Van hoa su dung email

EMAIL LÀ GÌ? EMAIL = THƯ ĐIỆN TỬ • THƯ • SOẠN THẢO BẰNG PHẦN MỀM • GỬI QUA INTERNET CÁC THƠNG TIN: • NGƯỜI GỬI, • NGƯỜI NHẬN (NHIỀU NGƯỜI NHẬN) • NGÀY GỬI • CHỦ ĐỀ • NỘI DUNG: ĐẦU BÀI – THÂN BÀI – KẾT LUẬN • FILE ĐÍNH KÈM II – Bố cục Email • Chủ đề, tiêu đề Email • Phần chào hỏi • Phần nội dung & File đính kèm • Phần kết thúc • Phần chữ ký YÊU CẦU:  Ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu  Thể tôn trọng người nhận email  Một E-mail khơng có chủ đề, khơng có lời chào, lời kết chẳng khác lời nói chấm khơng, khơng gây khó khăn việc quản lý email mà cịn thể thiếu tơn trọng người nhận TẠI SAO LẠI CẦN VĂN HÓA SỬ DỤNG • EMAIL THỂ HIỆN VĂN HÓA CỦA NGƯỜI GỬI EMAIL NĨI RIÊNG, VĂN HĨA CỦA CƠNG TY NGƯỜI GỬI EMAIL NĨI CHUNG • EMAIL ĐĨNG VAI TRÕ KHẲNG ĐỊNH (CONFIRM) MỘT VẤN ĐỀ, LÀ BẰNG CHỨNG VỀ SỰ TRAO ĐỔI CƠNG VIỆC • EMAIL ĐĨNG VAI TRÕ TRONG CƠNG TÁC ĐIỀU HÀNH CƠNG VIỆC CỦA BAN LÃNH ĐẠO • EMAIL CĨ VAI TRÕ MAKETING • III – Những thành phần Email • Chủ đề hay tiêu đề (Subject) • Cần phải nhấn mạnh chủ đề, dịng thơng tin tóm tắt mà người nhận đọc được, trước click vào để mở e-mail Chủ đề hiểu nội dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh cách dùng chung chung, đặc biệt tránh tình quên nhập chủ đề • Khơng q khó khăn để đặt tiêu đề cho email, nhiều người lại quên phần quan trọng này, chủ yếu cẩu thả lười biếng Chỉ cần cẩn thận chút, kiểm tra email trước gửi đi, nhớ đặt tiêu đề bao qt nội dung email, bạn giúp cơng việc tiến hành nhanh chóng Người nhận email nắm rõ nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau cần tìm lại dễ dàng • Phần nội dung & file đính kèm • Tùy theo thể loại Email, nội dung Email cần có bố cục, nội dung, mục đích riêng nội dung email cần tuân thủ quy tắc chung: • Sử dụng Font Unicode để đảm bảo người đọc nội dung email tất loại máy tính, thiết bị số cầm tay điện thoại smartphone, máy tính bảng … • Nên trình bày nội dung email cách ngắn gọn súc tích Bố cục, cách phân đoạn ngôn ngữ email cần rõ ràng mạch lạc Bạn chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm gạch chân nội dung/cụm từ quan trọng • - Đối với tin qua trọng, bạn nên để tiêu đề thể khẩn cấp • Phần nội dung & file đính kèm • - Lưu ý lỗi tả việc dùng biểu tượng cảm xúc email • - Tập tin đính kèm nên có giải thích phù hợp Tránh gửi kèm tập tin lại khơng nhắc đến điều nội dung email Ngoài ra, bạn cần đặt tên phù hợp, thể xác nội dung cho tập tin đính kèm • Mở đầu, kết luận chữ kí • Đây phần hay bị bỏ qua, thực không cách Email không phương thức truyền tải thông tin, mà cịn cơng cụ giao tiếp với chuẩn mực văn minh định Vì vậy, bạn nên bắt đầu email câu chào thể lịch sự, thân thiện; kết thúc email lời chúc cảm ơn • Phần chữ kí quan trọng giúp cho email bạn trở nên chuyên nghiệp đáng tin cậy Đồng thời, cách giúp cho người nhận mail có số thông tin bạn: tên họ, trực thuộc cơng ty, phịng ban nào, địa chỉ… Thậm chí, chữ kí cịn phần thể cá tính bạn • Phần chữ ký (Signature) phần thơng tin ta thiết lập