Báo cáo kiến tập thư ký tại UBND QUẬN tây hồ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ QUẬN TÂY HỒ 4 I, GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 4 1, Chức năng: 5 2, Nhiệm vụ, quyền hạn: 5 3, Cơ cấu tổ chức: 6 II, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN 6 1, Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND Quận 6 2, Phòng Tư pháp 7 2.1 Chức năng: 7 2.2 Nhiệm vụ cụ thể: 7 3, Phòng Nội vụ 9 4, Thanh tra nhà nước quận 10 5, Phòng Lao động thương binh và xã hội 11 6, Phòng giáo dục và đào tạo 12 7, Phòng Văn Hóa thông tin 13 8, Phòng Kinh tế Quận 14 9, Phòng Tài chính – Kế hoạch 15 10, Phòng Tài nguyên môi trường 15 11, Phòng Quản lý đô thị 17 PHẦN II: CÔNG TÁC VỀ VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ 21 I, CÔNG TÁC VĂN THƯ 21 1, Giới thiệu khái quát về văn thư 21 2, Nhiệm vụ 21 II, CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ 21 1, Công tác quản lý văn bản đi 22 2, Công tác quản lý văn bản đến 24 3, In bản lưu và lưu trữ 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ QUẬN TÂY HỒ I, GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 1, Chức năng: 2, Nhiệm vụ, quyền hạn: .5 3, Cơ cấu tổ chức: II, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN .6 1, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND Quận .6 2, Phòng Tư pháp 2.1 Chức năng: 2.2 Nhiệm vụ cụ thể: .7 3, Phòng Nội vụ .9 4, Thanh tra nhà nước quận 10 5, Phòng Lao động thương binh xã hội 11 6, Phòng giáo dục đào tạo 12 7, Phòng Văn Hóa thông tin 13 8, Phòng Kinh tế Quận 14 9, Phòng Tài – Kế hoạch .15 10, Phòng Tài nguyên môi trường 16 11, Phòng Quản lý đô thị 17 PHẦN II: CÔNG TÁC VỀ VĂN THƯ 21 Ở UBND QUẬN TÂY HỒ 21 I, CÔNG TÁC VĂN THƯ 21 1, Giới thiệu khái quát văn thư .21 2, Nhiệm vụ 21 II, CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ 21 1, Công tác quản lý văn 22 Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2, Công tác quản lý văn đến 24 3, In lưu lưu trữ .25 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHỤ LỤC Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay,công Công nghiệp hóa – đại hóa kỷ 21 đòi hỏi xu phát triển tất yếu tất lĩnh vực, chiến lược phát triển kinh tế giữ vai trò cốt yếu nhiệm vụ trọng tâm đất nước.Song song với nhiệm vụ đó, công tác Văn phòng giữ vai trò quan trọng nghiệp đổi đất nước.Bởi hoạt động tổ chức, doanh nghiệp nào, để vận hành máy làm việc có liên kết với công tác Văn phòng Công tác văn phòng giữ chức vị trí quan trọng doanh nghiệp, quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ Hoạt động Văn phòng đóng góp phần không nhỏ vào phát triển quan,doanh nghiệp Văn phòng coi máy giúp việc lãnh đạo quan, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho quan hoạt động Một Văn phòng khoa học hoạt động hiệu giúp cho đơn vị triển khai công việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại Văn phòng góp phần tạo nên mặt quan, nơi giao tiếp quan với quan khác, với tổ chức khách tới quan Một phận đóng góp phần không nhỏ cho hoạt động Văn phòng phận thư ký Với vai trò tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, quan việc đổi nâng cao chất lượng Thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu suất lao động Như vậy, người thư ký hội khẳng định công việc Thực tế cho thấy quan hay doanh nghiệp người thư ký đóng vị trí, vai trò quan trọng việc tổ chức, tham mưu cho lãnh đạo Thư ký người giúp lãnh đạo giải công việc sơ bộ, trợ giúp việc ngày, cầu nối phận với lãnh đạo Từ vị trí, tầm quan trọng văn phòng thực tế nhu cầu quan, doanh nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo chuyên ngành Thư ký văn phòng nhằm đào tạo người thư ký có khả trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu xã hội công việc đặt Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày cao xã Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hội để lý thuyết không xa rời thực tiễn, Nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập nhằm tìm hiểu tổ chức hoạt động quan; nắm vững chức năng, nhiệm vụ quan; nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức quan, tổ chức nơi thực tập Trên sở hiểu công tác văn phòng nói chung hoạt động người thư ký nói riêng Bên cạnh vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ người thư ký; bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học lý thuyết trường Theo Kế hoạch Nhà trường, Trường tổ chức cho sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòng khóa 2013 – 2016 kiến tập quan, xí nghiệp, tổ chức Được đồng ý nhà trường quan liên hệ kiến tập, em tới kiến tập văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ Được giúp đỡ UBND quận Tây Hồ, cụ thể Phòng Văn Thư quận tạo điều kiện tiếp nhận em vào kiến tập Thời gian kiến tập tuần (Từ ngày 11-5 đến 07-6 năm 2015) Trong trình kiến tập, em khảo sát, tìm hiểu nghiên cứu thực hành nghiệp vụ công tác số công việc khác có liên quan đến chuyên ngành Thư ký văn phòng.Em củng cố kiến thức kỹ nghề nghiệp chuyên môn có nhìn mẻ, rộng Nhận thức rõ vấn đề thời gian kiến tập Phòng Văn Thư em cố gắng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành tốt công việc giao, chủ động tìm hiểu, học hỏi công việc lien quan đến chuyên môn, nghiệp vụ Từ cố gắng nhận thức trải nghiệm có thời gian kiến tập, em làm báo cáo nhằm hệ thống lại kiến thức tìm hiểu tích lũy thời gian kiến tập gửi tới Nhà trường khoa Quản trị Văn phòng.Nội dung báo cáo gồm: LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ QUẬN TÂY HỒ PHẦN II: NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC VỀ VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ TÀI LIỆU THAM KHẢO Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đợt kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô khoa Quản trị văn phòng anh, chị Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập Do thời gian có hạn nên báo cáo nhiều thiếu sót không tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, em kính mong nhận xét, đánh giá, góp ý từ thầy, cô khoa anh, chị quan để em hoàn thành tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày 07 tháng năm 2015 Sinh viên Hoàng Vân Anh Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ QUẬN TÂY HỒ I, GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ Quận Tây Hồ quận nằm phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội, Việt Nam Phía đông giáp quận Long Biên; phía tây giáp huyện Từ Liêm; phía nam giáp quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh.Quận thành lập từ phần quận Ba Đình huyện Từ Liêm theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 Chính phủ Việt Nam xác định trung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên Hà Nội Quận thành lậptrên phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc quận Tây Hồ sở xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng cũ Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội Quận nằm phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đông giáp quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số quận (đến năm 2005) 109.163 người, mật độ dân số 4.547 người/km2, quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp quận nội thành Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới Quận, cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước, phía bắc phía đông sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam Khu vực xung quanh Hồ Tây có nhiều làng xóm tồn từ lâu đời với nhiều nghề thủ công truyền thống Với công trình di tích lịch sử có giá trị, tập trung xung quanh Hồ Tây, tạo cho Tây Hồ trở thành danh thắng bật Thủ đô Quận Tây Hồ với vị trí địa lý thuận lợi vậy, tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm Thủ đô Hà Nội Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lợi để thu hút nguồn nhân lực để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế - xã hộicủa Quận nói riêng Thủ đô