MỞ ĐẦU Hành văn phịng bao gồm cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp Trong tất cơng tác Hành văn phịng cơng tác lưu trữ công tác quan trọng thiếu quan tổ chức nào, quan hành Nhà nước Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Đây việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Để làm tốt cơng tác lưu trữ việc sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cần thiết, cần phải thực thường xuyên, liên tục quan lưu trữ lưu trữ lịch sử Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu phông lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ NỘI DUNG Các khái niệm 1.1 Thu thập tài liệu Thu thập tài liệu q trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Theo quy định pháp luật hành công tác lưu trữ, thu thập tài liệu tiến hành hai giai đoạn tài liệu: - Giai đoạn 1: Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan từ văn thư quan từ phòng, ban, đơn vị trực thuộc quan - Giai đoạn 2: Xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam thực biện pháp tiến hành thu thập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định pháp luật 1.2 Bổ sung tài liệu Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước Bổ sung tài liệu thực theo hai giai đoạn sau: - Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia qua trình thu thập để xem xét mức độ hồn thiện phơng lưu trữ Trên sở đó, cán lưu trữ đề xuất biện pháp bổ sung thêm nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu - Giai đoạn 2: Sau xem xét mức độ hồn chỉnh phơng hồ sơ thuộc phông, cán lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm tài liệu thiếu 1.3 Sưu tầm tài liệu Sưu tầm tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu thiếu phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định hành Nhà nước Sưu tầm tài liệu thực theo giai đoạn: - Giai đoạn 1: Nghiên cứu kỹ chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành phơng, khảo sát kỹ thành phần, nội dung tài liệu phông để xác định tài liệu cịn thiếu phơng lưu trữ - Giai đoạn 2: Căn vào tính chất, nội dung tài liệu cịn thiếu phơng, đặc điểm đơn vị hình thành phơng để xác định nguồn sưu tầm tài liệu Cơ sở pháp lý - Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội: Luật Lưu trữ; - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; - Quyết định số 922/QĐ-BNV ngày 13 tháng 08 năm 2013 Bộ Nội vụ phê duyệt kế hoạch tổng thể thực đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, Việt Nam Việt Nam” từ năm 2012 đến năm 2020; Vai trò Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Có thể nói, khối tài liệu hành giữ vị trí quan trọng, có số lượng lớn có ý nghĩa việc khai thác sử dụng tài liệu Do vậy, công tác lưu trữ có vai trị ngày quan trọng đời sống xã hội Những đóng góp khẳng định cách mạnh mẽ lĩnh vực đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị việc điều tra, khảo sát hạn chế công sức phải làm lại từ đầu Ngày với phát triển mạnh mẽ khoa học, kỹ thuật tài liệu bảo quản tốt hơn, phục vụ đắc lực cho nhu cầu xã hội Để có đóng góp cơng tác lưu trữ phải làm tốt tất khâu nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị, phân loại tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng… Mỗi khâu có tầm quan trọng, vai trị, vị trí định khâu lại có mối quan hệ lơgic với Trong khâu nghiệp vụ thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu vào lưu trữ khâu nghiệp vụ giữ vị trí hàng đầu quan trọng Các quan lưu trữ cần tập trung nguồn lực để làm tốt công tác thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu Q trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước, góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống pháp luật tốt, góp phần loại bỏ quy phạm lỗi thời, làm giảm chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, đảm bảo cung cấp thơng tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung Làm tốt cơng tác thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành làm nên hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Ý nghĩa Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh toàn cảnh tranh văn minh quản lý nhà nước, thước đo trình độ quản lý thời kỳ lịch sử quốc gia Với ý nghĩa to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, hành đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần đảm bảo cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Để cơng tác thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu khâu thiếu Đây vấn đề ảnh hưởng đến toàn khâu nghiệp vụ khác, có ý nghĩa to lớn phát triển công tác lưu trữ, tạo sở, tiền đề để nâng cao hiệu hoạt động cơng tác có liên quan Xét lâu dài tài liệu bổ sung, thu thập đầy đủ, có giá trị, ý nghĩa cao góp phần to lớn vào việc mở rộng khả sử dụng, khơng đóng góp quan trọng cho hoạt động quản lý trước mắt mà cịn có ý nghĩa việc nghiên cứu lịch sử tương lai Cho nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu cần thiết, quan trọng yêu cầu quan lưu trữ phải xác định tầm quan trọng mang tính xun suốt, lâu dài Nếu cơng tác thu thập không thực tốt dẫn đến mát, thất lạc tài liệu đồng thời cơng tác lưu trữ khơng thể hồn thành nhiệm vụ mình, khơng có đầy đủ tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu người khai thác, sử dụng Nội dung 5.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm nội dung sau: - Xác định quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia - Xác định thành phần nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ lưu trữ hành chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian lưu trữ hành - Phân định nguồn tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định pháp luật cho phù hợp - Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia theo quy định - Sưu tầm, tìm kiếm tài liệu quý, cịn thiếu để bổ sung, hồn chỉnh Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông Lưu trữ quan 5.2 Công tác sưu tầm tài liệu Công tác sưu tầm tài liệu vào lưu trữ bao gồm nội dung sau: - Xác định quan, đơn vị, cá nhân hình thành phơng - Khảo sát thành phần nội dung tài liệu phơng - Căn vào tính chất, nội dung tài liệu cịn thiếu phơng, đặc điểm đơn vị hình thành phơng để xác định nguồn sưu tầm tài liệu - Lập danh sách tài liệu cần sưu tầm gửi cho quan, đơn vị, cá nhân kho lưu trữ để có tài liệu cử cán đến trực tiếp sưu tầm tài liệu - Tổ chức sưu tầm tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia theo quy định So sánh nội dung công tác sưu tầm tài liệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu Giống Khác Công tác sưu tầm tài liệu Công tác thu thập bổ sung tài liệu - Là khâu công tác lưu trữ tài liệu - Đều phải xác định nguồn gốc tài liệu lưu trữ - Xác định thành phần nội dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu sưu tầm thường Tài liệu thu thập tài liệu có tài liệu quý, sẵn thuộc diện nộp lưu khơng có sẵn Không cần phải phân định nguồn tài liệu quan, đơn vị, cá nhân Cần phải phân định nguồn tài liệu cần nộp lưu KẾT LUẬN Thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ, cần phải thực thường xuyên, liên tục lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu phơng lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, thực tế nay, quan, tổ chức chưa trọng đến việc lập hồ sơ cơng việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên cịn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan thu thập vào lưu trữ lịch sử Hơn nữa, chỉnh lý tài liệu rời lẻ, quan, tổ chức thực theo tiêu chí "có tài liệu làm tài liệu đó" mà chưa ý đến việc tìm kiếm, bổ sung văn cịn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau chỉnh lý thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu phông lưu trữ bị phân tán Khi thu thập tài liệu, lưu trữ quan lưu trữ lịch sử thực "có tài liệu thu tài liệu đó", chưa trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu hồ sơ, phông lưu trữ chưa hồn chỉnh Mặc dù cịn tồn mặt hạn chế phủ nhận kết đáng khích lệ cơng tác thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu lưu trữ quan, tổ chức thời gian qua Có kết khơng ngừng cố gắng quan, tổ chức mà đặc biệt cán bộ, nhân viên quan, tổ chức với đạo Đảng Nhà nước ta việc trì, đẩy mạnh hoạt động thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu, đồng thời đề xuất chế sách phù hợp để hoạt động thu thập, sưu tầm bổ sung tài liệu lưu trữ ngày đạt hiệu cao ... trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành làm nên hành phát triển, đại hướng tới... pháp luật hành công tác lưu trữ, thu thập tài liệu tiến hành hai giai đoạn tài liệu: - Giai đoạn 1: Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan từ văn thư quan từ phòng, ban,... tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu cơng tác quan trọng" Có thể nói, khối tài liệu hành giữ vị trí quan trọng, có số lượng