Hướng dẫn bảo vệ, thu mua, bộ phận yêu cầu mua hàng và thủ kho thực hiện nhận hàng theo tiêu chuẩn quy định của công ty khach sạn
Trang 1QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Mã số: QT/02/ARHA.ACC Ban hành:……./08/2014Trang:2
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓAI Mục đích :
- Quản lý chất lượng, số lượng hàng hóa xuất nhập hàng ngày.- Hỗ trợ các bộ phận tác nghiệp làm đúng nghiệp vụ chuyên môn của mình.- Thể hiện tính chuyên nghiệp
II Phạm vi và đối tượng áp dụng:
1 Qui định này áp dụng cho cán bộ, nhân viên Công ty, các bộ phận có thực hiện các hoạt động liên quan đến việc giao nhận hàng hóa
2 Phòng kế toán và các bộ phận liên quan có trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn, theo dõi và kiểm soát các hoạt động nêu trên theo đúng qui định
III.Nội dung:1 Quy trình giao nhận hàng hóaa Bộ phận yêu cầu hàng hóa:
- Đối chiếu với Phiếu yêu cầu mua hàng (PR) và Đơn đặt hàng (PO) đã được phê duyệtvề mặt số lượng (PR phải có chữ ký của trưởng/phó bộ phận), kiểm tra chất lượng,thời hạn sử dụng, yêu cầu VSATTP (nếu có)
- Sau khi kiểm tra các tiêu chí trên, đại diện bộ phận yêu cầu hàng hóa sẽ ký xác nhậnvào phiếu giao nhận hàng hóa hoặc hóa đơn tài chính
- Hàng của bộ phận bếp chính (Marketlist): Trưởng/phó BP ký xác nhận trên phiếugiao hàng
- Hàng kho tổng: thủ kho ký xác nhận- Hàng công cụ dụng cụ, tài sản cố định: kế toán quản lý tài sản/Cost Controller ký xác
nhận- Hàng nhập xuất thẳng cho các bộ phận: Trưởng/phó BP ký xác nhận trên phiếu nhập
kho (nhập xuất thẳng) do thủ kho lập.- Lưu 1 liên phiếu giao nhận hàng (nếu NCC giao 2 liên) Nếu NCC giao 1 liên thì bộ
phận yêu cầu hàng hóa lưu bản copy để vào sổ theo dõi nhập xuất tồn BP kế toán giữ01 bản gốc
b.Bộ phận an ninh:
Trang 2- Bộ phận bảo vệ kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng đã được phê duyệt về mặt sốlượng ký xác nhận vào đơn đặt hàng hoặc hóa đơn vào sổ theo dõi nhập xuấthàng hóa bàn giao ngay lại cho thủ kho/receiving.
c Bộ phận kế toán:
- Thủ kho/Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra và đối chiếu với đơn đặt hàng đã được kýduyệt về mặt số lượng, chất lượng hàng hóa và chứng từ hợp lý hợp lệ, lưu trữ bộchứng từ và bàn giao cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán
2 Quy trình xuất kho
Cácbước
thựchiện
Tên côngviệc chính
Ngườithựchiện
Diễn giải
Form mẫu ápdụng
(1) Lập phiếu yêucầu xuất kho
Bộ phậncó nhu
cầu
Khi có nhu cầu xuất kho, lập phiếu yêu cầu xuất kho trình TBP phê duyệt
Mẫu số 04D/2014 ARHA ACC
-Phiếu xuất kho –Delivery Voucher
(2)Phê duyệt TrưởngBP
Trưởng BP ký duyệt phiếu yêu cầu xuất kho chuyển thủ kho
Mẫu số 04D/2014 ARHA ACC
-Phiếu xuất kho –Delivery Voucher
(3) Kiểm tra tồnkho kho, ThủKế toán
kho
Kiểm tra tồn kho trên thỗng xem có thể đáp ứng được yêu cầu không ?+Nếu đủ hàng để xuất thì xuất đúng theo yêu phiếu yêu cầu (Thực hiện Bước 4)
+Nếu không đủ hàng thì thực hiện bước 5
Báo cáo tổng hợpnhập xuất tồn
(4) Xuất kho đủ sốlượng yêu cầu kho, ThủKế toán
kho
Thủ kho sẽ giao đúng số lượng trên phiếu yêu cầu xuất kho của BP.Sau đó KTK tiến hành xuất kho trên hệ thống
Mẫu số 04D/2014 ARHA ACC
-Phiếu xuất kho –Delivery Voucher
(5)Xuất khoThủ kho
Thủ kho sẽ giao số lượng đúng bằng số lượng tồn trong kho, lập lại phiếu xuất kho Sau đó order hàng về và xuất tiếp cho bộ phận
Mẫu số 04D/2014 ARHA.ACC
-Phiếu xuất kho –Delivery Voucher
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH