Luật Lưu trữ hiện hành 1. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ. 2. Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.
QUỐC HỘI _ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Luật số: 01/2011/QH13 LUẬT LƯU TRỮ Căn Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 sửa đổi, bổ sung số điều theo Nghị số 51/2001/QH10; Quốc hội ban hành Luật lưu trữ, CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Luật quy định hoạt động lưu trữ; quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ quản lý lưu trữ Luật áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cá nhân Điều Giải thích từ ngữ Trong Luật này, từ ngữ hiểu sau: Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp không gốc, thay hợp pháp Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác 2 Phông lưu trữ toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm phông lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân quy định khoản 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 15 Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phòng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ Điều Nguyên tắc quản lý lưu trữ Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định pháp luật Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê Điều Chính sách Nhà nước lưu trữ Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam 3 Tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng khoa học, công nghệ hoạt động lưu trữ Thừa nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ thực hoạt động dịch vụ lưu trữ Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế hoạt động lưu trữ Điều Quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Những tài liệu sau cá nhân, gia đình, dòng họ (sau gọi chung cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử quốc gia, xã hội đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu tiểu sử; b) Bản thảo viết tay, in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; d) Công trình, viết cá nhân; đ) Ấn phẩm, tài liệu cá nhân sưu tầm Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định khoản Điều Cá nhân có tài liệu có quyền sau đây: a) Được đăng ký tài liệu Lưu trữ lịch sử hướng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định khoản Điều này; b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu hiến tặng; đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, không xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định pháp luật Cá nhân có tài liệu có nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ hiến tặng bán cho Lưu trữ lịch sử tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; b) Trả phí bảo quản theo quy định pháp luật tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đăng ký Điều Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức Điều Người làm lưu trữ Người làm lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp công lập phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng quan, tổ chức hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ không thuộc trường hợp quy định khoản Điều phải đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi người lao động làm việc tổ chức Người giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Mang tài liệu lưu trữ nước trái phép CHƯƠNG II THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Điều 10 Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 5 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Điều 11 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định điểm b khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định khoản Điều để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Điều 12 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Điều 13 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác giá trị thay tài liệu số hóa Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Điều 14 Quản lý tài liệu lưu trữ xã, phường, thị trấn Tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn 6 Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ Mục CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Điều 15 Chỉnh lý tài liệu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ hoàn thiện hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Điều 16 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin sử liệu học Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nội dung tài liệu; b) Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn phông lưu trữ; đ) Hình thức tài liệu; e) Tình trạng vật lý tài liệu Điều 17 Thời hạn bảo quản tài liệu Tài liệu bảo quản vĩnh viễn tài liệu có ý nghĩa giá trị không phụ thuộc vào thời gian Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu đường lối, chủ trương, sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; nhà đất tài liệu khác theo quy định quan có thẩm quyền Tài liệu bảo quản có thời hạn tài liệu không thuộc trường hợp quy định khoản Điều xác định thời hạn bảo quản 70 năm Tài liệu hết giá trị cần loại để hủy tài liệu có thông tin trùng lặp hết thời hạn bảo quản theo quy định không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử 7 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản khoản Điều Điều 18 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 28 Luật Mục THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Điều 19 Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử tổ chức trung ương cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: a) Trình quan có thẩm quyền lưu trữ cấp ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; b) Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 20 Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định Luật quy định quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam Lưu trữ lịch sử Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: a) Lưu trữ lịch sử trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; quan, tổ chức trung ương Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam tổ chức trung ương khác thuộc quyền cách mạng từ năm 1975 trước; doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; quan, tổ chức chế độ xã hội tồn lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 trước; b) Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện đơn vị hành - kinh tế đặc biệt không thuộc quan, tổ chức quy định điểm a khoản Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu cá nhân sở thỏa thuận Điều 21 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ngành công an, quốc phòng, ngoại giao ngành khác thực theo quy định Chính phủ Điều 22 Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: a) Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật; c) Giao nộp tài liệu công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 03 bản; quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 lưu trữ vĩnh viễn quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử Điều 23 Quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan Điều 24 Quản lý tài liệu lưu trữ trường hợp quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản người đứng đầu quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý giao nộp tài liệu theo quy định sau đây: Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải chỉnh lý, thống kê bảo quản theo phông lưu trữ quan, tổ chức đó; Khi quan, tổ chức có định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản tất hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị, cá nhân quan, tổ chức, doanh nghiệp phải giao nộp vào Lưu trữ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định; Tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý quản lý sau: a) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; b) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ có nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp giao nộp vào Lưu trữ quan theo định quan, tổ chức cấp trực tiếp quan, tổ chức có thẩm quyền CHƯƠNG III BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Điều 25 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định khoản Điều ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải trả phí theo quy định pháp luật Điều 26 Quản lý tài liệu lưu trữ quý, Tài liệu lưu trữ quý, tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn có đặc điểm sau đây: a) Có giá trị đặc biệt tư tưởng, trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử có tầm quan trọng đặc biệt quốc gia, xã hội; b) Được hình thành hoàn cảnh lịch sử đặc biệt thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; c) Được thể vật mang tin độc đáo, tiêu biểu thời kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ quý, không phân biệt hình thức sở hữu đăng ký với quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương cấp tỉnh, lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu khu vực giới Tài liệu lưu trữ quý, phải kiểm kê, bảo quản, lập bảo hiểm sử dụng theo chế độ đặc biệt Điều 27 Thống kê nhà nước lưu trữ 10 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải thống kê tập trung hệ thống sổ sách, sở liệu, hồ sơ quản lý Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu thống kê năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 Thống kê lưu trữ thực theo quy định sau đây: a) Cơ quan, tổ chức trung ương tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương; b) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu quan, tổ chức cấp tỉnh, quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ trung ương; c) Cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện Cơ quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã báo cáo quan quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh Điều 28 Huỷ tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Người đứng đầu quan, tổ chức định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan; b) Người đứng đầu quan có thẩm quyền lưu trữ cấp định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử cấp Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp trực tiếp có ý kiến tài liệu hết giá trị cần hủy Căn vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến quan cấp trực tiếp, người có thẩm quyền quy định khoản Điều định việc hủy tài liệu hết giá trị; b) Theo đề nghị Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên 11 Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tài liệu hủy; h) Biên huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu CHƯƠNG IV SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 29 Quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân việc sử dụng tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc tài liệu lưu trữ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên tài liệu công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; b) Không xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; d) Thực quy định Luật này, nội quy, quy chế quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quy định khác pháp luật có liên quan Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây: a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp quản lý; b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật giải mật Điều 30 Sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật 12 Tài liệu hạn chế sử dụng có đặc điểm sau đây: a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật có nội dung thông tin sử dụng rộng rãi ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng có nguy bị hư hỏng chưa tu bổ, phục chế; c) Tài liệu lưu trữ trình xử lý nghiệp vụ lưu trữ Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội thời kỳ Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật sử dụng rộng rãi trường hợp sau đây: a) Được giải mật theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước; b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc tài liệu có đóng dấu mật chưa giải mật; c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật chưa giải mật Tài liệu liên quan đến cá nhân sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ số trường hợp đặc biệt theo quy định Chính phủ Tài liệu đến thời hạn sử dụng rộng rãi quy định điểm c khoản khoản Điều chưa sử dụng rộng rãi theo định quan, tổ chức có thẩm quyền Người sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu văn đề nghị quan, tổ chức nơi công tác Điều 31 Sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan quan, tổ chức Điều 32 Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ công trình nghiên cứu Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Điều 33 Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ 13 Việc tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử thực Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép tài liệu lưu trữ Chứng thực lưu trữ xác nhận quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử nội dung thông tin tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử quản lý Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Người cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí Bản tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ có giá trị tài liệu lưu trữ gốc quan hệ, giao dịch Điều 34 Mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau quan nhà nước có thẩm quyền cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ Bộ trưởng Bộ Nội vụ, quan có thẩm quyền Đảng định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng nước Người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan để sử dụng nước Tổ chức, cá nhân trước mang tài liệu lưu trữ đăng ký nước phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết Tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử, tài liệu cá nhân đăng ký Lưu trữ lịch sử trước đưa nước phải lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ CHƯƠNG V ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ Điều 35 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Tổ chức có đủ điều kiện theo quy định pháp luật đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ Điều 36 Hoạt động dịch vụ lưu trữ Tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh; 14 b) Có sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; c) Cá nhân thực hoạt động dịch vụ lưu trữ tổ chức phải có Chứng hành nghề lưu trữ Cá nhân hành nghề độc lập dịch vụ lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: a) Có Chứng hành nghề lưu trữ; b) Có sở vật chất phù hợp để thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ Điều 37 Chứng hành nghề lưu trữ Cá nhân cấp Chứng hành nghề lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: a) Là công dân Việt Nam, có lực hành vi dân đầy đủ; b) Có lý lịch rõ ràng; c) Có tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ phù hợp; d) Đã trực tiếp làm lưu trữ liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên; đ) Đã đạt yêu cầu kỳ kiểm tra nghiệp vụ quan có thẩm quyền tổ chức Những trường hợp không cấp Chứng hành nghề lưu trữ bao gồm: a) Người bị truy cứu trách nhiệm hình sự; b) Người chấp hành hình phạt tù bị áp dụng biện pháp xử lý hành đưa vào sở chữa bệnh, sở giáo dục; c) Người bị kết án tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hủy tài liệu bí mật công tác Người cấp Chứng hành nghề lưu trữ thuộc trường hợp quy định khoản Điều bị thu hồi Chứng hành nghề lưu trữ Chính phủ quy định thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng hành nghề lưu trữ CHƯƠNG VI QUẢN LÝ VỀ LƯU TRỮ Điều 38 Trách nhiệm quản lý lưu trữ Chính phủ thống quản lý nhà nước lưu trữ Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước lưu trữ quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam 15 Cơ quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam thực quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, quan trung ương tổ chức trị - xã hội phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý nhà nước lưu trữ địa phương Điều 39 Kinh phí cho công tác lưu trữ Kinh phí cho công tác lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội bố trí dự toán ngân sách nhà nước năm sử dụng vào công việc sau đây: a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; d) Chỉnh lý tài liệu; đ) Thực biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; e) Tu bổ, lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ; g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ; i) Những hoạt động khác phục vụ đại hóa công tác lưu trữ Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân nước tổ chức, cá nhân nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Điều 40 Hợp tác quốc tế lưu trữ Hợp tác quốc tế lưu trữ thực sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, bên có lợi Nội dung hợp tác quốc tế lưu trữ bao gồm: a) Ký kết, gia nhập tổ chức thực điều ước quốc tế lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế lưu trữ; b) Thực chương trình, dự án hợp tác quốc tế; c) Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ với nước ngoài, tổ chức quốc tế; d) Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, triển lãm quốc tế; sưu tầm tài liệu lưu trữ; biên soạn, xuất ấn phẩm lưu trữ; đ) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; 16 e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ; g) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ tư liệu nghiệp vụ lưu trữ CHƯƠNG VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 41 Hiệu lực thi hành Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng năm 2012 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 hết hiệu lực kể từ ngày Luật có hiệu lực Điều 42 Quy định chi tiết Chính phủ quan có thẩm quyền quy định chi tiết điều, khoản giao Luật Luật Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 CHỦ TỊCH QUỐC HỘI (Đã ký) Nguyễn Sinh Hùng