Tài liệu Bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng - Thống kê xã khu vực đồng bằng_Lĩnh vực Nghiệp vụ văn thư

1 BỘ NỘI VỤ –––––––––– NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẬP TÀI LIỆU GIẢNG DẠY DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) ___________________ Hà Nội - 2012 1 MỤC LỤC TẬP BÀI GIẢNG Bài 1: Những vấn đề chung và nhiệm vụ công tác văn thư ở UBND xã 02 Bài 2: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và Quản lý sử dụng con dấu trong hoạt động của UBND xã 10 Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND xã 24 Bài 4: Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào Công tác văn thư UBND xã 46 Tài liệu tham khảo 61 2 Bi 1 NHNG VN CHUNG V NHIM V CễNG TC VN TH U BAN NHN DN X I. Khỏi nim, ni dung v yờu cu cụng tỏc vn th 1. Khỏi nim cụng tỏc vn th Theo khon 2, iu 1 Ngh nh 110/2004/N-CP ban hnh ngy 08/4/2004 ca Chớnh ph v cụng tỏc vn th, khỏi nim cụng tỏc vn th c qui nh: cụng tỏc vn th quy nh ti Ngh nh ny bao gm cỏc cụng vic v son tho, ban hnh vn bn; qun lý vn bn v ti liu khỏc hỡnh thnh trong quỏ trỡnh hot ng ca cỏc c quan, t chc; qun lý v s dng con du trong cụng tỏc vn th Qua ú, công tác văn th- UBND xó khu vc ng bng c hiu là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cụng tỏc quản lý, iu h nh v bao gồm toàn bộ các công việc liờn quan n xây dựng, tổ chức quản lý v giải quyết văn bản c hình thành trong hoạt động của UBND xó. Cụng tỏc vn th tp trung vo 3 vn : Son tho v ban hnh vn bn; Qun lý v gii quyt vn bn (trong ú bao gm vn bn i; vn bn n; lp h s cụng vic v giao np h s, ti liu vo lu tr); Qun lý v s dng con du (du UBND xó v mt s du khỏc). 2. Ni dung v yờu cu 2.1 Ni dung cụng tỏc vn th 2.1.1 Soạn thảo, ban hành văn bản - Thảo văn bản (son thảo). - Duyệt bản thảo (duyệt nội dung văn bản). - Đánh máy, sao (in) văn bản. - Ký và ban hành văn bản. 2.1.2 Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xó - Quản lý, gii quyt văn bản đến. - Quản lý văn bản đi. - Lập hồ sơ cụng vic và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l-u trữ UBND xó. 2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn th- - Bảo quản con dấu UBND xó v các loại con dấu khỏc. 3 - Sử dụng con dấu UBND xó theo ỳng qui nh. 2.2 Yờu cu cụng tỏc vn th công tác văn th- UBND xã bảo đảm phc v cho hot ng qun lý, iu h nh t hiu qu, cụng tỏc Vn th phi m bo thc hin c 4 yêu cầu cơ bản: Nhanh chúng Chớnh xỏc Bớ mt - Hin i. Ni dung c th ca 4 yờu cu trờn c hiu nh sau - Nhanh chóng: Cú ngha l quá trình tổ chức thực hiện các nội dung cụ thể ca công tác văn th- ở UBND xã, t khõu xây dựng văn bản n khõu tổ chức quản lý, giải quyết văn bản (i - n) c tin hnh nhanh, kịp thời sẽ góp phần y nhanh tin giải quyết mọi công việc qun lý, iu h nh ở UBND xã. Trong văn bản qun lý đều chứa đựng những thông tin về một sự việc nhất định, nờn nếu việc tổ chức giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của UBND xã, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật của những sự việc, thông tin nêu ra trong văn bản. - Chính xác: v ni dung, th thc vn bn v cỏc khõu k thut nghip v trong công tác qun lý vn bn, t i liu đ-ợc hỡnh th nh trong hot ng qun lý ca UBND xó. C th nh sau: Nội dung văn bản Thể thức văn bản Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ (1) (2) (3) Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý. Các dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác về nội dung thông tin. Số liệu nêu trong văn bản phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà n-ớc qui định. Mẫu trình bày phải đúng theo Thông t- số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/ 2011 ca B Ni v hng dn th thc v K thut trỡnh b y vn bn h nh chớnh. (tham kho thờm Thụng t liờn tch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ng y 06/5/2005). Yêu cầu chính xác phải đ-ợc thực hiện nghiêm túc trong tất cả các khâu nghiệp vụ của công tác văn