Hà Nội nói chung 1, Chức năng: UBND quận Tây Hồ với tư cách quan hành Nhà nước, lãnh đạo Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quan Nhà nước cấp Hội đồng nhân dân quận tất lĩnh vực có chức cụ thể sau: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, y tế, dịch vụ - Về thu chi ngân sách địa phương - Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật - Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại 2, Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quản lý, hướng dẫn phường , đơn vị trực thuộc quận hoạt động quản lý Nhà nước theo luật tổ chức HĐND & UBND UBND quận thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng dài hạn hàng năm quận - Xây dựng chương trình công tác hàng năm UBND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước - Kết luận khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác, đạo điều hành tập thể cá Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân, thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 3, Cơ cấu tổ chức: Bộ máy UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05 tháng năm 2011 UBND quận Tây Hồ việc ban hành Quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011 – 2016 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: Đứng đầu Chủ tịch, giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban trực thuộc UBND quận: Văn phòng HĐND&UBND Phòng Tài nguyên - Môi trường Phòng Nội vụ Phòng Lao động TB-XH Phòng Tư pháp Phòng Y tế Phòng Tài - Kế hoạch 10 Phòng Giáo dục - Đào tạo Phòng Kinh tế 11 Phòng Văn hóa - Thông tin Phòng Quản lý đô thị 12 Thanh tra quận Ngoài UBND quận có đơn vị, đoàn thể, Hội, Đội: Hội Cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người Cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Đội Quản lý Thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra • Sơ đồ tổ chức máy hoạt động UBND quận Tây Hồ ( phụ lục 01) II, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN 1, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND Quận a) Công tác Văn phòng: - Tổng hợp tình hình hoạt động ngành, đơn vị, xã, phường, thị trấn làm báo cáo HĐND UBND Quận, Huyện - Xây dựng lịch công tác chương trình kỳ họp HĐND UBND Phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND UBND Quận, Huyện - Giúp HĐND, UBND Quận, Huyện đảm bảo quan hệ công tác Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND với HĐND với Quận, Huyện uỷ đoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ hoạt động đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND Quận, Huyện - Theo dõi công tác tuyển quân, thực luật nghĩa vụ quân - Tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành quản trị quan HĐND UBND Hướng dẫn phường, đơn vị trực thuộc Quận, Huyện thực công tác văn thư lưu trữ - Tiếp dân giải yêu cầu tổ chức, công dân theo nhiệm vụ, quyền hạn giao - Quản lý sở vật chất Văn phòng HĐND UBND Quận, Huyện đảm bảo điều kiện vật chất cho máy HĐND, UBND Quận, Huyện hoạt động -Ký văn theo uỷ nhiệm HĐND, UBND Quận, Huyện 2, Phòng Tư pháp 2.1 Chức năng: Tham mưu, giúp UBND quận, huyện thực chức quản lý nhà nước công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật, kiểm tra văn quy phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải sở công tác tư pháp khác; 2.2 Nhiệm vụ cụ thể: a) Công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật: - Trình UBND quận, huyện văn để tổ chức thực sách, chế độ pháp luật quản lý công tác tư pháp địa bàn quận, huyện; - Thẩm định chịu trách nhiệm trước UBND quận, huyện nội dung thẩm định dự thảo văn quy phạm pháp luật UBND quận, huyện ban hành kèm theo quy định pháp luật; thẩm định dự thảo hương ước, quy ước thôn, làng trước trình Chủ tịch UBND quận, huyện phê duyệt; - Tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp luật theo đạo UBND quận, huyện hướng dẫn Sở tư pháp; - Rà soát, hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật HĐND UBND Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quận, huyện ban hành; b) Về kiểm tra văn quy phạm pháp luật: - Giúp UBND quận, huyện kiểm tra VB UBND quận, huyện ban hành; hướng dẫn UBND xã, phường thị trấn thực tự kiểm tra VB QPPL; - Thực kiểm tra VB QPPL HĐND UBND xã, phường thị trấn theo quy định pháp luật; trình chủ tịch UBND quận, huyện định biện pháp xử lý văn trái pháp luật xã, phường, thị trấn bàn hành; c) Về phổ biến, giáo dục pháp luật: - Xây dựng, trình UBND quận, huyện kế hoạch phổ biến giáo dục pháp luật hàng năm địa phương; tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt; - Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng khai thác tủ sách pháp luật xã phường, thị trấn quan, đơn vị địa phương theo quy định pháp luật; - Thường trực Hội đồng phối hợp công tác phổ biến, giáo dục pháp luật quận, huyện; d) Giúp UBND quận, Sở Tư pháp quản lý nhà nước công tác thi hành án dân địa phương; thường trực Ban đạo thi hành án dân quận, huyện; e) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động chứng thực UBND xã, phường thị trấn; thực chứng thực số việc theo ủy quyền Chủ tịch UBND quận, huyện theo quy định pháp luật; f) Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký quản lý hộ tịch; quản lý sổ sách, biểu mẫu hộ tịch theo quy định pháp luật; g) Thực trợ giúp pháp lý cho người nghèo đối tượng sách theo quy định pháp luật; h) Tổ chức triển khai thực quy định công tác hòa giải địa bàn theo đạo quan tư pháp cấp UBND quận, huyện; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải địa phương theo hướng dẫn quan Tư pháp cấp trên; i) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ công tác tư Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sản, tài nguyên nước, môi trường tự nhiên; khắc phục hậu gây suy thoái, ô nhiễm môi trường tự nhiên, hậu thiên tai; + Tổ chức thực công tác kiểm tra phối hợp tra việc chấp hành pháp luật tài nguyên nước, môi trường, nhà đất; + Tổ chức thực dịch vụ công lĩnh vực tài nguyên, môi trường nhà đất đáp ứng yêu cầu cải cách hành Nhà nước; 11, Phòng Quản lý đô thị a) Chức năng: Tham mưu giúp UBND quận, huyện thực chức quản lý nhà nước quy hoạch, kiến trúc, xây dựng nhà công sở, giao thông, bưu chính, viễn thông b) Nhiệm vụ: 1- Quản lý quy hoạch, kiến trúc: - Trình UBND quận, huyện phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị theo phân cấp Thành phố; lập kế hoạch theo dõi việc thực kế hoạch, quy hoạch xây dựng, sửa chữa nhà ở, xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật giao thông đô thị địa phương; - Quản lý mốc giới, giới, cốt xây dựng theo quy hoạch xác định địa bàn; công bố quy hoạch chi tiết xây dựng phê duyệt địa phương trụ sở UBND quận, huyện phương tiện thông tin đại chúng; - Hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng công trình theo quy hoạch xây dựng phê duyệt quy định quản lý kiến trúc; phối hợp với quan chức chuyên môn xác định xây dựng quy định cụ thể quản lý công trình có giá trị kiến trúc cần bảo tồn; 2- Quản lý xây dựng, giao thông đô thị: - Thụ lý hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng, hồ sơ xin cấp phép đào đường, hè ngõ trình UBND quận, huyện định theo phân cấp UBND thành phố; - Quản lý chất lượng công trình xây dựng, sản phẩm vật liệu xây dựng thuộc quận, huyện quản lý Quản lý hồ sơ, tài liệu khảo sát, thiết kế xây Hoàng Vân Anh 17 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng, hồ sơ hoàn công công trình thuộc thẩm quyền quản lý UBND quận, huyện; - Hướng dẫn lập dự án đầu tư, luận chứng kinh tế kỹ thuật công trình xây dựng cải tạo, sửa chữa; kiểm tra thiết kế kỹ thuật công trình Thành phố phân cấp; - Theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc quản lý khai thác sử dụng công trình hạ tầng kỹ thuật giao thông đô thị, phát đề xuất biện pháp xử lý công trình bị hư hỏng cần sửa chữa với UBND quận, huyện, Sở chuyên ngành; - Kiểm tra Chủ đầu tư thực trình tự , thủ tục xây dựng bản; giúp