sẵn để tự động điền vào cuối email ta soạn thảo trả lời email • VÍ DỤ VỀ CHỮ KÝ Ví dụ: VU VAN QUYET IT MANAGER ============================================================ LILAMA 69-1 JOINT STOCK COMPANY ADD: 17 LY THAI TO STREET - BACNINH CITY - BACNINH PROVINCE TEL: +84.241.3 821 212 (515) FAX: +84.241.3 820 584 MOBILE: +84.943.575.676 SKYPE: quyet691 EMAIL: quyet@lilama69-1.com.vn WEBSITE: www.lilama69-1.com.vn • 3.2 Phần kết thúc • Về lời chào cuối thư, tùy mối quan hệ mà có lời chào tạm biệt phù hợp Một số cách viết thường gặp để bạn đọc tham khảo: • Với mức độ xã giao bình thường, vừa phải, nên dùng: Regards, Best regards, Best wishes, Kind regards, • 3.2 Phần kết thúc • Thể trang trọng (cao phần nêu trên) thêm chữ “with” thành With Kind regards, With best wishes; Hoặc dùng cách viết theo lối truyền thống thư “giấy”: Yours faithfully - Trân trọng Yours sincerely - Trân trọng kính chào • 3.2 Phần kết thúc • Thể thân mật, vượt qua quy tắc xã giao thông thường, kết thúc bằng: Cheers, Take care! All the best, Have a nice week-end, Remember me to your people, Keep in touch! (Sweet kisses! với người yêu nhau) • Một số gợi ý giao tiếp với đối tác tiếng Anh • Ví dụ: Ta viết Email cho David Becklouis giáo sư PROFESSOR • Tên là: David • Họ là: Becklouis • Đứng First name, • Giữa middle name, • Cuối là: lastname/ family name/ surname • Ta phân tích 10 tình để rút quy tắc cho phần mở đầu: • Một số gợi ý giao tiếp với đối tác tiếng Anh DEAR PROFESSOR DAVID, KHÔNG DÙNG DEAR VÀ PROFESSOR TRƯỚC “TÊN” MÀ CHỈ DÙNG TRƯỚC “HỌ” (XEM THÊM MỤC VÀ MỤC 7) Ở ĐÂY DAVID LÀ TÊN DEAR PROFESSOR BECKLOUIS, DÙNG DEAR VỚI “HỌ” LÀ ĐÖNG THEO PHÉP XÃ GIAO TRUYỀN THỐNG KHI NGƯỜI VIẾT CHƯA BIẾT NGƯỜI NHẬN NHƯNG NẾU NGƯỜI NHẬN LÀ THÂN THIẾT THÌ TA XEM THÊM MỤC DEAR PROF DAVID, không viết tắt chức danh NGƯỜI ANH THEO TRUYỀN THỐNG, KHÔNG VIẾT TẮT MÀ LUÔN VIẾT ĐẦY ĐỦ CHỮ PROFESSOR ĐỂ TỎ Ý TÔN TRỌNG NGƯỜI TÀI CAO ĐỨC RỘNG VIẾT TẮT CHỮ NÀY CÓ THỂ BỊ COI LÀ THIẾU TƠN TRỌNG HOẶC MẤT LỊCH SỰ • Một số gợi ý giao tiếp với đối tác tiếng Anh DEAR PROFESSOR DAVID BECKLOUIS, NGƯỜI ANH CHO RẰNG KHÔNG NÊN VIẾT CẢ “HỌ VÀ TÊN” NHƯ THẾ NÀY VÌ THIẾU TRANG TRỌNG CÁCH VIẾT NÀY TỎ RA THUẬN TIỆN TUY KHÔNG “CHUẨN” NHƯNG ĐƯỢC DÙNG KHÁ PHỔ BIẾN NÊN DẦN DẦN ÍT BỊ COI LÀ “THIẾU LỊCH SỰ” DEAR DAVID BECKLOUIS, NGOÀI Ý KIẾN NÊU Ở PHẦN 4, NHIỀU KHI KHƠNG BIẾT GIỚI TÍNH NGƯỜI NHẬN (NAM HAY NỮ) NÊN VIẾT NHƯ VẬY CHO “AN TOÀN” DEAR BECKLOUIS, CHỨC DANH DEAR + HỌ, PHẢI THÊM MR, MRS … HOẶC KHÔNG BAO GIỜ DÙNG "HỌ" NGAY SAU DEAR VIẾT NHƯ THẾ NÀY BỊ CHO LÀ MẤT LỊCH SỰ LẼ RA PHẢI THÊM DANH XƯNG MR HOẶC PROFESSOR • Một số gợi ý giao tiếp với đối tác tiếng Anh Dear David, Dear + Tên – dùng cho bạn bè thân thiết Đây cách viết người bạn bè, quan hệ thân mật Kể người có ngang chức vụ cao hay học hàm, học vị thân thiết với dùng cách viết Không dùng danh xưng Mr Professor mà dùng tên riêng Hi (Hello) Professor David, Hi văn nói, dùng thiếu tơn trọng với người có chức vụ, học hàm, học vị cao Chỉ dùng Hi người