th- nh: đánh máy, sao (in) văn bản; đăng ký văn bản; chuyển giao văn bản; l-u văn bản không sao (in) thừa/thiu số l-ợng; đăng ký văn bản phải đầy đủ thông tin, chuyển giao văn bản đúng thời gian và đến tận tay ng-ời nhận. 4 - Bí mật: Nguyên tắc n y đ-ợc hiểu phải bố trí phòng làm việc riờng cho công chức Văn phòng - Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liờn quan n văn th, vn phòng cú ý thc quán triệt đ-ợc tinh thần giữ gìn bí mật theo đúng qui định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà n-ớc số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000. Và trong một khía cạnh khác của quản lý cũng phải giữ gìn bí mật cả những nội dung thông tin mới chỉ đang bàn bạc, ch-a thành các quyết định chính thức hoặc ch-a đ-ợc ban hành bằng văn bản. - Hiện đại: Nội dung công tác văn th- rt phong phỳ a dng, phc tp, cú nhng thao tỏc c lp i lp li nhiu ln theo chu k, cú nhng thao thỏc cn phi c s dng cỏc phng tin k thut h tr thỳc y tin gii quyt v x lý vn bn kp thi. Yêu cầu của hiện đại trong công tác văn th- đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm tớnh hiu lc, hiu qu cho hot ng quản lý Nhà n-ớc nói chung và của UBND xã khu vc ng bng nói riêng. Hiện đại hóa công tác văn th- đ-ợc hiểu là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ công tác văn th- và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị văn phòng hiện đại. Hiện đại hoá công tác văn th- đang đ-ợc coi là một yờu cầu cấp bách nh-ng phải tiến hành từng b-ớc, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật chung của đất n-ớc cũng nh- điều kiện cụ thể của từng UBND xó. Việc áp dụng các ph-ơng tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh, sáng chế có liên quan đến việc tăng c-ờng hiệu quả ca công tác văn th- trong cải cách nền hành chính trong giai on hin nay. II. V trớ, ý ngha ca cụng tỏc vn th 1. V trớ ợc xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, là nội dung quan trọng trong hoạt động của UBND xã khu vc ng bng. Công tác văn th- ảnh h-ởng trực tiếp đến chất l-ợng quản lý Nhà n-ớc UBND xã. 2. í ngha - Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà n-ớc ở UBND xã. 5 - T chc v thc hin tốt công tác văn th- sẽ góp phần giải quyết công việc của Uỷ ban nhân dân xã đ-ợc nhanh chóng, chính xác, hiệu qủa, đúng chính sách, đúng chế độ; góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà n-ớc và của UBND xó khu vc ng bng, hạn chế đ-ợc bệnh quan liêu, giấy tờ và việc lợi dụng sơ hở trong quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật. - Giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động ca UBND xó khu vc ng bng. Ni dung thụng tin trong các văn bản chứa đựng các thông tin phản ánh hoạt động h ng ng y ca UBND xã cũng xã nh- hoạt động của các cá nhân giữ các chức vụ, trách nhiệm khác nhau ở UBND xã. Trong quá trình hoạt động của UBND xã, các văn bản c lu giữ đầy đủ, nội dung văn bản ban hành chính xác, phản ánh đúng các hoạt động của UBND xã, khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho các hoạt động của UBND xã. - Tổ chức thực hiện công tác văn th- nề nếp s giữ gìn đ-ợc đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi để làm tốt công tác l-u trữ ở UBND cấp xã. Vì nguồn bổ sung chủ yếu, th-ờng xuyên cho l-u trữ UBND xó l các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn th Nếu chất l-ợng hồ sơ lập không tốt (không đúng yêu cầu), văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất l-ợng hồ sơ tài liệu nộp vào l-u trữ UBND xã khu vc ng bng khụng t cht lng, gây khó khăn cho công tác l-u trữ sau này khi nghiờn cu khai thỏc s dng. III. Trỏch nhim thc hin cỏc nhim v cụng tỏc vn th UBND xó khu vc ng bng 1. c thự cụng tỏc vn th UBND xó Khụng cú biờn ch chuyờn trỏch thc hin cụng tỏc vn th nh UBND cp huyn; UBND cp tnh. Ti Thụng t s 02/2010/TT-BNV ngy 28/4/2010 ca B Ni v hng dn chc nng, nhim v, quyn hn v t chc ca t chc Vn th, Lu tr