UBND quận, huyện tổ chức đấu thầu chọn thầu công trình thuộc nguồn vốn phân cấp cho quận, huyện quản lý; tham gia Hội đồng đền bù giải phóng mặt xây dựng quận, huyện; - Phối hợp chặt chẽ với Thanh tra chuyên ngành xây dựng Công an quận, huyện, UBND xã, phường, thị trấn kiểm tra việc thực quy định bảo vệ sử dụng công trình công cộng địa phương, giữ gìn trật tự xây dựng đô thị địa bàn; - Quản lý trật tự vệ sinh môi trường xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, vận chuyển vật liệu xây dựng, vệ sinh công cộng giao thông 3- Quản lý kinh doanh xây dựng: - Kiểm tra tư cách hành nghề kinh doanh xây dựng, dịch vụ tư vấn xây dựng, thiết kế sản xuất vật liệu xây dựng theo quy định Thành phố Nhà nước; - Phối hợp với phòng Tài nguyên Môi trường công tác quản lý kiểm tra đối tượng khai thác tài nguyên để sản xuất vật liệu xây dựng địa bàn theo quy định Nhà nước Thành phố; 4- Hướng dẫn UBND xã, phường, thị trấn tổ chức, cá nhân địa bàn quận, huyện thực văn quy phạm pháp luật Nhà nước, văn hướng dẫn quan chuyên ngành quy hoạch, kiến trúc, xây dựng đô thị, kỹ thuật xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, quy định công tác giữ Hoàng Vân Anh 18 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gìn vệ sinh công cộng trật tự giao thông; tổng hợp kiến nghị với cấp bổ sung, hoàn thiện chế, sách, quy định cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn địa phương; 5- Báo cáo UBND quận, huyện cấp có thẩm quyền xử lý vi phạm pháp luật quy hoạch, kiến trúc, xây dựng, giao thông, đô thị địa bàn quận, huyện; 6- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác chuyên môn theo hướng dẫn Sở Bưu viễn thông Thành phố; 7- Tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất với UBND quận, huyện, Sở xây dựng, Sở Giao thông – Công chính, Sở quy hoạch - Kiến trúc, Sở Bưu chính, viễn thông tình hình thực nhiệm vụ giao; 12, Phòng Y tế a) Chức năng: Tham mưu giúp UBND quận, huyện quản lý nhà nước y tế địa phương gồm: chăm sóc sức khoẻ bảo vệ sức khoẻ nhân dân, y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược học cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho người, mỹ phẩm ảnh hưởng đến sức khoẻ người, an toàn vệ sinh thực phẩm, trang thiết bị y tế, quản lý trạm y tế xã, phường, thị trấn b)Nhiệm vụ, quyền hạn: -Tham mưu, giúp UBND quận, huyện xây dựng kế hoạch, chương trình giải pháp thực nhiệm vụ công tác y tế địa phương, theo dõi, kiểm tra thực hiện, kịp thời phát phát sinh báo cáo UBND quận, huyện giải -Tham mưu, giúp UBND quận, huyện thực chức quản lý nhà nước y tế, hành nghề y dược tư nhân theo phân cấp +Xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra hàng năm đột xuất lĩnh vực y tế, hành nghề y dược tư nhân, vệ sinh phòng dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm địa bàn trình UBND quận, huyện tổ chức thực sau phê duyệt +Xây dựng kế hoạch quản lý dược y tế phường, xã, thị trấn hàng Hoàng Vân Anh 19 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm dài hạn trình UBND quận, huyện phê duyệt Ban hành danh mục thuốc sử dụng trạm Y tế xã, phường, thị trấn theo hướng dẫn Bộ Y tế Sở Y tế, thực cung ứng thuốc theo quy định -Giám sát, kiểm tra công tác phòng chống dịch, an toàn vệ sinh thực phẩm địa bàn theo đạo UBND quận, huyện thành phố -Phối hợp với nghành đoàn thể có liên quan đẩy mạnh công tác xã hội hoá chăm sóc sức khoẻ, tuyên truyền giáo dục nâng cao nhận thức người dân vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khoẻ -Chỉ đạo trạm y tế xã, phường, thị trấn thực công tác khám chữa bệnh: khám chữa bệnh thông thường, xử lý cấp cứu ban đầu theo phân tuyến kỹ thuật Bộ Y tế ban hành, khám sức khoẻ cho nhân dân khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế (nếu có), chăm sóc sức khoẻ ban đầu, sức khoẻ sinh sản cộng đồng -Quản lý Trạm y tế xã, phường, thị trấn, chương trình, nhiệm vụ công tác, chuyên môn nghiệp vụ, tiền lương, tiền công, biên chế, hợp