QUẢN LÝ DỰ ÁN - NỘI DUNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN - THS. NGUYỄN HỮU QUỐC - 4 ppsx

- Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực (Ví dụ ước lượng có hiệu lực vịng 60 ngày) Ngược lại, ước lượng khơng quy ước đoán dựa suy đoán, đoán b Ước tính sử dụng kết chào thầu Ước tính tài liệu dự án dùng để dự đoán thời gian tổng số nguồn lực mà dự án cần đến Chào thầu tài liệu thương mại ghi rõ thời gian tiền bạc cần để hồn tất cơng việc dự án có lãi rịng cho dự án Chào thầu kết hợp chặt chẽ ước tính từ số nhà thầu phụ Độc giả dự kiến đưa khác biệt quan trọng chào thầu ước tính Chào thầu định hướng khách hàng nhà tài trợ có tăng giá đồng thời có tính đến lãi rịng cho dự án, ước tính thường dùng bên nhà thầu phụ với mục đích thể chi phí thực Như quy tắc chung, giám đốc dự án công nghệ thông tin không xây dựng chào thầu phê chuẩn mà pháp luật đấu thầu hành quy định nhà tài trợ khơng trả lãi rịng hay tăng giá cho việc sử dụng nguồn lực bên Tuy nhiên nhiều phận công nghệ thông tin hoạt động hệ thống khách hàng từ chối tốn, họ khơng cho phép tăng giá dịch vụ Kết tài liệu họ cung cấp cho khách hàng có chức giống chào thầu thể chi phí mà họ cho phép sửa lại Nhiều tài liệu trình tự cơng việc phận thay ước tính chào thầu c Thông tin lịch sử hay sở liệu dự án Nếu dự án thực trước giám đốc dự án thu nhiều kiến thức tài liệu liệu liên quan tới dự án Rõ ràng mức độ thơng tin dùng trực tiếp phụ thuộc vào điểm tương đồng hai dự án giải Thông tin lịch sử liệu hay tài liệu tồn từ dự án trước tương tự dự án Về lý tưởng thơng tin bao gồm mục sau: - Báo cáo cố - Yêu cầu kỹ thuật, chức nghiệp vụ - Ước tính lịch trình chi phí chi tiết - Kinh phí dự án - Cấu trúc chi tiết cơng việc - Chi phí thực liệu hiệu suất theo lịch trình, tốt mức gói cơng việc - Bài học thu Thông tin tương tự liệu từ tình khác giống khơng y hệt tình trạng trước mắt Nếu tình giống hệt thơng tin xem mang tính lịch sử Thơng tin tương tự xuất phát từ thành phần dự án khác tương tự thành phần dự án Thông tin tương tự xuất phát từ kinh nghiệm điều hành d Ước lượng theo giai đoạn Ước lượng dự án công nghệ thông tin thường đưa nghịch lý Các số liệu thống kê ngành dự án công nghệ thông tin với triệu đơla có khoảng 10% hội hồn tất thời điểm kinh phí (Gartner 2000, 107) Phản ứng quản lý cao 85 cấp tình yêu cầu giải trình trách nhiệm lớn dụ đưa cho ước tính cứng rắn sớm tốt quy trình dự án Thực tế phương pháp hợp lý lại làm cho thứ xấu nhiều Hãy nhớ phần lớn dự án công nghệ thông tin chưa thực trước Dự đoán lượng chưa xác định với chắn tuyệt đối điều chí người ước lượng có kinh nghiệm Xác định giai đoạn phương pháp tách nhóm hoạt động dự án thành hàng loạt giai đoạn liên tiếp Đánh giá hiệu phần chuyển giao dự án diễn cuối giai đoạn trước dự án chuyển sang giai đoạn Đôi đánh giá cổng giai đoạn, cổng chặng đường hay điểm chết Phương