực tiễn làm việc phải từ vốn hiểu biết mà ra, hiểu làm Đối với vấn đề tổ chức thực công tác thu quản lý thu – chi lý luận ta thấy dễ, song thực trạng từ đối tượng thu, đối tượng giao nhiệm vụ thu đến việc quản lý thu- chi, làm cho vừa thu có hiệu quả, mà chi cho trách nhiệm, cho không thất thu, không thất thoát, chi cho đảm bảo kế hoạch, minh bạch, công khai, phần thực tiển có lẽ phải lấy kết để minh chứng Phần thực tiển có hai yêu cầu định thành phần, người nộp phải nộp đủ, người chi phải có trách nhiệm Người đóng góp muốn thấy kết quả, người có nhiệm vụ thu chi phải biết lắng nghe tạo uy tín thực sự, hai yếu tố thực đảm bảo lý luận thực tiễn có cân đối bền vững III Mục đích nghiên cứu: Như nói mục đích nghiên cứu đề tài hướng đến việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ, giảm thiểu sai sót chứng từ gốc, thực tốt trình luân chuyển chứng từ yếu tố quan trọng tham mưu cho hiệu trưởng định mức chi nhằm quản lý sử dụng tốt nguồn kinh phí đơn vị trường học Để giúp quan kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ tiêu đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm kinh phí biện pháp phải làm, phải có chế độ HCSN, từ nâng cao chất lượng hạch toán hiệu đơn vị HCSN IV Nhiệm vụ phương pháp nghiên cứu: Nhiệm vụ: Kiểm tra rà soát khâu luân chuyển chứng từ gốc từ Kho bạc - Thủ quỹ - Kế toán nhằm tránh thất lạc, sai sót, tẩy xóa tham mưu định mức khoản chi nhà trường Phương pháp nghiên cứu: Qua thực tiễn công viêc hàng ngày, phương pháp quan sát, so sánh, trao đổi kinh nghiệm qua buổi tập huấn, hội nghị với kế toán khác địa bàn Huyện nghiên cứu văn tài để đưa phương án tốt áp dụng tốt đơn vị V Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu: Các chứng từ gốc khoản chi tiêu định mức đơn vị Giới hạn nghiên cứu: Từ tháng 06 năm 2014 đến tháng 03 năm 2016 B NỘI DUNG ĐỀ TÀI Chương I: Cơ sở lí luận: Những năm trước kế toán đơn vị trường học làm quen với môi trường kế toán hành nghiệp, nên thật lúng túng khâu kiểm soát luân chuyển chứng từ gốc Vì chưa nắm văn định mức chi tiêu, biểu mẫu quy định công tác kế toán chưa thành thạo nên chứng từ gốc hầu hết thủ trưởng duyệt chi chuyển xuống kế toán viết phiếu chi Trình tự luân chuyển chứng từ gốc phù hợp với tình hình trước Theo yêu cầu trường lớp, tăng cường sở vật chất trường học, lượng học sinh đông, lượng giáo viên tăng theo, nhiều hoạt động văn nghệ diễn làm cho lượng chứng từ gốc phát sinh ngày nhiều, trình tự luân chuyển chứng từ Chương 2: Thực trạng giải pháp nghiên cứu: I Thực trạng vấn đề nghiên cứu: Theo cách làm cũ không phù hợp không phát huy tính chủ động kế toán việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị Nhiều chứng từ bị sai sót mặt hình thức lẫn nội dung như: - Chứng từ chưa mẫu biểu quy định - Chứng từ thiếu chữ ký người mua hàng - Mua hàng hoá từ 200.000đ hoá đơn bán hàng - Chứng từ bị sửa chữa tẩy xoá - Thiếu tên, địa chỉ, chữ ký người bán hàng - Công văn kèm toán chứng từ hiến máu nhân đạo - Thiếu văn kèm ví dụ định khen thưởng, công văn có liên quan đến khoản chi - Giấy đề xuất phận cần mua sắm vật tư hay có tài sản hư hỏng II Biện pháp thực hiện: Cải tiến trình luân chuyển chứng từ gốc: Chính nhận thức nguyên nhân dẫn đến việc sai sót chứng từ gốc để từ thực luân chuyển chứng từ gốc chưa phù hợp kế toán mạnh dạn đề xuất với thủ trưởng đơn vị cải tiến trình luân chuyển chứng từ gốc để từ thực việc kiểm soát chứng từ gốc tốt tham mưu cho thủ trưởng định mức chi tiêu phù hợp với quy định Ví dụ phổ biến bước để thực quy trình toán, là: (1) Giấy đề xuất, kế hoạch dự trù kinh phí, tạm ứng (nếu có) giáo viên, tổ, hay nhóm chuyên môn đựơc chuyển đến kế toán xem xét mặt định mức chi tiêu nguồn kinh phí thực trình thủ trưởng duyệt (2) Thủ trưởng vào kế hoạch chuyên môn, nhà trường, văn có liên quan duyệt chủ trương, tạm ứng (nếu có) (3) Kế toán chi ứng theo dõi công nợ (nhập chương trình máy) (4) Các cán bộ, giáo viên tiến hành chi, mua sắm theo dự trù đề xuất duyệt (5) Người thực lập giấy đề nghị toán kèm theo toàn hoá đơn, chứng từ mua sắm, chi bồi thường hoạt động…chuyển cho kế toán (có xác nhận phận giám sát) tổ trưởng … bảng kê nhận vật tư (nếu có) (kèm theo photo dự trù, đề xuất) Kế toán nhận kiểm soát chứng từ, xem xét định mức chi tiêu, nguồn kinh phí chi đề nghị thủ trưởng duyệt chi, hay toán tạm ứng (6) Thủ trưởng duyệt chi (7) Kế toán viết phiếu chi hay toán chuyển khoản (8) Thủ trưởng xuất quỹ tiền mặt chi toán tạm ứng thiếu Rõ ràng qua bước tăng cường thêm vai trò kế toán việc kiểm soát chứng từ, khâu quan trọng nhất, bị sai dẫn đến nhiều sai sót khác Việc toán sai ảnh hưởng đến công tác quản lý tài đơn vị chí gây thất thoát tiền nhà nước Hướng dẫn thủ tục toán thường xuyên cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trường: Một nguyên nhân dẫn đến chứng từ gốc không đảm bảo thiếu hướng dẫn cán kế toán Bởi trường hầu hết giáo viên đào tạo chuyên ngành sư phạm, mặt giấy tờ, thủ tục kế toán cần có hướng dẫn kế toán nhà trường Thực chất khoản toán thường xuyên nhà trường không nhiều nhiều người biết, phổ biến, hướng dẫn đến cho cán bộ, giáo viên để thực Đơn cử số mẫu hướng dẫn theo công việc: Hướng dẫn thủ tục toán mua sắm đồ dùng dạy học : Bảng dự trù đồ dùng dạy học giáo viên đứng lớp hay giáo viên phụ trách môn có xác nhận tổ trưởng (ghi rõ tên đồ dùng, tiết dạy, dạy, số lượng/lớp, số tiền…) duyệt Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) (theo mẫu kế toán) Hoá đơn tài chính, giấy bán hàng (nếu mua người sản xuất) Bảng kê (theo mẫu) Giấy đề nghị toán (theo mẫu kế toán) Lập bảng kê chứng từ toán có từ hoá đơn, bảng kê mua hàng trở lên (theo mẫu kế toán) Các mẫu biểu xin liên hệ kế toán Phối kết hợp kế toán với BG hiệu việc kiểm soát chứng từ gốc: Việc sai sót chứng từ gốc thiếu kiểm soát thường xuyên, kế toán thường xem nhẹ việc nên dẫn đến nhiều chứng từ gốc bị sai sót, dồn lại cuối quý, cuối năm lật chứng từ thấy sai sót, thật khó bổ sung chứng từ lưu giữ đóng thành tập, người thực công việc có không tìm Để hạn chế, khắc phục sai sót không đáng có chứng từ gốc kế toán phối kết hợp với thủ trưởng đơn vị việc kiểm tra ngày, trước chứng từ gốc kiểm soát lần: Lần 1: Thủ trưởng duyệt chi Lần 2: Kế toán kiểm tra, viết phiếu thu chi Lần 3: Thủ trưởng duyệt phiếu thu chi Lần 4: Kế toán lập bảng kê, chứng từ ghi sổ lên toán Hiện chứng từ gốc kiểm soát qua lần : thêm lần 1: Kế toán kiểm soát chứng từ trước trình thủ trưởng duyệt chi Qua lần kiểm soát, từ nhận chứng từ chứng từ thiếu văn cần bổ sung công văn có liên quan đến kinh phí chi, kế hoạch hoạt động văn nghệ trường, kế toán dùng giấy ghi màu dán lên chứng từ yêu cầu bổ sung Khi thủ trưởng duyệt chi kí phiếu chi thấy tờ giấy thêm công văn, định cho kế toán bổ sung vào chứng từ Thực việc kiểm soát chứng từ gốc ngày: Hàng ngày kế toán dành từ 20-35 phút cuối ngày nhập chứng từ gốc vào máy vi tính, chứng từ có thiếu sót bổ sung Ví dụ số yếu tố cần kiểm soát chứng từ gốc sau: - Số tiền toán từ chi tiết đến tổng hợp (bằng