đồng làm việc Trạm Y tế, phối hợp với Phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận, huyện quản lý công tác cán Tạm Y tế theo quy định hành Nhà nước Thành phố -Phối hợp với Phòng Tài lập kế hoạch tài chính, ngân sách hàng năm cho hoạt động y tế địa bàn, hoạt động thường xuyên Trạm Y tế thực chương trình, dự án y tế theo phân bổ Sở Y tế sau UBND Thành phố duyệt -Tham dự buổi giao ban, hội nghị Trung tâm Y tế dự phòng quận, huyện tổ chức, hội nghị Sở Y tế tổ chức bàn công tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân địa bàn quận, huyện -Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác UBND quận, huyện giao Hoàng Vân Anh 20 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: CÔNG TÁC VỀ VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ I, CÔNG TÁC VĂN THƯ 1, Giới thiệu khái quát văn thư Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức 2, Nhiệm vụ a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; b) Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; d) Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; đ) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; g) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; h) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; i) Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác II, CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND QUẬN TÂY HỒ  Mục đích Thống quy trình quản lý văn bane đến UBND Quận nhằm đảm bảo xử lý nhanh chóng kịp thời, xác văn gửi đến UBND Quận văn UBND Quận ban hành  Phạm vi áp dụng Quá trình áp dụng tất cán bộ, công chức, nhân viên UBND quận : Hoàng Vân Anh 21 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Tiếp nhận, xử lý phân phối văn đến • Soạn thảo, trình ký, phê duyệt ban hành văn 1, Công tác quản lý văn • Sơ đồ trình xử lý văn đi( phụ lục 02) • Mô tả trình xử lý văn Phân công soạn thảo văn Căn nội dung văn cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn vị phân công cán soạn thảo,dựa chức năng, nhiệm vụ cán công chức phân công theo quy định đơn vị Soạn thảo văn Văn phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc soạn phải tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2015/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ thể thức trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thật trình bày văn hành Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn ký nháy vào dòng cuối nội dung văn chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn Kiểm tra Chuyên viên Văn phòng HĐND&UBND Quận có trách nhiệm kiểm tra thể thức nội dung văn phòng ban chuyên môn trình ký đồng chí lành đạo UBND quận Đối với văn đạt yêu cầu, chuyên viên Văn phòng trình lãnh đạo Văn phòng xem xét vòng 01 ngày kể từ ngày nhận văn đơn vị chuyển đến Chánh Văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký trình lãnh đao UBND quận ký ban hành Đối với văn không phù hợp nội dung sai thể thức trình bày cần phải chỉnh sửa, lảnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn đi(BM-04-03), chuyên viên Văn phòng chuyển lại văn kèm theo phiếu xử lý cho đơn vị soạn thảo để hoàn thiện(thời gian tối đa trả lại văn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận) Phê duyệt Lãnh đạo UBND Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận(ký thừa lệnh UBND quận) trước ký văn UBND quận cần xem xét nội dung, hình thức ký thức văn đạt yêu cầu Nếu văn không đạt yêu cầu, chuyển trả lại thủ trưởng đơn vị soạn Hoàng Vân Anh 22 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thảo văn để chỉnh sửa(qua Văn phòng) Chữ ký thức người có thẩm quyền văn phải rõ rang, không dung bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn Đăng ký văn Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, tính hợp lệ chữ ký người có thảm quyền, không quy định thể thức văn bản, văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyễn trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo quy định Đối với văn hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình Quản lý công văn để lấy số ký hiệu ngày tháng năm vào văn gốc Gửi văn Đối với phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận có nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm scan văn ký đóng dấu gửi theo chương trình phần mềm Web đạo, truyền mạng diện rộng qua Web đạo tới đơn vị trực thuộc Đối với đơn vị không nối mạng diện rộng quận, văn thư có trách nhiệm nhân theo nơi nhận đóng dấu Văn thư/cán phân công soạn thảo văn gửi theo nơi nhận cho vào phong bì, bì ghi rõ tên quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn ký sổ giao công văn(BM-0401-Sổ bàn giao công văn) với nhân viên giao thông • Những văn có mức độ Khẩn, Mật, văn thư đóng dấu Khẩn, Mật lên bì văn Văn Khẩn phải gửi ngày làm việc • Những VB có cán đến nhận trực tiếp ký vào sổ bàn giao công văn • Những VB thông thường khác gửi chậm thời hạn 03 ngày kể từ ngày ký Khi văn có hiệu lực lưu 01 gốc phận văn thư 01 đơn vị soạn thảo văn để theo dõi số lượng văn theo nơi nhận Quản lý dấu Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý dấu UBND quận Tây Hồ không để người tránh nhiệm sử dụng cách tùy tiện Khi vắng mặt phải có người thay theo đạo Lãnh đạo VP phải có biên giao nhận Chỉ đóng dấu VB thể thức có chữ ký người thẩm quyền Hoàng Vân Anh 23 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đóng dấu VB phải rõ rang, chiều, ngắn dung mặc dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng chùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Trường hợp đóng dấu nhầm không rõ ràng không đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại VB đóng dấu lại Khi đóng dấu phụ lục kèm theo VB trang phụ lục đóng dấu treo góc bên trái chum lên phần tên quan Đối với VB có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai Nghiêm cấm đóng dấu không lên VB 2, Công tác quản lý văn đến • Sơ đồ trình xử lý VB đi( phụ lục 03)  Mô tả trình xử lý văn đến Tiếp nhận văn đến Văn thư đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thưu gửi đến UBND quận Đối với văn mật, văn gửi đích danh tên phòng, tên cá nhân văn thư chuyển thẳng vào hộp thư phòng Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo Văn thư chuyển thẳng đến phận Tiếp dân(BM-04-01-sổ chuyển giao công văn) Đối với văn Khẩn, Hỏa tốc, văn thư bóc bì chuyển thẳng đến Lãnh đạo Văn phòng Đối với loại công văn khác văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý văn đến (BM-04-02) kẹp phiếu vào văn để chuyển tới LĐVP cho ý kiến Ý kiến đề xuất Lãnh đạo Văn phòng Các văn văn thư chuyển đến, LĐVP xem xét văn thuộc phạm vi, thẩm quyền phân cấp đề xuất chuyển cho Chủ tịch Phó Chủ tịch theo lĩnh vực công việc phân công phụ trách ngày làm việc Đăng ký văn đến Văn sau có ý kiến đề xuất lãnh đạo văn phòng chuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn đi-đến để lấy số đến, ngày tháng văn đến chuyển lên Lãnh đạo UBND quận cho ý kiến đề xuất Dấu văn đến đóng lề trái, phía trang đầu văn bản, số ký hiệu văn mực đỏ Xem xét cho ý kiến giải Căn vào nội dung văn đến, lãnh đạo UBND quận xem xét ghi ý kiến đạo, phân công phòng ban, đơn vị thực vào phiếu xử lý văn Hoàng Vân Anh 24 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến Cập nhật ý kiến xử lý Lãnh đạo UBND quận Sau có ý kiến đạo lãnh đạo UBND quận, văn thư cập nhật ý kiến xử lý lãnh đạo UBND quận vào chương trình quản lý văn đi-đến chuyển cho phòng ban, đơn vị liên quan Đối với phòng ban, đơn vị thuộc quận có nối mạng, văn thư có trách nhiệm quét văn gửi qua phần mềm Web đạo Đối với phòng ban, đơn vị không nối mạng, văn thư có trách nhiệm nhân gửi tới nơi nhận theo ý kiên đạo lãnh đạo UBND quận ký sổ chuyển giao công văn(BM04-01) cới bên giao thông Khi có cán đến nhận văn trực tiếp ký nhận bàn giao văn vào sổ bàn giao công văn Các phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan tiến hành giải công việc báo cáo kết