Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại liên hệ thực tiễn tại công ty CPTM – DV bến thành

Đề tài: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại Công ty CPTM – DV Bến Thành. Chương 1: Lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Khái niệm và chức năng của dự trữ Dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại được hình thành do chính yêu cầu của lưu thông hàng hóa, trao đổi hàng hóa để đáp ứng yêu cầu của sản xuất và tiêu dùng xã hội. Dự trữ trong thương mại thực hiện 3 vai trò cơ bản: Cân đối cung – cầu: Đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Điều hòa những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối. 1.2 Tổ chức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi. Với doanh nghiệp thương mại, hệ thông kho bãi có thể bao gồm các loại chính sau: Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa. Kho bãi trung chuyển. Kho bãi dự trữ. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: Diện tích nghiệp vụ chính của kho. Diện tích khác. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất. Phương pháp này thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi,… Phương pháp tính theo tải trọng: Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ, chất đống… S = Ds Trong đó: S là diện tích kho bãi cần có, D là định mức dự trữ theo ngày, s là tải trọng trên m2. Thông thường, doanh nghiệp có thể tính toán cân đối ba định mức diện tích: S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu. S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa. S bình quân: Theo định mức dự trữ bình quân. Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m3. V = Dv Trong đó: V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm. Tương tự S, V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân. 1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau: + Đáp ứng được nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp. + Chi phí về kho bãi thấp nhất. + Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra. + Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường. Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình. Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau: + Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ. + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng. + Hệ thống chiếu sáng. + Hệ thống điều hòa, hút ẩm. + Trang thiết bị nâng hạ, bao gói. + … 1.2.2 Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật 1.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn hoặc vận đơn. Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến. Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho. Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể: Tất cả hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ. Tất cả hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận hoặc được kiểm nghiệm. Có một số loại hàng hóa cần phải được hóa nghiệm. Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc không bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm thủ tục theo đúng quy định của việc giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể. Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực phẩm về số lượng, chất lượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ. 1.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa. Các hoạt động này bao gồm: Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hóa. Kê lót hàng hóa trong kho. Chất xếp hàng hóa trong kho. Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho. Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa và vệ sinh kho hàng. Chống côn trùng và vật gặm nhấm. 1.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa Giao hàng là một công việc quan trọng, quyết định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho. Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây: Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa. Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị. Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các quy định chung. Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho. Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp không bình thường, không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên để cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở của các nguyên tắc, chế độ đã quy định. Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ… thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này. Trường hợp giao hàng thiếu hàng hoặc hàng không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ, không được dây dưa kéo dài hoặc từ chối. 1.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy: Hàng hóa, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không? Có đủ số lượng hay không? Có đảm bảo chất lượng hay không? Giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu của dự trữ. Có một số loại kiểm kê chính sau: Kiểm kê thường xuyên. Kiểm kê đột xuất. Kiểm kê định kỳ.

Đề tài: Nghiên cứu lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa doanh nghiệp thương mại Liên hệ thực tiễn Công ty CPTM – DV Bến Thành Chương 1: Lý thuyết tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm chức dự trữ Dự trữ hàng hóa doanh nghiệp thương mại hình thành yêu cầu lưu thông hàng hóa, trao đổi hàng hóa để đáp ứng yêu cầu sản xuất tiêu dùng xã hội Dự trữ thương mại thực vai trò bản: - Cân đối cung – cầu: Đảm bảo cho phù hợp nhu cầu nguồn cung ứng số lượng, không gian thời gian - Điều hòa biến động: Dự trữ để đề phòng biến động ngắn hạn biến động nhu cầu chu kỳ nhập hàng - Giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm chi phí trình sản xuất phân phối 1.2 Tổ chức dự trữ hàng hóa doanh nghiệp thương mại 1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Kho bãi hiểu đơn giản điều kiện sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, trang thiết bị để chứa đựng bảo quản sản phẩm Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm công việc sau xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư sở hạ tầng mua sắm trang thiết bị kho bãi Với doanh nghiệp thương mại, hệ thông kho bãi bao gồm loại sau: - Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa - Kho bãi trung chuyển - Kho bãi dự trữ Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần vào định mức dự trữ hàng hóa Diện tích cần có thường bao gồm: - Diện tích nghiệp vụ kho - Diện tích khác Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: - Phương pháp kinh nghiệm: Đây phương pháp sử dụng phổ biến Phương pháp thường áp dụng tính toán diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi,… - Phương pháp tính theo tải trọng: Phương pháp thường áp dụng cho hàng hóa chất xếp giá, kệ, chất đống… S = D/s Trong đó: S diện tích kho bãi cần có, D định mức dự trữ theo ngày, s tải trọng Thông thường, doanh nghiệp tính toán cân đối ba định mức diện tích: S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa S bình quân: Theo định mức dự trữ bình quân -Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp áp dụng cho hàng hóa chứa đựng bảo quản theo đơn vị V = D/v Trong đó: V thể tích cần có v hệ số thể tích chứa đựng cần có cho đơn vị sản phẩm Tương tự S, V tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân 1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ - Quyết định địa điểm đặt kho bãi: Một địa điểm tốt đáp ứng yêu cầu sau: + Đáp ứng nhu cầu kho bãi doanh nghiệp + Chi phí kho bãi thấp + Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán + Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường -Quyết định đầu tư hay thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không