pháp sử dụng không thật chắn thứ thực liên quan đến dự án hay thực vòng đời sản phẩm tách thành vòng đời dự án nhỏ Đây gọi xây dựng cổng giai đoạn Phương pháp sử dụng nhánh có điều kiện biết trước Nói cách khác, phần vấn đề giải trước định đưa xem bước cần thiết sau Ước lượng theo giai đoạn kỹ thuật ước tính chi phí lịch trình xây dựng riêng cho giai đoạn dự án Phương pháp sử dụng không thật chắn thứ thực liên quan đến dự án Hơn xây dựng ước tính lớn cơng việc dự đốn, dự án chia thành phần ước tính xây dựng cho phần dự án Xác lập cổng giai đoạn: Khơng có ngun tắc bất di bất dịch vị trí cổng giai đoạn xác lập dự án phần chuyển giao định cần thiết phải phác thảo rõ ràng cho giai đoạn Ưu điểm phương pháp dự án kiểm soát định gia tăng dựa vào thông tin định lớn dựa vào suy đoán đoán Nhược điểm phương pháp tạo dấu vết với quản lý mà đội dự án thường phải quay trở lại cần nhiều tiền bạc Hình 5-1 Cổng giai đoạn 86 e Ước lượng theo tham số Ước lượng theo tham số kỹ thuật ưu tiên cho dự án công nghệ thông tin chưa thực trước dự án công nghệ thơng tin khơng có liệu lịch sử Cịn dự án công nghệ thông tin tương tự dự án khác kết hợp dự án khác khơng có liệu lịch sử mức độ nhiệm vụ sao? Khi tình xác khơng phải đối mặt ước tính xây dựng sử dụng kỹ thuật ước lượng theo tham số Ước lượng theo tham số lấy kiến thức thu từ dự án tương tự khơng xác, đồng thời sử dụng tham số chi phí đơn vị để ước tính thơng tin lịch trình chi phí Ước lượng theo tham số sử dụng cho dự án lớn cách phân chia chúng thành đơn vị công việc nhỏ đưa vào mơ hình tốn học Phương pháp ước lượng có hiệu liệu lịch sử có sẵn mức độ nhiệm vụ chí xếp thứ tự kết hợp cụ thể nhiệm vụ chưa nỗ lực trước Ước lượng theo giai đoạn đòi hỏi bạn phải có nguồn vào then chốt: - Thông tin lịch sử đơn vị công việc sử dụng làm sở tính tốn - Tập hợp đặc tính, yêu cầu kế hoạch chi tiết - Mơ hình tốn học xây dựng cẩn thận gọi cơng thức theo tham số trình bày mối quan hệ công việc liên quan Một số tổ chức sử dụng ước lượng theo tham số mức độ cấu trúc chi tiết công việc thấp hơn, họ có nhiều liệu xác chi tiết sau kết hợp kết vào mẫu xây dựng trước hợp lại thành ước lượng chi tiết có độ xác cao Các phương pháp ước lượng theo tham số phổ biên là: - Phương pháp COCOMO dựa KLOC (Kilo Line Of Codes) - Phương pháp điểm chức – Function Point - Phương pháp điểm trường hợp sử dụng – UseCase Point - Phương pháp COSMIC FFP: Full Function Point - Ngoài ra, giới sử dụng nhiều phương pháp khác điểm đối tượng, điểm đặc tính (Feature Point) … 87 Hình 5-2 Ước lượng theo tham số f Ước lượng lên Ước lượng lên kỹ thuật ước lượng nhiều thời gian xác Ước lượng lên ước tính chi phí lịch trình mức độ gói cơng việc cấu trúc chi tiết cơng việc sau tổng hợp số để tính tổng số cho dự án Ước lượng lên kỹ thuật xác có giá trị giám đốc dự án công nghệ thông tin Ước tính cho dự án theo nghĩa đen