số, chữ) - Ngày, tháng chứng từ - Tên người mua, người bán - Địa người mua, người bán - Chữ ký người mua,người bán, người nhận - Xác nhận cá nhân, phận có liên quan, bảng ký nhận vật tư, hàng hoá… - Bản dự trù, đề xuất kế toán photo lại tạm ứng kinh phí (nếu có) - Các công văn định có liên quan - Các hợp đồng, biên nghiệm thu công việc hoàn thành… Nếu có chứng từ sai thiếu việc dùng giấy ghi màu ghi giấy tờ, hồ sơ hay thiếu chữ ký dán lên chứng từ kế toán mở sổ theo dõi chứng từ chưa hoàn chỉnh với cột sau: Số chứng từ/ ngày tháng / nội dung/ số tiền/ người thực hiện/ giấy tờ, yêu cầu bổ sung/ ghi hoàn thành kế toán gạch bỏ Phối hợp với phận chuyên môn việc kiểm soát chứng từ gốc sở kiểm soát hoạt động chi tiêu: Được trí Ban giám hiệu kế toán đề xuất với đối tượng mua sắm vật tư, hàng hoá cần lập dự trù có xác nhận tổ chuyên môn Khi thực cần có giám sát phận chuyên môn có liên quan Ví dụ dự trù mua đồ dùng có xác nhận tổ trưởng Trong bảng kê nhận đồ dùng có xác nhận tổ trưởng, giáo viên phụ trách phòng môn tất nhiên giáo viên đứng lớp dạy sử dụng đồ dùng Hay mua vật tư để sửa chữa có xác nhận bảo vệ số vật tư sử dụng Kiểm soát chứng từ gốc giấy tờ hình thức mà thông qua việc phối kết hợp với phận chuyên môn thể chữ ký chứng từ gốc thực hiện, việc lập dự trù kinh phí trước thực việc chi tiêu hay mua sắm để kiểm tra hoạt động chi tiêu đơn vị có thực chất hay không Gắn trách nhiệm cử người, phận có liên quan hay phân công việc giúp nhà trường quản lý khoản chi tiêu người, việc đem lại hiệu cao Chương III: Kết đạt được: Qua biện pháp thực đơn vị đem lại hiệu rõ rệt Trên thực tế trường nhìn lại chứng từ năm tài 2013; 2014 2015 hoàn chỉnh đầy đủ so với năm trước nhiều mặt hình thức nội dung giảm thiểu tối đa sai sót mặt hình thức nội dung chứng từ gốc như: - Chứng từ mẫu biểu quy định - Có đầy đủ chữ ký người mua , người bán - Chứng từ không bị sửa chữa tẩy xoá - Có văn liên quan đến khoản chi sở để toán khoản chi công văn sở, phòng định nhà trường … - Giấy đề xuất, dự trù phận cần mua sắm vật tư, hàng hoá hay có tài sản hư hỏng - Qua việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ kế toán từ chối khoản toán chứng từ không hợp lệ mua hàng hoá từ 200.000đ trở lên hoá đơn tài chính, giấy tờ phép giáo viên không đầy đủ hợp lệ - Các cán bộ, giáo viên không lúng túng ngại giao dịch với kế toán để toán khoản chi Các khoản toán nhanh chóng hơn, hạn chế đựơc việc phải làm lại giấy tờ nhiều lần hiểu rõ trình tự thủ tục chứng từ toán có sai sót cần bổ sung kế toán hướng dẫn lần từ đầu nhận chứng từ Nhờ việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chủ động tham mưu kịp thời với hiệu trưởng trước duyệt dự trù kinh phí, hay toán định mức chi tiêu tiết kiệm nguồn kinh phí, giảm thiểu thiếu sót hình thức biểu mẫu chứng từ gốc Việc chi tiêu bám sát văn hướng dẫn, công văn định có liên quan nên kiểm tra chứng từ gốc rõ ràng hơn, không cần phải tìm kiếm, kiểm tra lại kèm vào chứng từ toán Chứng từ gốc rõ ràng minh bạch thể tính dân chủ tài hơn, thông qua việc phối kết hợp với tổ trưởng, phận chuyên môn giám sát khoản chi xác nhận vào chứng từ gốc Đặc biệt việc kiểm soát luân chuyển chứng từ gốc chặt chẽ giúp cho số liệu báo cáo toán xác, trung thực đảm bảo tính pháp lý chi tiêu định mức quy định, hạn chế lãng phí sai phạm chế độ tài mặt khác chống tượng tham nhũng tài C KẾT LUẬN Qua kinh nghiệm công tác kế toán thân nhận thức sâu sắc tầm quan trọng chứng từ gốc, sở có tình pháp lý, yếu tố quan trọng để