thiết phải đầu tư kho bãi có doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi Do thuê làm chi phí cố định giảm toán chi phí tổng thể thấp tự đầu tư Doanh nghiệp cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi - Lên danh mục triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm tài sản thuộc nhóm chủ yếu sau: + Các bục, kệ, giá, tủ… dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng + Hệ thống chiếu sáng + Hệ thống điều hòa, hút ẩm + Trang thiết bị nâng hạ, bao gói +… 1.2.2 Theo dõi quản lý hàng hóa dự trữ mặt vật 1.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo yêu cầu sau: -Nhận số lượng, chất lượng hàng hóa theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn vận đơn - Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận nơi bảo quản chế biến - Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động khâu nhận hàng, bốc xếp vận chuyển, bảo quản chế biến kho Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm, tính chất riêng, nguồn hàng giao nhận có yêu cầu quy định khác Cụ thể: - Tất hàng hóa nhập kho phải có chứng từ hợp lệ - Tất hàng hóa nhập kho phải kiểm nhận kiểm nghiệm Có số loại hàng hóa cần phải hóa nghiệm - Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm thấy hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt không bình thường bao bì, đóng gói phải tiến hành làm thủ tục theo quy định việc giao nhận với chứng kiến bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể - Khi nhận hàng xong, phải ý ghi rõ số hàng thực phẩm số lượng, chất lượng chúng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ 1.2.2.2 Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa thực chất xây dựng, tổ chức hoạt động người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng hàng hóa Các hoạt động bao gồm: -Lựa chọn bố trí vị trí sơ đồ xếp hàng hóa - Kê lót hàng hóa kho - Chất xếp hàng hóa kho - Điều hòa nhiệt độ độ ẩm kho - Kiểm tra, chăm sóc hàng hóa vệ sinh kho hàng - Chống côn trùng vật gặm nhấm 1.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa Giao hàng công việc quan trọng, định việc hoàn thành kế hoạch hoạt động kinh doanh kho Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho yêu cầu khách hàng thực nhiệm vụ giao hàng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, giao hàng cần thực tốt quy định sau đây: - Tất hàng hóa xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ xuất theo số lượng, phẩm chất quy cách ghi phiếu xuất kho Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ có đủ thẩm quyền giao nhận hàng hóa - Trước giao hàng, cán giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị - Chuẩn bị hàng hóa theo với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi phiếu xuất kho - Căn vào phiếu xuất kho cán giao nhận, thủ kho với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa giao nhận giải trường hợp phát sinh phù hợp với quy định chung - Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau - Hàng xuất nội phải có chữ ký thủ trưởng phiếu lệnh xuất kho - Khi giao nhận hàng hóa với khách hàng xảy trường hợp không bình thường, không với kế hoạch, tiến độ… cần có bàn bạc hai bên để giải thỏa đáng sở nguyên tắc, chế độ quy định - Tất hình thức giao hàng quy định thời gian định - Tất trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, phẩm chất, không đồng bộ… thuộc lô hàng giao, tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên kiểm nghiệm chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm sở pháp lý cho việc xử lý sau - Trường hợp giao hàng thiếu hàng hàng không yêu cầu người mua hàng khách hàng phát hiện, kiểm tra lại thấy thủ kho phải giao đủ, giao cho họ, không dây dưa kéo dài từ chối 1.