tổng phần, ước tính gói cơng việc khơng hồn thiện ước tính dự án Phương pháp cần cấu trúc chi tiết công việc dựa vào số giả định: - Khả Người ước tính chi phí lịch trình cho gói cơng việc phải biết cơng việc thực tiến hành - Tính trực Nếu người thực cơng việc tham gia vào ước tính họ khơng thể đánh giá cao thấp thời gian cần để hồn thành cơng việc - Độ xác Tưởng tượng xem điều xảy số chi phí lịch trình bạn liên quan đến quy trình tổng hợp thêm chút “yêu tố gian lận” vào ước tính giai đoạn 88 Hình 5-3 Ước lượng lên g Ước lượng xuống Ước lượng xuống kỹ thuật bắt đầu ước tính cho tồn dự án sau chia thành tỉ lệ phần trăm tổng số giai đoạn hay loại công việc dự án Điều thực dựa vào công thức thu từ liệu lịch sử dự án tương tự cung cấp Phương pháp cần cấu trúc chi tiết công việc dựa vào số giả định nguy hiểm.: - Tính tương tự dự án Công thức phân chia nguồn lực dựa vào liệu lịch sử loại dự án cụ thể Nếu dự án ước tính khác so với dự án dùng để xây dựng cơng thức cơng thức khơng xác - Độ xác tồn ước tính Do kỹ thuật xuống phân chia ước tính cho toàn dự án thành giai đoạn khác nên độ xác tồn ước tính mang tính chất định Do ước lượng xuống cần có thơng tin lịch sử nên khơng thể thực ước lượng xuống cho dự án chưa thực trước Có ba sở lập luận giải thích lý nhiều ước lượng xuống cho dự án công nghệ thông tin có xu hướng thất bại: - Sự hiểu biết rõ ràng quản lý quy trình xuống biến trở thành kỹ thuật phổ biến dùng ước lượng dự tốn dự án cơng nghệ thông tin - Phần lớn dự án công nghệ thông tin chưa thực trước - Ước lượng xuống cần có cấu trúc chi tiết công việc liệu lịch sử, khơng thể dùng cho dự án chưa thực trước Vì kỹ thuật ước lượng xuống sử dụng dự án cơng nghệ thơng tin 89 Hình 5-4 Ước lượng xuống h Độ tin cậy ước lượng Ước tính dự đốn có hiểu biết kết tình cụ thể Trong nỗ lực hàng ngày để ước tính dự án cơng nghệ thông tin, không gặp thơng tin hồn chỉnh, phải hiểu cách phân loại ước tính Chúng ta có nhiều thơng tin tình cụ thể có nhiều độ tin cậy dự đoán kết Độ tin cậy mức độ tin ước tính xác Hình 5-5 Mơ tả mức độ tin cậy tăng theo cấp bậc 90 Phân loại độ tin cậy Ước lượng chi tiết thứ bậc hai loại xác dùng để phân loại độ tin cậy dự đoán đưa Ước lượng thứ bậc thường làm sớm dự án Nó xây dựng ngồi lợi ích liệu chi tiết thường dựa thông tin phân tích hạn chế Ước lượng chi tiết ước lượng cuối dựa thông tin chi tiết công việc dự án Đây thuật ngữ xác thực sử dụng dự đoán dựa cách hiểu rõ ràng thứ liên quan tới việc hồn tất dự án Đơi thuật ngữ ước lượng gần thứ bậc gần dùng để dự đoán dựa vào năng, giả thuyết hay đoán Thuật ngữ ước lượng gần độ xác từ loại trừ lẫn Hoạt động đưa ước lượng gần thông thường chút so với ước đoán cẩu thả dựa vào năng, giả thuyết hay đốn đặc trưng tạo vấn đề lạ thường quản lý kỳ vọng Ví dụ Giám đốc kỹ thuật phần mềm đề nghị xem xét lại yêu cầu kỹ thuật, chức nghiệp vụ cho ứng