B, c quan ngang B, c quan thuc Chớnh ph v U ban nhõn dõn cỏc cp, iu 9, Chng III t chc vn th, lu tr ti y ban nhõn dõn cỏc cp, qui nh t chc Vn th, Lu tr cp xó nh sau: - Ti UBND xó, phng, th trn b trớ cụng chc kiờm nhim lm vn th, lu tr. 6 - Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ. Hiện nay, công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ giao cho công chức Văn phòng - Thống kê xã đảm nhiệm. Để đảm đương các tác nghiệp chuyên môn của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND xã, công chức Văn phòng - Thống kê cần phải rèn luyện để có đủ tiêu chuẩn như theo qui định tại Nghị định 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về công chức xã, phường, thị trấn. Ngoài tính đặc thù trên, công tác văn thư ở UBND xã còn chịu ảnh hưởng bởi tính đặc thù của hệ thống chính trị ở cấp xã (Hội đồng nhân dân và các tổ chức đoàn thể không có văn thư riêng; không có các phòng, ban mà chỉ có công chức cấp xã đảm nhận các lĩnh vực được giao).Văn thư UBND xã chỉ được bố trí kiêm nhiệm nhưng phải thực hiện cả hai chức năng giúp Chủ tịch quản lý công tác văn thư và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư và lưu trữ tài liệu ở cấp xã, bên cạnh đó trình độ công chức cấp xã nhìn chung còn thấp. 2. Phân công trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư Tại điều 4, Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn qui định như sau: - Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã: chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương. - Trách nhiệm của Chủ tịch HĐND cấp xã: có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của HĐND và UBND cấp xã. - Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã: chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011. - Trách nhiệm của cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã: có trách nhiệm thực hiện các quy định theo Thông tư 7 14/2011/TT-BVN ngy 08/11/2011 v cỏc quy nh khỏc ca phỏp lut v cụng tỏc vn th, lu tr. Nghiờm cm vic chim gi, tiờu hy trỏi phộp, lm h hi h s, ti liu lu tr hoc s dng ti liu lu tr vo mc ớch trỏi vi li ớch ca Nh nc, quyn v li ớch hp phỏp ca t chc, cỏ nhõn. thc hin quy nh trờn, trỏch nhim thc hin nhim v cụng tỏc vn th UBND xó khu vc ng bng c phõn cụng trỏch nhim nh sau: 2.1 Chủ tịch : Có trách nhiệm quản lý công tác văn th- trong phạm vi UBND xã khu vc ng bng. Để thực hiện đ-ợc trỏch nhiệm này, Chủ tịch UBND xã giao cho công chức Văn phòng - Thống kê xó khu vc ng bng phụ trách và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ công tác văn th- trong phạm vi trách nhiệm quản lý. Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức giải quyết kịp thời, chính xác các văn bản đến của UBND xã. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh chuyên môn nh Tài chính - Kế toán; T- pháp - Hộ tịch; Địa chính - Xây dựng; Văn hoá - Xã hội; Tr-ởng công an xã; Chỉ huy tr-ởng quân sự trong UBND xã. Chủ tịch có thể giao cho Phó chủ tịch giải quyết nh-ng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết. - Ký văn bản theo đúng qui định của Nhà n-ớc. Cụ thể là những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Chủ tịch có thể uỷ quyền cho Phó Chủ tịch ký thay những văn bản thuộc thẩm ký của Chủ tịch và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã phân công cho Phó Chủ tịch. - Xem xét và cho ý kiến đối với việc phân phối, giải quyết văn bản đến (hoặc có thể giao cho Phó Chủ tịch). - Trc tip soạn thảo văn bản quan trọng, phức tạp. - Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, qui định về công tác Văn th- ở UBND xã khu vc ng bng. 2.2 Cán bộ, công chức Trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình, các cán bộ, công chức của chính quyền cấp xã đều phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ những nội dung của công tác văn th- có liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể là : - Có trách nhiệm