Nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản HCM

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài : 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 1 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài: 2 4. Đối tượng nghiên cứu: 2 5. Phạm vi nghiên cứu: 2 6. Nhiệm vụ nghiên cứu: 2 7. Phương pháp nghiên cứu: 2 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT 11 VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 11 2.1. Khái quát về Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. 11 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 11 2.1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. 12 2.1.2.1. Chức năng. 12 2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 12 2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức. 13 2.2 Các loại văn bản hình thành trong hoạt động của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. 15 2.3. Quy định về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. 17 2.3.1.Tiêu đề: 17 2.3.2.Tên cơ quan ban hành văn bản: 17 2.3.3.Số và ký hiệu văn bản: 17 2.3.4.Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: 18 2.3.5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: 19 2.3.6.Phần nội dung văn bản: 19 2.3.7.Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành: 19 2.3.8.Nơi nhận văn bản: 20 2.4. Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan. 21 2.5. Thực trạng công tác Quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 26 2.5.1.Trách nhiệm của cán bộ, công chức Trung ương Đoàn đối với việc quản lý và giải quyết văn bản: 26 2.5.1.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan (Bí thư Thứ nhất, Bí thư Thường trực, các đồng chí trong Ban Bí thư) 26 2.5.1.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng 27 2.5.1.3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức các đơn vị 27 2.5.1.4. Trách nhiệm của văn thư cơ quan 27 2.5.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 27 2.5.3.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản 30 2.5.3.1.Nguyên tắc: 30 2.5.3.2.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản đi 30 2.5.3.3.Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản đến 38 2.5.4. Công tác giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản 45 2.5.4.1. Giải quyết văn bản đi 45 2.5.4.2.Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 47 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 49 3.1. Nhận xét. 49 3.1.1. Ưu điểm. 49 3.1.2. Tồn tại. 49 3.2. Một số kiến nghị 50 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ,công chức,viên chức cơ quan Trung ương Đoàn về công tác quản lý và giải quyết văn bản. 50 3.2.2. Tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ. 50 3.2.3. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các văn bản của cơ quan về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng. 51 3.2.4. Đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý và giải quyết văn bản 52 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HCM : Hồ Chí Minh TNCS : Thanh niên Cộng sản BCH : Ban Chấp hành BTV : Ban Thường vụ BBT : Ban Bí thư UV : Ủy viên MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài : Văn phương tiện, công cụ cho hoạt động quản lý Bất quan , tổ chức phải ban hành văn để phục vụ cho hoạt động quản lý Để phát huy hiệu vai trò chức văn bản, công tác quản lý giải văn phải quan tâm mức Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tổ chức trị xã hội hệ thống trị, môi trường thuận lợi cho hệ niên cống hiến trưởng thành.Đây nơi cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược, kế hoạch sách phát triển niên đáp ứng yêu cầu đổi đất nước hội nhập quốc tế Trong trình hoạt động, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành thường xuyên nhận nhiều loại văn quan tổ chức gửi đến để đạo, phối hợp công tác hay tham mưu xin ý kiến vấn đề đời sống xã hội liên quan trực tiếp đến niên chức nhiệm vụ Trung ương Đoàn Để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý kịp thời, xác, nhiều năm qua Trung ương Đoàn có nhiều cố gắng tích cực đổi mới, thực hiệu công tác quản lý giải văn Bởi quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thực tốt tuân thủ theo quy định Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quản lý giải công việc quan; đồng thời khẳng định vị trí tầm quan trọng quan hệ thống trị Với sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số sở giáo dục khác, việc nghiên cứu công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn nói riêng tổ chức trị - xã hội nói chung vấn đề chưa có đề tài nghiên cứu Xuất phát từ lý trên, chúng em chọn đề tài “Nghiên cứu công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh”làm đề tài nghiên cứu khoa học với mong muốn góp phần tìm hiểu công tác quản lý giải văn tổ chức trị xã hội hiểu rõ môn học “Công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội” mà chúng em học nhà trường Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Vấn đề quản lý giải văn có nhiều đơn vị, cá nhân nghiên cứu: + Nhóm tài liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ Trung ương Đảng + Báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên, học viên Khoa Văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Các đề tài khóa luận, luận văn thạc sĩ giảng viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Như vậy, có nhiều viết, luận văn, báo cáo công trình nghiên cứu khoa học vấn đề quản lý giải văn Đề tài có kế thừa công trình nghiên cứu, cách thức tiếp cận khảo sát xây dựng kết cấu nội dung Mục đích nghiên cứu đề tài: - Tìm hiểu loại văn hình thành hoạt động quan công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh - Kết đề tài tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy học tập giảng viên, sinh viên trường học phần “Quản lý giải văn hoạt động quản lý” học phần “Công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội” Đối tượng nghiên cứu: - Các loại văn bản, tài liệu hình thành hoạt động Trung ương Đoàn - Việc áp dụng quy trình nghiệp vụ công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý giải văn Văn phòng khối ban phong trào nhiệm kỳ Đại hội toàn quốc lần thứ (20072012) (Do thời gian hạn chế nên nhóm tác giả điều kiện nghiên cứu việc quản lý giải văn đơn vị nghiệp, doanh nghiệp, báo chí, xuất bản) Nhiệm vụ nghiên cứu: Thực trạng việc quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; số giải pháp kiến nghị nâng cao chất lượng tổ chức quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Phương pháp nghiên cứu: Để thực đề tài chúng em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thống kê: phương pháp sử dụng để thống kê số lượng văn hình thành hoạt động Trung ương Đoàn theo quy định - Phương pháp so sánh: phương pháp sử dụng để so sánh thực trạng việc quản lý giải văn Trung ương Đoàn với lý thuyết chúng em học nhà trường - Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp sử dụng để phân tích, rút ưu điểm hạn chế công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn, từ đưa biện pháp để giúp cho công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn thực tốt nề nếp - Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp sử dụng để phân tích, rút ưu điểm hạn chế công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn, từ đưa biện pháp để giúp cho công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn thực tốt nề nếp - Phương pháp khảo sát: Quan sát, phát bảng hỏi, tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo, ban hành, quản lý giải văn Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Đóng góp đề tài: - Đóng góp số ý kiến, giải pháp giúp cho việc quản lý giải văn Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thuận lợi hiệu - Là tài liệu nghiên cứu, phục vụ cho việc dạy học môn học “Quản lý giải văn hoạt động quản lý” học phần “Công tác văn thư quan Đảng tổ chức trị - xã hội” trường Đại học Nội vụ Hà Nội số sở giáo dục có đào tạo học phần Kết cấu đề tài: Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài gồm phần sau: Chương 1: Cơ sở lý luận quản lý giải văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Chương 3: Một số nhận xét kiến nghị nâng cao chất lượng công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Nhân chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo trường, thầy cô giáo khoa Văn thư - Lưu trữ đặc biệt cô giáo Trịnh Thị Năm hướng dẫn, trang bị cho chúng em kiến thức kỹ nghiệp vụ cần thiết cho việc khảo sát hoàn thành báo cáo đề tài cách thuận lợi hoàn thiện Xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán công chức Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp thông tin, số liệu giúp chúng em hoàn thành đề tài khoa học Tuy nhiên, có nhiều cố gắng, khả năng, kinh nghiệm chúng em nhiều hạn chế nên đề tài khó tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý thầy cô quý bạn đọc Chúng em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2012 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN 1.1 Khái niệm - Văn bản: Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học khoa học kỹ thuật; công căn, giấy tờ hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan gọi văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến giới nghiên cứu văn học, ngôn ngữ học, sử học nước ta từ trước tới Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định,đề án công tác, báo cáo… gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quan, tổ chức Khái niệm văn dùng đề tài hiểu theo nghĩa hẹp nói - Quản lý tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý cách gián tiếp trực tiếp nhằm thu diễn biến, thay đổi tích cực - Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm phát hành, tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức.(Tập giảng công tác Văn thư, lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Năm 2008) - Văn đi: Là toàn văn quan, tổ chức ban hành gửi (Tập giảng công tác Văn thư, lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Năm 2008) - Văn đến: tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn thư, thư gửi đến quan, tổ chức.(Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) - Văn Đoàn loại hình tài liệu thể ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động tổ chức Đoàn,do cấp Đoàn, tổ chức,cơ quan có thẩm quyền Đoàn ban hành theo quy định Điều lệ Đoàn Ban Bí thư Trung ương Đoàn (Quyết định số 1836QĐ/TWĐTN ngày 23/6/2006 Ban Bí thư Trung ương Đoàn thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đoàn) - Bản thảo văn viết tay đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức (Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam,NXB văn hóa thông tin,H.2011) - Bản gốc văn bản" hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - "Bản văn bản" hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành" - Giải làm cho vấn đề không vấn đề (Theo từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Năm 2004) - Giải văn thực nội dung mà văn nêu phục vụ hiệu cho hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức 1.2.Các quy định Nhà nước quản lý giải văn 1.2.1 Các văn quy định công tác quản lý giải văn bản: Công tác văn thư nghiệp vụ quan trọng cần thiết quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quản lý hoạt động Nhà nước Vì vậy, Nhà nước ta ban hành văn quy định, hướng dẫn để thống khâu nghiệp vụ công tác văn thư áp dụng chung cho tất quan, tổ chức Đó văn sau đây: - Luật số: 17/2008/QH12 ngày 03 tháng năm 2008 Quốc hội ban hành Luật ban hành văn Qui phạm pháp luật - Luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Quốc hội ban hành Luật ban hành văn Qui phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Nghị định số: 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng năm 2006 Chính phủ Qui định chi tiết thi hành số điều luật ban hành văn qui phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lí sử dụng dấu - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đối, bổ sung số điều Nghị định số điều Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lí sử dụng dấu - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức trình bày kỹ thuật soạn thảo văn hành - Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch - Chỉ thị số: 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ việc giảm văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành Nhà nước - Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng - Công văn số: 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn xây dựng qui chế công tác văn thư, lưu trữ quan 1.2.2 Quy trình quản lý giải văn Công tác quản lý văn quản lý văn đến theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư bao gồm công việc sau đây: 1.2.2.1 Quy trình quản lý giải văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: a.Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải b.Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn c Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức - Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực công việc sau: + Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; + Phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; + Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.2.2.2 Quy trình quản lý văn Tất văn quan, tổ chức phát hành (sau gọi chung văn đi) quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn đi; - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; + Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc + Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh - Lưu văn Trích yếu:QĐ Phê duyệt Chương trình MTQG Y tế giai đoạn 2012 - 2015 Toàn văn nội dung văn Chuyển xử lý yêu cầu xử lý Chủ trì xử lý Nguyễn Mạnh Dũng Phối hợp xử lý Hạn giải xong Hạn thu hồi 21/09/2012 06/10/2012 Nội dung yêu cầu xử lý Lưu trữ Phông lưu trữ số Lưu hồ sơ số Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Ngày lưu hồ sơ 06/09/2012 d Trình văn đến Văn đến sau đăng kí xong cán văn thư quan có trách nhiệm trình văn đến Tuỳ thuộc vào đối tượng nhận văn đến mà cán văn thư quan trình văn cho người có thẩm quyền: - Văn tổ chức, cá nhân quan trung ương Đoàn gửi đến Trung ương Đoàn, phận văn thư Phòng Hành thuộc Văn phòng Trung ương Đoàn tiếp nhận, bóc bì, đăng ký chuyển cho Chánh văn phòng Trung ương Đoàn xử lí - Văn ban, đơn vị trực thuộc quan Trung ương Đoàn trình Ban Bí thư Bí thư Trung ương Đoàn phải chuyển đến Chánh Văn phòng trung ương Đoàn, Thư kí Bí thư thứ nhất, thư kí ban Bí thư theo mẫu phiếu trình văn thống - Người có thẩm quyền nội dung văn bản, vào quy chế làm việc quan chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan để giao cho ý kiến phân phối, đạo giải văn - Ý kiến phân phối ghi vào mục “chuyển” dấu đến - Ý kiến đạo giải văn ghi phiếu riêng.