dụng mà phận điều hành muốn xây dựng Sau khoảng quan sát yêu cầu so sánh kết dự định cho dự án tương tự, bà đưa cho giám đốc điều hành ước lượng thứ bậc 200.000đôla +/- 20% Giám đốc điều hành ghi chép số trình bày với nhà tài trợ Nhà tài trợ yêu cầu số cụ thể Dựa vào phản hồi từ nhà tài trợ này, Giám đốc kỹ thuật phần mềm phác thảo tài liệu thiết kế xây dựng cấu trúc chi tiết công việc mức độ cao để đưa ước lượng chi tiết Ước lượng chi tiết có giá trị 225.000đơla +/-8% Tóm lại, phương pháp ước tính chi phí dự án địi hỏi ý cẩn thận có mức độ hồi nghi cao, quy trình ước tính chi phí thách thức lần vấn đề nhận thức đầy đủ nhiều trường hợp Điển hình chi phí khó tính xác chi phí cần cho nguồn lực kỹ năng, nguyên vật liệu sở vật chất ràng buộc chi phí DỰ TỐN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (KẾ TỐN DỰ ÁN) - Dự tốn ngân sách cho chi phí Dự tốn ngân sách cho chi phí hoạt động nghiệp vụ theo dõi tất chi phí trực tiếp gián tiếp cho công ty dự án Khi doanh thu cho dự án so sánh với tất chi phí trực tiếp gián tiếp để tính tốn lợi nhuận dự án Hoạt động phổ biến ngành xây dựng đơi xem kế tốn cơng việc Ví dụ: Một cơng ty tư vấn nhỏ chun nâng cấp mạng LAN cho hãng với 50 máy tính để bàn sử dụng kế tốn để đo hiệu tài họ dự án Các chi phí trực tiếp bán hàng, lao động, nguyên vật liệu theo dõi cho mạng mà họ nâng cấp Chi phí gián tiếp hay tổng chi phí khoảng khơng gian văn phịng, điện thoại, kế tốn quản lý phân thành cơng thức chi phí ngày thêm vào chi phí dự án Phương pháp cho phép nhà lãnh đạo phân tích xem chi phí trực tiếp gián tiếp ảnh hưởng tới lợi nhuận nghiệp vụ nào? Bài tập 5-1: Xây dựng ước tính chi phí 91 Thời gian: 20 phút Mục tiêu: Xây dựng ước lượng quy từ ước lượng khơng quy Tệp liệu: Ước tính chi phí.xls Kịch bản: Bạn bổ nhiệm giám đốc dự án nâng cấp thiết kế lại mạng Công ty XYZ Giám đốc công nghệ thông tin đẩy dự án tới số thời điểm tin tưởng dự án nên thực khoảng 12 tháng triệu USD Ông cung cấp cho quản ký điều hành số ước lượng khơng quy nhiệm vụ bạn xét duyệt ước lượng khơng quy xây dựng nột ước lượng chi phí quy Có 180 điểm bán lẻ 48 bang nhỏ tất cần nâng cấp Mỗi địa điểm gồm mạng cục 10 Base T nâng cấp lên 100 Base T Quy trình cần đến ngày 2500 USD cho phần cứng cho địa điểm Cơ sở hạ tầng định tuyến cho mạng WAN cần nâng cấp Cấu trúc máy chủ truy cập đề cập đến hiịen cung cấp kết nối WAN trung tâm điều hành mạng St Louis, Missouri Chắc chắn nâng cấp sở vật chất cần tới 45 ngày nhà cung cấp bên điều chỉnh với chi phí 500.000 USD Thay định tuyến hoàn tất đội ngũ nhân viên nội bộ, ngày 1000USD cho phần cứng điểm bán lẻ người đội ngũ dự án lưu lốt cơng nghệ LAN 10/100 Base T có người đội ngũ mạng có khr thực cơng việc định tuyến WAN nâng cấp mạng LAN Chi phí thời gian xây dựng bên trung bình 300 USD/ngày Giả sử chi phí lại khoảng 500.000 USD Giao thông đường đường không chi phí trung bình 1.500 USD/địa điểm Lương thực ăn tạm thời chi phí trung bình khoảng 250 USD/ngày Hiện khơng có lượng phí tổ chức đào tạo theo kế hoạch Sử dụng trợ giúp tệp ướctínhchiphí.xls Trong tính tốn loại 1.Chi phí nâng cấp hoạt động mạng LAN cho 180 điểm bán lẻ bao nhiêu? 