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa trình kiểm đếm ghi chép toàn liệu hàng hóa vào danh mục kiểm kê Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy: - Hàng hóa, nguyên liệu dự trữ có loại hay không? - Có đủ số lượng hay không? - Có đảm bảo chất lượng hay không? - Giải vấn đề tồn quản lý liệu dự trữ Có số loại kiểm kê sau: - Kiểm kê thường xuyên - Kiểm kê đột xuất - Kiểm kê định kỳ 1.2.3 Theo dõi quản lý hàng hóa mặt giá trị 1.2.3.1 Phương pháp tính theo giá mua thực tế Hàng hóa dự trữ hạch toán theo giá mua vào thực tế Phương pháp cho phép tính xác số vốn hàng hóa đọng kho, khó thực thực tế lúc phân định xác hàng hóa dự trữ mua với giá 1.2.3.2 Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền Đây phương pháp tương đối dễ thực nên thường áp dụng thực tế Giá bình quân gia quyền tính công thức sau: Giá bình quân gia quyền = 1.2.3.3 Phương pháp tính theo lô Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ: - Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in First out) - Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out) 1.2.4 Ứng dụng tin học quản trị dự trữ hàng hóa 1.2.4.1 Thẻ kho Thẻ kho công cụ dùng để ghi lại toàn liệu dự trữ Thẻ kho bao gồm phần: -Ghi tên mô tả loại hàng hóa nguyên liệu; - Đơn giá mua hàng; - Đơn giá bán loại mặt hàng; - Điểm đặt hàng bổ sung; - Lượng hàng dự trữ ban đầu; - Thời điểm cần đặt mua thêm; - Toàn số lượng hàng bị hỏng; - Ghi lại toàn số hàng mua thêm; - Toàn số hàng bán 1.2.4.2 Mã số mã vạch Mã số mã vạch thể thông tin dạng nhìn thấy bề mặt mà máy móc đọc Mã số mã vạch đọc thiết bị quét quang học gọi máy đọc mã vạch hay quét từ hình ảnh phần mềm chuyên biệt Mã số mã vạch hàng hóa bao gồm hai phần: mã số hàng hóa mã vạch phần thể mã số vạch máy đọc Mã số hàng hóa dãy số dùng để phân định hàng hóa, áp dụng trình luân chuyển hàng hóa từ người sản xuất, quan bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng Mã số hàng hóa có tính chất sau: - Nó số đặc trưng cho hàng hóa - Bản thân mã số dãy số đại diện cho hàng hóa, không liên quan đến đặc điểm hàng hóa Hiện nay, thương mại toàn giới chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã số hàng hóa sau: - Hệ thống UPC (Universal Product Code) - Hệ thống EAN (European Article Number) 1.2.4.3 Phần mềm quản trị dự trữ hàng hóa Phần mềm quản trị dự trữ xây dựng giúp doanh nghiệp giảm bớt công tác hành Phần mềm quản trị dự trữ cho phép lập tổng hợp nhanh chóng loại báo cáo chủ yếu sau: -Báo cáo chi tiết tổng hợp hàng nhập - Báo cáo chi tiết tổng hợp hàng xuất - Báo cáo chi tiết tổng hợp hàng tồn kho - Báo cáo giá trị hàng tồn kho - Thẻ kho Chương 2: Thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa công ty CPTM – DV Bến Thành 2.1 Tổng quan công ty CPTM – DV Bến Thành 2.1.1 Giới thiệu công ty CPTM – DV Bến Thành - Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại – Dịch vụ Bến Thành - Địa chỉ: – Lưu Văn Lang, Phường Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh - Điện thoại: (84-8) 38 223 390 Fax: (84-8) 38 291 389 - Email: benthanh@benthanhtsc.com.vn - Website: www.benthanhtsc.com.vn - Vốn điều lệ: 106 tỷ đồng 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh: - Kinh doanh thương mại: + Vải sợi, hàng may mặc, đồ da giả da, hàng kim khí điện máy, hàng lưu niệm, mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, tranh sơn mài, hàng mây tre lá, sản phẩm thêu loại + Nguyên vật liệu, kim loại thành phẩm bán thành phẩm sử dụng xây dựng sản xuất, sắt, thép, nhôm, bột giấy, giấy + Hàng điện lạnh – điện gia dụng, dụng cụ điện cầm tay, khóa loại, thiết bị phụ tùng máy phục vụ công – nông – ngư nghiệp, thiết bị phòng cháy chữa cháy – viễn thông – khí phục vụ sản xuất loại - Kinh doanh dịch vụ: + Kinh doanh nhà hàng, khách sạn + Thuê cho thuê văn phòng, hộ, Trung tâm kinh doanh vàng bạc đá quý + Kinh doanh