(Phiếu giải văn đến) Phiếu kẹp phía văn 43 - Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung chuyển cho ban, đơn vị theo ý kiến phân phối người có thẩm quyền e Sao văn đến Sau trình văn đến xong, vào ý kiến phân phối giải văn Chánh Văn phòng, quan Nhà nước, cán văn thư quan Trung ương Đoàn chịu trách nhiệm văn đến theo ý kiến đạo Việc văn đến thực sau : văn đến sau có ý kiến phân phối ý kiến đạo giải Chánh Văn phòng Trung ương Đoàn, văn thư tiến hành văn đến Việc văn đến chủ yếu sử dụng hình thức to, kể văn gửi đơn vị (không có trụ sở 60, 62, 64 Bà Triệu) Việc thể thức chủ yếu dùng cho văn tài chính, có mẫu in sẵn Điều cho thấy việc quản lý văn đến quan Trung ương Đoàn chưa thật chặt chẽ Văn đến gửi phải trở thành văn quan quản lý văn quan, tổ chức phát hành Về thể thức bao gồm: Tên quan văn bản; Số ký hiệu sao; địa điểm ngày, tháng, năm văn bản; chức vụ,chữ ký, họ tên người ký sao; dấu quan sao; nơi nhận g Chuyển giao văn đến Cũng giống việc chuyển giao văn đi, việc chuyển giao văn đến quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thuận lợi nhanh chóng dễ dàng cho cán văn thư Cán văn thư chuyển văn đến cho đơn vị, phòng ban vào ô nơi ngày lần có cán từ phòng ban đơn vị xuống nhận văn Khi tiến hành chuyển giao văn đến cho chức vụ như: đồng chí bí thư, bí thư, phó bí thư … người nhận phải kí nhận Theo khảo sát thông qua bảng hỏi, 100% người hỏi trả lời giao, nhận văn phải ký nhận Nhưng thực tế, tiếp xúc trực tiếp với khâu nghiệp vụ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh nhóm tác giả nhận thấy rằng: Bản sao, photo gửi cho ban, đơn vị đưa vào ô văn thư quan chuyển giao không ký nhận, nhận tiến hành đăng ký chuyển giao ký nhận.Như việc quản lý (pho to) Trung ương Đoàn chưa thật chặt chẽ khoa học 44 Mẫu sổ giao nhận văn đến ……………………………………………… TRUNG ƯƠNG ĐOÀN ……………………………………………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Đ/C Nguyễn Thái Bình Phó văn phòng trung ương Đoàn Năm:2010 Quyển số:……… Bắt đầu ngày:…… Kết thúc ngày:……………… Phần đăng ký bên Ngày tháng chuyển Số đến Đơn vị, người nhận vănbản Ký nhận Ghi 2.5.4 Công tác giải theo dõi đôn đốc việc giải văn 2.5.4.1 Giải văn Theo định số 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng 5năm 2009 Ban hành quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, chuẩn bị ban hành văn quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, việc giải (xử lý) văn quan quy định sau: Văn Ban Thường vụ Trung ương Đoàn Bước 1: Trước hội nghị tháng, Ban Bí thư thông báo thành lập tổ chức công tác phân công cho ban, đơn vị chuẩn bị nội dung chuyên đề theo chương trình làm việc Ban Thường vụ Bước 2: Tổ trưởng tổ công tác trưởng ban, đơn vị chuẩn bị đề cương, họp thành viên thống đề cương, định hướng biên soạn phân công thành viên thực 45 Bước 3: Thảo luận, góp ý tổ công tác ban, đơn vị hoàn chỉnh dự thảo lần Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến sở ban, ngành có liên quan Bước 5: Tổ công tác ban, đơn vị tổng hợp ý kiến thảo luận tiếp thu để hoàn chỉnh dự thảo lần Bước 6: Trình Ban Bí Thư Trung ương Đoàn Bước 7: Chậm 05 ngày, kết luận Ban Bí thư Trung ương Đoàn, tổ công tác ban, đơn vị hoàn chỉnh dự thảo trình Ban Thường vụ Trung ương Đoàn thảo luận định Bước 8: Chậm 15 ngày, sau hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đoàn, tổ công tác ban, đơn vị có trách nhiệm tiếp thu hoàn chỉnh văn trình Bí thư thứ Trung ương Đoàn ký ban hành Văn Ban Bí thư Trung ương Đoàn Bước 1: Ban Bí thư thông báo thành lập tổ công tác phân công cho ban, đơn vị chuẩn bị nội dung chuyên đề theo chương trình làm việc Ban Bí thư Bước 2: Tổ trưởng tổ công tác trưởng ban, đơn vị chuẩn bị đề cương, họp thành viên thống đề cương định hướng biên soạn phân công thành viên thực Bước 3: Thảo luận, góp ý tổ công tác ban, đơn vị, hoàn chỉnh dự thảo lần Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến ban, đơn vị có liên quan Bước 5: Tổ công tác ban, đơn vị tổng hợp ý kiến thảo luận tiếp thu để hoàn chỉnh dự thảo lần trình Ban Bí thư Trung ương Đoàn thảo luận định Bước 6: Chậm 05 ngày, sau họp Ban Bí thư Trung ương Đoàn tổ công tác ban, đơn vị có trách nhiệm tiếp thu hoàn chỉnh văn trình Thường trực Ban Bí thư Trung ương Đoàn ký ban hành Văn ban, đơn vị trực thuộc quan Trung ương Đoàn trình Ban Bí thư Bí thư Trung ương Đoàn phải chuyển đến Chánh văn phòng