đánh giá tình hình tài đơn vị Để thực tốt công tác kiểm soát chứng từ gốc kế toán cần phân tích rõ tầm quan trọng, lợi ích mang lại thông qua việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ, mạnh dạn đề xuất với ban giám hiệu việc thực quy trình luân chuyển chứng từ gốc, để từ có thống cách làm từ xuống tránh trường hợp “Trống đánh xuôi kèn thổi ngược” Để đảm bảo nguồn tiền chủ động cho việc toán kịp thời chi lúc hạch toán lúc theo nguồn tránh trường hợp chi trước đến cuối tháng tách chứng từ theo nguồn, đòi hỏi cần có yếu tố xây dựng chứng từ gốc cần có giấy đề xuất, bảng dự trù kinh phí phận Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ chứng từ toán khoản chi thường xuyên cho phận, cán giáo viên nhà trường nhiều hình thức họ người thực mang lại chứng từ để kế toán toán Dành thời gian cuối ngày cho việc cập nhật vào máy kiểm soát chứng từ gốc ngày đặc biệt kiểm tra kỹ từ khâu có đầy đủ chứng từ hợp lệ duyệt kế toán viết chi, thủ quỹ đựợc xuất tiền, tránh tình trạng xuất tiền trước làm chứng từ sau khó bổ sung đầy đủ Hầu hết chứng từ gốc kiểm tra kiểm tra lại không khẳng định tránh không khỏi sai sót, có sai sót tháng xử lý tháng Một số trường hợp cần cấp tiền để kịp thời phục vụ cho hoạt động, chi kiểm tra lại thấy thiếu yếu tố chứng từ gốc bảng kê nhận vật tư, hàng hoá, công văn, định… phải lập giấy ghi màu ghi vào sổ theo dõi bổ sung chứng từ cho đối tượng toán Bằng nhiều hình thức thông báo đến cho đối tượng thiếu chứng từ, chữ ký …yêu cầu thời hạn bổ sung Kế toán phải thường xuyên nắm bắt văn tiêu chuẩn định mức chi tiêu cách yêu cầu văn thư cung cấp văn có liên quan đến tài Phối hợp với ban giám hiệu việc phổ biến tiêu chuẩn định mức theo văn quy đinh ngành, liên ngành cho toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường Giúp cho người thấy rõ trách nhiện chung người việc giám sát hoạt động chi tiêu đơn vị Không phải chữ ký xong mà với trách nhiệm cá nhân, phận có liên quan nhằm quản lý sử dụng tốt nguồn kinh phí Trên số kinh nghiệm mà thân rút trình làm kế toán Chắc chắn chưa phải ý kiến hay, tối ưu, thời gian nghiên cứu không nhiều Vì mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô để sáng kiến hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Hướng phùng, ngày 25 tháng năm 2016 Tôi xin cam đoan SKKN viết, không chép nội dung người khác Người viết (K ý, ghi rõ họ tên) Trần Thị Ái Tình TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 Bộ trưởng Tài Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ trưởng Tài Thông tư số 61/2014/TT-BTC ngày 20/5/2014 Bộ trưởng Tài Quyết định 759/QĐ-BTC đính thông tư 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 MỤC LỤC A Phần mở đầu I Lý chọn SKKN 1 Cơ sở lý luận Cơ sở thực tiễn II Lịch sử SKKN III Mục đích nghiên cứu SKKN IV Nhiệm vụ phương pháp nghiên cứu Nhiệm vụ 2 Phương pháp nghiên cứu .2 V Giới hạn phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu 2.Giới hạn nghiên cứu B Nội dung đề tài .3 Chương I Cơ sở lý luận Chương II Thực trạng giải pháp nghiên cứu I Thực trạng vấn đề nghiên cứu II Biện pháp thực Cải tiến trình luân chuyển chứng từ gốc Hướng dẫn thủ tục toán thường xuyên cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trường Phối hợp kế toán vơi ban giam hiệu việc kiểm soat chúng từ gốc Thực kiểm soát chứng từ gốc hàng ngày 5 Phối hợp với phận chuyên môn việc kiểm soát chứng từ gốc sở kiểm soát hoạt đọng chi tiêu 10 Chương III Kết đạt .6 C Kết luận Tài liệu tham khảo .9 Mục lục .10 11