giải quyết kịp thời các văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch. 8 - Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm chuyên môn đã đ-ợc phân công. - Lập hồ sơ công việc ph trỏch v giao nộp hồ sơ vào l-u trữ theo qui định của UBND xã khu vc ng bng. - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn nội dung văn bản. - Thực hiện nghiêm túc mọi qui định cụ thể trong chế độ công tác văn th- ở cấp xã. 2.3 Công chức Văn phòng - Thống kê xó Theo iu 5, Thụng t 14/2011/TT-BNV ngy 08/11/2011, nhim v ca cụng chc lm cụng tỏc vn th, lu tr ti UBND cp xó c quy nh nh sau: - Tham mu cho Ch tch UBND cp xó thc hin chc nng qun lý nh nc v cụng tỏc vn th, lu tr ti UBND cp xó, bo m s thng nht qun lý theo lnh vc chuyờn mụn. - Tham mu cho Ch tch UBND cp xó trong vic qun lý h s, ti liu ca HND v UBND cp xó. - Qun lý vn bn i, n; qun lý h s, ti liu trong kho lu tr cp xó; hng dn cỏn b, cụng chc UBND cp xó v lp h s cụng vic; t chc sp xp cú h thng, bo qun h s, ti liu an ton phc v lõu di cho cụng tỏc ca HND v UBND cp xó. - Phc v nhu cu khai thỏc, s dng h s, ti liu lu tr ca cỏc t chc v cỏ nhõn. m nhim cỏc quy nh trờn, trong quỏ trỡnh thc hin cụng chc Vn phũng Thng kờ xó khu vc ng bng cn chỳ ý: * Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến - Tổ chức tiếp nhận văn bản đến. - Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến. - Trình Chủ tịch văn bản đến. - Đăng ký văn bản đến để quản lý, theo dõi. - Chuyển giao văn bản đến: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, các uỷ viên và các công chức chuyên môn ở cấp xã. * Đối với việc quản lý văn bản đi 9 - Kiểm tra lại thể thức văn bản; ghi số, ngày, tháng; tổ chức trình ký, nhân bản và đóng dấu vào văn bản đi. - Đăng ký văn bản đi. - Bao gói và làm thủ tục gửi văn bản đi. - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản l-u. Căn cứ vào nhu cầu cụ thể: hàng ngày công chức Văn phòng Thống kê có trách nhiệm theo dõi quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đ-ờng cho cán bộ, công chức cấp xã đi công tác theo phõn cụng ca Ch tch hoc Phú Ch tch UBND xã. - Lập và bảo quản các loại sổ sách của Văn phòng UBND xã (sổ đăng ký văn bản đi - đến; Sổ chuyển giao văn bản; sổ đăng ký đơn th- và sổ thống kê các loại theo yêu cầu của Chủ tịch và của cấp trên; qun lý phn mm trong cụng tỏc vn th v thng kờ * Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu - Giúp Chủ tịch kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l-u trữ. - Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ l-u tại Văn phòng UBND cấp xã. * Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu - Có trách nhiệm bảo quản an toàn các loại con dấu của chính quyền cấp xã (bao gồm dấu quốc huy của chính quyền xã, dấu chức danh; du ch mc khn, mt). - Trực tiếp đóng dấu vào văn bản, t i liu do UBND xó ban hành. NI DUNG THO LUN THC HNH BI 1 1. Phõn tớch khỏi nim, ni dung, yờu cu ca cụng tỏc vn th. 2. Phõn tớch v trớ, ý ngha ca cụng tỏc vn th UBND xó khu vc ng bng. 3. Ti sao phi phõn cụng trỏch nhim i vi vic thc hin cỏc nhim v ca cụng tỏc vn th UBND xó khu vc ng bng . 4. Liờn h thc trng cụng tỏc vn th UBND xó khu vc ng bng (ni cụng chc Vn phũng Thng kờ ang cụng tỏc). Nhng vn cn phi khc phc. Gii phỏp nõng cao cht lng, hiu qu ca cụng tỏc vn th i vi hot ng qun lý chớnh quyn cp xó. [...]... đủ văn bản, tài liệu để phản ánh về một vấn đề, một sự việc hay về một đối t-ợng cụ thể; giúp cho nghiên cứu - c chính xác, rõ ràng, đầy đủ thông tin Hồ sơ sau khi đã thu thập, cập nhật đầy đủ các văn bản, tài liệu thỡ mi tiến hành - c các thao tác nghiệp vụ sắp xếp văn bản, tài liệu và biên mục hồ sơ để chuẩn bị cho việc nộp l-u hồ sơ Khi hồ sơ đã - c mở: bắt đầu từ văn bản nguồn cho đến những văn. .. sơ) Nếu ch-a xây dựng - c danh mục hồ sơ thì căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm va qua viết sẵn một số bìa th-ờng lệ để quản lý văn bản đi, văn bản đến