bất động sản, dịch vụ xuất nhập khẩu, dịch vụ môi giới - Đầu tư tài chính: + Đầu tư tài vào ngành có liên quan đến hoạt động công ty + Hợp tác đầu tư lĩnh vực du lịch, nhà hàng, khách sạn, trung tâm thương mại, cao ốc văn phòng cho thuê, giáo dục, y tế, sản xuất… 2.1.3 Quá trình hình thành phát triển công ty: Công ty CPTM – DV Bến Thành thành lập ngày 21/04/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103002274, tiền thân Công ty TM tổng hợp Bến Thành, doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Bến Thành - Ngày 29/09/1992, Công ty TM tổng hợp Bến Thành thành lập theo định số 22/QĐ-UB sở sáp nhập đơn vị thương nghiệp quốc doanh: Công ty Thương nghiệp tổng hợp Quận 1, Công ty Thương nghiệp tổng hợp chợ Bến Thành, Công ty Thương nghiệp tổng hợp chợ Dân Sinh - Ngày 26/12/1997, Công ty TM tổng hợp Bến Thành chở thành đơn vị thành viên Tổng Công ty Bến Thành theo định số 7448/QĐ-UB-KT Ủy Ban Nhân Dân Thành phố Hồ Chí Minh - Ngày 16/12/2003, Ủy ban nhân dân TP.HCM ban hành đinh số 5435/QĐ-UB chuyển Công ty Thương mại tổng hợp Bến Thành thành Công ty Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Bến Thành hạch toán kinh tế độc lập - Ngày 21/4/2004, Công ty CPTM – DV Bến Thành thức vào hoạt động theo giấy chứng ĐKKD số 4103002274 Sở kế hoạch đầu tư TP.HCM cấp - Năm 2007, Công ty CPTM – DV Bến Thành đủ điều kiện trở thành công ty đại chúng thức đăng ký với Ủy ban chứng khoán Nhà nước vào tháng 6/2007 - Ngày 14/4/2010, công ty niêm yết cổ phiếu lần đầu sàn giao dịch chứng khoán TP.HCM 2.2 Thực trạng hoạt đông tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa Công ty CPTM – DV Bến Thành 2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 2.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Nhu cầu kho bãi dự trữ công ty xác định dựa số lượng hàng hóa công ty dự trữ, công ty dựa vào trọng tải, đặc điểm hàng hóa kinh ng1qhiệm để xây dựng kho hàng Để đáp ứng nhu cầu đặt hàng khách hàng giao hàng thời điểm, đảm bảo tối đa hóa hài lòng khách hàng, vấn đề dự trữ công ty quan tâm, đề cao Hàng hóa dự trữ nhiều gây ảnh hưởng không tốt đến công ty, đó, việc xác định rõ số lượng dự trữ diện tích kho hàng điều cần thiết Việc kho hàng tải gây khó khăn cho việc bảo quản, làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm 2.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ Nhà kho công ty xây dựng rộng 1125, khu nhà tầng, lát hoa chia làm khu vực để hàng Các lối nhà kho công ty thiết kế rộng rãi giúp vận chuyển hàng hóa vào dễ dàng Nhà kho xây dựng gần công ty với chiều cao 3m, có hệ thống chống nắng, mưa hệ thống hút ẩm tránh gây hư hỏng hàng hóa Nhà kho xây dựng gần khu dân cư có người canh giữ để đảm bảo an ninh Do phần lớn hàng hóa công ty dễ cháy nên công tác phòng cháy chữa cháy công ty trọng Các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy công ty trang bị đầy đủ đồng thời nhân viên công ty đào tạo qua lớp phòng cháy chữa cháy Ngoài ra, công ty bố trí nhiều kệ, giá, tủ… để chứa, đựng hàng hóa đảm bảo hàng hóa không bị ẩm mốc gây thiệt hại cho công ty Các kệ, giá, tủ,… kê cách tường khoảng phân cố định xuống nhà loại đinh, vít giúp sản phẩm khô thoáng, không bị ảnh hưởng thời tiết đồng thời tránh đổ vỡ, làm hỏng sản phẩm 2.2.2 Thực trạng công tác quản lí hàng hóa dự trữ mặt vật công ty 2.