thực tới lãnh đạo UBND quận 3, In lưu lưu trữ Vào tháng 12 hàng năm, văn thư có trách nhiệm in sổ theo dõi công văn đi-đến từ chương trình quản lý văn đi-đến Văn lưu theo loại văn Mỗi loại đánh số số 01/năm ban hành Văn đến lưu theo 03 cấp: Trung ương, địa phương khác Mỗi cấp đánh số bắt đâu từ số 01/năm nhận văn Hoàng Vân Anh 25 THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư; Quyết định số 79-QĐ/TW Ban Chấp hành Trung ương Đảng ngày 21 tháng năm 2007 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng ; Quyết định số 648 - QĐ/VPTW Văn phòng Trung ương Đảng ngày 10 tháng năm 2007 ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Trung ương Đảng; Quyết định số 1189 - QĐ/VPTW Văn phòng Trung ương Đảng ngày 21 tháng 12 năm 2007 chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc Vụ Hành chính; Từ điển Bách Khoa Việt Nam năm 2005 Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01:Sơ đồ tổ chức máy hoạt động UBND quận Tây Hồ Ủy ban nhân dân quận Các khối phòng ban thuộc quận - Văn phòng HĐND&UBND quận - Phòng Nội vụ - Phòng Tư pháp - Phòng Tài – Kế hoạch - Phòng Kinh tế - Phòng Tài nguyên – Môi trường - Phòng quản lý đô thị - Phòng Văn hóa – thông tin - Phòng LĐ TB&XH - Phòng Y tế - Phòng GD-ĐT - Thanh tra Quận - Văn phòng ĐK Nhà đất UBND P.Bưởi UBND P.Yên Phụ Hoàng Vân Anh UBND P.Quảng An Các đơn vị Nội hiệp quận - Công an Quận -Tòa án nhân dân Quận - Viện kiểm sát nhân dân Quận - Ban huy quân - Ban quản lý dự án - Ban bồi thường GPMB - Điện lực Tây Hồ - Đội giao thông công - Đội quản lý thị trường số 11 - Chi cục thuế - Chi cục thi hành án -Kho bạc Quận - Bảo hiểm xã hội Quận UBND P Thụy Khuê UBND P Nhật Tân UBND P Tứ Liên UBND P Xuân La UBND P.Phú Thượng THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Phụ lục 02: Sơ đồ trình xử lý văn STT Trách nhiệm Trình tự công việc Thủ trưởng phòng ban thuộc Phânđơn côngvị soạn Quận thảo văn 5.1.2 Thủ trưởng phòng 5.1.2 KiểmChuyên viên tra nội dung, thểvăn thức van phòng trình lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND Quận Chánh văn phòng Kiểm tra, HĐND&UBND ký nháy Quận 5.1.1 Cán phân Soạn thảo văn công Kiểm tra nội dung,tính pháp lý banbản đơn vị ký nháy văn Biểu mẫu/Tài liệu Kiểm Lãnhtrađạo phê duyệt UBND Kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký người có thẩm quyền đăng Văn thư ký văn Gửi văn Văn thư(Cán phân Lưu hồ sơ công) Văn thư Chuyển lại văn cho đơn vị soạn thảo 5.1.3 5.1.3 BM-0403 Phần mềm xử lý văn đi5.1.4 5.1.4 5.1.5 Chương trình quản lý phần mềm văn đến 5.1.6 Sổ bàn giao công việc(BM-0401) 5.1.6  Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập  Phụ lục 03: Sơ đồ trình xử lý VB SST Trách nhiệm Trình tự công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo Văn Tài liệu/Biều mẫu 5.2.1: Phếu xử lý VB đến(BM,04,02) 5.2.2 VănĐăng thưký văn đến 5.2.3 Lãnh đạo UBND quận Ý kiến 5.2.4 Văn thư Tiếp nhận, phân loại văn Đề xuất chuyển Lãnh đạo UBND xử lý Phòng theo lĩnh vực phân công đạo, giải Văn thư ý kiến đạo Cập nhật chuyển cho đơn vị liên quan Theo dõi, giải công việc Lưu hồ sơ Hoàng Vân Anh 5.2.5 Chương trình phần mềm Quản lý VB đến phần mềm truyền nhận VB THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ giao nhận văn bản(BM 04-01) SST Số Trích yếu ký hiệu nôi dung Nơi nhận Số lượng Ngày nhận Ký nhận Ghi Phiếu xử lý văn đến(BM-04-02) UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG HĐND&UBND Cơ quan gửi VB: Số ký hiệu VB: Ngày tháng năm Ý kiến đề xuất LĐVP: Kính gửi đồng chí: Ngày tháng Ký tên Hoàng Vân Anh năm Ý KIẾN CỦA LĐ UBND QUẬN Ngày tháng năm Ký tên THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phiếu xử lý văn đi(BM-04-03) ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG HĐND&UBND Phiếu xử lý văn Đơn vị soạn thảo: Nội dung: Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG: Kèm theo chỉnh sửa/bổ sung: □ có Ngày □ không tháng năm Ký tên Hoàng Vân Anh THƯ KÝ VĂN PHÒNG 13A