Trung ương Đoàn, Thư ký Bí thư thứ nhất, Thư ký Ban Bí thư theo mẫu phiếu trình văn thống Như vậy, việc soạn thảo ban hành văn Trung ương Đoàn lãnh đạo quan tâm coi trọng, thể chặt chẽ khoa học Vì văn Trung ương Đoàn ban hành có sai sót thẩm quyền thể thức ban hành văn Việc theo dõi giải văn thực sau: Sau văn gửi đi, phận văn thư phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết giao nhận tài liệu kịp thời phát xử lý trường hợp chậm trễ, thất lạc.Văn thư quan có nhiệm vụ giúp văn phòng phòng hành theo dõi kiểm tra chặt chẽ kết giao nhận văn đi, kịp thời 46 phát trường hợp chậm trễ thất lạc Đối với văn quan trọng kiểm tra phiếu gửi điện thoại hỏi trực tiếp Định kỳ hàng quý sáu tháng, văn phòng phòng hành quan gửi thống kê văn gửi đến quan yêu cầu quan báo cáo tình hình nhận văn bản, văn quan trọng, văn mật Văn có quy định thu hồi cần thực việc thu hồi đầy đủ hạn 2.5.4.2.Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến: Theo định số: 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng 5năm 2009 Ban hành quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, chuẩn bị ban hành văn quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, thời gian xử lý văn quy định sau: -Chánh Văn phòng Trung ương Đoàn có trách nhiệm xử lý văn ngày làm việc + Đối với văn gửi Trung ương Đoàn mang tính chất thông báo để biết, cho văn gửi ban Bí thư Trung ương Đoàn ban, đơn vị có liên quan + Đối với văn cần giải tuỳ theo tính chất tham mưu trình Ban Bí thư, Bí thư thứ nhất, Bí thư Trung ương Đoàn định - Thường trực Ban Bí thư đồng chí Bí thư Trung ương Đoàn có trách nhiệm xử lý văn không 02 ngày làm việc Đối với chương trình, đề án Đoàn thời gian xử lý không 05 ngày Đối với văn liên quan đến kinh tế , tài thời gian xử lý không 07 ngày Khi Bí thư phụ trách công tác vắng, ban, đơn vị có trách nhiệm trình nội dung liên quan với Bí thư thường trực xem xét xử lý - Lãnh đạo ban đơn vị: Tiếp nhận văn tổ chức, cá nhân gửi đến có trách nhiệm xem xét, giải yêu cầu nội dung, thời gian thẩm quyền Những văn không thuộc thẩm quyền ban, đơn vị đề nghị chuyển văn phòng trung ương Đoàn - Các đơn vị, cá nhân quan có trách nhiệm giải nhanh, thời hạn văn đến có nội dung công việc thuộc phạm vi phụ trách Những văn đến có yêu cầu thời hạn giải xin ý kiến, văn thư phải đăng kí đầy đủ vào mục phần mềm quản lý văn đến để theo dõi, Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc đảm bảo thời hạn quy định - Những văn chuyển qua nhiều đơn vị cá nhân giải trình văn phải đính kèm phiếu giải văn ghi ý kiến đơn vị cá nhân tham gia giải - Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến lập sổ theo dõi giải văn đến Sổ theo dõi giải văn đến Trung ương Đoàn lập máy sử dụng phần mềm văn 47 Việc giải văn mật: Theo khảo sát, 80% người hỏi cho biết, văn mật quan cán văn thư bóc bì Thủ trưởng quan, Thủ trưởng đơn vị, Chánh Văn phòng giải Căn vào mức độ mật, Ban Bí thư Chánh văn phòng thực việc phổ biến nội dung theo phạm vi đối tượng Người phổ biến tài liệu mật phải tuyệt đối giữ gìn bí mật, không tiết lộ nội dung cho người khác, không mang tài liệu khỏi quan không thủ trưởng quan đồng ý Việc tiêu hủy tài liệu mật phải thực theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Nhận xét: Với chức quan tham mưu cho Đảng Nhà nước công tác Đoàn phong trào thiếu nhi phạm vi toàn quốc Trung ương Đoàn TNCS HCM trọng đến việc soạn thảo, ban hành, quản lý giải văn Hằng năm, số lượng văn quan lớn, đặc biệt tăng vào năm cuối nhiệm kỳ; văn đến để đạo phối hợp hoạt động công tác không nhỏ, lãnh đạo Trung ương Đoàn TNCS HCM bước quan tâm coi văn phương tiện thiếu hoạt động quan Chính việc thể thức hóa quy trình soạn thảo, ban hành, quản lý giải văn bước quan tâm đáp ứng đạo công tác Đoàn phong trào thiếu nhi giai đoạn hội nhập phát triển 48 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG ĐOÀN 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm - Đội ngũ cán văn thư quan người có trình độ chuyên môn với phẩm chất trị có lòng say mê nghề nghiệp, tận tụy hết lòng với công việc - Công tác văn thư Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thực theo quy định Cục văn thư lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.Việc tổ chức văn thư theo hình thức văn thư hỗn hợp, giúp cho công việc thực cách nhanh chóng đạt hiệu cao - Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành chi tiết quy chế, quy định, hướng dẫn chế độ công tác văn thư Những văn giúp cho cán văn thư cán công chức, viên chức quan làm tốt khâu công tác văn thư - Văn quan Trung ương Đoàn ban hành đựơc rà soát kiểm tra chặt chẽ mặt thể thức, thẩm quyền, nội dung nên xảy sai sót - Việc áp dụng công nghệ đại vào công việc giúp cho việc đăng ký văn đi, đến, quản lý văn dễ dàng thuận tiện