Tr-ờng hợp ch-a dự kiến - c hết công việc, có công việc phát sinh thì bổ sung và ghi thêm tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ cần lập - Hng dn cách ghi các thông tin trên bìa hồ sơ: Tên cơ quan: viết tên UBND xã, ph-ờng, th... Lu tr Nh nc nay gi Cục Văn th- v L-u trữ nhà n-ớc), ghi các thông tin (tên cơ quan, tên mt hot ng; s ký hiu h s; tiêu 33 đề hồ sơ v thi hn bo qun lên bìa để chuẩn bị cho lập hồ sơ công việc đã phân công i vi tng cán bộ, công chức chuyên môn - Nguyên tắc mở hồ sơ: Đầu năm căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, công chức Văn phòng Thống kê xó h-ớng dẫn các công chức chuyên môn ghi s, ký hiu v tên hồ sơ, thi... - Hồ sơ Hội nghị kỳ họp thứ II của HND xã Văn Tiến nhiệm kỳ XV khoá 2011 - 2016 - Tập Quyết định của UBND xã Mai Khờ về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất năm 2011 - Hồ sơ về việc kỷ luật ông Mai Trang tham ô công quĩ của xã năm 2011 - Tập tài liệu của UBND xã Phú Bình với Cụng ty X10 về việc tổ chức trồng cây gây rừng năm 2011 - Tập Báo cáo của UBND xã Nguyt c về tình hình thực hiện kế hoạch... 1.1 Hồ sơ: Một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối t-ợng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung nh- tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân Ví dụ: - Hồ sơ Hội nghị... quản Tr-ờng hợp ch-a xây dựng danh mục hồ sơ: tiờu hồ sơ ghi đơn giản Ghi nội dung vấn đề cần lập hồ sơ để tiện cho việc thu thập, cập nhật văn bản trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ 2.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ - í nghĩa: là một nội dung quan trọng trong việc lập hồ sơ cụng vic - Mục đích: giúp cho hồ sơ - c... bản, tài liệu và biên mục hồ sơ để chuẩn bị cho việc nộp l-u hồ sơ Khi hồ sơ đã - c mở: bắt đầu từ văn bản nguồn cho đến những văn bản tài liệu đang giải quyết hay đã giải quyết xong công việc - c thu thập đ-a vào hồ sơ - Nguồn thu thập, cập nhật các văn bản, tài liệu đ-a vào hồ sơ: 35 ... UBND xã, ph-ờng, th trn Thí dụ: UBND xó T Trng Tên đơn vị tổ chức ghi tên mặt (lĩnh vực hoạt động) của xã dòng này viết đậm nét Thí dụ : Văn hoá - Xã hội Số : VT: căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi (nếu không có danh mục hồ sơ thì bỏ trống) Thí dụ : 14 VH Hồ sơ : ghi tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ, chính xác phản ánh khái quát - c nội dung vấn đề sự việc (hồ sơ cần lập) Từ ngày đến... trỏch, lnh vc cụng tỏc c giao theo hng dn ca cụng chc Vn phũng - Thng kờ xó, sau ú cụng chc Vn phũng - Thng kờ xó tng hp d tho danh mc h s chung ca UBND xó - tin hnh b sung, chnh sa (nu cn thit) hon chnh d tho - Trỡnh Ch tch (Phú ch tch UBND xó) duyt, ban hnh MU DANH MC H S U BAN NHN DN X CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM c lp - T do - Hnh phỳc DANH MC H S CA UBND X Nm 20 S v ký hiu HS (1) Tờn mc... lp h s 1 T chc xõy dng danh mc h s 1.1 Khỏi nim danh mc h s: Bng kờ cú h thng nhng h s d kin hỡnh thnh trong quỏ trỡnh hot ng ca UBND xó trong nm/ nhim k kốm theo ký hiu v thi hn bo qun ca mi h s; c dựng lm cn c cỏc cụng chc chuyờn mụn khi thc hin nhim v chuyờn mụn trin khai lp h s 1.2 Ni dung ca lp danh mc h s: 1.2.1 Xõy dng khung mc (khung phõn loi) danh mc h s Khung mc ca danh mc h s UBND xó xõy . 1 BỘ NỘI VỤ –––––––––– NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẬP TÀI LIỆU GIẢNG DẠY DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG (Ban. vụ. Hiện nay, công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ giao cho công chức Văn phòng - Thống kê xã đảm nhiệm. Để đảm đương các tác nghiệp chuyên môn của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND xã, . giao cho công chức Văn phòng - Thống kê xó khu vc ng bng phụ trách và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ công tác văn th- trong phạm vi trách nhiệm quản lý. Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức giải quyết