1.017.000 USD (xem ước tính chi phí.xls) Chi phí nâng cấp hoạt động WAN cho 180 điểm bán lẻ bao nhiêu? 648.000 USD (xem bảng tính) Chi phí nâng cấp trung tâm điều hành mạng bao nhiêu? 500.000 USD Tại ước lượng chi phí 2triệu USD lại giảm gần 200.000 USD? Chi phí lại đánh giá thấp mức, cho phép chuyến cho địa điểm Tiến trình hoạt động thực để đưa chi phí ước tính chi phí cho dự án gần với ước tính khơng quy triệu USDban đầu giám đốc? Đào tạo kỹ sư mạng LAN dùng nhà thầu địa phương để giảm chi phí lại KIỂM SỐT CHI PHÍ 92 - Theo dõi kinh phí qua tiêu - Kiểm sốt điều chỉnh chi phí - Tiến hành cập nhật kinh phí a) Theo dõi kinh phí qua tiêu Các thành phần Hiệu suất chi phí (CPI) Biến động chi phí (CV) CV (Biến động chi phí) CV = BCWP – ACWP CPI (Hiệu suất chi phí ) CPI = BCWP / ACWP Một nghiên cứu thực năm 1998 cho biết 51% dự án CNTT trị giá từ triệu đô la trở lên sử dụng vượt kinh phí dự tính, trung bình 189 % (Garner 1999, 107) Phát sớm xu hướng chi tiêu khơng hợp lý giúp cải thiện số nhiều Qua đó, người ta nghiên cứu, tổng hợp đưa số quan trọng đo chi phí tiêu hao, từ đề phương án quản lý hiệu nguồn kinh phí dự án vào giai đoạn quan trọng Các tiêu quan trọng là: - CV (Biến động chi phí) độ chênh lệch chi phí dự tốn cho hoạt động chi phí thực để hồn thành hoạt động Nói cách khác, độ chênh lệch Chi phí dự tốn việc thực (BCWP) Chi phí thực việc thực (ACWP).Cơng thức tính Biến động chi phí CV = BCWP – ACWP Nếu kết Biến động chi phí (CV) số dương (+), nghĩa dự án chưa sử dụng hết kinh phí; ngược lại số âm (), nghĩa dự án sử dụng vượt q kinh phí dự tốn - CPI (Hiệu suất chi phí) tỉ số chi phí dự tốn để thực cơng việc với chi phí thực để hồn thành cơng việc, hay nói cách khác tỉ số Chi phí dự tốn việc thực (BCWP) với Chi phí thực cơng việc thực (ACWP) Cơng thức để tính Hiệu suất chi phí CPI = BCWP / ACWP Nếu giá trị CPI lớn 1, điều có nghĩa chi phí dự án chưa sử dụng triệt để Ngược lại, giá trị CPI nhỏ 1, nghĩa chi phí thực dự án vượt chi phí dự tốn Nhờ phương pháp tính Hiệu suất chi phí (CPI) Biến động chi phí (CV), Giám đốc CNTT nắm việc chi tiêu tiến triển theo chiều hướng tích cực, tiêu cực, hay trung hịa so với cơng việc thực hiện, để có động thái kịp thời b) Kiểm sốt - điều chỉnh phí - Giám sát hoạt động chi phí - Bảo đảm có thay đổi hợp lý ghi nhận đường mức (Base line) - Thông báo thay đổi đến người có thẩm quyền Các cơng thức tính EMV 93 Nhận xét - CV cho biết sai biệt chi phí thật giá trị thu - SV cho biết sai biệt hòan thành theo lịch giá trị thu - CPI tỷ số giá trị thu chi phí thật Nếu phù hợp, 1 hịan thành trước lịch