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Khi công ty đặt hàng hóa từ nhà cung cấp, nhà cung cấp cho người trở hàng đến kho Tại đây, người quản lý kho nhận hàng cho nhân viên kiểm kê hàng hóa theo đơn đặt hàng Trước chuyển vào kho, hàng hóa kiểm tra chặt chẽ số lượng chất lượng trước chứng kiến bên nhập bên xuất, lô hàng không với yêu cầu đơn đặt hàng hay bị hỏng trả lại cho nhà cung cấp để đổi lại hàng, thiếu báo lại cho nhà cung cấp để họ xác nhận trả lại hàng thiếu cho công ty Sau kiểm tra xong, người quản lý cho nhân viên bốc xếp hàng vào kho, hàng hóa xếp theo vị trí Hàng hóa công ty sử dụng máy móc, xe hàng để vận chuyển vào kho Thủ kho người lập chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa nhập xuất kho Phiếu nhập kho lập thành hai bản, thủ kho giữ lại để vào sổ theo dõi nhập, xuất hàng hóa giao cho phận tài kế toán quản lý đối chiếu 2.2.2.2 Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa a) Theo dõi hàng hóa: Vào cuối ngày làm việc, thủ kho tập hợp tất phiếu xuất kho, nhập kho để tiến hành tổng kết số lượng hàng loại hàng dự trữ lại kho cuối ngày hôm Bộ phận vận chuyển lập bảng XCEL để quản lý theo dõi hàng nhập, xuất kho lượng hàng lại kho để kiểm soát số lượng hàng hóa loại hàng hóa lại kho nhanh chóng xác b) Bảo quản hàng hóa: Viêc bảo quản hàng hóa công ty thực theo bước sau: - Kê lót hàng hóa: Hàng hóa nhập kho tiến hành kê lót kệ đặt cách mặt đất 0,5m để đảm bảo hàng hóa khô thời tiết nồm, khí hậu ẩm hàng hóa không bị ảnh hưởng đến chất lượng Ngoài ra, để tránh tình trạng hàng hóa bị côn trung gặm nhấm, phận chịu trách nhiệm bảo quản tiến hành rắc bột diệt mối xung quanh tường, dùng thuốc chống gián chuột để đề phòng chúng phá hoại hàng hóa Tuy nhiên, xảy nhiều trường hợp hàng hóa bị hư hỏng côn trùng phá hoại - Chất xếp hàng hóa: Tại kho hàng, công ty sử dụng phương pháp chất xếp hàng hóa theo loại sản phẩm, nhãn hiệu, loại sản phẩm xếp riêng biệt theo khu vực quy định Điều giúp nhân viên kiểm kê hàng hóa dễ dàng xuất hàng dễ dàng Ngoài ra, việc xếp hàng hóa hợp lý, quy cách giúp tránh tình trạng rơi, đổ gây hư hỏng hàng hóa xếp chồng chéo làm lãng phí diện tích Do không đủ nhân bốc xếp, công ty thường thuê người bốc vác có đơn nhập hàng lớn kho - Đảm bảo nhiệt độ độ ẩm kho: Công ty lắp đặt hệ thống quạt thông gió, cửa thoát hiểm đặt đối diện nhau, đảm bảo cho luồng không khí lưu thông điều hòa Mùa mưa bão cửa kho đóng kín tránh mưa hắt vào hiên kho che chắn hệ thống hiên bạt cuốn, giúp tránh việc nước hắt vào kho mưa to Công ty lắp đặt máy đo độ ẩm kho để theo dõi độ ẩm kho Nếu độ ẩm cao, công ty sử dụng chất hóa học hút ẩm rắc xung quanh sàn kho Hệ thống thoát nước lắp đặt, kho cao so với mặt đường 1m giúp việc thoát nước dễ dàng trời mưa to, tránh tình trạng ngập úng Các thiết bị tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên giúp phát huy tối đa tác dụng - Vệ sinh kho bãi: Kho bãi nhân viên quét dọn hàng ngày Ngoài ra, tuần công ty tổ chức thực công tác tổng vệ sinh kho lần, nhân viên lau chùi, quét dọn khu vực kho, lau chùi máy móc Nhờ đó, kho sẽ, hàng hóa bảo quản tốt Hàng hóa công ty thường có bao bì bảo vệ nên việc lau chùi dễ dàng, điều giúp nhân viên vệ sinh làm việc nhanh chóng 2.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa Do có nhân viên thủ kho kiểm tra giấy tờ nên có nhiều đơn đặt hàng lúc việc đối chứng, kiểm tra giấy tờ thực chậm để tránh sai sót xảy ra, mà có nhiều khách hàng phàn nàn phải đợi lâu Sau làm thủ tục xuất kho, lúc thủ kho quay lại để nhập số lieu vào sổ sách công ty giao lại giấy tờ cho người quản lý Do áp lực công việc lớn, nên nhiều thủ kho mắc sai xót việc nhập liệu vào sổ kho Do đó, người quản lý phải đối chiếu kiểm tra lại sổ kho giấy tờ xuất kho 2.