nhanh chóng nhiều Tất văn đến theo dõi chặt chẽ xác, đôn đốc, giải kịp thời - Nhờ có ô cho phòng ban riêng biệt phận văn thư Phòng Hành Văn phòng Trung ương Đoàn khiến cho việc chuyển giao văn đến nhanh chóng, kịp thời, xác, đối tượng, văn ngày chuyển hết ngày giúp cho cán văn thư giảm bớt phần vất vả công việc, khiến cho cán phòng ban quan chủ động với tài liệu công việc - Điều kiện làm việc cán văn thư quan quan tâm cách chu đáo, phòng làm việc xếp cách khoa học, đầy đủ trang thiết bị cho văn phòng như: điều hoà, máy tính, máy in, máy điện thoại, cặp đựng hồ sơ, kẹp, ghim tài liệu … Điều giúp cho cán văn thư giải công việc cách nhanh chóng, thuận tiện giúp cho cán văn thư yên tâm công tác hoàn thành tốt công việc 3.1.2 Tồn Bên cạnh ưu điểm, công tác văn thư nói chung công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn số tồn cần phải khắc phục: 49 - Việc ban hành văn công tác văn thư nói chung công tác quản lý giải văn nói riêng có xác định trách nhiệm thực khâu quy trình chưa cụ thể Điều dẫn đến việc chồng chéo giải công việc - Việc đăng ký văn đi, đến phần mềm quản lý văn có nhiều ưu điểm bên cạnh tồn không hạn chế máy tính hỏng hay gặp cố điện, mạng LAN khâu nghiệp vụ công tác văn thư phải thực máy bị đình trệ, kéo theo chậm trễ tới khâu nghiệp vụ - Bộ phận văn thư quan Trung ương Đoàn nơi tập trung nhiều cán bộ, công chức, viên chức quan để lấy giấy tờ, giải công việc nhiên có nhiều cán công chức sau nhận văn đơn vị, cá nhân bóc bì nghiên cứu thông tin văn văn thư quan, điều làm giảm tính an toàn yêu cầu bảo mật văn - Việc nhiều ban, đơn vị phép đăng ký văn riêng (các định) cho thấy, việc quản lý tập trung thống công tác văn thư Phòng Hành văn phòng theo quy định Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quy chế công tác văn thư Lưu trữ Trung ương Đoàn chưa hoàn toàn chặt chẽ - Vẫn tồn trường hợp đóng dấu bảng khen, giấy khen chưa có nội dung điiều hoàn toàn trái với quy định quản lý sử dụng dấu Nhà nước Đảng - Qua khảo sát bảng hỏi, 100% người tham gia khảo sát cho rằng, Trung ương Đoàn lập tập lưu văn đến, thực tế nghiệp vụ không tiến hành, điều cho thấy nhận thức cán bộ, công chức quan công tác quản lý giải văn tồn nhiều hạn chế 3.2 Một số kiến nghị 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ,công chức,viên chức quan Trung ương Đoàn công tác quản lý giải văn Công tác quản lí giải văn quan có vai trò quan trọng Tuy nhiên nhận thức, ý thức rõ ý nghĩa công việc trách nhiệm nghĩa vụ công việc việc nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức Trung ương Đoàn TNCS HCM công tác quản lí giải văn việc tiên Lãnh đạo quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cần quan tâm nhiều tới đời sống tinh thần đời sống vật chất cán bộ, công chức quan đặc biệt cán làm công tác văn thư, đưa quy định khen thưởng xử phạt kịp thời 3.2.2 Tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Để thực công việc cách có hiệu quả, khoa học suất, kịp thời việc phải thường xuyên rèn luyện, cập nhật thông tin mới, 50 phương pháp làm việc - 100% người hỏi cho rằng: Cơ quan không thường xuyên tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư lưu trữ Vì việc soạn thảo, ban hành xử lý văn có quy định cán nhiều xử lý lúng túng thiếu kiến thức thực tế công tác quản lý giải văn bản, đặc biệt cán chuyên môn, cán trẻ, cán Vì việc tổ chức lớp học bồi dưỡng công tác văn thư công tác quản lí giải văn cho tất cán chuyên môn cán văn thư quan để nâng cao trình độ hiểu biết cán bộ, công chức vô cần thiết Muốn vậy, theo nhóm tác giả cần thực nội dung sau : 1) Văn phòng Trung ương Đoàn cần tham mưu cho BCH Trung ương Đoàn lồng ghép nội dung công tác văn thư họp BCH Trung ương Đoàn, Hội Liên hiệp Thanh niên, Hội Sinh viên Việt Nam Đồng thời, cần kiến nghị đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình giảng dạy, bồi dưỡng hệ thống trường trị, trường hành cấp, đặc biệt Học viên Thanh thiếu niên, nơi tập trung đào tạo, bồi dưỡng hầu hết đội ngũ cán quản lý công tác Đoàn phạm vi toàn quốc 2) Khi tuyển dụng cán cán lãnh đạo Văn phòng ban, đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn: - Ưu tiên tuyển người đào tạo có chứng nhận qua lớp đào tạo công tác văn phòng có công tác văn thư 3) Cần đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ nghiệp vụ cán làm công tác văn phòng cán chuyên môn đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn, cách cử học lớp bồi dưỡng ngắn hạn dài hạn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 3.2.3 Tiếp tục xây dựng hoàn thiện văn quan công tác văn thư nói chung công tác quản lý giải văn nói riêng Trước hết, Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, quan có chức quản lý cao công tác văn thư, lưu trữ Đảng tổ chức trị - xã hội cần ban hành văn hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ nói chung vấn đề quản lý giải văn nói riêng cho tổ chức trị - xã hội Đối với Trung ương Đoàn: Theo nhóm tác giả, thời gian trước mắt, phận văn thư cần tham mưu cho Văn phòng Trung ương Đoàn ban hành văn hướng dẫn thực Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trong văn cần có chế tài khen thưởng kỷ luật với tập thể cá nhân thực tốt công tác văn thư, lưu trữ Thứ nhất: Sửa đổi, hoàn thiện quy chế công tác văn thư Trong quy chế quy định rõ trách nhiệm, thẩm quyền thực quy trình nghiệp vụ công tác văn thư từ đồng chí Bí thư đến cán bộ,công chức quan Thứ hai: Thể thức hóa quy trình giải văn bản, tránh trùng lặp chồng chéo việc giải văn Cần ứng dụng ISO vào công tác văn thư 51 để từ xác định rõ trách nhiệm cán bộ, công chức quan việc thực nghiệp vụ công tác văn thư Thứ ba: Xây dựng tiêu chí đánh giá công tác quản lý giải văn bản, có chế độ khen thưởng kỷ luật rõ ràng Thứ tư: Sau ban hành văn nghiệp vụ, cán văn thư phải thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng kiểm tra việc thực quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban, đơn vị trực thuộc 3.2.4 Đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin vào trình quản lý giải văn Vấn đề quản lý văn đi,văn đến sở liệu quản lý văn LOTUS NOTES ứng dụng Phòng Văn thư quan Tuy nhiên,tại ban, đơn vị, việc quản lý văn dừng việc quản lý theo phương pháp truyền thống Theo nhóm tác giả, Trung ương Đoàn cần đồng hóa công tác quản lý giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn sở liệu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cài đặt Cụ thể: - Tiếp tục đổi công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn ban, đơn vị từ thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin, khẩn trương thực quản lý, gửi, nhận, xử lý lưu trữ văn đi, đến đồng mạng nội quan, phục vụ hiệu lãnh đạo, đạo Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn công tác Đoàn phong trào thiếu niên thời kỳ - Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống văn đảm bảo tính pháp lý việc giao tiếp đơn vị, cá nhân qua mạng - Tổ chức lớp bồi dưỡng công tác quản lý giải văn qua mạng cho tất cán bộ, công chức quan Trung ương Đoàn - Trang bị hệ thống máy tính đồng cho tất ban, đơn vị quan Trên số kiến nghị mà nhóm tác giả mạnh dạn đưa với mong muốn góp phần làm công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn ngày nếp, phục vụ đắc lực đạo, điều hành Lãnh đao Trung ương Đoàn công tác Đoàn phong trào thiếu nhi, khẳng định vị vững Đoàn hệ thống trị 52 KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước nói chung, quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh nói riêng Quãng thời gian khảo sát thông tin thực đề tài “Nghiên cứu công tác Quản lí giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” trường quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ngắn cho chúng em tìm hiểu nhiều thông tin kinh nghiệm quý báu, học hỏi thêm nhiều điều mới, tạo điều kiện cho chúng em có hội tiếp cận thực tế, làm quen dần với công việc, với chuyên ngành theo học Thời gian thu thập thông tin, khảo sát thực tế Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, chúng em nhận giúp đỡ, bảo tận tình cán bộ, công chức, viên chức quan giúp chúng em học hỏi, xem xét thực tế công việc để bước đầu hiểu rõ công tác quản lí giải văn quan Trung ương Đoàn Công tác văn thư nói chung khâu nghiệp vụ quản lí giải văn công tác văn thư nói riêng Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh nhìn chung thực cách chặt chẽ, khoa học, theo trình tự khâu nghiệp vụ Với cách làm việc chúng em thấy ưu lớn công việc, không giúp cho quan, mà giúp cho phòng ban, đơn vị, cá nhân làm tốt công việc nhiệm vụ giao, góp phần đưa hiệu hoạt động quan ngày lên Thực đề tài chúng em mong muốn góp phần nhỏ suy nghĩ ý kiến chúng em giúp công tác văn thư lưu trữ quan công tác quản lí giải văn quan ngày hoàn thiện Qua lần chúng em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cô chú, anh chị quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cho chúng em tới khảo sát cung cấp thông tin, bảo, giúp đỡ em chúng thời gian làm đề tài nghiên cứu Đồng thời chúng em xin gửi lời biết ơn tới thầy cô giáo trường khoa Văn thư, lưu trữ giới thiệu, tạo điều kiện cho chúng em tham gia thực đề tài Xin gửi lời cảm ơn chân thành biết ơn sâu sắc chúng em tới cô 53 giáo Trịnh Thị Năm tận tâm hướng dẫn, giúp đỡ chúng em thực đề tài Với kiến thức lý thuyết kiến thức thực tế kinh nghiệm hạn chế thân, chúng em cố gắng thực đề tài cách tốt nhiên không tránh khỏi thiếu sót Chúng em mong nhận ủng hộ, động viên, bảo ý kiến đánh giá thầy cô trường Khoa Chúng em xin chân thành cảm ơn! 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ, NXB Văn hóa thông tin, H.2011 2.Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước.NXB Chính trị Quốc gia, H.2006 Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, H.2005 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, Hồ sơ nguyên tắc nghiệp vụ công tác lưu trữ, Kho lưu trữ Trung ương Đoàn Ban Chấp hành Trung ương , Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 Ban chấp hành Trung ương Đảng Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hồ sơ nguyên tắc nghiệp vụ công tác lưu trữ, Kho lưu trữ Trung ương Đoàn Ban Chấp hành Trung ương , Quy định số 210-QĐ /TW ngày 06/3/2009 Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hồ sơ nguyên tắc nghiệp vụ công tác lưu trữ, Kho lưu trữ Trung ương Đoàn Ban Chấp hành Trung ương , Quy định 212- QĐ/TW ngày 16/3/2009 giải mật tài liệu quan, tổ chức trước nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, Hồ sơ nguyên tắc nghiệp vụ công tác lưu trữ, Kho lưu trữ Trung ương Đoàn Ban Chấp hành Trung ương , Quy chế 22-QĐ/TW ngày 19/10/2006 thu hồi tài liệu đồng chí lãnh đạo Đảng Nhà nước chuyển công tác, nghỉ hưu, từ trần, Hồ sơ nguyên tắc nghiệp vụ công tác lưu trữ, Kho lưu trữ Trung ương Đoàn Bộ Công an, Thông tư số 20/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an quy định dấu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 10 Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư, Hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư, Bộ phận văn thư Trung ương Đoàn 11 Chính phủ, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư., Hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư, Bộ phận văn thư Trung ương Đoàn 55 12 Chính phủ, Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lí sử dụng dấu, Hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư, Bộ phận văn thư Trung ương Đoàn 13.Chính phủ, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lí sử dụng dấu, Hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư, Bộ phân văn thư Trung ương Đoàn 14 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, tập giảng “Công tác văn thư lưu trữ quan Đảng tổ chức trị - xã hội”,H.2006 15 Cục Văn thư Lưu trữ, Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, Hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư, Bộ phận văn thư Trung ương Đoàn 16.Cục Văn thư Lưu trữ, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng, Hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư, Bộ phân văn thư Trung ương Đoàn 17 Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Điều lệ Hội Liên Hiệp niên Việt Nam, Điều lệ Hội Sinh viên Việt Nam.Website : www.doanthanh nien.com.vn 18 Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Quy chế làm việc Ban Chấp hành, Ban thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn Khoa 2007-2012 19 Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Quyết định số: 1836QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng năm 2006 Ban hành quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đoàn 20 Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Quyết định số 469QĐ/TƯĐTN ngày 24/12/2008 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh(Tập Quyết định Của BCH Trung ương Đoàn năm 2008, Tập 5, Tài liệu chưa chỉnh lý, Kho lưu trữ Trung ương Đoàn) 21 Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Thông báo số 152/TB-TƯĐTN ngày 14/01/2009 kết thực đề án xếp tổ chức máy quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh thực Nghị Trung ương 4, trung ương 5(Khoá X),( Tập lưu Thông báo BCH Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Tập I, Tài liệu kho Lưu trữ Trung ương Đoàn) 56 22 Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Quyết định số: 617QĐ/TWĐTN ngày 05 tháng năm 2009 ban hành quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, chuẩn bị ban hành văn quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 23.Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Báo cáo tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ Trung ương Đoàn năm 2008, 2009, 2010, 2011, Tài liệu lưu kho lưu trữ Trung ương Đoàn 24 Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Quyết định số 1340QĐ/TWĐTN ngày 11 tháng năm 2010 ban hành quy định công tác văn thư lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đoàn 25 Văn phòng Trung ương Đoàn, Hướng dẫn số 29 HD/VP ngày 20/5/2009 Văn phòng Trung ương Đoàn hướng dẫn thể thức văn Đoàn, Tập lưu hướng dẫn BCH Trung ương Đoàn năm 2009, Tài liệu lưu kho lưu trữ Trung ương Đoàn 26 Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Thông báo số: 444/TB-TWĐTN ngày 06 tháng năm 2011 thông báo ý kiến Ban Bí thư Trung ương Đoàn việc uỷ quyền ký thừa lệnh Ban Bí thư Trung ương Đoàn, Tài liệu lưu kho lưu trữ Trung ương Đoàn) 57