có quan hệ thân thiết khơng nên dùng giao dịch thức thư từ trao đổi tổ chức, công ty… Dear Mr David, (Giả sử người gửi “giáo sư”) viết sai không dùng danh xưng Mr trước “tên” 10 Dear Mr Becklouis, (Giả sử người gửi “giáo sư”) viết dùng danh xưng Mr trước “họ” IV – Những kỹ sử dụng email Khởi đầu ngày mới: "Check mail"  Hiện Email sử dụng cơng cụ điều hành Ngồi Email cơng việc cần có phối kết hợp nhiều cá nhân, phịng ban với Để năm thơng tin, giải công việc kịp thời, trả lời đối tác … xây dựng thói quen check email hàng ngày lần vào buổi sáng Trả lời mail sau bạn nhận  Nếu bạn vào tình người gửi bạn hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi Đương nhiên "ngay sau khi" có biên độ nó, tốt nên ngày Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, nên có e-mail reply thật ngắn gọn thơng báo cho người gửi: nhận e-mail, trả lời cụ thể sau Đừng quên kiệm lời cảm ơn, e-mail bạn nhận từ địa mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề đó, kết  Không nên trả lời email 24 giờ, chậm trễ IV – Những kỹ sử dụng email Phân biệt To – CC – BCC To: Đối tượng nhận CC: Đối tượng đồng nhận BCC: Đối tượng nhận người khác Không đặt tên file tiếng việt gửi file đính kèm  Điều gây khó khăn cho người nhận số máy tính khơng thể mở nội dung file đặt tên tiếng Việt Giảm dung lượng File cần gửi trước gửi  Dùng chương trình, tiện ích để nén giảm dung lượng file đính kèm trước gửi đặc biệt văn dạng ảnh scan  Người nhận thường khó chịu phải chờ đợi để nhận email có file đính kèm dung lượng lớn gây khó khăn cho người nhận người nhận thời gian để nhận file đường truyền mạng chậm Ngoài làm dung lượng hịm thư người nhận nhanh chóng bị đầy IV – Những kỹ sử dụng email Cẩn thận việc chọn Reply All  Chức Reply All (Trả lời tất cả):  Khi ta nhận Email có địa người gửi: From, địa người nhận CC Nếu ta sử dụng email ta gửi ngược lại tất người gửi người nhận  Nên xem xét kỹ trước chọn reply all, cần thiết dùng đến, để tránh làm phiền người không liên quan nội dung công việc cần thông tin Sau cùng, kiểm tra lại Email trước bấm vào Send Sau soạn thảo xong Email, giành thời gian để kiểm tra lại email trước gửi tránh thiệt hại đáng tiếc hiểu nhầm đối tác: + Kiểm tra bố cục tổng thể Email + Kiểm tra lỗi tả + Kiểm tra nội dung thừa cắt dán lúc soạn email + Đặc biệt kiểm tra địa người nhận Nhiều trường hợp gửi báo cáo giá cho ban lãnh đạo lại gửi nhầm cho khách hàng ... email, sau cần tìm lại dễ dàng • Phần nội dung & file đính kèm • Tùy theo thể loại Email, nội dung Email cần có bố cục, nội dung, mục đích riêng nội dung email cần tuân thủ quy tắc chung: • Sử dụng... kiểm tra email trước gửi đi, nhớ đặt tiêu đề bao quát nội dung email, bạn giúp cơng việc tiến hành nhanh chóng Người nhận email nắm rõ nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, ... quản lý email mà cịn thể thiếu tôn trọng người nhận TẠI SAO LẠI CẦN VĂN HĨA SỬ DỤNG • EMAIL THỂ HIỆN VĂN HÓA CỦA NGƯỜI GỬI EMAIL NÓI RIÊNG, VĂN HĨA CỦA CƠNG TY NGƯỜI GỬI EMAIL NĨI CHUNG • EMAIL