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Phiếu kho cho phép nắm hàng hóa kho mặt lý thuyết tính hàng hóa bị mát, hư hỏng Để khắc phục điều này, công ty thực kiểm kê kế toán theo định kỳ lần năm, công ty thực kiểm kê hàng hóa đột xuất Việc kiểm kê hàng hóa định kỳ nhân viên quản lý phận thực vào tháng 4,8,12 hàng năm, nhằm phát mát hư hỏng trộm cắp, nhập thiếu hàng hay tác động khí hậu đến chất lượng hàng hóa Do công ty nhập hàng với số lượng lớn nên vấn đề kiểm kê hàng hóa định kỳ coi trọng, để giúp nhân viên làm việc tốt hơn, có trách nhiệm hơn, ban lãnh đạo công ty trực tiếp kiểm tra đột xuất Để nắm xác số lượng hàng hóa dự trữ, công ty kết hợp sử dụng phiếu kho nhập xuất hàng để báo cáo xác tình hình dự trữ kho hàng 2.2.3 Thực trạng công tác theo dõi quản lý hàng hóa dự trữ mặt giá trị Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia truyền để quản trị dự trữ mặt giá trị hàng hóa Công ty lựa chọn phương pháp phương pháp giúp công ty tính toán giá trị hàng hóa môt cách nhanh chóng tương đối đơn giản, kết thu tương đối xác 2.3 Đánh giá chung thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa công ty CPTM – DV Bến Thành 2.3.1 Ưu điểm: - Nhà kho xây dựng hợp lý, phù hợp với nhu cầu dự trữ công ty - Công ty lắp đặt, trang bị nhiều trang thiết bị đại, giúp nâng cao hiệu dự trữ bảo quản hàng hóa - Đội ngũ nhân viên công ty có thái tinh thần, thái độ làm việc có trách nhiệm tốt công việc - Hàng hóa kho xếp hợp lý, khoa học, giúp dễ tìm kiếm bảo quản - Tình trạng thất thoát hàng hóa kho xảy 2.3.2 Nhược điểm: - Việc tổ chức kiểm kê hàng hóa chưa tốt, công ty tố chức kiểm kê hàng hóa lần năm, có cố xảy ra, công ty không kịp thời đưa phương án xử lý - Việc nhập, xuất hàng hóa nhiều bất cập chậm trễ, có nhân viên làm thủ tục xuất nhập hàng - Việc phòng côn trùng phá hoại chưa tốt, nhiều sản phẩm công ty bị côn trùng phá hoại gây ảnh hường đến chất lượng hàng hóa lợi nhuận công ty 2.4 Đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa công ty CPTM – DV Bến Thành Quản trị hàng hóa có vai trò quan trọng doanh nghiệp thương mại, khâu dự trữ nhằm đảm bảo doanh nghiệp có lượng hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng Việc số nhược điểm khiến Công ty CPTM – DV Bến Thành chưa thể thực tốt công tác quản trị trữ Vì vậy, số biện pháp giúp công ty thực tốt công tác quản trị dự trữ hàng hóa như: - Theo dõi liên tục tình hình thị trường ngành, biến động kinh tế, trình bán hàng doanh nghiệp để đưa mức dự trữ hợp lý nhất, tránh dự trữ nhiều gây tồn đọng (giảm giá trị hàng hóa) dự trữ không kịp đáp ứng nhu cầu tăng đột biến (áp dụng nguyên lý Pareto) đề phòng có biện pháp bổ sung thiếu nguồn hàng - Nên kết hợp nhiều phương pháp để xác định nhu cầu kho bãi xác (mức dự trữ thấp nhất, cao dự trữ bình quân) - Trong trình giao nhận hàng, phải đề phòng trường hợp ko hay phát sinh có biện pháp bổ sung (ví dụ: chứng từ không hợp lệ phải lập biên có đại diện hai bên hữu quan xác nhận làm rõ trách nhiệm ) - Thường xuyên cải tiến, áp dụng hiệu tối đa tin học vào quản trị dự trữ để đảm bảo xác, giảm mức sử dụng sức lao động, khoa học, hợp lý, đại - Tăng số lần kiểm kê hàng hóa để kiểm kê xác số hàng kho, lượng hàng chậm tiêu thụ để có biện pháp đẩy nhanh trình tiêu thụ, tránh tồn kho gây hư hỏng hàng hóa - Đào tạo tiến hành tuyển dụng nhân viên thêm kiểm kê, làm thủ tục xuất nhập hàng, để họ giảm thiểu áp lực công việc, kiểm tra chéo tránh gây sai sót - Phun thuốc diệt côn trùng, đóng kín cửa, tránh để ỗ hở để côn trùng phá hoại sản phẩm - Các cán cấp cần thường xuyên theo dõi, đôn đốc sát trình xuất nhập hàng, quản lý lượng hàng kho - Quy định rõ tránh nhiệm phận quản lý hàng hóa kho, có cố xảy ra, phải quy trách nhiệm kịp thời khắc phục - Thường xuyên kiểm tra sở vật chất kho, đảm bảo hàng hóa xếp ngắn, tạo độ thông thoáng định để nhân viên dễ xếp hàng [...]... về thực trạng tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành 2.3.1 Ưu điểm: - Nhà kho được xây dựng hợp lý, phù hợp với nhu cầu dự trữ của công ty - Công ty đã lắp đặt, trang bị được nhiều trang thiết bị hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả dự trữ và bảo quản hàng hóa - Đội ngũ nhân viên của công ty có thái tinh thần, thái độ làm việc và có trách nhiệm tốt trong công việc - Hàng hóa trong. .. sản phẩm của công ty bị côn trùng phá hoại gây ảnh hường đến chất lượng hàng hóa cũng như lợi nhuận của công ty 2.4 Đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty CPTM – DV Bến Thành Quản trị hàng hóa có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại, đây là khâu dự trữ nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn có lượng hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Việc còn... lượng hàng hóa dự trữ, công ty kết hợp sử dụng phiếu kho nhập và xuất hàng để báo cáo chính xác tình hình dự trữ tại kho hàng 2.2.3 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia truyền để quản trị dự trữ về mặt giá trị của hàng hóa Công ty lựa chọn phương pháp này vì phương pháp này giúp công ty có thể tính toán được giá trị hàng hóa. .. trên khiến Công ty CPTM – DV Bến Thành chưa thể thực hiện tốt công tác quản trị dữ trữ Vì vậy, một số biện pháp có thể giúp công ty thực hiện tốt công tác quản trị dự trữ hàng hóa như: - Theo dõi liên tục tình hình thị trường ngành, biến động kinh tế, quá trình bán hàng của doanh nghiệp để có thể đưa ra mức dự trữ hợp lý nhất, tránh dự trữ nhiều gây tồn đọng (giảm giá trị của hàng hóa) hoặc dự trữ quá... tránh được đổ vỡ, làm hỏng sản phẩm 2.2.2 Thực trạng công tác quản lí hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật trong công ty 2.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Khi công ty đặt hàng hóa từ nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ cho người trở hàng đến kho Tại đây, người quản lý kho sẽ nhận hàng và cho nhân viên kiểm kê hàng hóa theo đơn đặt hàng Trước khi chuyển vào kho, hàng hóa được kiểm tra chặt chẽ về số lượng... hàng và các loại hàng dự trữ còn lại trong kho ở cuối ngày hôm đó Bộ phận vận chuyển còn lập một bảng XCEL để quản lý và theo dõi hàng nhập, xuất kho và lượng hàng còn lại trong kho để kiểm soát số lượng hàng hóa và các loại hàng hóa còn lại trong kho nhanh chóng và chính xác hơn b) Bảo quản hàng hóa: Viêc bảo quản hàng hóa được công ty thực hiện theo các bước sau: - Kê lót hàng hóa: Hàng hóa khi nhập... người quản lý sẽ phải đối chiếu kiểm tra lại sổ kho và giấy tờ xuất kho 2.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa Phiếu kho cho phép nắm được hàng hóa còn trong kho về mặt lý thuyết nhưng nó không thể tính được những hàng hóa bị mất mát, hư hỏng Để khắc phục điều này, công ty thực hiện kiểm kê ngoài kế toán theo định kỳ 3 lần 1 năm, ngoài ra công ty còn thực hiện kiểm kê hàng hóa đột xuất Việc kiểm kê hàng hóa. .. hợp lý, khoa học, giúp dễ tìm kiếm và bảo quản - Tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho ít khi xảy ra 2.3.2 Nhược điểm: - Việc tổ chức kiểm kê hàng hóa chưa tốt, công ty chỉ tố chức kiểm kê hàng hóa 3 lần một năm, như vậy khi có sự cố xảy ra, công ty không kịp thời đưa ra phương án xử lý - Việc nhập, xuất hàng hóa còn nhiều bất cập và chậm trễ, do chỉ có một nhân viên làm thủ tục xuất và nhập hàng. .. sẽ hàng ngày Ngoài ra, mỗi tuần công ty tổ chức thực hiện công tác tổng vệ sinh kho 3 lần, nhân viên sẽ lau chùi, quét dọn các khu vực trong kho, lau chùi các máy móc Nhờ đó, kho luôn sạch sẽ, hàng hóa cũng được bảo quản tốt hơn Hàng hóa của công ty thường có bao bì bảo vệ nên việc lau chùi cũng khá dễ dàng, điều này giúp nhân viên vệ sinh làm việc nhanh chóng hơn 2.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa. .. Do phần lớn hàng hóa của công ty rất dễ cháy nên công tác phòng cháy chữa cháy được công ty rất chú trọng Các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy được công ty trang bị đầy đủ đồng thời các nhân viên trong công ty đều được đào tạo qua một lớp phòng cháy chữa cháy Ngoài ra, công ty cũng bố trí nhiều kệ, giá, tủ… để chứa, đựng hàng hóa đảm bảo hàng hóa không bị ẩm mốc gây thiệt hại cho công ty Các kệ,